Ingen moderne virksomheder kan arbejde uden dokumenter. Derfor er den kompetente organisering af workflow en af de faktorer, der påvirker virksomhedens samlede præstation. Hvad inkluderer dette koncept? Hvad er typer og system for arbejdsgang? Vi overvejer alt dette i artiklen.
Arbejdsgang og papirarbejde
Ved første øjekast er det identiske begreber. Men hvis du ser nøje, kan du se forskellen. Papirarbejde inkluderer tre faser:
- Oprettelse af et dokument om den økonomiske aktivitet - dokumentation.
- Organiseringen af bogføring af værdipapirer og deres bevægelse gennem hele organisationen og ud over det er en dokumentstrøm.
- Dokumentopbevaring - arkivering.
Dokumentstrøm er et af stadierne i kontorarbejdet. I denne proces adskilles stadier eller strømme også:
- Indgående dokumentation er det, der kommer til virksomheden udefra.
- Udgående - som virksomheden sender til modparter.
- Intern dokumentation er det, der oprettes i organisationen og bruges til styringsaktiviteter.
Den korrekte organisering af processen giver dig mulighed for at kontrollere bevægelsen af dokumentet på alle dets stadier, fra tidspunktet for oprettelsen til opbevaring. Dette gør det muligt på ethvert tidspunkt at vide, hvor papiret er, hvilken slags arbejde der udføres med det.
Dokumentbehandlingstrin
Hvert indgående dokument hos virksomheden gennemgår visse trin. Stienes længde afhænger af den rækkefølge, der er fastlagt i organisationen. Al indgående korrespondance kan oprindeligt gå til bordet til hovedet og først derefter til kunstnerne. Dette er en længere måde, det bruges ikke ofte.
En kortere måde er, når sekretæren beskæftiger sig med fordeling af afdelinger. Denne mulighed bruges oftere. Dens fordel er åbenlyst: dokumenter kommer hurtigere til entreprenøren.
Hvert indgående dokument gennemgår registreringsproceduren. Dette gøres i et specielt magasin. Dato for modtagelse er angivet samt det forudbestemte serienummer.
Specielt vigtige dokumenter kan overvåges. Den sidste fase af behandlingen er at sende dokumentet til arkivlagring.
Workflow organisationsprincipper
Organisering af arbejdsgang har til formål at reducere den tid, der bruges på dokumenter. For at nå dette mål er der udviklet visse principper:
- Centraliseret modtagelse, forarbejdning og forsendelse. I små organisationer er sekretæren engageret i dette; i en stor virksomhed kan en hel afdeling udføre opgaver.
- Reduktion af gennemgangspunkter for dokumentet, hvilket fjerner muligheden for at returnere det.
- Udvikling af arbejdsgangsordninger og reguleringer.
- Registrering af papirer.
- Introduktion af den indledende fase af behandlingen af dokumenter.
Overholdelse af disse regler eliminerer tabet af tid på dublerede handlinger og skaber en ensartet belastning på folk, der arbejder med papirer.
Hvad er dokumentflow?
Så det er sædvanligt at kalde dokumenter, der ligner formålet eller typen, som har et formål at følge.
Strømmen er kendetegnet ved struktur, periodicitet og densitet. I en handelsorganisation, der hver dag sender varer til et stort antal detailforretninger, vil dokumentstrømmen have en ensartet struktur, dailyness og høj densitet. Hvis virksomheden beskæftiger sig med produktion af dyre industriudstyr, vil flowet have forskellige egenskaber.
Elektronisk dokumenthåndtering
Det faktum, at der i den klassiske dokumentcirkulation findes et materielt medium i dokumentet, skaber en række alvorlige problemer. Papirer skal på en eller anden måde overføres fra en organisation til en anden. Til dette bruges kurerer eller mail. Dette kræver økonomiske omkostninger og tidsomkostninger, derudover er leveringsfejl og fejl på grund af menneskelige faktorer mulige. Dokumentstrøm er en alvorlig økonomisk og tidsudgift.
Papirer skal opbevares et eller andet sted. Hvis organisationen er stor, kræves der store områder til opbevaring. Under force majeure-omstændigheder er dokumenter af død mulig uden mulighed for efterfølgende restaurering. Og dette er langt fra alle problemer.
Elektronisk dokumenthåndtering er et system, der bliver mere og mere populært, da det er blottet for ovenstående ulemper. Moderne sikre systemer bruges til dataoverførsel, dette sikrer hurtig og nøjagtig levering, reducerer dokumentudvekslingstid og sikrer pålidelig opbevaring. 
Regeringsorganisationer, såsom skattekontoret eller pensionskassen, satte hurtigt pris på fordelene ved at dele information elektronisk, så de prøver at få så mange organisationer til at rapportere som muligt.
En klar arbejdsgang er muligheden for hurtigt at finde den nødvendige information og sende dem til adressen med mindst mulig tid.
