Begrebet "revision af personale" er ordentligt kommet ind i de lokale firmaers og virksomheders samlede lager. Men ikke alle ved, hvad det er. I den almindeligt accepterede forståelse udføres personalerevisioner for at vurdere, om medarbejderne overholder deres nuværende positioner. Men faktisk har dette koncept en meget bredere betydning.
Hvad er en revision?
Revisionen af personale udføres af specielt uddannede medarbejdere i virksomheden. Dette skyldes behovet for at verificere resultaterne af medarbejderledelse, deres interaktion og udsigterne til deres positioner for virksomhedens resultater.
Personalets revision i en organisation kan i sin natur tilskrives anbefalingsoperationer og ikke til obligatorisk. En revision hjælper med at analysere situationen i virksomheden og giver ledelsen mulighed for at beslutte om ansættelse eller udskiftning af medarbejdere. Retten til at tage en endelig beslutning om en personskifte hører imidlertid udelukkende til virksomhedens chefer.
Revisionsmål
Revisionen har følgende opgaver. Først og fremmest er kontrollen af personale at konkludere, at specialisterne opfylder virksomhedens mål. Samtidig er det værd at sørge for: om medarbejdere overholder instruktionerne, der er udarbejdet for dem i virksomheds lovgivningsmæssige rammer, om de handler inden for deres beføjelser, ikke går ud over deres ansvar, hvor hurtigt personalet kan reagere på situationen og træffe de rigtige beslutninger. Hovedmålet med revisionen er rettidig eliminering af problemer og huller i virksomhedens personalepolitik.
Emnet for revisionen er hele personalet, da det er han, der er det vigtigste middel til virksomhedens ydeevne og fortjeneste fra deres aktiviteter.
En revision af personale er en form for ledelse eller rettere en måde at overvåge og styre arbejdsstyrken.
Som enhver proces gennemføres en revision baseret på specifikke retningslinjer. Til en af de vigtigste revisionsprincipper kan tilskrives professionalisme i udførelsen.
Udvælgelse og verifikation af personale udføres af specialuddannede fagfolk til overholdelse af medarbejdernes positioner. Derudover skal revisionseksperter have den nødvendige uafhængighed og ikke må vise bias eller nedladning til det personale, de kontrollerer.
En personalrevision er baseret på principperne om ærlighed og åbenhed; ingen har ret til at påvirke revisorernes vedtagelse af beslutninger om personalets efterlevelse af deres stillinger.
Kriterier for evaluering af personale
Ved udførelsen af deres aktiviteter er revisorerne primært opmærksomme på, at personalekvalifikationer overholdes med kravene til deres positioner eller faglige egenskaber. På samme tid henviser revisorer som regel til den udviklede samlede kvalificerede referencebog for erhverv. Desuden vurderer korrekturlæsere personalets nyttighed og komplementaritet. Det er også nødvendigt at finde ud af, hvordan afbalanceret personale bruger deres arbejdstid.
Det skal bemærkes, at revisorer ved evaluering af personale tager højde for, hvor korrekt ledelse leverer en personalepolitik, og hvad er indikatorerne for personalets omsætning.
Baseret på resultaterne af revisionen træffer revisorerne en beslutning om overholdelse af personale med de stillinger, de besætter, og lovkravene, samt yderligere skridt til at forbedre rekruttering af personale, eliminere personalemangel, forbedre deres ledelse og øge respekten for overordnede blandt underordnede.
Revisionsoplysninger
Visse betingelser fremmes også for de data, på grundlag af hvilke personalerevisionen udføres. Det er nødvendigt, at de oplysninger, der er opnået under revisionen, specifikt vedrører det tidsrum, hvori det udføres.Du skal også sørge for, at disse data modtages fuldt ud, på trods af at de er helt nødvendige eller ej, og gælder for alle ansatte.
Det er sædvanligt at modtage de nødvendige oplysninger i tre former. Den første af disse er at få information i form af grafer, diagrammer, tabeller, diagrammer, normalt i en dokumentarisk eller elektronisk version.
En af måderne til at opfatte information om personale er også realtidsovervågning af, hvordan personale eller underordnede interagerer med hinanden.
En anden måde er at kommunikere med medarbejderne og få direkte indtryk fra dem om klimaet i teamet, politik i virksomheden osv.
Revisionsmetoder
Eksperter foretager en revision af HR-ledelse på tre områder. Den første af dem har en organisatorisk tilgang og er designet til at verificere dokumenter for deres overholdelse af loven. Ud over at kontrollere for lovligheden hjælper sådanne handlinger med at finde ud af, hvor effektiv personaleledelse er.
Den anden tilgang er en vurdering af motivation og den psykosociale situation i teamet, holdning til resultaterne af deres aktiviteter, fokus på virksomhedens samlede succes.
Det tredje område har økonomisk karakter og består i at verificere virksomhedens succes.
Revisionsklassificering
Eksperter anbefaler regelmæssigt at foretage en revision af personale og dokumentation. De fleste eksperter er enige om, at den optimale revisionsperiode er en gang hvert andet til tre år, afhængigt af virksomhedens størrelse, dens omsætning og følgelig personaleomsætning.
Baseret på hyppigheden af revisionen kan vi udføre følgende klassificering.
Først og fremmest kan revisionen opdeles i den nuværende, der udføres med bestemte intervaller, såvel som den operationelle, der udføres, når et sådant behov opstår kraftigt.
Afhængig af fuldstændigheden af mængden af kontrollerede data er revisionen af personalepolitikken opdelt i fuld, lokal og tematisk.
Ved verificeringsmetoder kan det være selektiv og kompleks.
I forbindelse med revisionsniveauet kan kontrol udføres af den øverste ledelse, afdelingsledere eller selve rekrutteringstjenesten.
Foretagelse af en revision af personalepotentialet kan hhv. Eksperter udefra og deres egne specialister. Det vigtigste er, at de er kompetente i denne sag.
Auditalgoritme
Enhver kontrol har sine egne egenskaber. Som regel udføres en revision af en personalorganisation i flere trin.
Den første af disse er forberedelse. På dette trin står eksperterne over for opgaven med at formulere verifikationsopgaver, vælge de nødvendige specialister til dens adfærd og udstede dokumenter.
Dernæst er der en direkte verifikation af informationen, hvor revisorerne indsamler de nødvendige dokumenter, arrangerer møder og samtaler med de ansatte, foretager undersøgelser osv.
På det tredje trin kontrolleres de indsamlede data, og de opnåede resultater sammenlignes med lovgivningsmæssige handlinger. På det sidste trin forbereder revisorer resultaterne af revisionen og drager konklusioner baseret på dem, der sendes til organisationens ledelse.
En revision tager to til tre uger, sjældnere en måned. Varigheden af revisionen kan variere afhængigt af personalets størrelse. Efter indsamling og undersøgelse af de nødvendige dokumenter til overholdelse af de juridiske rammer vises disse resultater i den endelige rapport. Et separat kapitel er dedikeret til dem.
Efter gentagen kontrol foretager revisorerne en kopi af det endelige resumé. Denne metode til dokumentation af overvågningsresultaterne eliminerer muligheden for fejl. Som regel præsenteres resultaterne på ark med format A-4. For en gennemsnitlig virksomhed vil lydstyrken være ca. 50 ark.
Rapporten bekræfter revisionen og indeholder dens resultater.Dette dokument indeholder information om virksomhedens personalepolitik samt måder til at korrigere huller og tip til forbedring af virksomhedens situation.
Som regel udarbejdes en rapport på grundlag af et generelt accepteret skema og indeholder følgende punkter:
- hvilke dokumenter eller afdelinger der blev kontrolleret
- hvilke huller der blev fundet;
- ekspertudtalelse om, hvordan man korrigerer huller i dokumentationen;
- data om identificerede uoverensstemmelser med gældende lov;
- hvor reel er truslen om juridisk ansvar ved yderligere passivitet;
- Oplysninger om muligheden for at gendanne mistede data eller dokumenter.
Alt dette vil hjælpe med at optimere enhver virksomheds arbejde og derfor øge dens rentabilitet.
