For hver organisasjon er det et visst sett med informasjon som kalles “detaljer”, uten at den ikke kan utføre noen operasjoner. De må inngå i ethvert brev, kontrakt, betalingsordre og et annet dokument for å anerkjenne gyldigheten. I tilfelle en endring i slike data, må selskapet sende sine motparter et tilsvarende brev om endring av detaljer.
Obligatorisk informasjon
Detaljer - dette er dataene som hvert selskap mottar når det er registrert. De er angitt i Konstituerende dokumenter og er en forutsetning for ulike typer operasjoner. Slik referanseinformasjon skal inneholde alle dokumenter utarbeidet av denne organisasjonen. Ved eventuelle justeringer, bør hun umiddelbart sende partnerne et brev om endring av detaljer.
Ved registrering tildeles hver bedrift:
- skatteidentifikasjonsnummer (TIN);
- registrert adresse;
- Primærstatens registreringsnummer (OGRN);
- fysisk adresse (spesifikk beliggenhet);
- postadresse (stedet hvor korrespondanse skal mottas);
I tillegg mottar den spesielle koder fra State Statistical Service: OKVED, OKATO og OKPO. Også noe selskap har bankinformasjon:
- kode for årsaken til å registrere den (KPP);
- data om den autoriserte banken den gjennomfører alle oppgjørstransaksjoner;
- betalingsbankens identifikasjonskode (BIC);
- oppgjør og korrespondentkontoer.
Hvis minst en av disse dataene endres, må selskapet umiddelbart varsle sine skyldnere og motparter. Forsinkelse kan føre til ganske alvorlige konsekvenser. Selskapet må sende dem et brev om endring av detaljer.
Regler for utarbeidelse av et dokument
den forretningskorrespondanse det er ingen bagateller. Spesielt hvis det gjelder så viktige ting som detaljer. I livet kan forskjellige situasjoner oppstå: et lederskifte, en autorisert bank eller en av de tilgjengelige adressene. Selskapet er forpliktet til å informere de som det direkte samarbeider med om noen av disse sakene. Dette bemerkes til og med i Russlands sivilkode. Brevet om endring av detaljer må ha en viss ensartet stil. Et slikt dokument er som regel en uttalelse i en viss sekvens med følgende informasjon:
- Navnet på organisasjonen den er rettet til.
- Fullt navn på hodet.
- Nye og gamle detaljer.
- Årsaken som fikk selskapet til å gjøre slike endringer.
- Ytterligere informasjon.
- Dato for sammenstilling av dette dokumentet.
- Underskrift av sjefen for selskapet.
Informasjon kan sendes på mail med obligatorisk varsel. Dette må gjøres på forhånd slik at dataene under leveransen ikke er utdaterte. I noen tilfeller anbefales det at du bruker e-post nyhetsbrev eller faksinformasjon.
Endring av adresse
Noen organisasjoner har ikke egne lokaler og blir tvunget til å leie dem ved å inngå relevante avtaler. Men noen ganger er det behov for å endre plassering. I dette tilfellet kan en uinformert klient være i en vanskelig situasjon. For å forhindre at dette skjer, må du skrive et brev om å endre detaljene i organisasjonen og sende det til alle eksisterende partnere.
Dette gjelder først og fremst entreprenører og kreditorer, siden selskapet har visse kontraktsforhold med dem.Et slikt brev er vanligvis tegnet på brevhode. I ekstreme tilfeller kan du bruke et ark med A4-format ved å plassere et hjørnestempel på det øverst til venstre. Først er det laget en såkalt hatt. Den ligger øverst til høyre og representerer informasjon om hvem denne meldingen blir sendt til. Neste er navnet på dokumentet ("Informasjonsbrev" eller "Om endring av detaljer"). Etter det blir nødvendig informasjon plassert i hovedteksten. Dokumentet avsluttes med signaturen til hodet og er sertifisert av en rund forsegling.
Endring av betalingsdetaljer
Hvis et foretak bytter bank eller minst et av sine eksisterende kontoer, må det også informere alle interesserte om slike handlinger. I dette tilfellet lages et brev om endring av bankinformasjon i form av et varsel. Det kan rettes til en individuell motpart eller kan være et enkelt dokument, som vil bli kalt "Melding om endring i bankdetaljer".
Designreglene forblir de samme. Det er sant at det er bedre å komponere teksten i denne sekvensen:
- Årsaken til å gjøre endringer som angir nummer, dato og navn på dokumentet på grunnlag av dette er gjort.
- Den spesifikke datoen fra hvilke endringer vil bli gjort.
- Informasjon om de nye detaljene.
- Lær mer om de neste trinnene. Det skal her bemerkes om alle tidligere inngåtte avtaler forblir gyldige.
Slik informasjon må rapporteres noen dager før den oppstår. Vær oppmerksom på at levering av et slikt brev vil ta litt tid. I tillegg vil partneren også trenge å gjøre de nødvendige endringene.
