Kontorsjef Jobbeskrivelser: Eksempel

Kontorsjefen utøver full kontroll, mottak og telling av hele dokumentasjonsvolumet, samt personlige uttalelser adressert til direktøren for selskapet. Etter å ha sjekket og telt alle kopiene, bør denne ansatte ta dem for signatur.

Avdelingens dokumentasjon

1. Setter en tetning med våpenskjoldet på alle kontrakter og ordrer.
2. Gjennomføring av arbeid med en rekke dokumentasjoner, som består i utarbeidelse, godkjenning av prosjektet. Kontorsjefen skal ikke bare ta del i utformingen og gjennomføringen av dokumentasjonen, men også bringe oppmerksomhet til de ansatte om innholdet, dechiffrere obskure detaljer og være i stand til å forklare alle aspekter som folk kan ha spørsmål om. Noen ganger må også denne ansatte følge med på ytelsen og effektiviteten til forskjellige innovasjoner, hvis ledelsen krever det.
3. Full registrering av all innkommende korrespondanse. Kontorsjef samhandler med brev, meldinger og varsler. Han er forpliktet til å godta og registrere informasjonen i sin helhet, og deretter overføre den til adressaten. Om nødvendig legger han til informasjon i rapporteringsdokumentasjonen, og samler og lagrer i noen tilfeller den, og er også ansvarlig for konfidensialiteten og sikkerheten til all mottatt dokumentasjon.

Tilleggsansvar

1. Sende og garantere mottak av dokumentasjon via elektroniske adresser og postadresser, samt bestilling og tilsyn med levering av bud.
2. Deltakelse på møter for å registrere eller filme alle hendelser som foregår på dem, samt registrering av mottatte data på best mulig måte, overføring til tjenestemenn.
3. Utstedelse av fullmakt etter forhåndsbestilling for tjenestemenn som tillater dem å motta viss korrespondanse eller utføre andre handlinger.
4. Å utføre kopiering og duplisering av dokumentasjon på trykk, samt overvåke sikkerheten og riktig distribusjon av alle kopier.
5. Utarbeidelse av prosjekter og brevmaler hvis bestillingen fra daglig leder mottas. Også pliktene til kontorsjefen inkluderer dannelse og sending av forskjellige forespørsler, om nødvendig og betydelig påvirker virksomheten til selskapet.
6. Trykking av kontormaterialer, så vel som dannelse av databasen, distribusjon og utvidelse av nye underavsnitt.

Ansvar Lignende som sekretær

1. Opphold kontinuerlig på arbeidsplassen for å motta samtaler i tide, registrere all mottatt data eller overføre samtalen til telefonene til de ansatte som det er ment.
2. Innspilling av informasjon som ble sendt personlig til generaldirektøren, dens innspilling i sin helhet, etterfølgende lagring og overføring.
3. Utarbeidelse av arrangementer i selskapet på vegne av administrerende direktør. Dette gjelder å informere ansatte og organisere lokaler, kjøpe nødvendige ting til et fullverdig møte eller andre lignende arrangementer, som bestemmes av stillingsbeskrivelsen til kontorsalgssjefen.

Viktige og presserende oppdrag

1. Organisatoriske aktiviteter på prosjekter dedikert til møter med kunder, gjester eller besøkende i selskapet.
2. Bestilling av billetter til ansattes turer, bestilling av hotellrom, overvåking av forretningsreiser, rettidig respons på rapporter om ulemper i veien eller som oppstår komplikasjoner, ordning av problemer, og om nødvendig rapportering av problemer til andre ansatte eller administrerende direktør.

Innenfor kontoraktiviteter

1. Rettidig bestilling av vann for muligheten for bruk av alle ansatte i en hvilken som helst mengde.
2. Hvert kvartal skal utføre bestillingen av kontoret. For å gjøre dette gjennomfører kontorsjefen en undersøkelse av ansatte og inspeksjon av jobber for å identifisere mangler ved visse ting, og innhenter deretter alle detaljene. Dette gis av stillingsbeskrivelsene til kontorsjefen.
3. Abonner på forretnings- eller vitenskapelige publikasjoner som er nødvendige for utviklingen av selskapet eller for bestemte ansatte som ønsker å motta korrespondanse på arbeidsplassen.
4. Aksept og gjennomføring av søknader om betaling av regninger på utleielokaler, samt alle betalingsdokumenter knyttet til betaling av bruksregninger, som bestemmes av stillingsbeskrivelsen til kontorsjefen med regnskapsførerfunksjoner.
5. Organisering av sikkerhetstiltak knyttet til både arbeidene til de ansatte og det tilhørende utstyret på arbeidsplassen, og overvåke at de overholdes.

Kontorsjef fører tilsyn med arbeidet til noen ansatte

Oppgavene til kontorsjefen inkluderer overvåking av aktivitetene til slike ansatte:

1. Sjåføren. Når du jobber med denne ansatte, må kontorsjefen godta og føre journal over alle applikasjoner som bestemmer behovet for å bruke maskinen, samt lage en tidsplan og hastighet på leveringstjenesten.
2. Kurerer.
3. Renholdsdamene.

Ansvar for en kontorsjef som medlem av et arbeidsteam

1. For å oppfylle pliktene som er ment for ham i god tro, ikke å avvike fra teamets interne rutine, arbeidsrett og moralske og etiske prinsipper. Dette bestemmes av stillingsbeskrivelsene til kontorsjefen.
2. Overhold arbeidsdisiplin og alle krav som er utarbeidet og uttalt av ledelsen i selskapet.
3. Rettidig og strengt overholde alle innkommende ordrer fra administrasjonen og sjefen, som stadig trekker opp og bringer kontorsjefen en liste over sine oppgaver og de nødvendige handlingene for hver dag, som er gitt av stillingsbeskrivelsen til kontorsjefen. salgsavdeling.
4. Bruk all den tid som er tildelt for arbeid til samvittighetsfullt arbeid, uten å vike fra sine egne oppgaver.
5. Utfør alle oppgaver i tide og med riktig kvalitet. Ofte, i tillegg til å utføre arbeidsvirksomhet, blir kontorsjefen tvunget til å sammenstille rapporteringsdokumenter, derfor er det alltid nødvendig å følge med på utførte oppgaver og registrere dem på foreskrevet måte, som er foreskrevet av stillingsbeskrivelsen til kontorsjefen med funksjonene til en personalsjef.

Viktige ansvarsområder

1. Delta i rengjøring for å bevare sin egen arbeidsplass ren og ryddig. Kontorsjefen overvåker også den rettidige rengjøringen av kontorlokaler. Han blir tvunget til å overvåke overholdelsen av prosedyren for lagring av rapportering og designdokumentasjon, om nødvendig systematisere alt materiale på egen hånd. Dette bestemmes av stillingsbeskrivelsene til kontorsjefen.
2. Bruk det medfølgende kontorutstyret, datamaskiner og andre enheter nøye og effektivt. å rette arbeidet sitt bare mot selskapets mål, ikke å utføre personlige forhold gjennom utstyr som leveres av selskapet. Foreskriver å gjøre det Sekretærens stillingsbeskrivelse kontorsjef.
3. Det er økonomisk og fordelaktig å bruke materialene og andre ressurser som tilbys, å bruke dem bare til fordel for selskapet og for å oppnå høye resultater fra eget arbeid og arbeidet til andre ansatte i bedriften. Stillingsbeskrivelsen til kontorsjefen, hvor et utvalg viser alle kravene til denne ansattes arbeid, bekrefter at han ikke bare skal jobbe, men også gi maksimal utbytte for selskapet.
4. Overhold og overvåke implementeringen av standarder og forskrifter for arbeidssikring, og sikre sikkerheten på arbeidsplassen for hver enkelt ansatt, som bestemmes av stillingsbeskrivelsen til kontorsjefen med funksjonene som en sekretær.
5. Ikke bruk for implementering av journalistiske eller vitenskapelige publikasjoner, taler, informasjon innhentet i kraft av offisiell stilling, eller visning av dokumenter som eies av selskapet. Det er forbudt å bruke informasjon hvis avsløring kan medføre vesentlig skade på selskapet eller skade omdømmet. Dette gis av stillingsbeskrivelsene til kontorsjefen.

rettigheter

1. Å motta informasjon, samt fortrolige data for nødvendige handlinger innenfor rammen av offisiell myndighet og med ledelse av myndighetene.
2. Å kreve fra forskjellige ansatte å ferdigstille eller endre dokumenter som er utarbeidet med feil inneholder uriktig informasjon.
3. Å utføre kontroll og bekreftelse av dokumenter innenfor rammen av egen kompetanse og de makter som er utpekt av lederne.
4. For å stille myndighetene krav til forbedring av vilkårene for selvstendig arbeid, så vel som andre ansattes arbeidsaktivitet. Kontorsjefen kan komme med forslag, ikke bare om aktivitetene til en bestemt ansatt eller avdeling, men også om arbeidet i hele selskapet.
5. Krev at det stilles passende forhold for å sikre sikkerheten til alle dokumenter og muligheten til å garantere konfidensialiteten til informasjon og handlinger som er tatt hvis de trenger å være skjult for konkurrenter.
6. Ta beslutninger om aktivitetene til visse mennesker i selskapet innenfor deres egen kompetanse og legitimasjon.
7. Distribuer økonomiske incitamenter eller stillingsincitamenter, samt bruk straff til de ansatte som rapporterer til kontorsjefen. For implementering av disse handlingene kreves det forhåndsgodkjenning fra administrerende direktør.

Kontorsjefen har plikt til å oppfylle sine plikter på en tydelig og korrekt måte å utføre aktiviteter til fordel for selskapet. Han gjør alt arbeidet for å systematisere og forenkle aktivitetene til andre ansatte, samt for å formidle til generaldirektøren eller hans stedfortreder suksesser eller feil i arbeidet til andre ansatte.