Một đề nghị hợp tác được coi là một tài liệu trong đó một tổ chức đưa ra lời đề nghị cho một công ty bên thứ ba về công việc chung có thể về các điều khoản có lợi. Mục tiêu chính của một đề xuất như vậy là để quan tâm đến đối tác trong tương lai và khiến anh ta chọn tổ chức này. Chúng ta hãy xem xét chi tiết hơn cách các đề xuất như vậy được biên soạn, các tính năng chính của chúng là gì.
Ai viết cho ai?
Một thư mời hợp tác được soạn thảo bởi một nhân viên được ủy quyền đang tham gia phát triển kinh doanh hoặc một hướng tương tự. Văn bản của một bức thư như vậy phải được sự đồng ý với người đứng đầu tổ chức. Đề xuất tương tự có thể được thực hiện bởi người đứng đầu của công ty.
Bức thư được viết theo tên của giám đốc công ty với kế hoạch hợp tác hơn nữa. Ngoài ra, người nhận có thể là phó giám đốc hoặc bất kỳ người nào giải quyết các vấn đề đó và có thẩm quyền đưa ra quyết định về khả năng hợp tác. Nhưng tất cả các đề xuất hợp tác kinh doanh cuối cùng đều được xem xét bởi ban quản lý tổ chức.
Quy tắc chung
Điều quan trọng nhất cần nhớ là lời đề nghị là một loại móc nên móc đối tác tiềm năng. Văn bản của bức thư nên có nhiều thông tin, thú vị và có thẩm quyền. Kết quả lý tưởng để đọc một lá thư như vậy sẽ là yêu cầu báo giá hoặc giá cho hàng hóa và dịch vụ.
Mặc dù thực tế rằng đề xuất hợp tác (một mẫu sẽ được trình bày sau) được coi là một tài liệu chính thức, không có mẫu chuẩn. Một bức thư được viết dưới dạng tự do hoặc theo một mẫu được phát triển trong một tổ chức cụ thể, dựa trên các nhiệm vụ và khả năng của doanh nghiệp.
Khi đưa ra đề xuất, bạn cần tuân theo các quy tắc cơ bản của ngôn ngữ Nga, công việc văn phòng và đạo đức kinh doanh.
Trước khi viết một lá thư, bạn nên tìm hiểu chi tiết về nhân viên được giao tiếp.
Vì vậy, đề xuất sẽ bao gồm:
- Tiêu đề (giai đoạn này không bắt buộc, vì một tiêu đề sáng tác kém có thể khiến bạn không đọc phần còn lại của bức thư).
- Kháng cáo (tốt hơn là bắt đầu giai đoạn này với các từ "thân yêu").
- Việc cung cấp rất.
- Chữ ký của người nhận.
Cơ thể chính
Làm thế nào để viết một đề nghị hợp tác để đối thủ không xem xét các lời mời khác? Phần chính của bức thư nên chứa bản chất của toàn bộ đề xuất. Tuyên bố Florid và cụm từ mờ, câu dài và khó hiểu, cũng như thuật ngữ đặc biệt là không phù hợp ở đây. Bản chất của bức thư là rõ ràng, súc tích và súc tích. Nhấn mạnh được đặt trên các tính năng đặc biệt và một ưu đãi có lợi.
Trong phần chính, công ty người gửi cần được đề cập, nhưng nó chỉ nên là năm mà nó hoạt động và các hoạt động chính. Ở giai đoạn này, thông tin khác sẽ là dư thừa.
Bạn cũng có thể chỉ định các đối tác hoặc khách hàng hiện tại của tổ chức, những người chắc chắn sẽ chỉ phản hồi tích cực về các hoạt động của công ty.
Cuối thư, bạn có thể cung cấp một liên kết đến trang web chính thức, trong đó có thông tin chi tiết hơn về tổ chức, cũng như các thông tin bổ sung khác không được chỉ định trong đề xuất.
Ngữ điệu của bức thư nên được khuyến khích nhiều hơn là kể chuyện. Nhưng điều chính ở đây là không đi quá xa, soạn thảo văn bản một cách chính xác, không áp đặt các dịch vụ và hợp tác.
Trong trường hợp văn bản dài, nhưng tất cả thông tin đều quan trọng để đọc, nó nên được chia thành các đoạn văn và làm nổi bật các điểm quan trọng.Vì vậy, nhận thức sẽ được hoàn thành, và văn bản lớn sẽ được nhận thức dễ dàng hơn.
Ý tưởng chính của bức thư hoặc một thông điệp quan trọng nên được đặt ở đầu hoặc cuối. Toàn bộ bí mật là những phần này được lắng đọng nhiều hơn trong tiềm thức của người đọc.
Như thực tế cho thấy, những người nhận được thư mời hợp tác (mẫu bên dưới) sẵn sàng dành không quá 60 giây để đọc nó, thực tế này cũng nên được đọc khi soạn thư.
Thông tin bắt buộc
Khi biên soạn một đề xuất, bạn phải luôn nhớ thông tin bắt buộc có trong đó. Đây là:
- tên của tổ chức gửi thư;
- địa chỉ thực tế và số điện thoại để liên lạc với người liên lạc;
- họ, tên, bảo trợ của người được ủy quyền và vị trí của mình;
- bản chất chính của sự hấp dẫn.
Các tài liệu bổ sung hoặc tài liệu tham khảo về các hành vi và chuẩn mực lập pháp liên quan trực tiếp đến đề xuất hợp tác có thể được đính kèm với đề xuất.
Giải phóng mặt bằng
Bạn có thể phát hành một lá thư theo nhiều cách:
- Viết một đề nghị bằng tay.
- Nhập lời đề nghị trên máy tính.
Dĩ nhiên, lựa chọn đầu tiên có phần lỗi thời, nhưng trong một số trường hợp, nó có vẻ hiệu quả nhất, bởi vì có những nhà lãnh đạo không chấp nhận công nghệ mới và thích giao tiếp và làm việc theo cách thức cũ.
Tùy chọn thứ hai quen thuộc và thuận tiện hơn. Thứ nhất, ở dạng điện tử, có lẽ có sự chuẩn bị của tiêu đề thư chính thức của tổ chức với các chi tiết cần thiết, và thứ hai, nếu các đề xuất được đưa ra liên tục, thì có thể có một mẫu thư được làm sẵn mà bạn chỉ cần thay thế người nhận và có thể thay đổi một số thông tin chính xác trường hợp
Một đề xuất có thể được thực hiện trong bất kỳ số lượng bản sao nào, nhưng lúc đầu, nó nhất thiết phải có kháng cáo, và ở cuối - chữ ký của người gửi.
Ngày chỉ nên được đặt trong các tình huống trong đó ưu đãi có các chương trình khuyến mãi hoặc điều kiện đặc biệt đang hoạt động trong một khoảng thời gian nhất định.
Không cần thiết phải đăng ký đề nghị hợp tác trên tạp chí tương ứng.
Cách làm thế nào để làm cho cộng tác
Tất nhiên, đối với lực lượng, không có nghĩa là gây ảnh hưởng đến người quyết định hợp tác. Ví dụ về một đề xuất hợp tác đã được trình bày trước đó cho thấy rằng bức thư nên khuyến khích đối thủ đưa ra quyết định tích cực.
Để gây ra điều này, một tổ chức chỉ cần một bài phát biểu khuyến khích kêu gọi hợp tác và công ty kia sẽ cần giảm giá hoặc một khoản phí nhỏ để chấp nhận đề xuất.
Trước khi viết thư, bạn cần nghiên cứu kỹ đối thủ của mình: những gì anh ta có thể đồng ý và những gì không thể chấp nhận được với anh ta. Thật vậy, trong một từ hoặc cụm từ, bạn có thể ngay lập tức làm hỏng ý tưởng của toàn bộ công ty.
Bạn có cần biết ơn không
Một điểm quan trọng khác của đề xuất hợp tác là lòng biết ơn. Cuối thư như vậy nhất thiết phải biết ơn về thời gian thực hiện và thư đã đọc.
Điều này cho thấy cả sự nghiêm túc của tổ chức và sự lịch sự cơ bản trong thời gian thực hiện từ đối thủ.
Những bức thư như vậy sẽ không chứa lời cảm ơn theo mặc định, vì đây là cách tiếp cận riêng của từng tổ chức đối với đối tác hoặc khách hàng tiềm năng của nó.
Khởi hành
Vì vậy, cách tốt nhất để gửi thư mời hợp tác (mẫu được cung cấp trước đó) là gì?
Điều này có thể được thực hiện theo những cách khác nhau, mỗi tổ chức chọn cho mình một lựa chọn thuận tiện và dễ chấp nhận hơn. Hãy xem xét phổ biến nhất:
- Email Phương pháp này được coi là đơn giản nhất, nhanh nhất và giá cả phải chăng nhất. Nhưng bức thư gửi cho đối thủ có thể dễ dàng bị lạc, khi nhận được sự tương ứng không mong muốn của người nhận. Một phương pháp tương tự chỉ có thể được sử dụng nếu người gửi và người nhận đã thiết lập liên hệ.Chà, hoặc gửi thư "ngẫu nhiên", đột nhiên bạn may mắn và nó sẽ không nằm trong thư mục "Spam".
- Thư. Phương pháp này được coi là đáng tin cậy nhất, vì thư trong mọi trường hợp đến tay người nhận. Nhưng nó cũng tốn nhiều thời gian nhất, bởi vì mọi người đều biết bài Nga hoạt động chậm như thế nào. Tất nhiên, nếu bản tin là rất lớn, thì phương pháp này rõ ràng là không phù hợp, tốt hơn là sử dụng tùy chọn đầu tiên.
- Fax Một phương pháp hơi lỗi thời, nhưng vẫn được sử dụng để gửi đề nghị. Cũng thích hợp cho một đề nghị cụ thể của một công ty cụ thể.
- Bất kỳ phương pháp của một loại truyền thông hiện đại (tin nhắn tức thời, mạng xã hội, vv). Một phương pháp như vậy chỉ có liên quan nếu các bên quen biết với nhau và một đề xuất bằng văn bản chỉ là một hình thức để hợp tác hơn nữa.
Vì vậy, bây giờ bạn biết thư đề nghị hợp tác là gì, làm thế nào để soạn và gửi nó.