Kontorsjef er et av de mest nødvendige personellene i arbeidet til ethvert moderne selskap. Et bredt spekter av ansvarsområder inkluderer funksjonene til en organisasjons- og tilsynspesialist. Den kombinerer samtidig opptil tre fullmakter: sekretær, leder, administrator. En kontorleders plikter innebærer hovedsakelig stort ansvar og høy aktsomhet.
Spesialistkrav
Instruksjonene til jobbkontorleder inkluderer de nødvendige kravene for å ansette og implementere det i fremtiden. Det første en kandidat for denne stillingen skal ha er passende utdanning og profesjonelle ferdigheter. Den ansatte må ha vitnemål for fullføring av videregående spesialisert, ufullstendig videregående utdanning.
Ferdighetene skal ha kunnskap om strukturen på kontoret og funksjonene i dets arbeid. Reguleringen av rommet er en viktig faktor i funksjonaliteten. Hvis kontorsjefen er kjent med prinsippene for organisering av aktiviteter, vil det være lett for ham å kontrollere individuelle arbeidsstillinger. Personell skal tildeles etter oppgaver slik at annet arbeid ikke blir forstyrret. Kontorsjefen må kjenne til omfanget av arbeid og ansvarsgraden til hver spesialist.
Kontoradministratoransvar
Lederen har plikt til å organisere optimal komfortabel produksjon i kontorbygget. I tillegg til regulering, må lederen administrere ansatte slik at alle funksjonene til hver ramme utføres stabilt. Grunnleggende om kontoret er fastsatt av administratoren for elementene:
- Utvalg og plassering av spesialister.
- Planlegg strategier og taktikker på jobb.
- Bygge organisasjonsstrukturen på kontoret.
For en stabil arbeidsforhold på kontoret er det nødvendig å sikre at hvert skudd lykkes med sine aktiviteter. Positive resultater av arbeidskraft realiseres ved metoder for motivasjon og styring av strategien. Utvikling og implementering av innovative tilnærminger for å forbedre kvalitet og øke produktiviteten er pliktene til en kontorsjef.
Bedriftskommunikasjon i arbeidsteamet er basert på moral og profesjonell etikk. En kontorsjef er et eksempel på høflig tone og respekt for ansatte.
Intern kontroll
Alle beslutninger som tas, må kontrolleres av administratoren. Kontroll utføres på følgende fagområder:
- Innføring og vedlikehold av den interne arbeidsplanen.
- Overholdelse av spesifikke selskapets kommunikasjonsstandarder.
- Kontroll over kulturens tale når du kommuniserer med kunder og forretningspartnere.
- Kleskode er et viktig poeng i selskapets arbeid. Ansatte må ha på seg passende uniformer som er etablert etter standarder. forretningsmiljø og selskapets vedtekter.
Kontorsjefen, hvis stillingsansvar inkluderer personalledelse og aktivitetskontroll, bør utvikle sin egen organisasjonsmetodikk og struktur for å vurdere kvaliteten på arbeidet. Hver ansatt er underlagt disiplinæransvar i tilfelle brudd på arbeidsplanen og arbeidsmoral. Lederen selv bærer et slikt ansvar. Systemet med tiltak for å forhindre brudd, metoder for å løse konflikter med ledelse og andre ansatte, og metoder for moralske insentiver er utviklet av administratoren.
Forpliktelser fra lederen
Funksjonene til sjefen kan også utføres av kontorsjefen. I dette tilfellet må han skaffe de ansatte og lokaler de nødvendige forsyningene. Hver ansatt må ha et merke og visittkort slik at hans personlighet, navn, posisjon, kontaktinformasjon alltid kan bli funnet ut og håndtert korrekt. Spesialistenes ansikt er ansiktet til kontoret og selskapet.
Kontorrekvisita leveres regelmessig og er kontorsjefens ansvar. Det utarbeides økonomiske planer for levering av varer, med hensyn til mengden produkter som er levert til selskapet, kostnadene for bulkkjøp og rabattsystemer. Konstant levering av kontormateriell, inkludert papir og forbruksvarer for utstyr, gjennomføres med avslutning av transaksjoner med leverandører og serviceselskaper med direkte deltakelse fra kontorsjefen. Mottak av varer kontrolleres av betalings- og regnskapsposter. Spørsmålet om skrivesaker og forsyninger til personalet skjer med utnevnelse av ansvarlige personer og tilgjengeligheten av ordninger og prosedyrer for fordeling av økonomiske verdier.
Alt utstyr styres av forsyningssjefen, i dette tilfellet kontorsjefen. Ansvaret inkluderer overvåking av tilstanden til teknisk utstyr, kommunikasjon. I tilfelle en sammenbrudd av apparater og maskiner, blir et serviceselskap eller reparasjonstekniker kalt opp og resultatene av hans arbeid sjekket. Slik kontroll skjer også når nytt utstyr leveres til kontoret.
En oversikt over utstyr og rekvisita blir utført av kontorsjefen ved periodisk å avstemme tilgjengeligheten og tekniske tilstanden til økonomisk eiendom med regnskapsdata.
Under hans ansvar forvalter den økonomiske støtten midlene som er avsatt til kontoret for kjøp av varer som er nødvendige for selskapet og for de tekniske behovene til lokalene. Forsyningssjefen organiserer materiell og teknisk forsyning av bevisste arrangementer, konferanser, forhandlinger.
Sekretær og hans oppgaver
Alle de ovennevnte viktige prosessene i lederens arbeid og hans beslutninger bør offisielt settes fast, og derfor inkluderer kontorsjefens, sekretærens ansvar i en person dokumentasjonsstøtte for organisatoriske aktiviteter. Hvert dokument, avhengig av formålet, har sin egen form og struktur for samlingen. Først da har avgjørelsen eller planen som er tatt et rettslig grunnlag og krever streng gjennomføring av alle punkter. Slik bygges en tydelig og sammenhengende virksomhets aktivitet.
Samarbeid og integrering
Sekretær-leder arrangerer et møte og mottakelse av gjester. Delegasjoner og oppdrag, partnere, kunder er viktige besøkende i selskapet. Aktivitetene i selskapet og utviklingen avhenger direkte av dem. Kommunikasjon foregår på forretningsnivå ved bruk av en formelt vennlig etikk uten overgang til personlige forhold og samhandling - bare arbeid. Kontorsjefen bør symbolisere kultur og respekt ikke bare som en ledende representant, men også for selskapet som helhet. Mottakelse og overføring av kontaktinformasjon utføres direkte av sekretæren. For samarbeid og løsning av viktige spørsmål om samhandling gjennomføres utveksling av visittkort, analyse og lagring i avdelingen. Opprettholdelse av forretningskorrespondanse med partnere og filialer er kontorsjefens ansvar. Han lager elektronisk og kurerer som sender nødvendig materiale, mottar og analyserer informasjon, vedlikeholder forretningskorrespondanse.
Leder i ledelsesstrukturen
Lederen er i de fleste tilfeller direkte underordnet daglig leder i selskapet og toppledelsen. Ansvar og rettigheter er foreskrevet av myndighetene, som overvåker overholdelsen av dem.Oppgavene til kontorsjefen for CVen inkluderer en rapport om den gjennomførte interne kontororganisasjonen, oppnåelsen av produktivitetsresultater og vanskene som oppstår i arbeidet og tilbudet av aktiviteter. De kommer med forslag til forbedring av forhold, økonomiske og økonomiske spørsmål angående kjøp av utstyr og materiell, forespørsler om flytting, promotering og oppsigelse av arbeidstakere. Disiplinære straff og insentiver for utmerkede spesialister vedtas for behandling.
Spesialistinstruksjon
Ansettelsen av en ny leder ledsages av sammenstillingen og vedtakelsen av et sett med plikter, rettigheter og ansvar. Instruksjonen til kontorsjefen inneholder en komplett liste over alle ovennevnte normer og regler for arbeid og organisering, den inkluderer også personer eller stillinger som rapporterer til administratoren.
Karrierestige
Leders karriere er basert på intern utvikling og profesjonell vekst, som er å forbedre ferdighetene. Endring i innflytelse skjer sammen med en økning eller reduksjon av myndighet i underordnede og andre ansattes øyne. Vertikal positiv mobilitet av stillingen er løst av suksesser i å oppnå de mål som er satt av selskapet, initiativ og omgjengelige kvaliteter, innovative evner og effektive arbeidsmetoder.
Kontorsjef er en av de mest etterspurte yrkene. En effektiv spesialist bør ta betydelig hensyn til menneskelige ressurser, dette kravet er kontorsjefens ansvar for CVen. Riktig matchet av internt lederegenskaper og en høyt kvalifisert stab vil påvirke dynamikken i utviklingen av selskapet positivt.
