Keberkesanan peribadi adalah rahsia kejayaan utama dalam semua perkara, dan ia bergantung, antara lain, mengenai keupayaan untuk mengalokasikan sumber masa yang tepat. Pengurusan masa memberi pinjaman kepada kajian saintifik dan perancangan. Terdapat teknik khas yang membolehkan anda menyebarkan masa dengan betul supaya ia cukup untuk semuanya.
Konsep pengurusan masa
Seseorang semasa kelahiran menerima masa yang unik dan tidak boleh digantikan. Selalunya bagaimana dia melupuskannya, selalunya bergantung pada kejayaan seseorang dalam perniagaan, keberkesanannya. Pengurusan masa, atau pengurusan masa, adalah proses pelbagai peringkat yang merangkumi kemahiran dalam perancangan, analisis dan proses proses.
Idea pengurusan masa bukanlah perkara baru, bahkan pada tahun-tahun pertama zaman kita, ahli falsafah Rom Seneca menulis bahawa masa memerlukan hubungan istimewa, dan merumuskan aturan pengurusan masa pertama: anda perlu menyimpan diari masa, anda perlu menilai berapa banyak masa yang dibelanjakan dan bagaimana Tempoh masa itu tepu dengan peristiwa. Kemudian, ahli falsafah lebih dari sekali berfikir tentang bagaimana untuk menjaga masa mengalir, mengemukakan teori dan mencipta kaedah untuk ekonomi dan perbelanjaan rasional.
Tetapi saintifik pendekatan pengurusan sumber ini muncul hanya pada pergantian abad ke-19 dan ke-20. Frederick Taylor, seorang jurutera Amerika, mencadangkan konsep pengurusan masa pekerja dan menghubungkan proses ini dengan motivasi dan penetapan matlamat. Pada permulaan abad ke-20, ahli sains Rusia mencipta satu bidang yang dikenali sebagai "organisasi buruh saintifik" dan meletakkan asas yang serius bagi teori pengurusan masa moden. Istilah "pengurusan masa" muncul hanya pada 70-an abad ke-20, dan pada permulaan abad ke-21, industri ini telah menjadi salah satu bahagian pengurusan yang paling penting dan maju.
Jenis masa
Untuk menguruskan sesuatu, anda perlu memahami intipati objek tersebut. Masa adalah objek pengurusan tertentu, untuk membelanjakannya dengan betul, ia patut membahagikannya kepada jenis. Klasifikasi pertama didasarkan pada konsep kerja dan masa lapang, di mana waktu dibahagikan kepada kerja dan waktu luang, atau bebas. Menguruskan musim membolehkan anda membezakan spesies seperti masa bermusim: masa perbelanjaan musim yang tinggi dan rendah.
Anda juga boleh mengklasifikasikan sumber sementara bergantung pada aktiviti yang didedikasikan, kemudian bekerja, waktu peribadi dan sosial diperuntukkan. Pekerja dibelanjakan untuk melaksanakan tugas rasmi, perancangan, termasuk masa lapang, pendidikan, hiburan, dan orang awam dibelanjakan untuk keluarga, kawan, penubuhan berbagai komunikasi. Apabila merancang perancangan, masa kerja biasanya diambil kira, walaupun, tentu saja, adalah perlu untuk menggunakan kemahiran yang diperolehi dari perbelanjaan ekonomi masa untuk semua jenisnya.
Ciri Pengurusan Masa
Sebarang pengurusan melakukan fungsi utama - ini adalah penggunaan sumber yang rasional. Fungsi pengurusan masa adalah perancangan, pengedaran dan perbelanjaan sumber tidak boleh diperbaharui ini. Pengurusan masa diperlukan untuk menjadikan penggunaan rizab waktu yang paling berkesan, yang secara langsung mempengaruhi produktiviti seseorang atau pekerja. Fungsi utama pengurusan masa ialah perancangan penggunaan masa, organisasi proses untuk penggunaan masa, memantau pematuhan dengan prinsip dan menetapkan masa yang dibelanjakan.
Manfaat Pengurusan Masa
Pengurusan masa memberi beberapa hasil positif.Untuk mencapai kejayaan dalam apa-apa aktiviti, anda perlu belajar bagaimana untuk menghabiskan masa anda dengan betul. Seseorang yang menguasai teknologi pengurusan masa menerima faedah berikut:
- lebih pantas dan lebih sering mencapai matlamatnya;
- Dia menciptakan keadaan hidupnya dan dapat mengawalnya;
- dapat mencapai matlamat dan kejayaan dalam mana-mana aktiviti;
- kurang pengalaman saraf, seperti dalam hidupnya tidak ada tempat sia-sia dan tergesa-gesa;
- mempunyai masa yang cukup untuk pendidikan diri dan pembangunan rohani;
- mempunyai pelan tindakan untuk setiap hari, menjadi lebih disiplin dan dikumpulkan;
- terletak lebih banyak dan oleh itu berasa ceria dan sihat, mempunyai lebih banyak peluang untuk berkomunikasi dengan rakan-rakan dan saudara-mara, untuk kelas hobi;
- lebih produktif dalam kerja;
- pada akhirnya, seseorang lebih yakin dan bahagia.
Struktur Proses Pengurusan Masa
Sistem pengurusan masa merangkumi beberapa proses asas:
- analisis - untuk bergerak ke suatu tempat, anda perlu tahu apa yang anda mahukan dan apa sumber yang anda ada;
- perancangan strategik;
- penyataan tujuan;
- perancangan taktikal dan operasi;
- pencapaian matlamat;
- mengawal perbelanjaan sumber dan pencapaian matlamat.
Terdapat pendekatan lain untuk menentukan struktur pengurusan masa, ia membezakan 4 bidang pembentukan pengetahuan, kemahiran dan tabiat, termasuk:
- penetapan matlamat, menguasai teknik penetapan matlamat;
- keupayaan untuk mengutamakan;
- keupayaan untuk menggunakan alat perancangan dan aplikasi yang kompeten;
- pembangunan, penyatuan dan penggunaan kemahiran penggunaan masa yang rasional.
Jenis Pengurusan Masa
Seperti mana-mana pengurusan, pengurusan masa utama boleh dibahagikan kepada perancangan strategik dan operasi. Ia juga boleh dibahagikan kepada jenis pengurusan sumber ini mengikut masa: jangka panjang dan jangka pendek, yang, sebenarnya, menduplikasi klasifikasi pertama.
Perancangan strategik dikaitkan dengan pencapaian matlamat jangka panjang, global, sementara masa diperuntukkan untuk setahun atau lebih. Ia dikaitkan dengan peramalan, berdasarkan analisis mendalam mengenai keadaan.
Pengurusan masa semasa dikaitkan dengan mencapai matlamat dalam jangka masa pendek: dari sebulan hingga enam bulan. Ia tertanam dalam pelan strategik, tetapi hanya merangkumi bahagian yang terdekat.
Peruntukan operasi masa dikaitkan dengan penyediaan pelan untuk minggu dan hari. Peruntukan sumber taktikal dikaitkan dengan keadaan semasa yang sebenar di mana keadaan boleh membuat pembetulan.
Prinsip umum pengurusan masa
Proses pengurusan masa adalah berdasarkan prinsip utama, ini termasuk:
- Tetapan matlamat yang betul. Kebolehcapaian dan motivasi untuk mencapainya bergantung pada ini. Terdapat pelbagai teknik menetapkan matlamat, yang paling terkenal dan berkesan adalah model SMART.
- Motivasi. Menjimatkan masa harus sedar dan dikaitkan dengan kepuasan beberapa keperluan penting, sebaliknya kejayaan dari pengurusan waktu tidak diharapkan.
- Menyimpan. Pengurusan masa diperlukan untuk menghapuskan atau mengurangkan defisit masa, untuk meningkatkan produktiviti untuk tempoh masa yang sama.
Kaedah Pengurusan Masa
Hari ini, pelbagai strategi dan teknik untuk pengedaran dan penggunaan masa diketahui. Kaedah pengurusan masa yang paling terkenal adalah seperti berikut:
- Matrix Eisenhower. Kaedah ini terdiri daripada pengisian matriks mengikut 4 ciri: penting, tidak penting, mendesak, tidak mendesak. Semua kes untuk tempoh perancangan dinilai pada skala ini dan disusun untuk pelaksanaan. Pertama sekali, perkara-perkara penting dan penting dijalankan, kurang penting dan perkara-perkara penting ditangguhkan ke peringkat kedua, perkara utama bukanlah untuk menunda pelaksanaan mereka supaya mereka tidak masuk kategori pertama.Kes yang segera dan kurang penting harus diwakilkan kepada orang bawahan apabila hal ehwal yang mungkin, tidak penting dan tidak penting tidak perlu dikumpulkan, oleh itu mereka harus diwakilkan atau tidak dilakukan sama sekali dan dikecualikan daripada rancangan.
- Piramid B. Franklin. Model pepejal ini memerlukan persiapan yang menyeluruh untuk kali pertama, dan kemudian mudah digunakan. Piramid didasarkan pada matlamat dan kehidupan global nilai manusia. Tahap kedua adalah matlamat jangka panjang untuk 10-20 tahun. Yang ketiga ialah pelan strategik, keputusan mengenai cara mencapai matlamat global. Seterusnya adalah rancangan untuk tahun yang akan datang, maka rancangan jangka pendek. Di tingkat atas adalah rancangan untuk hari itu. Piramid sedemikian hendaklah disemak dan dikemas kini secara berkala.
Terdapat teknik pengurusan masa yang lain, tetapi semuanya berasaskan keupayaan untuk memisahkan yang penting dari yang tidak penting, kemahiran menetapkan matlamat yang betul dan boleh dicapai, dan motivasi untuk menjimatkan masa.
Pengurusan masa kerja: teknik asas dan peraturan
Pengagihan waktu kerja yang rasional adalah tugas yang paling penting bagi orang-orang yang berusaha meningkatkan kecekapan mereka. Kaedah pengurusan masa, pengurusan bertujuan untuk menghapuskan kekurangan masa bekerja. Oleh itu, sangat penting untuk merancang hari kerja berdasarkan prinsip-prinsip berikut:
- adalah perlu untuk memberi keupayaan untuk merakam masa yang dibelanjakan untuk pelbagai operasi;
- semasa penyediaan pelan itu, 60% masa itu harus dikhaskan untuk kerja berjadual, 20% kepada hal ehwal yang tidak diduga, 20% untuk tugas spontan;
- adalah perlu untuk mengenal pasti "masa tenggelam" dan menghapuskan mereka sebanyak mungkin;
- perlu meletakkan tugas kerja secara mendesak dan penting;
- perancangan masa hendaklah sistematik, konsisten, wajar.
Untuk mengurus masa dalam organisasi, kaedah ABC sering digunakan, ia membolehkan anda mengklasifikasikan sumber syarikat dengan tahap kepentingannya. Ia dibina atas tiga prinsip:
- perkara-perkara yang paling penting dilakukan oleh pemimpin, dia menghabiskan 15% masa untuk mereka;
- tugas-tugas yang sederhana penting diberikan kepada pengurus, mereka diperuntukkan 20% dari waktu kerja;
- tugas kurang penting diberikan kepada penghibur yang menghabiskan 65% masa mereka.
Pengurusan masa organisasi
Pengurusan masa dalam syarikat adalah satu cara untuk menjimatkan sehingga 30% masa kerja pakar. Oleh itu, perhatian perlu dibayar kepada perkara ini. Pengurusan masa dalam organisasi jatuh pada bahu pengurus yang merangka pelan kerja jangka sederhana dan sederhana untuk penghibur. Hari ini terdapat banyak program komputer yang membolehkan anda merancang waktu kerja pekerja, serta memantau pelaksanaan tugas dan masa yang dibelanjakan. Sebagai contoh, Toggl, Bitrix "Team" dan "Project". Terdapat tiga strategi utama untuk pengurusan masa organisasi:
- Pecutan. Ia adalah perlu untuk meminimumkan masa yang dihabiskan untuk melakukan operasi biasa, terutamanya berulang-ulang.
- Pengumpulan. Adalah perlu untuk mengenal pasti rizab dan keutamaan pada setiap peringkat pengeluaran, untuk membentuk rizab masa untuk melaksanakan tugas yang tidak dijangka.
- Meluruskan. Ia perlu untuk melaksanakan sistem yang berkesan untuk merancang dan mengawal perbelanjaan masa.
Pengurusan masa percuma
Mana-mana orang sentiasa merasakan kekurangan masa lapang, dan dia perlu dirancang dengan berhati-hati sebagai seorang pekerja. Untuk melakukan ini, anda perlu belajar bagaimana untuk mengasingkan kerja dari masa lapang, supaya ada masa untuk memulihkan kapasiti kerja. Semasa cuti, anda perlu menghadkan diri dari panggilan dan mesej di tempat kerja agar dapat berehat sepenuhnya. Kerja rumah perlu dipelajari untuk diatur dengan simpanan masa maksimum. Adalah perlu untuk membangunkan kemahiran untuk mengenal pasti tugas-tugas yang paling penting, sehingga ada cukup waktu untuk tidak relaksasi, tetapi juga untuk pengembangan diri. Anda juga harus belajar untuk meninggalkan rutinitas kecil, tidak berguna, meninggalkan masa maksimum untuk mencapai matlamat keutamaan.
