Banyak organisasi menyertai pelbagai tender. Tetapi pada masa yang sama, mereka sering tidak tahu bagaimana untuk menyusun dan mengesahkan dokumen tender dengan betul. Selain itu, persoalan semacam itu adalah salah satu yang paling penting yang memerlukan perhatian khusus. Kedua-dua prosedur dan komposisi dokumentasi tender ditentukan oleh undang-undang dan peraturan yang mana mereka dikehendaki mematuhi.
Konsep Tender
Tender adalah persaingan untuk penyediaan perkhidmatan, barangan atau prestasi apa-apa kerja. Peraturan-peraturan untuk melaksanakan pilihan tersebut ditunjukkan dalam dokumentasi tender, mengikut mana peserta yang ingin mengambil bahagian dalam pertarungan mesti memberikan komisi dengan syarat-syarat yang paling baik yang ditawarkan kepada pelanggan.
Kontrak tender diselesaikan dengan peserta yang boleh memberikan tawaran yang paling menguntungkan bagi penganjur, yang kedua mesti mematuhi sepenuhnya arahan yang dikeluarkan.
Dokumentasi tender adalah pakej dokumen yang mendedahkan syarat-syarat tender dan kandungan kontrak masa depan.
Ia mestilah mengandungi kedua-dua bahagian teknikal dan komersial.
Bahagian teknikal mengandungi maklumat tentang syarat-syarat kontrak, ciri-ciri dan perihal subjek atau objek pembida, arahan yang dimaksudkan untuk pembekal, serta kad maklumat yang menunjukkan prosedur untuk pelaksanaan dan penyerahan permohonan untuk penyertaan dalam tender. Juga di bahagian ini adalah keperluan untuk kandungan pesanan pembelian: nama, jadual volumetrik, rujukan kepada piawaian dan keadaan teknikal.
Bahagian komersial dokumentasi tender mengandungi semua harga dan prosedur untuk pengiraan mereka, syarat yang ditetapkan oleh jadual pembayaran, sumber pembiayaan untuk kontrak ini. Ia juga menunjukkan jaminan yang disediakan oleh bank untuk pelaksanaan transaksi tender oleh pelanggan, dan keperluan untuk pelbagai jenis insurans.
Dokumen tender, permohonan sampel dan cadangan untuk mengisi mereka terkandung dalam MDS 80-4.2000 Gosstroy dari Rusia. Kandungan dokumentasi yang lebih terperinci ditentukan oleh jawatankuasa tender.
Melukis prosedur
Penyediaan dokumen tender adalah satu prosedur yang berasingan, sangat penting dan tidak dapat dielakkan untuk menjalankan apa-apa pembida kompetitif. Ia menetapkan mengikut undang-undang yang berkenaan kandungan data peribadi, seperti:
- Nama penganjur.
- Alamat sah dan nombor telefonnya.
- Nombor faks dan alamat e-mel.
- Harga, tempat dan terma mendapatkan pakej dokumen.
Memeriksa pihak berkuasa sentiasa mengemukakan keperluan untuk ketersediaan draf kontrak dari senarai syarat yang akan ditetapkan. Dokumentasi juga menunjukkan kaedah untuk menilai cadangan yang dibuat menggunakan sistem tertentu.
Pelepasan
Pembangunan dokumentasi tender boleh dijalankan oleh penganjur dan syarikat perunding khas. Untuk menyusunnya, anda boleh menggunakan sampel dan garis panduan standard, serta undang-undang, yang menyatakan keperluan pengawalseliaan untuk penyusunan. Anda juga boleh menghubungi pusat kewangan, di mana pakar dalam dokumentasi tender akan menawarkan perkhidmatannya untuk persediaan yang kompeten. Di sana istilah pendek menyediakan bantuan profesional dan berkelayakan.
Kandungan
Borang dokumentasi tender, sebagai tambahan kepada maklumat yang dimaksudkan untuk pembida masa depan, harus mengandungi maklumat seperti kandungan berangka dan terperinci dari paket dokumentasi yang disediakan oleh pembekal, menyatakan pengesahan permohonannya untuk penyertaan:
- Permohonan penyertaan.
- Huraian dokumen yang dilampirkan.
- Rujukan Bank atas ketiadaan hutang tertunggak.
- Maklumat teknikal, operasi dan kualiti yang diperlukan, serta penerangan terperinci mengenai bahan dan barangan yang diperolehi.
- Draf kontrak untuk pembelian yang dirancang.
- Arahan metodologi untuk membuat pengiraan mengenai permohonan tender, termasuk komponennya, seperti perbelanjaan untuk pembayaran insurans dan pembayaran kastam, perkhidmatan pengangkutan, pelbagai cukai dan tugas, sebagai tambahan kepada kos barangan yang disampaikan, serta jadual harga terperinci.
- Mata wang yang mana harga dinyatakan dalam tender ditunjukkan.
- Keperluan untuk tender.
- Kemungkinan mengubah atau membatalkan permohonan ini semasa dan sebelum tarikh akhir untuk pengumuman keputusan tender dibincangkan.
- Tarikh tutup, tempat penyerahan aplikasi.
- Tempat, tarikh dan masa pembukaan sampul surat untuk tender.
- Maklumat mengenai kemungkinan menyediakan keutamaan bagi pengeluar domestik.
Pembekal berpotensi mempunyai hak untuk memohon secara bertulis kepada penganjur tender dengan permintaan penjelasan mengenai fasal dan peruntukan dokumentasi tender tidak lewat daripada 10 hari sebelum keputusan muktamad. Seterusnya, penganjur tender mesti, dalam tempoh tiga hari dari penerimaan permohonan sedemikian, menghantar penjelasan yang sesuai kepada semua pembekal yang menyertai tender ini, tanpa menunjukkan pengarang permintaan awal.
Membuat perubahan dan penambahan
Tambahan atau apa-apa perubahan boleh dibuat oleh pakar dalam penyediaan dokumen tender atas permintaan penganjur tender. Tindakan sedemikian tidak menyalahi undang-undang atau menyalahi undang-undang. Jika perlu, penganjur tender mempunyai hak untuk membuat perubahan kepada pakej dokumen yang berkaitan dengan ekspresi inisiatifnya sendiri atau sebagai tindak balas kepada permintaan dari pembekal berpotensi, tidak lewat dari 7 hari kalendar sebelum tarikh akhir untuk mengemukakan tender.
Setelah membuat perubahan mengenai mereka, perlu segera memberitahu semua pembekal yang berpotensi kepada siapa dokumentasi tender dikeluarkan. Tarikh akhir bagi pelaksanaan pemberitahuan itu dan penggantian dokumentasi batch ditetapkan pada 5 hari bekerja.
Kandungan Permohonan Tender
Keperluan untuk dokumentasi tender menentukan komposisinya:
- Permohonan penyertaan dalam tender dan senarai dokumen yang dikemukakan kepadanya.
- Dokumen mengesahkan pematuhan dengan syarat yang dikemukakan kepada pembekal yang berpotensi.
- Jadual harga, yang sepatutnya mencerminkan semua kos yang sebenarnya diterima, menyertai harga akhir.
- Jika tender adalah pembekalan mana-mana barangan atau peranti teknikal, maka pastikan untuk melampirkan ciri teknikal model-model yang dicadangkan.
- Harga senarai cadangan perkhidmatan yang berkaitan, jika ada.
- Dokumen asal, yang merupakan pengesahan sebenar jaminan tender.
Dokumen mengesahkan pematuhan pembekal berpotensi dengan keperluan kelayakan yang dicadangkan
Setiap pembekal berpotensi yang memutuskan untuk mengambil bahagian dalam tender diperlukan untuk menyediakan dokumen berikut:
- Salinan lesen yang mengesahkan hak pembekal atau pengilang yang berpotensi untuk menjalankan aktiviti mereka.
- Satu salinan dokumen yang memberi hak untuk melibatkan diri dalam aktiviti keusahawanan, yang disahkan oleh pihak berkuasa notari.
- Audit asal untuk tahun laporan lepas atau salinan yang disahkan.
- Sijil pendaftaran negeri organisasi atau perusahaan dan salinannya.
- Sekiranya usahawan individu - salinan kad pengenalannya atau pasport awam.
- Piagam organisasi yang menunjukkan komposisi pengasasnya, pemegang saham, serta semua pemegang saham dalam bentuk salinan yang disahkan.
- Sijil asal yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa cukai yang menyatakan bahawa pembekal tidak mempunyai tunggakan cukai.
- Sijil daripada institusi bank dengan ketiadaan hutang terhutang untuk 3 bulan terakhir aktiviti.
Jadual penetapan harga
Pendaftaran dokumen tender mengambil senarai harga akaun. Pembekal berpotensi diwajibkan membuat jadual harga yang menunjukkan dan menyenaraikan unit barangan, jumlah harga keseluruhan bagi keseluruhan bekalan. Ia perlu disusun dan disajikan dalam bentuk senarai harga bercetak dan elektronik.
Jadual ini juga merupakan spesifikasi teknikal untuk barangan dan perkhidmatan yang disediakan dan mesti memenuhi sepenuhnya semua keperluan yang ditetapkan untuk dokumentasi tender.
Apabila dokumentasi tender sedang disediakan, komposisi harga akhir ditentukan. Nilai yang dinyatakan, sebagai tambahan kepada harga barang sendiri, harus termasuk dalam komposisinya:
- Perbelanjaan yang dilakukan selepas pengesahan, prosedur insurans dan pengangkutan barang ke destinasi tertentu.
- Semua pembayaran cukai, duti dan lain-lain jenis bayaran wajib dan yuran, yang disediakan oleh undang-undang semasa Persekutuan Rusia.
- Komponen harga lain yang dianggap perlu oleh pembekal yang perlu dimasukkan dalam harga akhir barangan.
Jika pembekal berpotensi tidak menunjukkan pelbagai komponen dalam jadual harga yang termasuk kos yang dinyatakan di atas, maka komisen tender menganggap data harga barang yang disediakan olehnya sebagai jumlah kos, dengan mengambil kira semua kos. Dalam kes ini, harga-harga ini pada akhir kontrak tidak lagi boleh diubah atau diubah.
Harga-harga yang ditunjukkan dalam jadual tetap tetap sepanjang keseluruhan tempoh pemenuhan kewajiban kontrak pada perolehan dan pembekalan dan tidak dapat diubah.
Harga ditunjukkan dalam mata wang yang dinyatakan dalam keperluan yang dikemukakan pada masa permohonan untuk tender. Pembayaran kepada pembekal dibuat semasa penghantaran barangan ke destinasi, apabila dana belanjawan tiba, kecuali syarat-syarat lain disediakan dan ditunjukkan dalam kontrak.
Keselamatan aplikasi
Dalam sesetengah kes, pembekal menyediakan jaminan jaminan, dinyatakan dalam bentuk tunai, dalam bentuk ikrar kepada akaun bank penganjur, dalam jumlah sekurang-kurangnya 3% dari jumlah akhir dalam kontrak, dengan tempoh sah sekurang-kurangnya tempoh masa yang ditentukan dalam badan tender.
Sokongan kewangan yang dijanjikan oleh seorang kontraktor yang berpotensi bagi pelaksanaan tender dalam bentuk ikrar dari suatu jumlah wang didepositkan dalam suatu akaun khusus yang dibuat oleh penganjur tender.
Jika pembekal berpotensi tidak memenangi tender, dana yang diberikan kepada penganjur sebagai jaminan keupayaan kewangannya akan dikembalikan dalam tempoh yang ditetapkan dalam kontrak.
Penyerahan tender
Tender disediakan oleh pembekal berpotensi dalam bentuk yang dijahit, bernombor dan mesti dicap dan ditandatangani.
Spesifikasi teknikal tender, juga dijamin dengan tandatangan dan meterai, dan jaminan jaminan asal juga diserahkan. Dokumen ini dimeteraikan dalam satu sampul surat bersama dengan permohonan tender dan dikemukakan kepada suruhanjaya.
Hanya pembekal yang berpotensi atau wakil rasminya boleh menandatangani permohonan. Ia tidak dibenarkan menyelitkan, subtabel dan pelbagai jawatan dalam dokumentasi.
Pembekal berpotensi secara manual mengetepikan dokumen-dokumen dalam sampul surat, yang menandakan nama dan alamat undang-undang organisasi mereka, dan penganjur tender, tarikh dan masa ditetapkan untuk membuka sampul surat itu ditunjukkan dalam bentuk tulisan "jangan buka sampai ..." sebagai alamat penghantaran.
Dokumen tender boleh dihantar secara peribadi dan dengan bantuan pejabat pos dalam tarikh akhir yang ditetapkan. Sebarang tawaran yang diterima selepas tarikh ditetapkan dan masa ditolak atau akan dikembalikan tidak dibuka kepada pemohon.
Tanpa melanggar tarikh akhir dan prosedur yang ditetapkan untuk dokumentasi tender, pembetulan, penggantian syarat, harga dan sebagainya boleh digunakan untuk reka bentuknya. Adalah mungkin untuk membuat beberapa perubahan atau pengeluaran akhir tender sebelum tarikh akhir tamat tanpa kehilangan hak untuk membuat atau menjaganya. Notis yang disediakan oleh pembekal berpotensi tentang niat untuk membetulkan atau menarik balik permohonannya dihantar kepada penganjur secara bertulis dan tidak lewat daripada tarikh akhir yang ditetapkan untuk penyerahannya. Pada akhir tarikh dan masa yang ditetapkan, pelarasan sedemikian tidak boleh dibuat.
Selepas semua permohonan telah diterima dalam masa yang ditetapkan, penganjur tender membuka sampul surat itu dan, dengan bantuan komisyen tender, memilih pemenang, yang diumumkan melalui pemberitahuan bertulis mengenai semua pembekal berpotensi yang mengambil bahagian dalam keputusan itu, dengan salinan minit komisen tender.
Pelaksanaan dan dokumentasi yang tepat sebahagian besarnya menentukan kejayaan tender itu sendiri.
