føre forretningskorrespondanse noen ganger er det ikke lett i det hele tatt. Noen ganger må du lage papirer som har et veldig spesifikt fokus. Blant dem er et spesielt sted et invitasjonsbrev.
Grunnleggende konsepter
Kontorkorrespondanse har egne lover og regler. Hvert dokument utarbeidet om et bestemt emne har et spesifikt utseende. Slik er invitasjonsbrevet - essensen er allerede gjenspeilet i selve tittelen.
Dette postobjektet er designet for å invitere en person eller en gruppe mennesker til å delta i et kommende planlagt arrangement. Det ser ut til at det ikke er noe komplisert her. Det er faktisk ikke lett å uttrykke tankene dine ordlig. Det er forskjellige alternativer for slik behandling. Invitasjonsbrevet er designet for å få en bestemt person (eller gruppe) til å handle. Den inneholder en samtale og avklarer samtidig noen av omstendighetene. Et slikt dokument kan være en invitasjon til en utstilling eller intervju, et forretningsmøte eller en konferanse, seminar eller annen begivenhet. I hvert av disse tilfellene fungerer dette brevet som en formidler. Det tvinger ikke, indikerer ikke, men overfører avsenderen forespørsel til adressaten.
Dokumentfordeler
Mange organisasjoner som ikke er vane, fortsetter å bruke den muntlige kommunikasjonsmåten. De mener at det er mye mer effektivt å invitere mennesker gjennom samtaler og ansikt til ansikt-samtaler enn å sende dem e-post. Med direkte kontakt er det selvfølgelig lettere å formidle enhver tanke til samtalepartneren. Men hvis du ser nøye, kan du se at invitasjonsbrevet fremdeles har flere viktige fordeler:
- Med dette dokumentet viser avsenderen respekt for hver mottaker.
- Slikt papir kan utformes på en slik måte at det allerede etter utseendet indikerer retningen på den kommende begivenheten.
- Tilstedeværelsen av et slikt brev gjør det mulig å bruke det, om nødvendig, som et invitasjonskort. Dette sikrer at den anken ble henvendt til vil komme til arrangementet.
- Dokumentet ligger konstant hos adressaten og lar ham ikke glemme stedet, tidspunktet og temaet for det fremtidige møtet. I forholdene til det moderne liv er det faktisk vanskelig å huske noe viktig i tide. Papir, som alltid vil være foran øynene, vil ikke tillate en person å glemme det.
- Dette alternativet er praktisk hvis det foreløpig er umulig å kontakte spesifikke personer på andre måter.
Alle disse grunnene understreker nok en gang de positive sidene ved en skriftlig appell av denne typen.
Regler for skriving av brev
En invitasjon, uttrykt skriftlig, er en type varslingsbrev. Dette fremgår av tittelen på selve dokumentet. Faktisk informerer den adressaten om at en bestemt begivenhet vil bli avholdt til det bestemte tidspunktet. Avsenderen ønsker å være sikker på at alle inviterte mennesker sikkert vil svare og komme til møtet.
Og for dette må du vite hvordan du skriver et invitasjonsbrev. Her er det nødvendig å vurdere flere viktige punkter:
- Hvis hendelsen er offisiell eller senere involverer personlig kommunikasjon, bør den utstedes på brevpapir. Dette vil ytterligere understreke alvoret og imperativet for det kommende møtet.
- Brevet må sendes på forhånd slik at personen har nok tid til å tenke og ta en beslutning. Kanskje vil han ønske å nekte.I dette tilfellet vil han ha muligheten til å kontakte arrangørene og informere dem om dette.
- Siden et slikt dokument fremdeles tilhører kategorien offisiell korrespondanse, er det nødvendig å følge det når det samles. forretningsstil.
- Det er bedre å lage det i duplikat, slik at en blir værende i organisasjonen for bekreftelse.
Enhver invitasjon bør bestå av følgende deler:
- Standard "header", som indikerer koordinatene til mottakeren.
- En appell av typen "Glad for å informere" eller "Kjære partner", hvis nødvendig kan du kontakte en spesifikk adressat. For eksempel “Kjære Dmitrij Sergeevich!”.
- Hoveddelen av invitasjonen som beskriver alle detaljene om arrangementet.
- Underskrift av den ansvarlige som angir stilling, signatur og full dekoding
Hvis alle reglene ovenfor overholdes, kan du forvente at det sendte brevet vil gi ønsket resultat.
