Et tilbud om samarbejde betragtes som et dokument, hvor en organisation afgiver et tilbud til en tredjepartvirksomhed om mulig fælles arbejde på gunstige vilkår. Hovedmålet med et sådant forslag er at interessere den fremtidige partner og få ham til at vælge denne organisation. Lad os overveje mere detaljeret, hvordan sådanne forslag udarbejdes, og hvad er deres vigtigste træk.
Hvem skriver til hvem?
En invitation til samarbejde udarbejdes af en autoriseret medarbejder, der beskæftiger sig med forretningsudvikling eller lignende retning. Teksten til et sådant brev skal aftales med lederen af organisationen. Lignende forslag kan fremsættes af lederen af virksomheden.
Brevet er udarbejdet i navnet på direktøren for det selskab, som yderligere samarbejde er planlagt med. Adressaten kan også være viceadministrerende direktør eller enhver person, der behandler sådanne spørgsmål og har myndighed til at træffe beslutninger om eventuelt samarbejde. Men alle forretningsforslag til samarbejde overvejes i sidste ende af organisationens ledelse.
Generelle regler
Den vigtigste ting at huske er, at tilbudet er en slags krok, der skal koble den potentielle partner. Brevet skal være informativ, interessant og kompetent. Det ideelle resultat for at læse et sådant brev ville være at anmode om et tilbud eller pris for varer og tjenester.
På trods af at forslaget om samarbejde (en stikprøve vil blive præsenteret senere) betragtes som et officielt dokument, er der ingen standardformular. Et brev udarbejdes i fri form eller i henhold til en skabelon, der er udviklet i en bestemt organisation, baseret på virksomhedens opgaver og muligheder.
Når du fremsætter forslag, skal du følge de grundlæggende regler for det russiske sprog, kontorarbejde og forretningsetik.
Inden du skriver et brev, skal du finde ud af detaljerne om den medarbejder, som kommunikationen skal.
Så forslaget vil bestå af:
- Overskrift (dette trin er ikke obligatorisk, fordi en dårligt sammensat overskrift kan afskrække dig fra at læse resten af brevet).
- Appeller (det er bedre at starte denne fase med ordene "kære").
- Selve tilbudet.
- Undertegnede fra adressaten.
Hoveddel
Hvordan skriver man et forslag til samarbejde, så modstanderen ikke overvejer andre invitationer? Hoveddelen af brevet bør indeholde essensen af hele forslaget. Florid udsagn og uskarpe sætninger, lange og forvirrende sætninger samt særlig terminologi er upassende her. Essensen af brevet er klar, kortfattet og kortfattet. Der lægges vægt på specialfunktioner og et fordelagtigt tilbud.
I hovedsagen skal afsenderfirmaet nævnes, men det skal kun være det år, hvorfra det fungerer, og hovedaktiviteterne. På dette tidspunkt bliver andre oplysninger overflødige.
Du kan også specificere de nuværende partnere eller klienter i organisationen, som helt sikkert kun vil svare positivt på virksomhedens aktiviteter.
I slutningen af brevet kan du give et link til det officielle websted, der indeholder mere detaljerede oplysninger om organisationen samt andre yderligere oplysninger, der ikke er specificeret i forslaget.
Intonationen af brevet skal være mere incitament end fortælling. Men det vigtigste her er ikke at gå for langt, at komponere teksten korrekt uden at pålægge tjenester og samarbejde.
I tilfælde af at teksten er lang, men al information er vigtig for læsning, skal den opdeles i afsnit og fremhæve vigtige punkter.Så opfattelsen vil være komplet, og den store tekst opfattes lettere.
Hovedideen med brevet eller en vigtig meddelelse skal være placeret enten i begyndelsen eller i slutningen. Hele hemmeligheden er, at disse dele er mere deponeret i læserens underbevidsthed.
Som det fremgår af praksis, er de, der modtager et invitation til samarbejde (eksempel nedenfor), klar til at bruge ikke mere end 60 sekunder på at læse det, dette faktum bør også læses, når man skriver et brev.
Obligatorisk information
Når du udarbejder et forslag, skal du altid huske de obligatoriske oplysninger, der er indeholdt i det. Dette er:
- navn på den organisation, der sender brevet;
- faktisk adresse og telefonnummer for kontakt til kontaktpersonen;
- efternavn, navn, patronym for den autoriserede person og hans position;
- appelens væsentligste essens.
Yderligere dokumenter eller henvisninger til lovgivningsmæssige retsakter og normer, der er direkte knyttet til samarbejdsforslaget, kan vedhæftes forslaget.
registrering
Du kan udstede et brev på flere måder:
- Skriv et tilbud i hånden.
- Skriv tilbudet på computeren.
Den første mulighed er naturligvis noget forældet, men i nogle tilfælde viser det sig at være den mest effektive, fordi der er ledere, der ikke accepterer nye teknologier og foretrækker at kommunikere og arbejde "den gammeldags måde".
Den anden mulighed er mere velkendt og praktisk. For det første er der sandsynligvis i elektronisk form en forberedelse af organisationens officielle brevhoved med de nødvendige detaljer, og for det andet, hvis forslagene udarbejdes konstant, kan der være en færdiglavet brevskabelon, hvor du bare har brug for at erstatte adressaten og muligvis ændre nogle oplysninger, der er korrekte i det specifikke tilfælde.
Et forslag kan fremsættes i et vilkårligt antal eksemplarer, men i begyndelsen indeholder det nødvendigvis en appel, og til sidst - afsenderens underskrift.
Datoen skal kun indstilles i situationer, hvor tilbuddet indeholder kampagner eller særlige betingelser, der er aktive i et bestemt tidsrum.
Det er ikke nødvendigt at registrere tilbudet om samarbejde i journalen for udgående korrespondance.
Hvordan man “får” til at samarbejde
At "tvinge" betyder naturligvis ikke at have en fysisk effekt på den person, der træffer beslutningen om samarbejde. Eksemplet på et samarbejdsforslag, der blev præsenteret tidligere, viser, at brevet skulle tilskynde modstanderen til at tage en positiv beslutning.
For at fremkalde dette har den ene organisation kun brug for en incitamenttale, der kræver samarbejde, og den anden virksomhed skal tilbyde en rabat eller et mindre gebyr for at acceptere forslaget.
Inden du skriver breve, skal du studere din modstander: hvad han kan acceptere, og hvad der er uacceptabelt for ham. Faktisk kan du med et ord eller en sætning med det samme ødelægge ideen om hele virksomheden.
Har du brug for taknemmelighed
Et andet vigtigt punkt i forslaget til samarbejde er taknemmelighed. I slutningen af sådanne breve skal nødvendigvis være taknemmelighed for den tid, det tager, og brevet læst.
Dette indikerer både alvoret i organisationen og elementær høflighed i den tid, det tager fra modstanderen.
Sådanne breve vil som standard ikke indeholde tak, da dette er en individuel tilgang fra hver organisation til dens potentielle partner eller klient.
afgange
Så hvad er den bedste måde at sende et opfordringsbrev til samarbejde (prøve leveret tidligere)?
Dette kan gøres på forskellige måder, hver organisation vælger for sig selv en mere acceptabel og bekvem mulighed. Overvej det mest almindelige:
- E-mail. Denne metode betragtes som den enkleste, hurtigste og mest overkommelige. Men brevet til modstanderen kan let gå tabt, når han er kommet i uønsket korrespondance fra adressaten. En lignende metode kan kun bruges, hvis afsenderen og adressaten har oprettet kontakt.Nå, eller send et brev "tilfældigt", pludselig er du heldig, og det vil ikke være i mappen "Spam".
- Mail. Denne metode betragtes som den mest pålidelige, da brevet under alle omstændigheder når adressaten. Men det er også det mest tidskrævende, fordi alle ved, hvor langsomt det russiske post fungerer. Hvis nyhedsbrevet er massivt, er denne metode naturligvis ikke egnet, det er bedre at bruge den første mulighed.
- Fax. En let forældet, men stadig brugt metode til at sende tilbud. Også velegnet til et specifikt tilbud fra et bestemt firma.
- Enhver metode til en moderne form for kommunikation (instant messengers, sociale netværk osv.). En sådan metode er kun relevant, hvis parterne er godt bekendt med hinanden, og et skriftligt forslag kun er en formalitet for yderligere samarbejde.
Så ved du nu, hvad et brev om samarbejdsforslag er, hvordan man komponerer og sender det.