Tổ chức các chuyến công tác là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh tế của nhiều doanh nghiệp trong nước. Nhu cầu về sự hiện diện của nhân viên của một tổ chức cụ thể trong các chi nhánh hoặc chi nhánh ở xa có thể được liên kết với các sự kiện có tính chất rất khác nhau. Thông thường, sắp xếp du lịch được thực hiện để loại bỏ các vấn đề về tổ chức và sản xuất, mở một đơn vị mới ở thành phố hoặc quốc gia khác, thực tập cho nhân viên làm thuê và cũng thực hiện các nhiệm vụ công việc tương tự khác.
Nhận thức là chìa khóa cho hiệu quả và sự an tâm của nhân viên
Ngoài khía cạnh lao động, công việc của nhân viên biệt phái có liên quan chặt chẽ đến việc thiết lập liên lạc với nhân viên của doanh nghiệp chủ nhà và chuẩn bị các loại tài liệu khác nhau. Sắc thái cuối cùng là vô cùng quan trọng, vì nó phụ thuộc vào tính chính xác của việc biên soạn các biểu mẫu, ứng dụng, đơn đặt hàng và cho phép liệu nhân viên biệt phái có nhận được quyền truy cập vào các cơ sở cần thiết hay không, liệu anh ta có hoàn thành nhiệm vụ của mình hay không và liệu anh ta có được bồi thường bằng tiền hay không.
Biết những yêu cầu nào được áp đặt cho khách du lịch kinh doanh tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình đi lại cho kế toán viên và những người liên quan đến tài liệu.
Ngoài ra, thông tin này là cần thiết cho nhân viên đang đi công tác, vì nó cho phép anh ta chuẩn bị trước để hoàn thành nhiệm vụ và không gặp rắc rối. Và cuối cùng, nhân viên của công ty chủ quản chỉ đơn giản là có nghĩa vụ phải nhận thức được các yêu cầu cho khách du lịch kinh doanh. Nếu không, có thể có những hiểu lầm liên quan đến việc tìm kiếm các bên có trách nhiệm.
Ai và trong những điều kiện có thể được biệt phái
Vì vậy, một chuyến đi nên được coi là một chuyến đi của nhân viên đến một địa phương khác để hoàn thành nhiệm vụ được giao bởi người sử dụng lao động. Đồng thời, số chuyến công tác không bao gồm các chuyến đi của những nhân viên có hoạt động liên tục di chuyển hoặc có thể được thực hiện trên đường.
Pháp luật, chăm sóc cho việc tuân thủ các quyền của công dân lao động, đã thiết lập các hạn chế đối với các loại nhân viên có thể được gửi đi công tác:
- Phụ nữ có thai.
- Phụ nữ có con dưới ba tuổi.
- Người mẹ khuyết tật hoặc những người có con 3-14 tuổi chỉ có thể được gửi với sự đồng ý của họ.
- Cha mẹ độc lập nuôi dạy một đứa trẻ vị thành niên.
Được hướng đến một doanh nghiệp khác, nhân viên phục tùng thói quen nội bộ của mình. Nếu ngày khởi hành hoặc đến vào ngày nghỉ hợp pháp của nhân viên, anh ta được thả vào một ngày khác để nghỉ ngơi. Đúng như vậy, trong những trường hợp khi khách du lịch kinh doanh cố tình đi du lịch vào cuối tuần hoặc ngày lễ, anh ta được bồi thường theo luật lao động.
Các chuyến công tác trong tiểu bang không được vượt quá một tháng và hai tháng ngoài đó.
Chuyến công tác: giấy tờ
Trong kế toán, chi phí đi lại xảy ra trong chuyến đi được bao gồm trong danh sách chi phí sản xuất có liên quan đến việc tính thuế thu nhập.
Quy trình tổ chức chuyến đi bao gồm các bước sau:
- Phát hành một đơn đặt hàng trên một chuyến đi kinh doanh dựa trên một sự phân công công việc.
- Đăng ký giấy chứng nhận du lịch.
- Cấp giấy chứng nhận tính toán tạm ứng cho chuyến đi.
- Phát hành tiền gửi cho nhân viên đi.
- Đăng ký chuyến đi trong một tạp chí được chỉ định đặc biệt cho việc này.
ID du lịch - Một trong những tài liệu quan trọng nhất cho một nhân viên đã đi đến một thành phố hoặc quốc gia khác. Nó được đánh dấu vào ngày khởi hành, sự xuất hiện của công nhân biệt phái. Các nhãn hiệu được kèm theo chữ ký và con dấu của các quan chức toàn quyền của cả doanh nghiệp gửi và chủ nhà.
Tiểu ban bồi thường tài chính
Khi một nhân viên trở lại, anh ta phải báo cáo bằng văn bản về cách sử dụng tiền được phân bổ cho anh ta, điền vào báo cáo chi phí. Làm một chuyến đi kết thúc với việc tính toán kế toán với nhân viên. Sau khi tiền tích lũy được thanh toán, hoạt động này được phản ánh trong các tài khoản có liên quan.
Trong trường hợp khi nhân viên thanh toán tạm ứng không được chi tiêu đầy đủ, số dư phải được trả lại cho bàn thu tiền hoặc vào tài khoản thanh toán của doanh nghiệp. Đây là một trong những trách nhiệm chính của nhân viên. Cùng với điều này, biết những yêu cầu nào được áp dụng đối với nhân viên biệt phái, nhân viên có thể yêu cầu bồi thường cho các khoản tiền cá nhân mà anh ta đã bỏ ra. Đúng, anh ta cần cung cấp các lập luận chứng minh sự cần thiết của các chi phí đó, cũng như các tài liệu xác nhận thực tế về sự xuất hiện của chúng (kiểm tra, tuyên bố).
Những chi phí nào được bù
Trong khi ở một địa phương hoặc quốc gia khác, nhân viên biệt phái nhận được tiền lương thông thường, tiền thưởng do anh ta và các khoản trợ cấp, cũng như các khoản tiền cần thiết cho một kỳ nghỉ thoải mái bên ngoài nơi thường trú.
Chi phí đi lại bao gồm các khoản sau:
- Thanh toán tiền đi lại (liên tỉnh và trên lãnh thổ của khu định cư).
- Chi phí thuê nhà ở.
- Cái gọi là mỗi diem: chi phí cho thực phẩm và các nhu cầu khác của nhân viên.
- Chi phí được công nhận bởi nhân viên khi cần thiết và được phê duyệt bởi người quản lý của anh ta.
Số tiền tối đa cho phép của chi phí đi lại và số tiền cho mỗi diem được xác định theo thỏa thuận tập thể của doanh nghiệp hoặc quy định của địa phương. Vì mỗi diem thực sự là tiền cho nhu cầu hàng ngày của nhân viên, nên họ bị tính phí ngay cả đối với những ngày không làm việc (cuối tuần, ngày lễ, thời gian ngừng sản xuất bắt buộc, trì hoãn).
Chi tiết hơn về sự phân công công việc của nhân viên biệt phái
Tài liệu này có một hình thức thống nhất, đó là sự xuất hiện và nội dung của nó giống nhau cho tất cả các doanh nghiệp trên lãnh thổ của một quốc gia cụ thể.
Sự phân công công việc được soạn thảo bởi người đứng đầu của một nhân viên đang đi công tác và được sử dụng bởi chủ lao động. Tài liệu bao gồm các dữ liệu sau:
- Họ, tên, bảo trợ của nhân viên đang đi công tác theo lệnh của ông chủ.
- Tên của tổ chức chỉ đạo nó.
- Điểm đến của nhân viên (tên công ty, thành phố).
- Ngày bắt đầu và kết thúc của chuyến đi.
- Dữ liệu tóm tắt về tiến trình của nhiệm vụ.
Nhiệm vụ chính thức và đơn đặt hàng chuyến đi kinh doanh được lập trên cơ sở của nó được đặt tại doanh nghiệp gửi. Cùng với các tài liệu khác, chúng được lưu trữ trong khoảng thời gian được thiết lập bởi pháp luật.
Các yêu cầu cho du khách kinh doanh là gì
Cho rằng một chuyến công tác là chuyển giao quyền hạn cho nhân viên để thực hiện bất kỳ hành động quan trọng nào cho công ty, quản lý phải chắc chắn rằng công việc sẽ được thực hiện hiệu quả và đúng thời gian. Do đó, những nhân viên có trình độ, kinh nghiệm và có trách nhiệm nhất thường được gửi đến những chuyến đi như vậy.
Có một số tiêu chí, nghiên cứu trong đó, người đứng đầu quyết định bổ nhiệm một nhân viên cụ thể:
- Tuổi trên 18 tuổi.
- Đào tạo tốt.
- Sự sẵn có của đào tạo thích hợp, được xác nhận bởi chứng nhận.
- Sở hữu các loại dung sai cần thiết (khi làm việc với lưới điện).
- Tùy thuộc vào chi tiết cụ thể của hoạt động kinh tế của doanh nghiệp và mục đích của chuyến công tác, người lao động có thể được yêu cầu đào tạo và chứng nhận về bảo hộ lao động.
Nếu một nhân viên phù hợp trong tất cả các khía cạnh, và không có trở ngại dựa trên cơ sở pháp lý cho chuyến đi kinh doanh của mình, người đứng đầu thông báo cho anh ta về một chuyến đi trong tương lai.
Trách nhiệm của một nhân viên biệt phái
Mỗi công ty có những yêu cầu riêng mà nhân viên phải tuân thủ, nhưng có một số điểm phù hợp với hầu hết các tổ chức:
- Đúng, có thẩm quyền và bảo trì kịp thời các tài liệu cần thiết.
- Tuân thủ các thói quen được thông qua bởi các tổ chức máy chủ.
- Hoàn thành các mục tiêu được xây dựng trong bài tập.
- Lương tâm thực hiện nhiệm vụ của họ.
- Chi tiêu hợp pháp của các quỹ tạm ứng phát hành cho một nhân viên.
- Lưu tài liệu xác nhận việc thực hiện các chi phí.
- Báo cáo kịp thời về chuyến đi sau khi hoàn thành (thường trong vòng ba ngày).
Hướng dẫn cho nhân viên đi công tác
Đến doanh nghiệp tiếp nhận, các nhân viên biệt phái được yêu cầu lắng nghe cuộc họp giới thiệu, bao gồm các quy tắc ứng xử trong các cửa hàng, gần thiết bị hoặc ở những nơi khác. Biện pháp này là bắt buộc ngay cả đối với những nhân viên đã đến công ty này nhiều lần và những người biết tất cả các hướng dẫn.
Bản tóm tắt của nhân viên được đăng cũng bao gồm thông tin về các tiêu chuẩn an toàn phòng cháy chữa cháy và lao động.
Trái ngược với các quy định chung của cuộc họp giới thiệu, mục tiêu liên quan trực tiếp đến những công việc sẽ được thực hiện bởi nhân viên biệt phái tại thời điểm này.
Kết luận
Tổ chức các chuyến công tác là một quy trình có trách nhiệm mà hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức và công ty không thể làm mà không có. Để đạt được thành công mục đích của chuyến đi, cũng như sử dụng tài nguyên hiệu quả và hiệu quả nhất, nhân viên phải tuân thủ một số yêu cầu, thực hiện nhiệm vụ chuyên môn một cách hiệu quả và biết tất cả các quy tắc để duy trì tài liệu.
