Enhver organisation, uanset form for ejerskab og aktivitetsfelt, opretter dokumenter. Ordrer, protokoller, breve, elektronisk og papir. Alle af dem er en del af virksomhedens generelle ledelse og personaleledelse. Virksomhedens succes og virksomhedens velstand afhænger direkte af, hvor veletableret denne proces er.
Generelle grundlæggende principper for organisationens kontorarbejde
Papirarbejde er en proces med oprettelse og cirkulation af alle organisationers dokumenter. Herunder modtagelse, behandling, erklæring om kontrol og udførelse. Hos virksomheden udføres denne aktivitet af en sekretær, en kontorleder eller en hel enhed ledet af en førende specialist - en dokumentspecialist.
De vigtigste faser i kontorarbejdet er:
- Oprettelse eller modtagelse af dokumenter, inklusive deres registrering.
- Kontrol over udførelsen af dokumentet, dets overførsel til de adresserede embedsmænd, underskrift, svar og andre handlinger.
- Papirarbejde til operationel eller arkivopbevaring. I nogle tilfælde er det muligt at ødelægge filer og papirer.
Registrering af virksomheden kan organiseres på forskellige måder, følgende typer er mest almindelige:
- decentral - dokumenter oprettes, accepteres og behandles individuelt i hver enhed. Dette gælder for store virksomheder med forskellige aktiviteter;
- centraliseret - organisationen har en speciel enhed, der udelukkende beskæftiger sig med arbejde med dokumentation. Dette kan være sekretariatet, kontorafdelingen eller en medarbejder, der udfører disse funktioner. Karakteristisk for små og mellemstore virksomheder;
- blandet - inkluderer en kombination af de to første typer.
Uanset hvor organiseret papirarbejdet - dette skal afspejles i virksomhedens lovgivningsmæssige dokumenter.
Registrering og dokumenthåndtering på virksomheden - organisatorisk nødvendighed
Virksomhedens økonomiske succes afhænger direkte af, hvor godt organiseret workflow-processen er. Ledere skal vælge kompetent personale, regelmæssigt forgifte sekretærer til videreuddannelse og overvåge ændringer i lovgivningen.
I enhver organisation er papirarbejde faktisk "kredsløbssystemet" for virksomheden. Med en kompetent tilgang fungerer det problemfrit, afleverer de nødvendige papirer til ansvarlige embedsmænd, sender breve, fjerner unødvendige dokumenter til opbevaring.
Enhver virksomhedsleder forstår, at papirarbejde er et system, der skal handle klart og kompetent. Overvej om nødvendigt forskellige muligheder for elektroniske assistenter og følgelig træne personale til at arbejde i disse systemer.
HR registrerer ledelse som grundlag for stabil drift af virksomheden
På de fleste store virksomheder beskæftiger de sig aktivt ikke kun generelt, men også med personaleadministrationshåndtering. Det vil sige et system, der inkluderer dokumenter relateret til medarbejdernes personlige data og arbejdsdata.
Ledelse af personaleoptegnelser er kendetegnet ved meget strengere regulering. De fleste dokumenter udstedes på standardformularer. Al ordlyd og noter skal være i overensstemmelse med loven - især arbejdsreglerne. Derudover har virksomheden egne handlinger, der regulerer arbejdsforholdet til medarbejderne.
Organiseringen af personalejournalstyring er altid en separat enhed i virksomheden.Hvis virksomheden er lille, kan det være en medarbejder, men i dette tilfælde skal hans opgaver specificeres i ansættelseskontrakten.
Navnene på enhederne kan være meget forskellige:
- "Human Resources Department";
- "Personaltjeneste";
- "HR-ledere";
- HR-afdeling.
Regulering af kontorarbejde og arbejdsgang
Strukturen i en virksomheds gejstlige arbejde skal præciseres i lokale regler.
Det kan være:
- kollektiv arbejdskontrakt;
- instruktion i organisationens gejstlige arbejde;
- jobbeskrivelser af medarbejdere, der er direkte relateret til arbejde med dokumenter;
- firma charter.
Eventuelle forskriftsdokumenter for virksomheden, der vedrører personale og almindeligt kontorarbejde, bør ikke være i modstrid med den nuværende lovgivning.
Korrekt organiseret personale og almindeligt papirarbejde er grundlaget for den stabile drift af virksomheden.
