Kommerciel information er en kombination af information og data om virksomhedens aktiviteter, dens organisationsstruktur, eksterne og interne relationer, produktionsteknologier og produktsortimentet samt andre spørgsmål i tilknytning til dens aktiviteter.
Hvad der vedrører kommerciel information
Uden systematisk og regelmæssig levering af organisationen med alle slags data, vil dens arbejde blive umuligt. Følgende information omtales som kommerciel information:
- data om virksomhedens ydre miljø (marked, lovgivningsmæssige standarder samt konkurrenters aktiviteter);
- intern information (om produktionsaktiviteter, reserver samt flaskehalse);
- information om forbrugere af organisationens produkter og tjenester (deres økonomiske kapacitet såvel som alder, national, geografisk sammensætning osv.);
- information om konkurrenter, nemlig produktsortimentet, salgsmetoder og prispolitik;
- information om varer og tjenester, der sælges på markedet (kvalitativ, kvantitativ sammensætning samt omkostninger);
- markedsprisdata;
- information om salgs- og distributionskanaler for produkter samt mekanismer til at bringe dem til den endelige leverandør;
- reklamemateriale samt information om deres effektivitet.
Hovedkomponenter
Følgende komponenter i kommerciel information kan skelnes:
- forretning (refererer til at arbejde med modparter);
- videnskabelig og teknisk (beskriver innovationer og produktionsteknologi);
- produktion (planlagte og faktiske indikatorer for output);
- ledelse (organisering af virksomhedsstyring);
- markedsføring (markedsinformation);
- finansielle (pengestrømme).
Distribution af kommerciel information
Oplysninger om kommercielle aktiviteter kan formidles på to hovedmåder:
- gennem tidsskrifter - i form af specialiserede magasiner og kataloger (det er værd at bemærke, at de konstant skal opdateres, når situationen i virksomheden ændres);
- ved at oprette elektroniske databaser, der kan indeholde både omfattende information for hver virksomhed og detaljering af individuelle områder af deres kommercielle aktiviteter.
Det er vigtigt at forstå, at kommerciel information inkluderer både offentligt tilgængelige og private data. Den første inkluderer kontaktoplysninger om organisationen, navnene på dens ledere, produktionsområder og andre aktiviteter samt oplysninger om nogle aktiver. Hvad angår klassificerede data, bestemmes de af virksomhedens organisationsform (dette kan være information om lån, partnerskabsaftaler, produktionsteknologier osv.) Og kan ikke formidles.
Typer af kommerciel information
Oplysninger om en kommerciel organisation er opdelt i flere sorter:
- åbne offentlige data (dette kan omfatte registrering og kontaktoplysninger om organisationen, dens aktiviteter samt udvalget af produkter eller listen over leverede tjenester og andre punkter, som virksomhedsledelsen ikke finder det nødvendigt at skjule);
- information beregnet til tilsynsmyndigheder (vi taler om en række rapporteringsformer);
- kun direkte ledelse af virksomheden og en begrænset kreds af medarbejdere har adgang til klassificeret information (dette henviser til produktionsteknologi og anvendte materialer, kontraktmæssige forhold samt andre oplysninger, der er en handelshemmelighed).
Kommerciel informations rolle
Kommerciel information skal være pålidelig og relevant for at sikre en smidig drift af virksomheden, og især - dens ledelsesmæssige forbindelse. Det giver dig mulighed for korrekt at vurdere den aktuelle situation og træffe passende foranstaltninger.Under moderne forhold er kommerciel information af særlig værdi, fordi den er kendetegnet ved en række fordele:
- gør det muligt konstant at analysere den økonomiske og produktionssituation;
- bruges til udarbejdelse af planer, prognoser såvel som på kontrolstadiet; rettidig modtagelse af pålidelige oplysninger giver organisationen en række konkurrencefordele;
- giver dig mulighed for at finde ud af holdningen til virksomheden fra både kunder og partnere og konkurrenter;
- konstant overvågning af situationen i det indre og eksterne miljø;
- en tilstrækkelig mængde information om virksomheden i det offentlige rum forbedrer dets image og øger tillidsniveauet;
- giver dig mulighed for rettidigt at tilpasse organisationens strategiske mål; reducerer risikoen for tab.
Kilder til kommerciel information
Kommerciel information kan fås fra følgende kilder:
- markedsføringsundersøgelser (kan udføres uafhængigt, og du kan også bruge de oplysninger, der leveres af partnere og entreprenører);
- virksomhedens interne dokumentation (forskellige former for rapportering samt aktuelle dokumenter, der udstedes for at bekræfte gennemførelsen af produktionsoperationer);
- eksterne kilder (statistisk information om særlige tjenester, organisationer og agenturer, der offentliggøres i tidsskrifter og er i det offentlige rum).
Klassificering af kommerciel information
Det er værd at bemærke, at kommerciel information er temmelig heterogen. I denne forbindelse blev følgende klassificering udviklet:
- Baseret på tid:
- retrospektiv (giver dig mulighed for at vurdere den situation, der hersket i tidligere perioder for at justere fremtidige planer);
- aktuel (giver en idé om de aktuelle resultater af aktiviteter);
- prognose (bestemmer organisationens estimerede tilstand i fremtidige perioder).
- Med hensyn til fasen for at tage ledelsesbeslutninger:
- angivelse (beskriver den aktuelle situation i virksomheden som helhed såvel som i dens individuelle enheder);
- forklarende (nødvendigt for at forstå de faktorer, der førte til en bestemt situation);
- planlagt (giver en idé om virksomhedens fremtidige tilstand);
- kontrol (giver dig mulighed for at vurdere, om de aktuelle indikatorers overensstemmelse er med det deklarerede).
- Omfang:
- generelt (indeholder data om virksomheden som helhed);
- lokal (beskriver tilstanden for de enkelte strukturer og enheder i organisationen).
- I overensstemmelse med formålet:
- planlagt (bruges til at bestemme fremtidige indikatorer);
- regnskabsføring (registreret i dokumenter til fastsættelse af den aktuelle situation)
- lovgivningsmæssig reference (bruges til at bringe produktionsprocesser i overensstemmelse med reglerne);
- statistisk (giver dig mulighed for at spore dynamikken i indikatorer i de sidste par perioder);
- markedsføring (beskriver situationen på markedet).
- Efter frekvens af modtagelse:
- diskret (ankommer med en bestemt periodicitet);
- episodisk (handler ad gangen om nødvendigt);
- kontinuerlig (bruges til at overvåge den aktuelle situation).
Kommerciel information og forretningshemmeligheder
Der er en separat kategori af data, der ikke kan formidles, men kun kan bruges af en begrænset cirkel af ansatte. Dette er en kategori såsom fortrolig kommerciel information. Dette er dokumenterede oplysninger, hvis adgang ikke kun er begrænset af selskabets interne charter, men også af lovgivningsmæssige standarder.
Det er værd at bemærke, at sådanne koncepter som kommerciel information og handelshemmelighed ikke kan sidestilles. Sidstnævnte er beskyttet af lovgivningsmæssige retsakter. Vi kan sige, at statslovgivning giver en iværksætter ret til at klassificere en række oplysninger om hans organisations aktiviteter.Dette skyldes, at offentliggørelsen af nogle data kan forårsage alvorlig materiel skade. Således kan vi sige, at en handelshemmelighed bærer en bestemt værdi og fordel for iværksætteren, så længe den ikke er kendt af tredjepart. Imidlertid bør deres skjul ikke skade samfundet.
Handelshemmelig information
Følgende kategorier af data kan klassificeres som handelshemmeligheder:
- videnskabelig og teknisk information (produktionsteknologi, design af udstyr, opfindelser, patenter, softwareprodukter, metoder til organisering af arbejdet i virksomheden; teknologiske planer);
- teknologisk information (designtegninger, kemiske formler, produktions- og outputplaner);
- finansielle oplysninger (prisalgoritme, indtjening fra produktsalg, bankdrift og finansielle strømme);
- forretningsinformation (betingelser og betingelser for kontrakter og kontrakter, organisatoriske problemer, information om entreprenører, kommerciel korrespondance).
Hvad der ikke kan være en handelshemmelighed
Følgende forretningsinformation kan ikke klassificeres som fortrolig:
- dokumenter, der vedrører en bestanddel, samt registrerings- og tilladelsesattester;
- regnskaber, der indsendes til skatten og andre tilsynsmyndigheder, samt data, der viser solvens;
- information om antal, struktur og sammensætning af personale samt lønnsniveauet og overholdelsen af dets sikkerhedsstandarder;
- data om salg af potentielt farlige produkter til mennesker såvel som dokumenter, der bekræfter overholdelse af antitrustlovgivningen;
- data om, hvorvidt embedsmænd er involveret i iværksætteraktiviteter.
Beskyttelse af kommerciel information
For at forhindre spredning af fortrolige data bruger virksomheder visse midler. Følgende beskyttelse kan ydes til kommerciel information:
- udvikling af specifikke instruktioner, der forklarer medarbejderne funktioner og regler for at arbejde med data;
- udnævnelse af personer, der er ansvarlige for at bevare forretningshemmeligheder;
- oprettelse af et kontrolsystem, i overensstemmelse med hvilket arbejdstagerne får adgang til visse data
- et obligatorisk øjeblik er underskrivelsen af dokumenter om manglende afsløring af forretningshemmeligheder med hver enkelt medarbejder
- introduktion af et system med yderligere incitamenter for medarbejdere, der beskæftiger sig med klassificerede data;
- automatisering af informationssikkerhedssystem;
- kontinuerlig kontrol af ledelsen.
Skruppelløse metoder til indhentning af kommerciel information
Datasættet om virksomhedens interne og eksterne miljø er kommerciel information. En række virksomheder kan muligvis forsøge at opnå det ved uærlige metoder:
- formidling af data af medarbejderne selv (bevidst eller utilsigtet);
- afpresning af ledelse eller ansatte med adgang til relevante data;
- provokerende eller førende spørgsmål under konferencer eller præsentationer;
- identitetstyveri;
- skjult overvågning (uafhængig med hjælp fra medarbejdere eller gennem specielt udstyr);
- rekruttering af medarbejdere fra et konkurrerende firma;
- bestikkelse af ansatte;
- wiretapping eller aflytning af meddelelser.
fund
Brug af kommerciel information bestemmer i vid udstrækning virksomhedens effektive funktion. Dette er et komplet sæt information om virksomhedens aktiviteter, der bruges af lederen til at tage ledelsesmæssige beslutninger såvel som eksterne brugere for at blive bekendt med organisationen.
Det er værd at bemærke, at kommerciel information både kan være åben (tilgængelig for alle uden undtagelse) og lukket (som kun kan bruges af en bestemt cirkel af personer).Desuden regulerer lovgivningen klart listen over data, der ikke kan klassificeres. Hvad angår skjul af visse kendsgerninger, bør det ikke skade samfundet.
For at beskytte kommerciel information træffer organisationen visse forholdsregler. Så cirklen af personer, der har adgang til den, er begrænset, og der er underskrevet en aftale med ansatte om afvisning af afvisning. Ansvar gives for videregivelse af fortrolige data. Automatisering af informationssikkerhedssystemet ved hjælp af moderne computerteknologi er en prioritet. Ledelsen skal dog også personligt overvåge dette problem.
