Nhiều tổ chức tham gia đấu thầu khác nhau. Nhưng đồng thời, họ thường không biết cách biên dịch và chứng nhận hợp lệ các tài liệu đấu thầu. Hơn nữa, một câu hỏi như vậy là một trong những câu hỏi quan trọng nhất đòi hỏi sự chú ý đặc biệt. Cả thủ tục và thành phần của tài liệu đấu thầu được xác định bởi luật pháp và các quy định mà họ bắt buộc phải tuân thủ.
Khái niệm đấu thầu
Đấu thầu là một cuộc cạnh tranh để cung cấp dịch vụ, hàng hóa hoặc thực hiện bất kỳ công việc. Các quy tắc để tiến hành các lựa chọn như vậy được chỉ ra trong tài liệu đấu thầu, theo đó những người tham gia muốn tham gia cuộc chiến phải cung cấp cho ủy ban những điều kiện thuận lợi nhất được cung cấp cho khách hàng.
Hợp đồng đấu thầu được ký kết với người tham gia có thể cung cấp ưu đãi có lợi nhất cho người tổ chức, sau đó phải tuân thủ đầy đủ các hướng dẫn đã ban hành.
Tài liệu đấu thầu là một gói tài liệu tiết lộ các điều kiện của hồ sơ dự thầu và nội dung của hợp đồng tương lai.
Nó nhất thiết phải chứa cả các bộ phận kỹ thuật và thương mại.
Phần kỹ thuật bao gồm thông tin về các điều kiện của hợp đồng, đặc điểm và mô tả của đối tượng hoặc đối tượng đấu thầu, hướng dẫn dành cho nhà cung cấp, cũng như thẻ thông tin chỉ ra quy trình thực hiện và nộp đơn đăng ký tham gia đấu thầu. Cũng trong phần này là các yêu cầu đối với nội dung của đơn đặt hàng: tên, lịch biểu thể tích, tham chiếu đến các tiêu chuẩn và điều kiện kỹ thuật.
Phần thương mại của tài liệu đấu thầu chứa tất cả giá cả và thủ tục tính toán của họ, các điều kiện được thiết lập theo lịch thanh toán, nguồn tài chính cho hợp đồng này. Nó cũng chỉ ra các bảo đảm do ngân hàng cung cấp cho việc thực hiện giao dịch đấu thầu của khách hàng và các yêu cầu đối với các loại bảo hiểm khác nhau.
Tài liệu đấu thầu, một ứng dụng mẫu và các khuyến nghị để điền chúng được chứa trong MDS 80-4.2000 Gosstroy của Nga. Nội dung chi tiết hơn của tài liệu được xác định bởi ủy ban đấu thầu.
Lập thủ tục
Chuẩn bị hồ sơ mời thầu là một thủ tục riêng biệt, rất quan trọng và không thể thay đổi để tiến hành bất kỳ đấu thầu cạnh tranh nào. Nó quy định theo luật hiện hành nội dung của dữ liệu cá nhân, như:
- Tên của người tổ chức.
- Địa chỉ pháp lý và số điện thoại của anh ấy.
- Số fax và địa chỉ email.
- Giá, địa điểm và các điều khoản để có được một gói tài liệu.
Cơ quan kiểm tra luôn đưa ra các yêu cầu về tính sẵn có của hợp đồng dự thảo từ danh sách các điều kiện sẽ được đặt ra. Tài liệu này cũng chỉ ra phương pháp đánh giá các đề xuất được thực hiện bằng một hệ thống cụ thể.
Giải phóng mặt bằng
Việc phát triển tài liệu đấu thầu có thể được thực hiện bởi cả nhà tổ chức và một công ty tư vấn đặc biệt. Để biên dịch nó, bạn có thể sử dụng các mẫu và hướng dẫn tiêu chuẩn, cũng như luật pháp, nêu ra các yêu cầu quy định để biên dịch. Bạn cũng có thể liên hệ với trung tâm tài chính, nơi một chuyên gia về tài liệu đấu thầu sẽ cung cấp dịch vụ của anh ấy để chuẩn bị có thẩm quyền. Có bạn trong các điều khoản ngắn cung cấp hỗ trợ chuyên nghiệp và có trình độ.
Nội dung
Mẫu tài liệu đấu thầu, ngoài thông tin dành cho các nhà thầu trong tương lai, nên chứa các thông tin như nội dung số và chi tiết của gói tài liệu do nhà cung cấp đưa ra, thể hiện xác nhận đơn đăng ký tham gia của anh ấy:
- Đơn xin tham gia.
- Mô tả các tài liệu đính kèm.
- Ngân hàng tham khảo về sự vắng mặt của bất kỳ khoản nợ quá hạn.
- Yêu cầu thông tin kỹ thuật, vận hành và chất lượng, cũng như mô tả chi tiết về vật liệu và hàng hóa được mua.
- Dự thảo hợp đồng mua bán theo kế hoạch.
- Hướng dẫn phương pháp tính toán trên đơn đăng ký đấu thầu, bao gồm các thành phần của nó, chẳng hạn như chi phí thanh toán bảo hiểm và hải quan, dịch vụ vận chuyển, các loại thuế và thuế khác nhau, ngoài chi phí của hàng hóa được giao, cũng như bảng giá chi tiết.
- Loại tiền được biểu thị trong hồ sơ dự thầu.
- Yêu cầu đấu thầu.
- Khả năng thay đổi hoặc thu hồi các ứng dụng này trong và trước thời hạn công bố kết quả đấu thầu sẽ được thảo luận.
- Thời hạn, nơi nộp hồ sơ.
- Địa điểm, ngày và thời gian mở phong bì cho đấu thầu.
- Thông tin về khả năng cung cấp ưu tiên cho các nhà sản xuất trong nước.
Nhà cung cấp tiềm năng có quyền nộp đơn bằng văn bản cho người tổ chức đấu thầu với yêu cầu làm rõ các điều khoản và quy định trong tài liệu đấu thầu không quá 10 ngày trước khi có quyết định cuối cùng. Đổi lại, người tổ chức đấu thầu phải, trong vòng ba ngày kể từ khi nhận được đơn như vậy, gửi lời giải thích phù hợp cho tất cả các nhà cung cấp tham gia đấu thầu này, mà không cho biết tác giả của yêu cầu ban đầu.
Thay đổi và bổ sung
Việc bổ sung hoặc bất kỳ thay đổi nào có thể được thực hiện bởi một chuyên gia trong việc chuẩn bị hồ sơ mời thầu theo yêu cầu của người tổ chức đấu thầu. Những hành động như vậy không phải là bất hợp pháp hoặc bất hợp pháp. Nếu cần thiết, nhà tổ chức đấu thầu có quyền thay đổi gói tài liệu liên quan đến việc thể hiện sáng kiến của chính mình hoặc như một phản hồi cho yêu cầu từ nhà cung cấp tiềm năng, không muộn hơn 7 ngày trước thời hạn nộp hồ sơ dự thầu.
Sau khi thực hiện các thay đổi về họ, cần phải thông báo ngay cho tất cả các nhà cung cấp tiềm năng mà tài liệu đấu thầu được phát hành. Thời hạn thực hiện các thông báo như vậy và thay thế tài liệu hàng loạt được đặt là 5 ngày làm việc.
Nội dung ứng dụng đấu thầu
Yêu cầu đối với tài liệu đấu thầu xác định thành phần của nó:
- Đơn xin tham gia đấu thầu và một danh sách các tài liệu được gửi kèm theo.
- Tài liệu xác nhận tuân thủ các yêu cầu đưa ra cho một nhà cung cấp tiềm năng.
- Bảng giá, sẽ phản ánh đầy đủ tất cả các chi phí thực sự nhận được, tham gia vào giá cuối cùng.
- Nếu đấu thầu là nguồn cung của bất kỳ hàng hóa hoặc thiết bị kỹ thuật nào, thì hãy chắc chắn gắn các đặc tính kỹ thuật của các mô hình đề xuất.
- Giá của danh sách đề xuất các dịch vụ liên quan, nếu có.
- Tài liệu gốc, là xác nhận thực tế của bảo lãnh đấu thầu.
Tài liệu xác nhận sự tuân thủ của nhà cung cấp tiềm năng với các yêu cầu về trình độ được đề xuất
Mỗi nhà cung cấp tiềm năng quyết định tham gia đấu thầu được yêu cầu cung cấp các tài liệu sau:
- Bản sao giấy phép xác nhận quyền của nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất tiềm năng để thực hiện các hoạt động của họ.
- Một bản sao của tài liệu cung cấp quyền tham gia vào hoạt động kinh doanh, được chứng nhận bởi một cơ quan công chứng.
- Bản kiểm toán gốc cho năm báo cáo gần nhất hoặc bản sao có công chứng.
- Giấy chứng nhận đăng ký nhà nước của tổ chức hoặc doanh nghiệp và bản sao của nó.
- Trong trường hợp cá nhân doanh nhân - một bản sao chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu dân sự.
- Điều lệ của tổ chức cho biết thành phần của người sáng lập, cổ đông, cũng như tất cả các cổ đông dưới dạng bản sao có công chứng.
- Giấy chứng nhận gốc do cơ quan thuế cấp rằng nhà cung cấp không bị truy thu thuế.
- Giấy chứng nhận từ tổ chức ngân hàng về việc không có các khoản nợ quá hạn trong 3 tháng hoạt động gần nhất.
Bảng giá
Đăng ký hồ sơ mời thầu có tính đến bảng giá tài khoản. Một nhà cung cấp tiềm năng có nghĩa vụ phải lập một bảng giá chỉ ra và liệt kê các đơn vị hàng hóa, tổng giá cho toàn bộ nguồn cung. Nó nên được biên soạn và trình bày dưới dạng cả bảng giá in và điện tử.
Bảng này cũng là một đặc điểm kỹ thuật cho hàng hóa và dịch vụ được cung cấp và phải đáp ứng đầy đủ tất cả các yêu cầu đặt ra cho tài liệu đấu thầu.
Khi tài liệu đấu thầu đang được chuẩn bị, thành phần của giá cuối cùng được xác định. Giá trị được chỉ định, ngoài giá riêng của hàng hóa, nên bao gồm trong thành phần của nó:
- Chi phí phát sinh sau khi chứng nhận, thủ tục bảo hiểm và vận chuyển hàng hóa đến một địa điểm cụ thể.
- Tất cả các khoản thanh toán thuế, nghĩa vụ và các loại thanh toán và lệ phí bắt buộc khác, được quy định bởi pháp luật hiện hành của Liên bang Nga.
- Các thành phần giá khác mà nhà cung cấp tiềm năng cho là cần thiết để đưa vào giá cuối cùng của hàng hóa.
Nếu nhà cung cấp tiềm năng không chỉ ra các thành phần khác nhau của nó trong bảng giá bao gồm các chi phí được mô tả ở trên, thì ủy ban đấu thầu coi dữ liệu về giá của hàng hóa do nó cung cấp là tổng chi phí, có tính đến mọi chi phí. Trong trường hợp này, những giá này khi ký kết hợp đồng không còn có thể được sửa đổi hoặc thay đổi.
Giá ghi trong bảng vẫn cố định trong suốt toàn bộ thời hạn thực hiện nghĩa vụ hợp đồng về mua sắm và vật tư và không thể thay đổi.
Giá được chỉ định bằng loại tiền được quy định trong các yêu cầu đưa ra tại thời điểm đăng ký đấu thầu. Thanh toán cho nhà cung cấp được thực hiện khi giao hàng đến đích, khi ngân sách đến, trừ khi các điều kiện khác được cung cấp và ghi rõ trong hợp đồng.
Bảo mật ứng dụng
Trong một số trường hợp, nhà cung cấp cung cấp bảo đảm bảo đảm, được thể hiện bằng tiền mặt, dưới hình thức cam kết với tài khoản ngân hàng của người tổ chức, với số tiền ít nhất là 3% số tiền cuối cùng trong hợp đồng, với thời hạn hiệu lực ít nhất là các khung thời gian được thiết lập trong cơ quan đấu thầu.
Đảm bảo hỗ trợ tài chính của một nhà thầu tiềm năng để thực hiện đấu thầu dưới hình thức cam kết số tiền được gửi vào một tài khoản được tạo đặc biệt của nhà tổ chức đấu thầu.
Nếu nhà cung cấp tiềm năng không thắng thầu, các khoản tiền được cung cấp cho nhà tổ chức như một sự đảm bảo về khả năng tài chính của anh ta sẽ được trả lại trong thời hạn được thiết lập trong hợp đồng.
Đệ trình đấu thầu
Đấu thầu được cung cấp bởi các nhà cung cấp tiềm năng trong một hình thức khâu, đánh số và phải được đóng dấu và ký tên.
Thông số kỹ thuật của hồ sơ dự thầu, cũng được bảo đảm bằng chữ ký và con dấu, và bảo đảm bảo lãnh gốc cũng được đệ trình. Các tài liệu này được niêm phong trong một phong bì cùng với đơn đăng ký đấu thầu và nộp cho ủy ban.
Chỉ có nhà cung cấp tiềm năng hoặc đại diện chính thức của nó có thể ký đơn. Nó không được phép có chèn, phụ đề và các bài viết khác nhau trong tài liệu.
Các nhà cung cấp tiềm năng tự đóng dấu các tài liệu trong một phong bì, trong đó cho biết tên và địa chỉ hợp pháp của tổ chức của họ và nhà tổ chức đấu thầu, ngày và giờ được đặt để mở phong bì được chỉ định dưới dạng dòng chữ "không mở cho đến khi ..." làm địa chỉ giao hàng.
Tài liệu đấu thầu có thể được gửi cả cá nhân và với sự giúp đỡ của bưu điện trong thời hạn được thiết lập. Bất kỳ hồ sơ dự thầu nào nhận được sau ngày và thời gian đã đặt đều bị từ chối hoặc sẽ được trả lại cho người nộp đơn.
Không vi phạm thời hạn và thủ tục thành lập cho tài liệu đấu thầu, sửa chữa, thay thế các điều kiện, giá cả và tương tự có thể được áp dụng cho thiết kế của nó. Có thể thực hiện một số thay đổi hoặc rút tiền cuối cùng của hồ sơ dự thầu trước khi thời hạn kết thúc mà không mất quyền thực hiện hoặc bảo đảm. Một thông báo được đưa ra bởi một nhà cung cấp tiềm năng về ý định sửa hoặc rút hoàn toàn đơn đăng ký của mình được gửi cho người tổ chức bằng văn bản và không muộn hơn thời hạn quy định để nộp. Vào cuối ngày và thời gian được thiết lập, những điều chỉnh như vậy không thể được thực hiện.
Sau khi tất cả các ứng dụng đã được chấp nhận trong thời gian quy định, nhà tổ chức đấu thầu sẽ mở phong bì và với sự giúp đỡ của ủy ban đấu thầu, chọn người chiến thắng, người được thông báo bằng văn bản của tất cả các nhà cung cấp tiềm năng tham gia quyết định, với một bản sao biên bản của ủy ban đấu thầu.
Thực hiện đúng và tài liệu quyết định phần lớn sự thành công của chính đấu thầu.
