Et nytt engelsk ord “back office” har dukket opp i russisk hverdag. Hva er dette? Hvilke funksjoner utfører den? I hvilke selskaper eksisterer det? La oss prøve å forstå mer detaljert.
Back office. Hva er dette?
Disse enhetene finnes i mange organisasjoner. Et back office er en avdeling eller avdeling i et selskap som har visse funksjoner. Det handler om rutine, administrasjon og service. Tradisjonelt inkluderer funksjonene også informasjonsteknologi (administrasjon og supporttjeneste), menneskelige ressurser og regnskap.
I noen organisasjoner foreskrives ekstra arbeidsretninger som back office skal utføre. Hva er dette? Ofte er de ansatte på denne avdelingen engasjert i statistisk og analytisk regnskap av salg, kjøp, varebeholdning og vedlikehold av arkivet.
Hvis dette back office er en divisjon av banken, inkluderer funksjonene clearingoperasjoner, nåværende kontantoppgjørstjenester og så videre.
Back office historie
I de første stadiene av forretningsutviklingen var utformingen av ethvert selskaps lokaler spesiell. Forgrunnen ble okkupert av det såkalte frontkontoret. Dette ble gjort slik at klienter hadde muligheten til raskt og enkelt å finne den rette ansatte. Ledelsen investerte naturlig nok mye i dette rommet, og gjorde dyre reparasjoner, rengjøring og møbler. Frontkontoret skal ha gjort det beste inntrykket, siden det er ansiktet til ethvert selskap.
Ansatte hans må også være konsekvente i stil med klær og oppførsel. Dette er den offentlige siden av ethvert selskap.
I bakgrunnen har back office tradisjonelt vært lokalisert. Dette er et slikt sted hvor selve produksjonen ble utført, det var et system med administrative lokaler, forskjellige avdelinger, lager, etc.
Derfor har disse områdene tradisjonelt vært skitne, dystre og ikke veldig godt preparerte. Presentabiliteten til disse lokalene ble ikke særlig overvåket, siden kundene aldri dukket opp i dem. Naturligvis stilles det ikke spesielle krav til ansattes utseende. Mer oppmerksomhet ble viet faglige ferdigheter.
Denne inndelingen av kontoret i to store avdelinger som utfører forskjellige funksjoner har vist seg godt og eksisterer til i dag.
Ansatte i frontkontorer skaper et vakkert "bilde" for selskapet. Samtidig er det takket være backoffice-selskapet at selskapet utvikler og blomstrer. Hvorfor? La oss ta en titt.
Backoffers betydning og betydning for selskapets utvikling
Praksis viser hvor stor rolle enheten har for organisasjonen.
For det første hjelper back office med å opprettholde selskapets omdømme i et meget konkurransedyktig miljø. Naturligvis, hvis ansatte utfører sine oppgaver godt og tydelig. For enhver klient er faktisk hovedkriteriet for et godt selskap en kvalitetstjeneste. Takket være de ansatte i kontoret utføres en fullstendig syklus av en bestemt operasjon.
For det andre gjennomføres også risikostyring av back office. Hva gir dette selskapet? Det er de ansatte i denne avdelingen som utarbeider rapporter, velger data, faktorer og foretar beregninger basert på hvilke ledelsesbeslutninger som tas. Derfor er deres korrekthet og nøyaktighet veldig viktig for fremtiden til selskapet. Ansatte utfører ekstremt ansvarlig arbeid og reduserer risikoen betydelig.
For det tredje utvikler back office-tjenesten også nye metoder for å spare og rasjonaliseringsforslag. Naturligvis tjener ikke ansatte direkte økonomiske ressurser for selskapet. Men de kan indirekte påvirke denne prosessen.
Bakkontor i banken
Det er en operativ regnskapsenhet. Takket være hans arbeid sikres hovedavdelingens aktiviteter.
Back office er involvert i regnskap og registrering av transaksjoner med verdipapirer, styring av forpliktelser og eiendeler, samt oppgjør med kunder. Men dette er bare toppen av isfjellet.
Back office utfører lånebehandlingsoperasjoner. I tillegg engasjerer de ansatte ofte kontoåpning, bokføring og risikostyring.
Back office. Dokumentær gjennomføring og støtte av en transaksjon i verdipapirmarkedet
I banker består back office ofte av flere divisjoner. Spesielt hvis organisasjonen gjør et stort antall transaksjoner i verdipapirmarkedet. De ansattes plikter inkluderer elektronisk og dokumentarisk behandling, deres støtte. La oss dvele med dette mer detaljert.
For det første fører back-office-ansatte et register over transaksjoner, utarbeider en kontrakt for salg av verdipapirer til en bestemt utsteder.
Dernest er prosessen med omregistrering av verdipapirer. Dette er en eieroverføring. For å starte denne prosessen, må back-office-medarbeideren utstede en overføringsordre og legitimere gjeldende transaksjon.
Etter at nyregistrering er utført og et støttedokument er mottatt, kontrollerer den ansatte den endelige oppgjørsprosessen.
Back office-ansatt har et veldig stort ansvar. Hvis det er den minste unøyaktighet i papirarbeidet, anerkjennes transaksjonen som ugyldig. Som et resultat vil klienten lide, og selskapet vil lide alvorlige tap.
I tillegg driver back office med analytiske (interne) transaksjoner mellom avdelinger i organisasjonen i systemet med omfordeling av økonomi.
For fagområdet de siste årene bruker de ofte en rekke automatiseringsprogrammer.
Butikk back office
Når en organisering av en virksomhet, står en leder overfor mange problemer. Det er nødvendig å skaffe handelsgulvet varer, automatisere lagerregnskap hos bedriften, styre priser, samhandle med leverandører og filialer.
For å løse disse og mange andre problemer, er det som nevnt spesielle programmer for back office.
I detaljhandelssystemet vil ansatte ved en slik enhet bidra til å kontrollere ankomst og utgivelse av varer, avskrive og flytte, revurdere, skaffe retur, kontanter og bankdrift arbeide med handelsutstyr.
Programvarepakken kan ha forskjellige konfigurasjoner: non-food detaljhandel, nærbutikk, nærbutikk eller supermarked. Det er for øyeblikket et valg.
Nettverkskontor
De viktigste arbeidsområdene innen nettverkshandel er:
- gjøre endringer og tillegg til et stort utvalg av varer;
- datautveksling mellom avdelinger;
- sentralisert regnskap;
- innhenting av operasjonelle rapporter om filialers funksjon, etc.
For å lette arbeidet og sikre interaksjonen mellom kontoret og et nettverk av utsalgssteder, bruker de ofte en automatisert versjon av back-office. Disse programmene lar organisasjonen jobbe mer effektivt og raskt.
Back office i catering
Arbeidet med det bakre kontoransatte er hovedsakelig pågående drift. De inkluderer tradisjonelt følgende:
- begå rutinemessige obligatoriske operasjoner;
- gjennomføre vare- og lagerregnskap;
- prosessen med kontroll over produksjon av retter;
- datainnsamling og analyse;
- utarbeidelse av rapporter.
Avhengig av størrelsen og omsetningen til organisasjonen, er back office i handel vanligvis fra tre til tretten til femten personer.
For øyeblikket er det, som nevnt, automatiserte systemer for å lette implementeringen av operasjoner som de ansatte må utføre. Dette er selvfølgelig et positivt øyeblikk for lederen av organisasjonen. Men ikke alltid for arbeidere. Praksis viser at anskaffelse av automatiserte systemer som utfører det meste av back-office-arbeidet fører til reduksjon i personalet.
