Tổ chức kho hàng hóa được tổ chức hợp lý, tính chính xác của đơn hàng và tổ chức đặt hàng phụ thuộc vào một số lượng lớn các yếu tố. Chỉ khi họ có ý nghĩa đầy đủ, nông nghiệp sẽ được bảo vệ. Và không chỉ từ sự lộn xộn trong việc lưu trữ hàng hóa, mà còn từ sự thiếu hụt và trộm cắp.
Thông tin chung
Việc tổ chức kiểm soát hàng tồn kho tại doanh nghiệp ảnh hưởng đáng kể đến sự thành công của các hoạt động nói chung. Chính vì lý do này mà người quản lý có nghĩa vụ phải chú ý đến các vấn đề liên quan đến hoạt động của đơn vị chịu trách nhiệm, bất kể đó là cơ cấu sản xuất hay thương mại.
Về tài liệu, hãy đặt một từ
Khi lưu kho hàng hóa, cần ghi lại cẩn thận toàn bộ chuyển động của sản phẩm xảy ra trong kho. Trợ giúp đáng kể trong vấn đề này được cung cấp bởi các tài liệu chính. Chính cô là người điều hành thủ kho, người chịu trách nhiệm cho sự an toàn của tài sản vật chất trong kho. Trên thực tế, ông cung cấp nó cho bộ phận kế toán như một phần của báo cáo. Tài liệu chính bao gồm tất cả các giấy tờ đi kèm với các đơn vị trong quá trình di chuyển dọc theo chuỗi: nhà cung cấp - kho - người tiêu dùng.
Những giấy tờ nào bạn phải đối phó?
Từ nhà cung cấp, các sản phẩm đi kèm với các tài liệu vận chuyển. Đó là, các quy tắc vận chuyển hàng hóa được tuân thủ đầy đủ. Ví dụ về các tài liệu bao gồm hóa đơn và hóa đơn. Mặc dù một số chi tiết có thể khác nhau ở đây.
Ví dụ: nếu giao hàng được thực hiện bằng xe hơi, thì vận đơn sẽ được phát hành. Nó bao gồm hai phần. Trên thực tế, vận tải và hàng hóa. Tài liệu bổ sung cũng có thể được bao gồm.
Nếu vận chuyển được thực hiện bằng đường sắt, giao hàng được kèm theo một hóa đơn đường sắt. Đôi khi các mô tả bổ sung về hàng hóa đặt hàng và các tài liệu thương mại khác có thể được đính kèm với nó. Nếu số lượng sản phẩm đặt hàng nhỏ, thì hóa đơn được phát hành. Chúng cũng có thể được sử dụng bởi nhà cung cấp làm cơ sở để thanh toán cho hàng hóa. Tất cả đây là những tài liệu chính của kho hàng hóa tồn kho.
Không phải giấy tờ đơn
Kế toán kho hàng hóa trong thương mại và trong sản xuất không giới hạn trong các tài liệu này. Ngoài ra, họ cũng sử dụng một sổ sách kế toán vật liệu. Điều này là phổ biến trong trường hợp chuyển động của hàng hóa được thực hiện tích cực. Đôi khi thay thế dưới dạng thẻ kho cũng có thể. Chúng được điền bởi thủ kho trong trường hợp bạn phải làm việc trong một kho lớn.
Ngoài ra, đừng quên chương trình. Kế toán kho hàng hóa sử dụng công nghệ máy tính cho phép bạn tổ chức một tài liệu điện tử tổng hợp và phân tích đầy đủ, dễ dàng định hướng và chuyển giao cho các đơn vị khác.
Ngoài ra một vai trò lớn trong việc quản lý kho đóng một lựa chọn có thẩm quyền của nhân viên. Họ phải có trình độ. Tự động hóa các quy trình làm việc đóng một vai trò quan trọng trong vấn đề này. Vì vậy, nếu quy định như vậy được thực hiện thành công, thì các chương trình máy sẽ có thể thực hiện một phần của hoạt động. Trên thực tế, chúng được sử dụng giống như thẻ và sách. Nhưng làm việc với họ được thực hiện một trật tự cường độ nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Trình tự làm việc
Đầu tiên, những người có trách nhiệm về vật chất (Bộ GTVT) được xác định.Kế toán kho hàng hóa và báo cáo phải luôn được thực hiện bởi những người có thẩm quyền và sự tin tưởng thích hợp từ ban quản lý.
Nó cũng là cần thiết để tài liệu xử lý các giấy tờ đến. Rốt cuộc, việc kiểm tra hàng hóa viết hoa được thực hiện đối với họ. Nó cũng nên là một lời giải thích tốt về các quy tắc và quy định của công việc. Ví dụ, không thể giao sản phẩm từ kho nếu danh sách tài liệu được gửi không đầy đủ. Để tránh những cám dỗ, trách nhiệm cho vấn đề này nên được giao cho người quản lý, để anh ta giám sát chặt chẽ quá trình.
Anh ta, thường xuyên hơn không, là một người có trách nhiệm về vật chất. Ngoài ra, chạm vào các vấn đề của các đơn vị bên thứ ba, cụ thể là kiểm toán kế toán, cần phải thiết lập tính xác thực của tài liệu được cung cấp. Ngoài ra, cũng cần chú ý đến tính chính xác của việc điền báo cáo, thống nhất dữ liệu. Nếu phát hiện ra lỗi, kế toán phải sửa và thông báo cho thủ kho về việc này.
Thiết bị sử dụng
Kế toán kho hàng hóa có thể được tối ưu hóa với thiết bị chất lượng cao của nền kinh tế. Các thiết bị được sử dụng không ảnh hưởng đến mức độ hợp lý của hàng hóa được phân phối và cách thức lưu trữ chính xác.
Trước hết, cần lưu ý thực tế là sự sắp xếp hợp lý cho phép bạn che giấu sự chấp nhận hàng hóa khỏi con mắt không cần thiết. Điều này áp dụng để giải nén và tài liệu. Người tiêu dùng chỉ đơn giản nhận được các đơn vị hàng hóa được đặt gọn gàng.
Thiết bị thích hợp của các khu vực tải, xếp và dỡ là rất cần thiết. Theo quy định, chúng được thực hiện dưới dạng một nền tảng không gian, nơi tất cả các thao tác cần thiết được thực hiện, và cũng nhận được tài liệu đi kèm trên đó.
Một yếu tố quan trọng trong việc lưu trữ thành công lâu dài của hầu hết các hàng hóa là nhiệt độ thích hợp. Đó là, một giá trị như vậy của môi trường, đảm bảo việc bảo tồn các giá trị vật chất có trong kho. Điều này, bằng cách này, cũng được giải quyết bằng cách chọn thiết bị.
Thiết bị trật tự nội bộ
Vấn đề đặt hàng rất quan trọng. Thường thì điều này đạt được thông qua việc sử dụng giá đỡ. Những thiết kế phổ quát này được sử dụng rộng rãi để đảm bảo an toàn cho hàng hóa. Chúng có thể được sắp xếp trong các hàng và phần riêng biệt, phân phối hàng hóa theo loại và loại.
Khi giá đỡ được sử dụng, không gian có sẵn được quản lý hợp lý, bất kể nó được xây dựng như thế nào. Giải pháp kỹ thuật nào sẽ được chọn tùy thuộc vào sản phẩm sẽ được lưu trữ.
Vì vậy, đối với các đơn vị hàng hóa dài hoặc lớn sử dụng giá đỡ bàn điều khiển. Cũng có thể có một mục đích để bảo quản các sản phẩm dễ hỏng. Các giải pháp riêng biệt được phát minh để đặt và tháo gỡ thủ công, cũng như để làm việc với máy móc.
Không phải lúc nào các giải pháp thông thường là đủ. Đặc biệt là khi lưu trữ các sản phẩm không chuẩn. Giải pháp là thiết bị của các giá đỡ như vậy có các yếu tố bổ sung, hỗ trợ, cấu trúc treo. Tất cả điều này giúp tổ chức kiểm kê hàng hóa.
Vấn đề tối ưu hóa
Sự sẵn có và phân phối chính xác phải luôn luôn được xem xét. Điều này cho phép bạn tổ chức một công việc thoải mái và thuận tiện. Đối với mục đích này, ai đó sử dụng thẻ kho hàng hóa cho hàng hóa. Nó cho phép bạn theo dõi việc nhận và giao sản phẩm, lưu ý đến ai và khi nào, và số tiền đã được chuyển.
Có người tin rằng thẻ kho hàng tồn kho là một thế kỷ đã qua và là một giải pháp lỗi thời. Và tốt hơn hết là sử dụng các công nghệ máy tính có thể truy cập, trong đó các tài liệu được tạo có thể được hỗ trợ đơn giản bằng chữ ký điện tử. Chúng ta không nên quên về hàng tồn kho chất lượng.Vì vậy, cân và các dụng cụ đo khác cần được kiểm tra thường xuyên về độ chính xác và hiệu chuẩn tốt.
Về những thay đổi đang diễn ra
Khi nào cần tối ưu hóa? Và những gì nên được đo lường của nó? Rất thường xuyên, các doanh nghiệp không bị giới hạn chỉ có một kho hàng. Các công ty công nghiệp có thể sở hữu một số các cơ sở này. Kho thường được đặt gần đó. Trong trường hợp này, điều quan trọng là đảm bảo kết nối hữu cơ và liên tục.
Ngoài ra trong những trường hợp như vậy, rất khó thực hiện nếu không có phần mềm chuyên dụng. Một cách tiếp cận phổ biến là khi một kho trung tâm được phân bổ. Nếu bạn cần một cái gì đó không thường xuyên được sử dụng, thì bạn cần truy cập vào các đối tượng khác. Và / hoặc đánh số các kho, trong đó phần lớn các vật liệu hoặc sản phẩm cần thiết được đặt.
Rất thường các hội thảo riêng biệt được cung cấp cho các hội thảo. Họ lưu trữ mọi thứ cần thiết cho sản xuất. Điều này được thực hiện để ngăn chặn việc chi tiêu hoàn toàn các nguồn lực cần thiết và không dừng quá trình. Kho trung gian cũng có thể được trang bị. Chúng được sử dụng để lưu trữ ngắn hạn các sản phẩm hoặc vật liệu.
Điểm nổi bật
Vì vậy, việc kiểm kê hàng hóa trong thương mại và công nghiệp bán buôn được thực hiện có tính đến ba yếu tố chính:
- Trước hết, việc duy trì tất cả các tài liệu nên nhằm mục đích xác nhận sự di chuyển của các đơn vị hàng hóa. Độ tin cậy của dữ liệu được cung cấp trong chúng phụ thuộc vào việc công ty sẽ có lãi hay không.
- Sau đó, điều quan trọng là phải chăm sóc sự sẵn có của các thiết bị cần thiết. Nó nên được lựa chọn và cài đặt để hàng hóa có thể được lưu trữ theo cách mà nó không bị hư hỏng, dễ dàng được tải và gỡ bỏ, và nếu cần, kiểm tra mà không có bất kỳ vấn đề khi kế toán.
- Và cuối cùng: nếu có một số kho, cần phải đảm bảo sự tương tác của chúng để đảm bảo đầy đủ quá trình sản xuất hoặc bán hàng. Ngoài ra, cần đánh giá khối lượng công việc. Nó có thể là như vậy mà một người sẽ không đủ để giữ một nhà kho.
Có bắt buộc phải sử dụng các hệ thống phần cứng và phần mềm đắt tiền không?
Nếu bạn đã chán ngấy với việc thiết kế thẻ kho hàng tồn kho và có mong muốn tự động hóa một phần công việc, thì tốt hơn là chuyển sang công nghệ máy tính. Nhiều người kinh hoàng bởi giá của các chương trình nổi tiếng nhất. Thật vậy, đối với một số người trong số họ phải đặt ra số tiền khá lớn. Đối với các công ty lớn - đây không phải là một vấn đề, nhưng đối với các đối tượng nhỏ hơn thì sao? Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng các giải pháp đơn giản hơn.
Ví dụ, một chương trình như Excel. Kế toán kho trong đó có thể được tổ chức cho bất kỳ tổ chức sản xuất hoặc thương mại nào, trong đó điều quan trọng là phải đảm bảo kế toán số lượng nguyên liệu, nguyên liệu và thành phẩm. Tất nhiên, nếu chúng ta đang nói về một quy mô rất đáng kể, thì Excel có thể không thuận tiện như vậy. Nhưng đối với các công ty vừa và nhỏ, chức năng của nó là đủ với người đứng đầu. Cụ thể, nếu bạn điền vào các tài liệu một cách chính xác và chi tiết nhất có thể, hãy nhập dữ liệu theo thuật ngữ định lượng và tiền tệ, tuân thủ trình tự thời gian đăng ký hoạt động và không coi thường thông tin bổ sung. Trong trường hợp này, không có vấn đề. Đó là, bạn chỉ cần suy nghĩ về quá trình làm việc với phần mềm này.
Kết luận
Vì vậy, nó được kiểm tra những gì cấu thành một kho hàng tồn kho nói chung. Than ôi, không phải là một lý thuyết duy nhất có thể cung cấp một sự hiểu biết về vấn đề như một thực hành nhỏ. Đối với những trường hợp cụ thể, có những sắc thái cụ thể có thể ảnh hưởng đáng kể đến quá trình kế toán. Nhưng để làm quen với trường hợp này, để hiểu nó là gì, thông tin được xem xét trong khuôn khổ của bài viết là khá đủ.
