Hver av oss skrev formelle brev og notater minst flere ganger i livene våre. Uansett hvor vi er og uansett hva vi gjør, foregår vår forretningskorrespondanse på et hvilket som helst felt, som må føres for å finne ut noen punkter, avklare informasjon, stille et spørsmål og så videre. Hvis tidligere dette fenomenet var mer vanlig i papirapplikasjoner og ved å sende brev til overordnede (så vel som forretningspartnere), har denne kategorien i dag spredd seg mer i miljøet vårt.
Du må vite hvordan du skal føre forretningskorrespondanse på riktig måte, selv om du bare bestiller i en eller annen nettbutikk og vil kommunisere med representanten.
I denne artikkelen beskriver vi noen av hovedpunktene som utgjør forretningskommunikasjon. Vi vil ta hensyn til hvilke nyanser som bør tas i betraktning når vi utveksler brev med våre partnere; hva som ikke kan overses hvis du ikke vil vises til samtalepartneren inhabil og uhøflig, og også huske reglene som bør overholdes i enhver situasjon.
Der det er aktuelt
Det er klart, forretningskorrespondanse blir ofte brukt i arbeidsprosessen. Hvis du jobber i et selskap, vil du definitivt møte behovet for å komponere denne typen korrespondanser. Siden vi snakker om forretningsspørsmål, er det lett å forstå at skrivestilen skal være passende - så formalisert og offisiell som mulig.
Det videre inntrykket av selskapets ansatte, hvor brevet blir sendt, om deg og selskapet ditt, avhenger av hvor godt du klarer å etablere forretningskorrespondanse. Derfor bør prosessen med å skrive teksten og dens design tilnærmes så ansvarlig som mulig.
Først av alt, hvis du er ute etter forretningskorrespondanse, anbefaler vi deg å bli kjent med instruksjonene våre. I det, som allerede nevnt ovenfor, vil vi presentere noen teoretiske poeng så vel som praktiske spørsmål. På slutten av artikkelen vil vi prøve å gi noen eksempler på svinger som er typiske for den formelle skrivestilen. Til slutt, ved å bruke basen fra denne artikkelen, kan du uavhengig lage tekster av høy kvalitet for videre kommunikasjon med entreprenører.
Typer korrespondanse
Umiddelbart, når jeg diskuterer hva forretningskorrespondanse er, vil jeg trekke oppmerksomhet til dens typer. Så du kan velge et forespørselsbrev og følgelig svarbrev; et brev informativ karakter (sendes ofte til klienten); en takkemelding (i takknemlighet for den leverte tjenesten), et varselbrev, en påminnelse, en advarsel; anbefalingsbrev; garanti og følgebrev. Faktisk er dette bare de mest brukte typene som utgjør både ekte og elektronisk forretningskorrespondanse. Derfor vil vi sammen med dem møte i praksis oftere.
struktur
Det er logisk at for en mer praktisk organisasjon å skrive et brev, vil det være nyttig for oss å jobbe med den bestemte strukturen eller planen. Dette vil tillate deg å dele oppgaven i mindre trinn, som er mye lettere å fullføre. Tenk for eksempel over linjen i brevet ditt på en slik måte at du dekker temaene du trenger å oppgi så nøyaktig som mulig. Hvis du for eksempel skriver et spørsmål om hvilken pris dette eller det produktet har, kan du prøve å oppgi motivet kort: hvorfor skriver du til selskapet (fordi du vil kjøpe eller bestille dette eller det produktet); avklare hovedmålet (å finne ut hvor mye det vil koste deg å bestille 10 enheter med varer med visse alternativer).Til slutt, spesifiser i hvilken form du ønsker å motta beregningen, og spør om det gjøres rabatt på et slikt produksjonsvolum.
Selvfølgelig er denne informasjonen allerede åpenbar - du trenger bare å logisk analysere hva du vil skrive. I tillegg må vi ikke glemme design og krav. Vi vil fortelle deg mer om dette senere.
Krav til skriving
Så, reglene for forretningskorrespondanse sier at alle brev for det første skal være korte. Dette er hovedregelen om at den vil bli lest. Enig, alle liker vi ikke når vi er lastet med en stor mengde informasjon. Hvis dette brevet er av forretningsmessig art, bør det ikke være stort - i dette tilfellet kan det ganske enkelt ignoreres. Hvis du ikke kan redusere informasjonen umiddelbart, gjør du det etter at du har skrevet det første utkastet til brevet ditt.
For det andre må partneren din (korrespondansedeltaker) forstå hva som står på spill. Det vil si at brevet skal gjøres informativt og forståelig. Det er nødvendig å legge inn informasjonen du ønsker å formidle på en slik måte at du unngår flere spørsmål og ikke kaster bort tid på å avklare detaljer.
For det tredje bør brevet gjøres så respektfullt som mulig overfor partneren din eller bedriftens ansatt som vil lese det. Det er sant - jo mer respekt du viser til din samtalepartner, jo større er sjansen for at han vil svare riktig på forespørselen din, og til slutt vil du oppnå ønsket effekt.
Korrespondanse på engelsk
I noen tilfeller bør forhandlingene være på engelsk (eller annet enn russisk). Dette er normalt, spesielt hvis det er et forhold til utenlandske motparter. Det er bemerkelsesverdig at reglene for forretningskorrespondanse gjelder for ethvert språk: bare stilistiske vendinger kan avvike. Din oppgave er å velge den mest passende for situasjonen der du og partneren din (samtalepartneren) er.
Forretningskorrespondanse på engelsk krever selvfølgelig kunnskap om det på et tilstrekkelig høyt nivå, så hvis dette ikke handler om deg, anbefaler vi at du kontakter profesjonelle oversettere. Det er viktig at oversettelsen blir utført av en person som eier spesialisert tale, som er inkludert i språket for forretningskorrespondanse.
Et eksempel. oppføring
Hvordan du starter det er veldig viktig i en samtale. I denne forbindelse forretningsetikette Korrespondanse er ikke forskjellig fra live kommunikasjon: det første er å hilse på samtalepartneren og på en eller annen måte introdusere ham i samtalen. Hilsen kan være standard "Hei", men introduksjonen bør være mer individuell. For eksempel kan du indikere det korte formålet med brevet ditt ("Vi kontakter deg for å avklare informasjon om produktet ditt. For det første er vi interessert i kostnadene for A1-modellen). Et annet alternativ: "Som en fortsettelse av vår telefonsamtale om A1-modellen, skriver jeg til deg med et spørsmål om kostnadene for dette produktet"). Du kan også ganske enkelt beskrive situasjonen din: "Jeg skriver til deg av den grunn at partneren din i 2010 tok kontakt med selskapet vårt, og tilbyr deg å starte samarbeid på dette området på dine vegne."
Uttalelse av materiale
Etter at du skrev en introduksjon i brevet ditt, bør du videre gjøre en avklaring på hvorfor du skriver. Etter å ha stilt et spørsmål om prisen på et produkt, spesifiser for eksempel hva som interesserer deg. Du kan skrive dette: "Vi ønsker å bestille det N-th antall enheter som skal leveres til adressen X." I tilfelle fortsettelsen av telefonsamtalen, kan du oppgi forespørsel - hvorfor skrev du til personen etter at du snakket med ham på telefonen (si for å bekrefte din intensjon om å fullføre transaksjonen): "Nemlig: vi er interessert i produkt N, forutsatt at det blir levert med alternativ X ". Hvis du tar hensyn til den tredje versjonen, kan du også begynne å utvikle temaet for ønsket om å samarbeide med selskapet.Beskriv at det er i dine interesser, og at partneren vil motta noen konkret fordel ved å samhandle med deg hvis han samtykker til det: "Du vil være interessert i å vite at løpet av vårt selskap har endret seg, hvoretter det har blitt enda nærmere interessene til din virksomhet."
tilbud
Enhver forretningskorrespondanse (eksemplene vi siterer har også nødvendigvis denne egenskapen) krever en logisk sekvens. Hvis du først skrev om hvorfor du skriver, bør du utdype og utvide denne ideen ytterligere. Angi hva du ønsker fra samtalepartneren mer bredt - kanskje dra ham et utsikta til fordelene ved å bli enige om å jobbe med deg. Denne delen, etter all logikk, skal være "toppen" av brevet ditt, kulminasjonen av et slag. Hvis du opprinnelig jevnlig nærmet deg det som interesserer deg først, bør du i denne delen "avsløre kortene". All forretningskorrespondanse (eksempler på bokstaver over er intet unntak) bør bygges på en så jevn kurve som går opp. Da vil leseren av linjene dine forstå humøret ditt, og det vil derfor være mer behagelig for ham å kommunisere med deg. Ikke ta noen bratte hopp, ikke bytt fra ett emne til et annet.
Som eksemplene viser, kan du dele inn deler av artikkelen hvis du trenger å diskutere for eksempel to ikke-relaterte spørsmål, og dele den opp i avsnitt. Dette er praktisk for leseren, som visuelt vil se øyeblikket hvor du går fra et spørsmål til et annet; det er også for deg, for i dette tilfellet skriver du som om vi snakker om to forskjellige bokstaver.
Hvis vi snakker om eksemplene våre, bør du skrive: "I tillegg ønsker vi å bestille nye produkter N, som vi samhandlet en måned tidligere." Eller: "Til en pris som passer for våre forhold, ønsker vi å etablere et permanent samarbeid med deg på dette området og øke salgskanalen til X-Y tusen enheter." Til slutt kan du: "Hvis interessen din for å jobbe med oss fremdeles er gyldig, gi oss beskjed."
Hver annen prøve av forretningskorrespondanse er bygget på dette prinsippet, så det er ingenting galt med det. Tvert imot, ofte utheving av overskrifter hjelper deg med å navigere bedre, fordi den fjerner "solid tekst", lager et slags "anker" i det du kan feste visuelt til.
Avsluttende del
Til slutt bør du avslutte brevet på samme måte som du startet det. Hvis du skriver takk, skriver du at du er glad for å samarbeide med selskapet du beskriver; Hvis dette er et kommersielt tilbud, bør du uttrykke takknemlighet for oppmerksomheten til brevet ditt og håpe på videre samhandling med denne personen. Du må forstå at hvordan du fullfører brevet ditt i stor grad bestemmer den endelige oppfatningen om deg og ditt selskap. All forretningskorrespondanse (eksempler på brev som hele tiden beviser dette) er basert på høflighet - så husk alltid å takke samtalepartneren, gi uttrykk for håp, prise ham eller la være å anbefale. Du bør velge avslutningen for teksten din på en slik måte at den samsvarer fullt ut med problemet beskrevet i brevet.
Eksempler: "Vi håper å holde deg som vår faste partner med håp om et stabilt samarbeid i våre fremtidige aktiviteter." Eller "Vi er inderlig takknemlige for din oppmerksomhet og håper at vi kan utvikle samarbeid med deg i fremtiden." Eller "Takk for oppmerksomheten. Jeg håper vi kan fortsette å sikre dine interesser i N-markedet i fremtiden."
Etikette og literacy
Ikke glem høflighet. Som allerede nevnt ovenfor, er det viktig hvis du er interessert i forretningskorrespondanse. Setninger som "glad for å samarbeide," "takk for oppmerksomheten," "jeg beklager bekymringen din," "vi vil være glade for å se deg," "vil du ikke gjøre oss til et selskap," og andre. De to sistnevnte forholder seg forresten mer til invitasjoner til bedriftsfeiringer enn til bedriftskriving.
Legg alltid til ordene "vær så snill," "takk", "vennlig" og så videre, der det er relevant, som et tegn på respekt.
Like viktig i prosessen med å skrive forretningsbrev er menneskelig leseferdighet. Mer presist, hvis du gjør minst en elementær feil i prosessen med å opprette et brev, kan vi si at samtalepartneren vil danne en helt annen mening om deg enn hva du forventer. Forsøk derfor å skrive så kompetent som mulig og sjekk alt flere ganger. Hvis du ikke vet hvordan du finner feil og fikser dem selv, bruk tjenestene til en korriger eller spesialiserte tjenester. Det er veldig enkelt, men det lar deg være trygg på teksten din.
Øving og trening
I nettverket, som nevnt over, er det mange eksempler på ferdige forretningsbrev om ethvert emne. Vi la dem ikke inn her som en helhet, for faktisk har denne artikkelen ganske enkelt ikke nok plass til å romme en så stor mengde informasjon. I bytte bestemte vi oss for å bare oppgi noen grunnleggende regler og prinsipper, som du hadde muligheten til å gjøre deg kjent med ovenfor. Imidlertid er dette selvfølgelig langt fra alle trinnene som bør tas på veien til å studere virksomhetsskriving. Faktisk spiller den praktiske rollen den viktigste rollen på dette området.
Hvis du studerer, si, 5-10 eksempler på ferdige brev, og også leser artikkelen vår og trekker ut noen regler herfra, veldig snart vil du kunne skrive brev på den måten du trenger. Dette er faktisk nok til å lage et hvilket som helst brev innenfor rammen av forretningskorrespondanse.
Klare eksempler
Siden det, som allerede nevnt ovenfor, er et enormt antall ferdige eksempler, er det fristende for studenter og nybegynnerspesialister å bruke andres, ferdige kunnskaper for å lage sitt eget prosjekt på basis av det. Jeg vil si at dette ikke anbefales i praksis, mens du trener - vær så snill.
I prosessen med å studere det som er skrevet i andre brev, kan du lettere navigere i det du trenger for å avklare i korrespondansen din. Dette er normalt, siden det er menneskets natur å lære direkte av erfaring.
Det er sant at hvis du får oppgaven med å sammenstille et fullverdig forretningsbrev, prøv først å gjennomgå eksemplene og velg det mest passende for oppgaven din. Da må du tilpasse den så mye som mulig til situasjonen du utviklet i henhold til det generelle konseptet, men samtidig skrive det igjen for å etablere din egen presentasjons- og skrivestil. Tross alt vil du kanskje kunne formidle informasjonen bedre, og gjøre kommunikasjonen mer produktiv og effektiv.
Lær og øve! Og du kan lage dine egne forretningsbrev på ganske kort tid!
