Konsep "pemeriksaan kakitangan" telah memasuki stok biasa firma dan perusahaan domestik. Tetapi tidak semua orang tahu apa itu. Dalam pemahaman yang diterima umum, audit kakitangan dijalankan untuk menilai pematuhan pekerja dengan kedudukan semasa mereka. Tetapi pada hakikatnya, konsep ini mempunyai makna yang lebih luas.
Apakah audit?
Audit kakitangan dijalankan oleh pekerja yang terlatih di perusahaan. Ini adalah kerana keperluan untuk mengesahkan keputusan pengurusan pekerja, interaksi mereka dan prospek jawatan mereka untuk prestasi syarikat.
Dengan sifatnya, audit kakitangan dalam sesebuah organisasi boleh dikaitkan dengan operasi cadangan, dan tidak wajib. Audit membantu menganalisis situasi yang berlaku di perusahaan dan memberi peluang kepada pengurusan untuk membuat keputusan mengenai pengambilan atau penggantian pekerja. Walau bagaimanapun, hak untuk membuat keputusan muktamad mengenai pertukaran kakitangan adalah khusus kepada ketua syarikat.
Objektif audit
Audit mempunyai tugas-tugas berikut. Pertama sekali, tugas memeriksa kakitangan adalah untuk menyimpulkan bahawa pakar memenuhi matlamat perusahaan. Pada masa yang sama, adalah wajar memastikan: sama ada pekerja mematuhi arahan yang disediakan oleh mereka oleh rangka kerja pengawalseliaan perusahaan, sama ada mereka bertindak dalam kuasa mereka, tidak melampaui tanggungjawab mereka, berapa cepat kakitangan dapat bertindak balas terhadap situasi dan membuat keputusan yang tepat. Objektif utama audit ialah penghapusan masalah dan jurang dalam dasar kakitangan perusahaan.
Subjek audit adalah keseluruhan kakitangan, kerana ia adalah cara utama prestasi perusahaan dan keuntungan dari kegiatan mereka.
Pemeriksaan kakitangan adalah satu bentuk pengurusan, atau sebaliknya, cara pemantauan dan pengurusan tenaga kerja.
Seperti mana-mana proses, audit dijalankan berdasarkan garis panduan tertentu. Kepada salah satu yang utama prinsip audit boleh dikaitkan dengan profesionalisme pelaksanaannya.
Pemilihan dan pengesahan kakitangan dijalankan oleh profesional yang terlatih khusus untuk pematuhan pekerja dengan kedudukan mereka. Lebih-lebih lagi, pakar audit perlu mempunyai kebebasan yang diperlukan dan tidak seharusnya menunjukkan kecenderungan atau penumpuan kepada kakitangan yang mereka audit.
Audit kakitangan adalah berdasarkan prinsip kejujuran dan keterbukaan; tiada siapa yang berhak mempengaruhi pengangkatan oleh juruaudit mengenai keputusan pematuhan kakitangan dengan jawatan mereka.
Kriteria Penilaian Personel
Dalam menjalankan aktiviti mereka, juruaudit memberi perhatian terutamanya kepada pematuhan kelayakan kakitangan dengan keperluan kedudukan atau ciri profesional mereka. Pada masa yang sama, juruaudit, sebagai peraturan, merujuk kepada buku rujukan kerjaya yang disatukan. Selain itu, pengulas menilai kegunaan dan kesempurnaan kakitangan. Ia juga perlu untuk mengetahui bagaimana kakitangan yang seimbang menggunakan masa kerja mereka.
Perlu diingatkan bahawa apabila menilai kakitangan, juruaudit mengambil kira bagaimana pengurusan yang betul menyediakan dasar kakitangan dan apakah indikator perputaran staf.
Berdasarkan keputusan audit, juruaudit membuat keputusan mengenai kepatuhan kakitangan dengan kedudukan yang mereka hadapi dan keperluan undang-undang, serta langkah selanjutnya untuk meningkatkan pengambilan kakitangan, menghapuskan kekurangan kakitangan, memperbaiki pengurusan mereka, dan meningkatkan rasa hormat kepada atasan di kalangan orang bawahan.
Maklumat Audit
Keadaan tertentu juga dikemukakan untuk data yang berdasarkannya audit kakitangan dijalankan. Adalah perlu bahawa maklumat yang diperoleh semasa pengauditan berkaitan secara khusus pada tempoh masa di mana ia dijalankan.Anda juga perlu memastikan bahawa data-data ini diterima sepenuhnya, walaupun pada hakikatnya mereka benar-benar diperlukan atau tidak, dan memohon kepada semua pekerja.
Adalah lazim untuk menerima maklumat yang diperlukan dalam tiga bentuk. Yang pertama adalah memperoleh maklumat dalam bentuk grafik, carta, jadual, rajah, biasanya dalam versi dokumentari atau elektronik.
Selain itu, salah satu cara untuk melihat maklumat mengenai kakitangan adalah pemantauan masa sebenar bagaimana kakitangan atau bawahan berinteraksi dengan satu sama lain.
Cara lain adalah untuk berkomunikasi dengan pekerja dan mendapatkan tanggapan langsung daripada mereka tentang iklim dalam pasukan, politik di syarikat, dan sebagainya.
Kaedah audit
Pakar menjalankan audit pengurusan HR dalam tiga bidang. Yang pertama mereka mempunyai pendekatan organisasi dan direka untuk mengesahkan dokumen untuk mematuhi undang-undang. Selain memeriksa kesahihan, tindakan sedemikian membantu untuk mengetahui sejauh mana pengurusan kakitangan yang berkesan.
Pendekatan kedua adalah penilaian motivasi dan keadaan psikososial dalam pasukan, sikap terhadap hasil kegiatan mereka, memberi tumpuan kepada kejayaan keseluruhan syarikat.
Kawasan ketiga bersifat ekonomi dan terdiri daripada mengesahkan kejayaan perusahaan.
Klasifikasi audit
Pakar mengesyorkan untuk menjalankan pemeriksaan kakitangan dan dokumentasi secara teratur. Kebanyakan pakar bersetuju bahawa tempoh audit optimum sekali setiap dua hingga tiga tahun, bergantung kepada saiz syarikat, perolehannya dan, dengan itu, perolehan kakitangan.
Berdasarkan kekerapan audit, kami boleh menjalankan klasifikasi berikut.
Pertama sekali, audit boleh dibahagikan kepada yang terkini, yang dijalankan pada selang masa tertentu, serta operasinya, yang dijalankan apabila keperluan sedemikian timbul dengan ketara.
Bergantung pada kelengkapan data diperiksa, audit dasar kakitangan dibahagikan kepada penuh, tempatan dan tematik.
Dengan kaedah pengesahan, ia boleh menjadi selektif dan kompleks.
Sehubungan dengan tahap audit, kawalan boleh dilakukan oleh pengurusan kanan, ketua jabatan, atau perkhidmatan pengambilan itu sendiri.
Mengendalikan audit potensi kakitangan boleh, masing-masing, pakar dari luar dan pakar mereka sendiri. Perkara utama ialah mereka berwibawa dalam perkara ini.
Algoritma audit
Sebarang cek mempunyai ciri-ciri tersendiri. Sebagai peraturan, pengauditan organisasi kakitangan dijalankan dalam beberapa langkah.
Yang pertama adalah penyediaan. Pada peringkat ini, para pakar menghadapi tugas merumuskan tugas pengesahan, memilih pakar yang diperlukan untuk kelakuannya dan mengeluarkan dokumen.
Seterusnya, terdapat pengesahan langsung maklumat, di mana juruaudit mengumpul dokumen-dokumen yang diperlukan, mengatur mesyuarat dan perbualan dengan pekerja, melakukan tinjauan, dll.
Pada peringkat ketiga, data yang dikumpulkan diperiksa dan keputusan yang diperoleh dibandingkan dengan tindakan pengawalseliaan. Pada peringkat terakhir, juruaudit menyediakan hasil audit dan membuat kesimpulan berdasarkan kepada mereka yang dihantar kepada pengurusan organisasi.
Audit mengambil masa dua hingga tiga minggu, kurang kerap sebulan. Tempoh audit mungkin berbeza bergantung kepada saiz kakitangan. Selepas mengumpulkan dan mengkaji dokumen yang diperlukan untuk mematuhi rangka kerja undang-undang, keputusan ini dipaparkan dalam laporan akhir. Bab yang berasingan didedikasikan kepada mereka.
Selepas pengesahan berulang, juruaudit membuat satu salinan ringkasan akhir. Kaedah dokumentasi hasil pemantauan menghapuskan kemungkinan apa-apa kesilapan. Sebagai peraturan, hasilnya dipaparkan pada helaian format A-4. Untuk perusahaan purata, jumlahnya kira-kira 50 helai.
Laporan ini mengesahkan audit dan mengandungi hasilnya.Dokumen ini mengandungi maklumat mengenai dasar kakitangan di syarikat, serta cara untuk membetulkan jurang dan petua untuk memperbaiki keadaan di perusahaan.
Sebagai peraturan, laporan dikumpulkan atas dasar skim yang diterima umum dan mengandungi perkara-perkara berikut:
- dokumen atau jabatan yang diperiksa;
- apa jurang yang ditemui;
- pendapat pakar tentang cara membetulkan jurang dalam dokumentasi;
- data mengenai ketidakkonsistenan yang dikenalpasti dengan undang-undang yang berkaitan;
- betapa nyata adalah ancaman liabiliti undang-undang dengan tidak bertindak lagi;
- Maklumat mengenai kemungkinan memulihkan data atau dokumen yang hilang.
Semua ini akan membantu mengoptimumkan kerja mana-mana perusahaan, dan, dengan itu, meningkatkan keuntungannya.
