Hva slags dokument er stillingsbeskrivelsen? Tilgjengelig på hver institusjon bestemmer den funksjonene, rettighetene og ansvarsmålet til den ansatte som har en bestemt stilling. Instruksjonen er nødvendig for riktig arbeidsfordeling, rettidig fullføring av en arbeidsoppgave, definisjon av arbeidskontakter til ansatte og deres relasjoner, organisering av en enhetlig belastning.
Hvor kommer instruksjonene fra
Når de utvikler dette dokumentet, er de avhengige av den eksisterende strukturen i organisasjonen, en klassifiseringsveiledning og styringsstandarder.
Tenk på eksemplet på yrket som kontorsjef, hvordan stillingsbeskrivelsen til sekretæren er laget. En prøve av den (som regel typisk) har flere seksjoner.
Den første er generelle bestemmelser. Den første delen inneholder informasjon om personen som blir ansatt: hvem som nøyaktig kan søke på denne stillingen, hvem sekretæren gir seg til og hva han vil bli veiledet av i arbeidet, beskriver hans kunnskaper og ferdigheter, og hvem som vil erstatte ham under hans fravær. Den andre delen handler om funksjonelt ansvar. Hva krever stillingsbeskrivelsen for sekretæren?
Han kontrollerer utførelsen av andre ansatte av ordrene og ordrene til hodet, organiserer møter og møter, telefonsamtaler fra sin nærmeste sjef, mottar besøkende, registrerer korrespondanse.
Dette er vanlige funksjoner - de utføres av enhver sekretær. De kan utvides avhengig av detaljene i bedriften, som vi vil diskutere nedenfor.
Andre gjenstander og seksjoner
Avsnittet "Ansvar" beskriver i detalj alle detaljene i aktiviteten. Innholdet følger fra den forrige.
I avsnittet "Rettigheter" forklarer stillingsbeskrivelsen til sekretæren hva han kan søke på. Dette er: optimalisering av arbeidsprosessen, evnen til å bruke nødvendige dokumenter eller informasjon til arbeid, heve det profesjonelle nivået.
Det siste avsnittet "Ansvar" beskriver hva sekretæren er ansvarlig for overfor arbeidsgiveren. Denne delen, som den forrige, er vanligvis standard for de fleste av disse instruksjonene.
Og mer?
Hva gjør denne ansatte? Vurder hvilken funksjonalitet som inneholder en typisk stillingsbeskrivelse av lederen.
Han organiserer og leverer fra teknisk synspunkt lederansvarlige aktiviteter for hodet. Godtar innkommende korrespondanse, overføringer til bestemte ansatte eller til strukturelle enheter.
Utfører papirer, utfører forskjellige operasjoner på datamaskinen for å samle inn og behandle informasjonen som er nødvendig for å ta beslutninger.
Stillingsbeskrivelsen til sekretærreferenten påtar seg mange forskjellige ansvarsområder. Han tar imot søknader og forbereder dokumenter for signatur til hodet, velger materialene som kreves for dette arbeidet. Den kontrollerer korrektheten av henrettelsen og foretar redigering av utkast til dokumenter, organiserer sjefens telefonsamtaler, fikser informasjon i hans fravær, sender og mottar den via faks, kopierer dokumenter på en kopimaskin, mottar og sender telefonmeldinger.
Stillingsbeskrivelsen til sekretærreferansen innebærer status som en kompetent og kompetent assistent som utarbeider forespørsler og brev på vegne av lederen, utarbeider svar på dem.
Og det er ikke alt ...
Sekretæren planlegger og organiserer også møter og møter som er avholdt av myndighetene, som han samler inn nødvendig materiale for, varsler deltakerne om dagsorden for arrangementet, datoen for det, og utarbeider også referater.
Han fører tilsyn med ansattes oppfyllelse av ordrer og ordrer presist og til tiden, og fører en registreringskortfil. Stillingsbeskrivelsen til sekretæren gjør ham blant annet forpliktet til å gi lederen for arbeidsplassen kontorutstyr og skrivesaker.
Han skriver ut kontormateriell, opprettholder en databank med aktuell informasjon. Administrerer mottak av besøkende, hjelper til med å operere vurderingen av forespørsler og andre problemer. Utfører saker, sender til arkivet, kontrollerer deres sikkerhet.
Driftsmodusen er etablert i samsvar med reglene i organisasjonens arbeidsplan. Stillingsbeskrivelsen til sjefssekretæren belaster ham for offisielle oppgaver og forretningsreiser i tilfelle industrielt behov.
Snakk om rettigheter og ansvar
Rettighetene til sekretæren i organisasjonen innebærer muligheten for å kreve normale arbeidsvilkår fra ledelsen, hjelp til å utføre offisielle oppgaver, informasjonsstøtte - han kan be om alle dokumenter han trenger i sitt arbeid.
Han har rett til å forbedre sine egne kvalifikasjoner, vite om kommende ledelsesbeslutninger angående sine aktiviteter, komme med forslag og stille spørsmål.
Sekretæren gis rett til å signere referanse- og informasjonsdokumenter innenfor sin kompetanse.
Som enhver ansatt er han ansvarlig for sin egen manglende oppfyllelse av arbeidsoppgaver i henhold til den russiske føderasjonens arbeidskode for lovbrudd begått i løpet av aktivitetsperioden, for å forårsake vesentlig skade.
Hvis rettighetene og ansvarstiltakene som er tatt for denne stillingen i forskjellige institusjoner er ganske like, kan funksjonene til sekretærer, som allerede nevnt, variere betydelig. Betrakt disse forskjellene som et eksempel på ansvaret til andre representanter for stillingen.
Stillingsbeskrivelse av sekretæren for opplæringsenheten
Denne spesialisten regnes som en teknisk entreprenør. For å bli utnevnt til stillingen trenger han en høyere profesjonell eller videregående spesialistutdanning. Hva skal sekretæren for treningsavdelingen gjøre?
Som enhver sekretær er han forpliktet til kompetent å utføre papirer, være kjent med ledelsen i alle institusjoner avdelinger, være i stand til å bruke taleopptakere, mottaks- og kommunikasjonsenheter, båndopptakere. Overhold standardene for virksomhetsdokumentasjonssystemet og arbeidsforskrifter, samt arbeidsbeskyttelse og sikkerhet.
Sekretærens ansvar treningsdel
Stillingsbeskrivelsen til sekretæren i en utdanningsinstitusjon har sine egne detaljer. Han holder referat av møter i utvalgskomiteen, utarbeider personlige filer til elever (studenter). Utsteder og legger inn nødvendig informasjon i student-ID-kort og akademiske poster, fyller ut bøker om utstedelse av vitnemål og duplikater, attester, studentregistre i alfabetisk rekkefølge.
Den tar hensyn til timene med undervisning og deltagelse av studenter, utarbeider opplæringsjournaler, ordrer for kontingens bevegelse. Den mottar regnskaps- og rapporteringsdokumentasjon om applikasjoner, behandler studentenes personlige filer og sender til arkivet.
Hans aktiviteter foregår i nær kontakt med instituttlederne, lærerne og regnskapsavdelingene ved en utdanningsinstitusjon.
Og hva gjør skolesekretæren?
Stillingsbeskrivelsen til skolesekretæren sier at denne ansatte blir akseptert og oppsagt direkte av direktøren, utdanningen må ha videregående yrkesutdanning eller allmennopplæring med spesialopplæring for det påkrevde studiet.
I sin aktivitet ledes han av normative dokumenter om papirarbeid, arbeidslovgivning, instruksjoner for å opprettholde arbeidsbøker, arbeidsbeskyttelsesstandarder, skolens charter og hans egen instruksjon.
Han snakker kompetent skriftlig tale, vet hvordan han jobber med kontorutstyr.
De viktigste arbeidsretningene
Stillingsbeskrivelsen til sekretær-kontorist på skolen viser dem i tilstrekkelig detalj. Han serverer skolens rektor og varamedlemmer aktiviteter, utfører papirer, samler inn informasjon om skolearbeidere og elever. Organiserer telefonsamtaler for direktøren, mottar og sender fakser, telefonmeldinger, registrerer meldinger i mangel av direktøren.
Sekretæren organiserer møter i skolestyret, generalforsamlinger for personalet, foresatte og pedagogiske råd, ledet av møtelederen. For å gjøre dette samler han og forbereder nødvendig materiale, varsler inviterte om arrangementet, registrerer deltakere. Utarbeider endelige protokoller.
Tilleggsoppgaver
Som enhver sekretær gir han direktøren kontorrekvisita og kontorutstyr, skaper betingelsene for at sjefen kan fungere effektivt. Overfører og mottar informasjon, skriver ut dokumenter og materiale.
Danner saker i henhold til godkjent nomenklatur, oversendes arkivet i rett tid. Godtar korrespondanse, systematiserer på den måten som er vedtatt på skolen, overfører fra direktøren til de oppnevnte utøverne, overvåker gjennomføringen, sender korrespondansen.
Godtar søknader og dokumenter fra ansatte, studenter, foreldre. Organiserer resepsjonen, den optimale sekvensen av forespørsler og forslag.
Stillingsbeskrivelsen til sekretær-kontorist på skolen forutsetter som regel en uregelmessig arbeidsplan, bundet til arbeidsplanen, men fortsetter fra en arbeidsuke på 40 timer. I prosessen samhandler han med administrasjons-, undervisnings- og servicepersonell.
Stillingsbeskrivelse av domstolens kontorist
Det har også sine egne spesifikke funksjoner. Rettsmedarbeideren i sitt arbeid går ut fra oppgaven med å sikre en korrekt funksjon av rettsapparatet. Han må utføre en stor mengde av det nødvendige rutinearbeidet knyttet til mottak av innbyggere, utarbeide brev, henvendelser, utdrag og tilkalling, ringe vitner og deltakere i prosessen.
Han trekker opp og plasserer for gjennomgangslister over saker som vil bli behandlet på møtet, sjekker varselet om innkallingen, gir kopier av konklusjonene, sjekker oppmøtet til personene som er innkalt til møtet, noterer tidspunktet for deres tilstedeværelse i retten på stevninger.
I tillegg trekker sekretæren ut dokumenter for innkalte ofre og vitner til å betale for reiser, på anmodning fra deltakerne medbringer innholdet i rettsprotokollen, utarbeider saker i slutten av anmeldelsen (administrativ, kriminell og sivil), fører journalbok.
Vanskelig yrke
Hans plikt er også å utarbeide kopier av rettsdokumenter, henrette og overføre skriving om henrettelse, annet materiale i forbindelse med utførelsen av dommen, samt i en egen rettsorden.
Stillingsbeskrivelsen til domstolens kontorist krever et tilstrekkelig kvalifikasjonsnivå for å utføre oppgaver. Han må overholde visse forbud og begrensninger som er spesifikke for embetsverket, normene for offisiell oppførsel fra ansatte.
Hvilken kunnskap og ferdighet kreves av domstolens kontorist?
Aller først lovlig. Den offisielle stillingsbeskrivelsen for domstolsmannen fremsetter kravet om å kjenne til mange lover, alt fra grunnloven og arbeidskodekoden til de geistlige instruksene som er godkjent i hans konstituerende enhet i Den russiske føderasjon.
De fleste av dem vedrører rettslige forhandlinger og myndigheters virksomhet.I tillegg til dem, må du kjenne til det grunnleggende om samhandling med ledelsesstrukturer og forskjellige organisasjoner, kontorarbeid, grammatikknormer for det russiske språket, finessene i forretningstil i skriftlig og talespråk, reglene for korrekturlesing og redigering.
Dette inkluderer også det grunnleggende nivået for kvalifikasjonskrav innen informasjonsteknologi, kunnskap om arbeidsflyt og informasjonssikkerhetsspørsmål.
Og mye, mye mer ...
Sekretæren trenger ferdigheter i å planlegge en arbeidsdag, analysere og systematisere innkommende informasjon, utarbeide analysemateriell og føre en konstruktiv dialog.
I sin aktivitet trenger han å kunne jobbe med perifere dataenheter og Internett, bruke e-post, regneark og tekstredigerere, forberede presentasjoner, etc.
Som vi ser har stillingsbeskrivelsen til sekretær-typisten de siste tiårene gjennomgått radikale endringer og inkluderer i dag mange nye tekniske og informasjonsmessige krav. Den moderne sekretæren må ikke bare være en oppmerksom og utøvende ansatt, men også holde tritt med alderen ved å bruke den siste utviklingen innen sitt faglige felt.
