Khi thuê bất kỳ chuyên gia, nhà tuyển dụng bắt đầu một thẻ cá nhân đặc biệt. Nó được hình thành dưới dạng T-2. Nó chứa nhiều thông tin khác nhau về nhân viên, và cũng cho biết ngày làm việc. Các nhân viên nhân sự đang tham gia vào việc chuẩn bị tài liệu này. Để nhập dữ liệu, một mẫu thẻ cá nhân của nhân viên được sử dụng, cho phép bạn hiểu những thông tin nào phải có trong tài liệu này. Những thẻ này phải được hình thành bởi cả các công ty khác nhau và các doanh nhân cá nhân chính thức thuê công dân.
Có thẻ nhân viên cá nhân được yêu cầu?
Thẻ cá nhân được thể hiện bằng một tài liệu kế toán quan trọng có chứa thông tin cá nhân về một nhân viên cụ thể của công ty. Các tính năng tổng hợp của nó bao gồm:
- nó chắc chắn được hình thành cho mỗi chuyên gia bởi nhà tuyển dụng, được đại diện bởi người đứng đầu công ty hoặc doanh nhân tư nhân;
- Để tạo tài liệu này, mẫu T-2 được phê duyệt được sử dụng;
- một thẻ được rút ra cho hoàn toàn bất kỳ nhân viên nào của công ty có thể làm việc trên cơ sở hợp đồng có thời hạn hoặc không giới hạn;
- tài liệu này được tạo ra ngay sau khi có sự sắp xếp chính thức của một chuyên gia cụ thể và thông tin được nhập vào đó cho đến khi chấm dứt việc làm;
- Thẻ cá nhân được đóng tại thời điểm công dân rời đi, nhưng đồng thời nó phải được lưu trữ trong công ty ít nhất 10 năm.
Những thẻ này nằm trong bộ phận nhân sự của bất kỳ công ty.
Tôi có thể từ chối đăng ký thẻ cá nhân không?
Nhà tuyển dụng được yêu cầu chuẩn bị và hoàn thành tài liệu này. Không được phép thay thế thẻ bằng các tệp cá nhân. Do đó, thẻ T-2 cá nhân là tài liệu bắt buộc đối với mọi nhà tuyển dụng.
Tài liệu này nên sao chép thông tin nhập vào sổ làm việc. Do đó, thông tin được chỉ ra không chỉ về việc tuyển dụng, mà còn về việc nhận được nhiều giải thưởng khác nhau của một công dân, về việc chuyển nhượng, sa thải hoặc các sự kiện khác. Chủ lao động phải làm quen với chuyên gia trực tiếp bằng chữ ký với mỗi mục nhập trên thẻ.
Cần những tài liệu gì?
Một mẫu đồng phục của thẻ nhân viên của cá nhân phải có sẵn cho mọi chủ nhân. Để nhập thông tin khác nhau vào tài liệu này, người đứng đầu công ty phải yêu cầu tài liệu nhất định của công dân, bao gồm:
- hộ chiếu của một công dân;
- sổ làm việc;
- quân nhân xuất trình một ID quân đội;
- tài liệu về giáo dục;
- GIÀY;
- TIN;
- các tài liệu khác, và chúng phụ thuộc vào vị trí công dân sẽ chiếm giữ trong công ty, do đó chứng chỉ y tế, bằng lái xe, chứng chỉ phát triển chuyên môn, cũng như các giấy tờ khác nhau xác nhận rằng nhân viên trước đây thường nhận được nhiều giải thưởng khác nhau từ nhà nước.
Ngoài ra, thông tin từ các tài liệu hành chính được công bố bởi người đứng đầu công ty được nhập vào. Các dữ liệu khác được truyền bằng miệng bởi người dân, vì nó không thể được lấy từ các tài liệu chính thức. Chúng bao gồm thông tin về thành phần của gia đình, thông tin liên lạc, ngày sinh của trẻ em, mức độ hiểu biết về bất kỳ ngoại ngữ hoặc dữ liệu khác. Tất cả thông tin này được truyền bằng miệng. Do đó, khi ban đầu điền vào mẫu thẻ cá nhân của nhân viên, yêu cầu chuyên gia phải có mặt trong quá trình này.
Những phần có sẵn?
Thẻ cá nhân có nhiều phần khác nhau, mỗi phần có mục đích riêng. Thông tin chỉ được nhập với sự có mặt của các tài liệu chính thức mà dữ liệu được truyền đi. Các phần của thẻ cá nhân của nhân viên cộng đồng được thể hiện bằng các mục sau:
- thông tin chung về công dân;
- thông tin về đăng ký quân sự;
- ngày mà một công dân được thuê hoặc chuyển sang một vị trí khác trong công ty;
- thông tin về chứng nhận được thông qua;
- thông tin về các khóa học trên cơ sở trình độ của một công dân được cải thiện;
- đào tạo lại dữ liệu;
- liệt kê tất cả các giải thưởng, phần thưởng và danh dự mà chuyên gia nhận được;
- thông tin nghỉ phép;
- dữ liệu về các lợi ích xã hội khác nhau mà một nhân viên có thể sử dụng trên cơ sở các yêu cầu lập pháp được cung cấp;
- thông tin bổ sung;
- thông tin về việc chấm dứt quan hệ lao động với người lao động, và điều này bao gồm thông tin về đơn hàng trên cơ sở hợp đồng lao động bị chấm dứt.
Mỗi phần chỉ nên bao gồm thông tin đáng tin cậy, trong đó điều quan trọng là sử dụng các giấy tờ nhận được từ nhân viên, cũng như các đơn đặt hàng khác nhau được sử dụng bởi chủ lao động.
Quy tắc biên soạn
Khi nhập thông tin vào tài liệu, nên sử dụng một mẫu thẻ cá nhân của nhân viên để tránh lỗi. Khi duy trì tài liệu này, các quy tắc sau được tính đến:
- mẫu đơn được in riêng trên bìa cứng;
- in hai mặt được sử dụng;
- nếu một thẻ được tạo cho nhân viên khoa học và sư phạm, thì mẫu T-4 được sử dụng;
- tài liệu này được lưu trữ trong kho lưu trữ trong 75 năm;
- nếu công ty đóng cửa hoặc IP ngừng hoạt động, thì tài liệu sẽ được gửi đến kho lưu trữ khu vực, vì nó là bằng chứng về việc làm của một công dân cụ thể.
Thẻ cá nhân T-2 không bắt đầu cho công dân làm việc bán thời gian, do đó chúng được tạo riêng cho nhân viên toàn thời gian.
Các sắc thái của điền
Khi nhập bất kỳ thông tin nào vào mẫu thẻ cá nhân, nhân viên nhân sự cần phải tuân thủ các quy tắc nhất định. Chúng bao gồm:
- hai trang đầu tiên phải được điền ngay sau khi thuê chuyên gia mới;
- tất cả các trang khác được điền vào trong quá trình làm việc của công dân trong công ty, ví dụ, khi nhận được giải thưởng hoặc chuyển sang vị trí khác;
- tất cả thông tin được chuyển độc quyền từ các tài liệu chính thức;
- Mỗi thông tin nhập vào được hoàn thành với một tham chiếu đến nguồn, thường được trình bày theo thứ tự của hướng dẫn.
Công ty có thể sử dụng một hệ thống điện tử cho phép bạn giữ thẻ nhân viên cá nhân ở dạng điện tử. Nhưng trong mọi trường hợp, tài liệu hoàn thành chính xác được in trên các tông.
Có thể tìm thấy một ví dụ về thẻ cá nhân của nhân viên bên dưới.
Tất cả dữ liệu được nhập vào các trường thích hợp. Tiếp tục tài liệu dưới đây.
Thông tin cá nhân nào được nhập?
Trên trang đầu tiên của thẻ cá nhân phải là thông tin cá nhân về chuyên gia được thuê. Đối với điều này, dữ liệu từ hộ chiếu, bằng tốt nghiệp và các tài liệu tương tự khác có sẵn cho các chuyên gia được thuê được sử dụng.
Các quy tắc nhập thông tin cá nhân bao gồm:
- cho biết tên của công dân;
- Cho biết những gì một nhân viên nói tiếng nước ngoài;
- thông tin từ kinh nghiệm có thể được lấy từ sổ làm việc hoặc các tài liệu khác được truyền bởi nhân viên;
- ngày và nơi sinh của công dân được quy định, và không nên sử dụng chữ viết tắt;
- nếu một người có quốc tịch thứ hai, thì tên của tiểu bang được quy định;
- thông tin về các thành viên gia đình của một công dân;
- Nơi đăng ký và cư trú được chỉ định.
Các điểm chính của tài liệu được điền chính xác khi đi xin việc. Thẻ cá nhân của nhân viên còn được lưu trữ trong bộ phận nhân sự của công ty.Ngay sau khi nhập tất cả các thông tin cần thiết, nhân viên phải đảm bảo độ tin cậy của chúng, sau đó anh ta ký vào tài liệu.
Dữ liệu hồ sơ quân sự
Thông tin này được nhập vào phần thứ hai. Cuối cùng, nó được chỉ ra liệu nhân viên mới có chịu trách nhiệm nghĩa vụ quân sự hay không, và thông tin cũng được cung cấp về việc anh ta có phù hợp với nghĩa vụ quân sự hay không.
Nhân viên phòng nhân sự phải lấy thông tin độc quyền từ ID quân nhân của nhân viên. Nếu một nhân viên chịu một cuộc gọi, thì thực tế này được chỉ định trên thẻ cá nhân.
Thông tin giáo dục
Mỗi nhân viên có thể có trình độ học vấn riêng, trong đó các mã phù hợp được sử dụng trong quá trình sử dụng thẻ.
Ví dụ, nếu một nhân viên chỉ có giáo dục phổ thông cơ bản, thì số 03 được đặt và nếu anh ta tốt nghiệp, mã là 18. Nếu một sinh viên đang theo học các khóa học cuối cùng của viện, thì một mục nhập được thực hiện về sự hiện diện của giáo dục đại học không hoàn chỉnh. Để làm điều này, một chứng chỉ đặc biệt được yêu cầu từ công dân, mà anh ta có thể nhận được tại cơ sở giáo dục.
Nghề nghiệp
Thông tin về nghề nghiệp được nhập vào đoạn 7 của tài liệu. Nó phản ánh những gì một nhân viên mới sở hữu.
Nó được yêu cầu chỉ ra không chỉ nghề chính, mà còn những nghề bổ sung, nếu có. Chính nên là đặc sản, đó là quan trọng nhất cho công ty ngay lập tức.
Kinh nghiệm làm việc
Nó được tính toán trên cơ sở thông tin có sẵn trong sổ làm việc hoặc tài liệu khác của nhân viên. Sử dụng thông tin này, bạn có thể hiểu liệu nhân viên có được hưởng nhiều lợi ích khác nhau hay không.
Điều quan trọng là phải xem xét không chỉ kinh nghiệm chung, mà còn liên tục. Để làm điều này, ước tính khoảng thời gian trôi qua giữa ngày nghỉ việc và việc làm. Nếu có một khoảng thời gian hơn một tháng, thì trong trường hợp này, trải nghiệm bị gián đoạn.
Thông tin gia đình
Thông tin về việc một công dân kết hôn chính thức được lấy từ hộ chiếu. Nếu nhân viên chưa bao giờ ở trong một barque, thì mã 1 được chỉ định và nếu anh ta có người phối ngẫu chính thức, thì hình 2 được đặt.
Đối với người góa vợ, mã 4 được sử dụng và nếu người đàn ông ly dị, mã 5 được áp dụng. Ngoài ra, thông tin về thành phần của gia đình được nhập vào thẻ cá nhân. Thông tin được chứa trong đoạn 10. Điều quan trọng là chỉ ra ở đây ai là người thân của công dân. Cha mẹ, anh chị em, vợ chồng và con cái được bao gồm. Ngoài ra, thông tin cần được cung cấp cho tất cả các học sinh đã được cấp quyền giám hộ chính thức.
Trong đoạn 11, chi tiết hộ chiếu của nhân viên được đưa ra.
Nơi cư trú
Thông tin này được coi là quan trọng, vì nó sẽ cho phép bạn tìm một nhân viên nếu anh ta không đột nhiên đến làm việc. Ngoài ra, dựa trên địa chỉ này, bạn có thể gửi các thông báo khác nhau qua thư.
Thông tin liên lạc càng nhiều càng tốt về nhân viên được nhập vào đoạn 12.
Việc làm và chuyển nhượng
Phần này nhất thiết phải bắt đầu bằng một bản ghi, trên cơ sở một chuyên gia được nhận vào công ty. Ngoài thẻ cá nhân của nhân viên, sổ làm việc cũng được điền vào. Đối với điều này, thông tin từ đơn đặt hàng được sử dụng bởi chủ lao động được tính đến. Các dữ liệu sau phải được chỉ định:
- ngày nhận hoặc chuyển nhượng;
- tên của bộ phận mà chuyên gia sẽ làm việc;
- vị trí tổ chức, trình độ và cấp bậc;
- lương, phụ cấp và thuế suất.
Cuối cùng, nhân viên phải ký vào văn bản.
Chứng nhận và đào tạo nâng cao
Phần này được điền nếu chứng nhận của nhân viên được thực hiện tại nơi làm việc. Đối với điều này, ngày của sự kiện này và quyết định của ủy ban được chỉ định.
Nếu một công dân trải qua đào tạo dài hạn, trên cơ sở anh ta cải thiện trình độ của mình, thì thông tin này được nhập vào thẻ cá nhân. Trong trường hợp này, chỉ có đào tạo kéo dài hơn 100 giờ được tính đến.
Ngoài ra, thông tin về đào tạo lại nhân sự được giới thiệu. Trong trường hợp này, nhân viên có được một nghề khác.Nhưng đào tạo nên mất hơn 500 giờ học.
Ngày lễ và lợi ích xã hội
Trong phần dành cho kỳ nghỉ, tất cả các ngày nghỉ ngơi được ghi lại. Thông tin được cung cấp khi nghỉ phép hàng năm hoặc học tập, cũng như vào những ngày được rút ra mà không phải trả tiền.
Cơ sở có thể là một trật tự quản lý hoặc lịch nghỉ.
Sa thải
Phần này được điền chỉ sau khi chấm dứt việc làm với người lao động. Ở đây ngày sa thải và các chi tiết của lệnh liên quan được chỉ định.
Sau khi thực hiện mục này, thẻ cá nhân được đóng lại. Nó ký tên nhân viên và nhân viên.
Quy tắc lưu trữ
Thẻ cá nhân của nhân viên nhiệt tình được lưu trữ bằng két hoặc tủ quần áo. Không cho phép tất cả nhân viên công ty có quyền truy cập vào các tài liệu này.
Tổ chức các tài liệu bằng cách sử dụng các dấu phân cách thông thường theo thứ tự bảng chữ cái và các phòng ban trong công ty. Chúng được lưu trữ trong 75 năm.
Kết luận
Thẻ cá nhân là một tài liệu bắt buộc và quan trọng đối với mỗi nhân viên. Nó được điền vào bất kỳ công ty. Nó chứa nhiều thông tin khác nhau về nhân viên, được trình bày theo ngày làm việc và sa thải của anh ta, cũng như dữ liệu cá nhân.
Tài liệu chỉ được lưu trữ trong tủ an toàn hoặc tủ kín, vì không cho phép tất cả nhân viên của công ty có quyền truy cập vào nó. Nó được lấp đầy bởi một nhân viên được chỉ định.