Russiske selskaper, offentlige etater, gründere og andre juridiske personer som er i ferd med å kommunisere med hverandre, bruker regelmessig offisielle dokumenter. Det viktigste aspektet ved riktig samhandling mellom organisasjoner og enkeltpersoner er bruken av detaljer. Listen deres er bestemt av russisk lov. Forespørsler om dokumenter - dette er den viktigste egenskapen til offisielle kilder som er publisert av foretak, myndigheter eller samlet av enkeltpersoner når du kontakter en hvilken som helst struktur. Hva er funksjonene ved å jobbe med dem?
definisjon
Forespørsler om dokumenter er obligatoriske elementer i visuell utforming av forskjellige informasjonskilder, godkjent som hovedregel i papirkopi, på papir, godkjent på nivå med statlige, industrielle eller bedriftsnormer.
Disse dokumentasjonstypene som tilhører kategorien organisatorisk og administrativ, er utarbeidet i samsvar med GOST R 6.30-2003. Denne kilden til standarder inkluderer enhetlige kriterier som er obligatoriske for bruk under utveksling av dokumenter med deltakelse fra russiske foretak, myndigheter og andre institusjoner med offisiell status.
Tenk på de viktigste detaljene i dokumentene som er definert av den spesifiserte statusstandarden.
Grunnleggende detaljer i henhold til GOST: russisk våpen
Mange offisielle dokumenter må inkludere Russlands våpenskjold. Dette tilstandsymbolet kan representeres i tre varianter: som flerfarge på det heraldiske skjoldet, som enfarge - med eller uten et lignende element. Russlands føderasjons våpenskjold bør plasseres på dokumenter som inneholder bestemmelsene i føderale konstitusjonelle lover og føderale lover, forskrifter gitt av presidenten, regjeringen og forbundsforsamlingen.
Russlands føderasjons enfargede våpenskjold uten heraldisk skjold bør plasseres på dokumenter som er publisert:
- Interdepartemental Commission on State Secret;
- føderale domstoler;
- aktorembetet;
- Etterforskningskomiteen og andre organer med lignende profil.
Den russiske føderasjonens emblem brukes som et element i brev og andre dokumenter.
Våpenskjold for emnet fra Den russiske føderasjon og kommuner
Detaljene i dokumenter som ble vedtatt i de russiske føderasjonens konstituerende enheter inkluderer deres eget emblem av regionen. Reglene for plassering er regulert av normative handlinger vedtatt i et bestemt emne. På regionalt nivå kan også reglene for plassering av russisk våpen på visse papirer godkjennes. Detaljer om dokumenter utstedt på nivå med kommunale territorier kan igjen inneholde emblemet til byen og andre bosetninger eller kommuner. Reglene for plassering av dette attributtet er fastsatt ved reguleringsakter vedtatt av lokale myndigheter.
varemerke
Registrering av detaljer om dokumenter i organisasjoner kan innebære bruk av et emblem eller varemerke. Slike elementer plasseres i samsvar med bestemmelsene i selskapets charter. Dessuten er emblemet ikke plassert på dokumenter samtidig som Russlands føderasjons emblem, en konstituerende enhet i Russland eller en kommune. Varemerker kan inneholde ord og bilder. Fargen på de tilsvarende rekvisittene kan være hvilken som helst.
Organisasjonskode
I samsvar med den all-russiske klassifiseringen av foretak, kan dokumentkoden også være en organisasjonskode. Denne informasjonen fungerer vanligvis som en referansefunksjon. Hoveddokumentet, i strukturen der det er en organisasjonskode, er et brev.
BIN
I de fleste tilfeller krever detaljene i de primære dokumentene til organisasjonen inkludering i dens struktur OGRN. I brev indikeres dette elementet som en del av bakgrunnsinformasjonen om organisasjonen. PSRN brukes også når du utsteder brevpapirer. For gründere er det et lignende attributt - OGRN IP. Det brukes hovedsakelig til samme formål som det tilsvarende elementet i dokumentflyten med deltagelse av juridiske personer.
TIN og PPC
Disse detaljene, sammen med PSRN, brukes ofte i den primære dokumentasjonen, så vel som på brevhoder som er utarbeidet av organisasjonens ansatte. PPC - et element iboende i juridiske enheter. Individuelle gründere bruker ikke en slik rekvisitt.
Dokumentskjema-kode
I samsvar med den all-russiske klassifiseringen av styringsdokumentasjon, må skjemakoden være til stede i detaljstrukturen til forskjellige kilder. Dette elementet brukes hovedsakelig for å optimalisere hastigheten på filoverføring over elektroniske kanaler.
Firmanavn
Obligatoriske detaljer om dokumentet inkluderer et element som navnet på organisasjonen. Det er viktig at det stemmer overens med det som er indikert i selskapets grunnleggende dokumenter. Skjemaene må inneholde firmaets fulle navn. Forkortelsen kan plasseres side om side (under den eller bak den).
Referanseinformasjon
Det neste elementet i detaljene i dokumenter - referanseinformasjon om selskapet. Strukturen deres innebærer inkludering av en postadresse, telefonnumre og annen informasjon som selskapet anser som nødvendig å plassere. Som regel er organisasjonskoden, PSRN, TIN og KPP påført.
Dokumenttype Navn
Dokumentet må være riktig klassifisert etter type. Det tilsvarende navnet på arten er registrert i selskapets charter. Den må også oppfylle kriteriene som er inkludert i OKUD. Vanligvis er det aktuelle elementet festet på skjemaene. For bokstaver er dette attributtet (navnet på dokumentet) ikke typisk. Det er skrevet med store bokstaver.
Dokumentdato
Det neste viktige attributtet er datoen for dokumentet. Det skal gjenspeile tidspunktet for opprettelsen av den tilsvarende kilden, eller for eksempel signere den. Datoen er stemplet av personen som har myndighet til å signere dokumentet, eller den interne tjenesten til organisasjonen som er ansvarlig for utveksling av relevante kilder. I noen tilfeller kan datoen stemples av opphavsmannen.
Registreringsnummer
Registreringsnummer (indeks) - attributtet, som er fast for å lette klassifiseringen av kilden i organisasjonens interne registre og arkiver, samt en identifikator i prosessen med dokumentflyt med andre selskaper. Reglene for påføring av det nødvendige gjenspeiles i administrative kilder som er godkjent av selskapet.
I noen tilfeller kan det aktuelle elementet også suppleres med en lenke som faktisk inneholder registreringsnummeret, samt datoen for dokumentet som krever svar. Det vil si at denne attributtet ofte brukes i brev som er utarbeidet som svar på appeller til selskapet.
Kompilasjonssted
I noen tilfeller kan stedet for sammenstillingen av et dokument angis. For eksempel, hvis du bestemmer at det på grunnlag av andre detaljer er vanskelig. Men hvis samlingsstedet allerede er angitt i andre elementer i dokumentet, er det ikke nødvendig å inkludere de tilsvarende rekvisittene i kildestrukturen.
adressat
Det neste viktige attributtet er adressaten. Det indikeres om det er behov for å sende et dokument til en spesifikk konstruksjonsenhet Tilsvarende selskap. Adressaten kan også være en tjenestemann eller en statsborger i status som individ.
Grif godkjenning
Et kildegodkjenningstempel kan være nødvendig. Denne attributtet kan gi dokumentet en normativ karakter.For eksempel kan en direktør i et selskap bruke stempelet "Jeg bekrefter", hvoretter bestemmelsene i kilden blir bindende for selskapets ansatte.
oppløsning
Et annet interessant attributt er oppløsning. Det aktiveres hvis en tjenestemann, som direktøren for selskapet, ønsker å ta en beslutning, tatt på grunnlag av informasjonen i dokumentet. Denne forutsetningen inneholder også et fullt navn, innholdet i ordren, fristen som den må fylles ut, en signatur, en dato. Utførere av oppgaven kan bli indikert.
header
Noen dokumenter bruker en overskrift. Hensikten er å presentere en kort oppsummering av informasjonen som finnes i kilden. I betydningen skal det korrelere med navnet på dokumentet. Eksempel overskrift: "Pålegg om dannelse av et sertifiseringsutvalg".
Kontrollmerke
I noen tilfeller krever dokumentet rekvisitter som et kontrollmerke. Dette elementet indikerer at kilden er akseptert av den kompetente strukturen i selskapet og det pågår arbeid med den. Vanligvis ser dette attributtet ut som et stempel med ordet "kontroll".
Dokumenttekst
Sannsynligvis nøkkelen som kreves for dokumentet. Det gjenspeiler essensen av informasjon som overføres gjennom papirmedier. Generelt sett er det samlet på russisk eller en som har offisiell status i emnet Russlands føderasjon. Teksten kan inneholde tabeller, forskjellige formateringselementer.
Strukturen i teksten presenteres vanligvis i to deler: den første gjenspeiler årsakene og målene med å sende dokumentet, den andre gjenspeiler hovedideen for anken, forespørsel, anbefaling, etc. I noen tilfeller er det tillatt å bruke bare den andre delen av strukturen til det tilsvarende attributtet.
Bruksområde
Det hender slik at i teksten til dokumentet er det problematisk å vise alle nødvendige data. I dette tilfellet kan kilden suppleres med applikasjoner. Dette faktum bør vises på dokumentet gjennom passende rekvisitter. Hvordan kan det aktuelle merket inkluderes i kildestrukturen? Som regel skriver de: “Bruksområde på et slikt og antall ark i slikt og slikt volum av kopier”. I noen tilfeller kan det være nødvendig å oppgi navnet på dokumentet som inneholder applikasjonen.
signatur
De viktigste typene dokumentdetaljer inkluderer et slikt element som en signatur. Den er satt av en tjenestemann, og registrerer derved nøyaktigheten av informasjonen i kilden. Og dette er ikke bare en autograf - en signatur som et uavhengig attributt skal inneholde navnet på stillingen til personen som signerer dokumentet, i tillegg til et utskrift.
Grif harmonisering
Krav til detaljer om dokumenter etablert i noen organisasjoner krever tilstedeværelse av et signaturstempel. Det brukes i tilfeller der det er nødvendig å fikse det faktum at informasjonen i kilden er godkjent av en kompetent person eller struktur i selskapet.
Stemplet skal inneholde ordet "avtalt", samt informasjon om stillingen til personen som godkjenner relevant informasjon, signatur og dekryptering. Et sentralt trekk ved godkjenningstemplet er bruken i dokumenthåndtering som involverer flere organisasjoner.
Visumgodkjenning
Et element nær fingertavlen kan kalles et godkjenningsvisum. Den viktigste funksjonen brukes bare i organisasjonen. Samtidig kan et visum påføres flere ganger ettersom dokumentet sekvensielt sjekkes av forskjellige avdelinger.
Nesten alltid krever detaljene i betalingsdokumenter, så vel som andre typer primære kilder, at organisasjoner skal anbringe et segl. I Russland er det vanligvis blekk. Pressens struktur inneholder vanligvis informasjon om selskapet - navn, PSRN, TIN og andre detaljer.
Papirarbeid: nyanser
Vi har bestemt at detaljene i dokumentene er det viktigste kriteriet for å organisere de riktige prosedyrene for samhandling av selskapet med partnere, offentlige etater, så vel som for intern kommunikasjon. Hvilke nyanser som er karakteristiske for den praktiske implementeringen av arbeidsflyt i russiske firmaer kan noteres?
Det kan bemerkes at det er en sjelden forekomst å legge ned alle detaljene som kreves av GOST. Hvert dokument krever bruk av et passende sett med elementer. For eksempel, med hensyn til offisielle brev, bruker de ofte slike detaljer som det russiske føderasjonsvåpenet, emnet for føderasjonen, byens eller firmalogoen, firmakoden, PSRN, TIN, KPP, samt navnet på organisasjonen.
Navnet på dokumenttypen i bokstaver er vanligvis ikke angitt. Mens for eksempel slike kilder som en ordre, en handling, memorandum eller en beslutning må inneholde det tilhørende elementet i strukturen. I brev er det nødvendig å angi det fulle navnet på selskapet som dokumentet sendes til, og hvis det er et forkortet navn gitt av offisielle kilder, skal det også angis (skriv i parentes etter fullt navn).
Det er flere riktige metoder for å redusere navnene på organisasjoner: med de første bokstavene (det vil si en forkortelse som et forskningsinstitutt er oppnådd), ved de første stavelsene (for eksempel kan Uralmash fås), eller ved en annen metode godkjent i de offisielle dokumentene til adressatfirmaet.
Andre viktige detaljer om dokumentene er postadressen, samt telefon- og faksnumre. Også i offisielle brev er vanligvis indikert bankinformasjon organisasjon. Et annet viktig element i det aktuelle dokumentet er datoen, som gjenspeiler øyeblikket av undertegningen. Deretter er det offisielle papiret signert, firmaets stempel er plassert på det.
