Các hoạt động của các tổ chức nhà nước và thương mại được chính thức hóa theo luật hiện hành. Trong khối lượng công việc văn phòng ngày nay, chúng tôi quan tâm đến các tài liệu báo cáo nghiêm ngặt, cụ thể là hóa đơn. Đây là những giấy tờ quan trọng chứa thông tin đầy đủ, toàn diện về người gửi hàng, người gửi hàng và người nhận hàng. Có các hóa đơn khác nhau, và tất cả đều có tính năng vẽ lên. Chúng tôi sẽ nói về họ.
Hóa đơn để làm gì?
Sự hiện diện của hóa đơn là điều kiện tiên quyết để vận chuyển hàng hóa, bất kể chúng ta sử dụng loại phương tiện giao thông nào. Tài liệu này nhằm phản ánh thông tin về người gửi và người nhận, cũng như để đơn giản hóa việc giải quyết các vấn đề gây tranh cãi khác nhau.
Các loại hóa đơn
Hóa đơn là một tài liệu có định dạng được thiết lập theo luật và không có thể thay đổi. Tuy nhiên, có một số loại hóa đơn cho các loại hàng hóa khác nhau và vận chuyển khác nhau. Tài liệu này có nhiều sắc thái khác nhau của việc biên soạn và bao gồm một số phần. Thông tin nhiều nhất là bảng chứa thông tin về chính sản phẩm.
Vận đơn
Để thực hiện các hoạt động phát hành và chấp nhận hàng tồn kho, một vận đơn được sử dụng, phản ánh các vị trí sau: tên của tổ chức phát hành chứng từ, số, ngày, họ và vị trí của nhân viên đã phát hành và chấp nhận hàng hóa, chữ ký, tên hàng hóa, đơn giá hàng hóa và tổng số lượng, lớp, số lượng và các đặc điểm khác. Khi lập báo cáo tài chính, tất cả các hóa đơn được tính đến và phải được phản ánh trong các tài liệu. Khi nào cần theo dõi hóa đơn?
Ai đang theo dõi?
Vận đơn cũng là mối quan tâm của các cơ quan kiểm tra, ví dụ, đối với dịch vụ thuế, thực hiện kiểm toán bắt buộc. Trong trường hợp này, một hóa đơn được thực hiện không chính xác có thể có những hậu quả sâu rộng, nhưng đáng buồn. Ngoài ra, có thể kiểm tra sự hiện diện của vận đơn trong quá trình vận chuyển hàng hóa, ví dụ, thanh tra cảnh sát giao thông sẽ nhất thiết phải kiểm tra xe tải dọc theo tuyến đường, và theo đó, họ cần xuất trình vận đơn cho hàng hóa đang được vận chuyển. Đương nhiên, thông tin được phản ánh trong tài liệu phải tương ứng với những gì có trong xe tải. Tình hình tương tự với vận chuyển bằng các phương tiện giao thông khác. Không có hóa đơn, hàng hóa sẽ không được vận chuyển. Có khá nhiều loại tài liệu như vậy. Mỗi loại vận đơn có đặc điểm riêng trong quá trình chuẩn bị, chúng tôi khuyên bạn nên làm quen với chúng trước. Ví dụ, có các loại hóa đơn đặc biệt được sử dụng trong việc vận chuyển các sản phẩm chăn nuôi.
Các loại hóa đơn khác
Như chúng tôi đã tìm ra, giấy gửi hàng là một tài liệu cần thiết trong quá trình vận chuyển. Ngoài hàng hóa, các giống khác của tài liệu này được áp dụng. Khi bán, hóa đơn được sử dụng khi hàng hóa được bán mà không vận chuyển hoặc giao hàng. Loại tiếp theo là tài liệu mà công ty rút ra khi có nhiều tài sản khác nhau trên bảng cân đối kế toán.
Một loại đặc biệt là hóa đơn trả lại. Nó được vẽ lên trong một tình huống mà hàng hóa bị hư hại và có vẻ ngoài không thể bán được khi đến nơi. Một ghi chú trở lại được rút ra theo cách tương tự như một vận đơn, với một ngoại lệ. Tất cả các sắc thái nên được suy nghĩ trước, tránh sai sót trong việc chuẩn bị. Trong trường hợp hàng tồn kho, lập một hóa đơn để đếm lại.Nó bao gồm thông tin về tất cả các hành động đã cam kết trong quá trình đếm lại. Hơn nữa, có một loại tài liệu như một hóa đơn từ chối kết hôn, được biên soạn khi nhận được sản phẩm bị lỗi, nếu việc sử dụng nó là không thể. Số hóa đơn là một tính năng phân biệt rất quan trọng.
Hóa đơn kết hôn xác nhận thực tế thiệt hại, tránh các vấn đề gây tranh cãi với các nhà cung cấp. Ngoài ra, nó là cơ sở để xóa sổ tài sản. Tài liệu chính điều chỉnh mối quan hệ trong quá trình vận chuyển hàng hóa giữa tất cả các bên quan tâm (người gửi, người nhận, người vận chuyển) là vận đơn. Cần lưu ý rằng tài liệu này chỉ được sử dụng trong trường hợp vận chuyển bằng đường bộ hoặc đường sông. Khi vận chuyển, một vận đơn được phát hành. Vận chuyển hàng hóa bằng số hóa đơn là dễ dàng để theo dõi.
Chứng từ vận tải được biên soạn bởi người gửi hàng với tên của người nhận cụ thể khi sử dụng bất kỳ loại hình vận chuyển nào để đăng ký và chứng nhận hợp đồng vận chuyển hàng hóa. Đối với tính chính xác và chính xác của thông tin được chỉ định trong hóa đơn, người gửi có trách nhiệm, đến lượt người vận chuyển, có quyền xác minh thông tin này. Trong suốt lộ trình của hàng hóa, nó được kèm theo một vận đơn, và nó được cấp cho người nhận tại điểm đến với hàng hóa.
Nó chứa tất cả các dữ liệu quan trọng liên quan đến hàng hóa được vận chuyển (khối lượng, tên, thời gian tiếp nhận vận chuyển và thời gian đến điểm đến, v.v.), cần thiết cho việc hình thành cơ sở bằng chứng, nếu bạn cần xác nhận kết luận về hợp đồng vận chuyển và hiệu suất thực tế của nó. Trong trường hợp khiếu nại (thiếu, hư hỏng, hư hỏng, chậm trễ, chậm trễ, v.v.), vận đơn được trình bày theo cách thức quy định. Các quy định pháp lý khi sử dụng vận tải đường sắt được hình thành trên cơ sở các quy tắc lập pháp trên đường sắt. Vận tải đường sắt quốc tế được thực hiện trên cơ sở các thỏa thuận giao thông vận tải hàng hóa quốc tế, Công ước về vận tải đường sắt quốc tế (COTIF) được sửa đổi năm 1980 và các tài liệu khác.
Vận tải đường sắt
Kể từ thời điểm nhà ga chấp nhận hàng hóa được gửi đi, hợp đồng vận chuyển được coi là ký kết. Phiếu gửi hàng ban đầu được lấy từ người gửi và gửi cùng với cước vận chuyển dọc theo tuyến đường. Người gửi có một bản sao, theo đó anh ta nhận được hàng tại điểm đến. Nếu một bản sao của vận đơn bị mất, hàng hóa chỉ được phát hành tại điểm đến sau khi hết thời hạn quy định và xuất bản trên phương tiện truyền thông rằng tài liệu đã bị mất. Tất cả các thông tin trên có chứa các tài liệu chính thức sau đây: điều lệ chung của đường sắt Nga, điều lệ thương mại và điều lệ tố tụng thương mại. Hóa đơn cho hàng hóa cũng là một tài liệu thanh toán, vì cột tương ứng của tài liệu chứa thông tin về chi phí vận chuyển hàng hóa phải trả. Theo dõi một lô hàng là một quá trình khá đơn giản.
Hóa đơn để làm gì?
Hóa đơn được soạn thảo theo luật hiện hành và cho phép bạn giải quyết một số vấn đề cùng một lúc. Trước hết, nó ghi lại thông tin về việc giải phóng hàng hóa từ kho. Sử dụng hóa đơn đơn giản hóa việc duy trì báo cáo tài chính. Điều quan trọng nữa là đây là một tài liệu báo cáo nghiêm ngặt, trong đó bạn có thể xác minh tính chính xác của thông tin được cung cấp cho thuế. Vâng, mục cuối cùng trong danh sách này (theo thứ tự, nhưng không quan trọng) là khả năng sử dụng tại tòa án.
Giải quyết các vấn đề gây tranh cãi
Điểm cuối cùng cho các tổ chức có thể là rất quan trọng. Sự hiện diện của một tài liệu như vậy cho phép bạn giải quyết hầu hết các vấn đề gây tranh cãi mà không đưa vụ việc ra tòa.Ví dụ, theo dõi hàng hóa theo số vận đơn có thể cần thiết nếu hàng hóa bị mất.
Nếu phiên tòa vẫn diễn ra, thì vận đơn cho phép bạn chứng minh sự thật và biện minh cho yêu cầu bồi thường. Mặc dù lượng thông tin dồi dào và tầm quan trọng không thể nghi ngờ của vận đơn, việc điền thông tin này không đòi hỏi kiến thức chuyên môn và điều này giải thích sự phân phối rộng rãi của tài liệu này.
Thông thường trong mỗi tổ chức có các tài liệu mẫu về hàng hóa và các vận đơn khác có chứa thông tin không thay đổi, chẳng hạn như chi tiết. Nếu công ty có khách hàng, làm việc được thực hiện trên cơ sở liên tục, thì một mẫu được phát triển riêng cho từng người trong số họ. Trong trường hợp này, việc ban hành các tài liệu liên quan thậm chí còn đơn giản hơn.
Lỗi trong hóa đơn
Tuy nhiên, do sự bừa bãi hoặc sự vội vàng đơn giản trong một quy trình đơn giản như vậy, những sai lầm thường xảy ra. Điều này là không thể chấp nhận được, không nên có lỗi trong hóa đơn, ngay cả những lỗi nhỏ. Đây là một tài liệu báo cáo nghiêm ngặt. Nếu lỗi được phát hiện sau khi hàng hóa được gửi cho người mua, một tài liệu mới được hình thành và sau đó được ký. Những yêu cầu nghiêm ngặt này cung cấp bảo vệ chống lại các giao dịch gian lận.
Hóa đơn này là gì? Chúng tôi đã trả lời câu hỏi này.