Bilginin pratik uygulaması, tüm sunum biçimlerinin birleştirilmesi ve kaynak verinin tespit edilmesi, iletilmesi ve muhatap tarafından doğru algılanması için formalize edilmesinin temelidir.
Bilgi bir belge tarafından sunulduğunda, spesifiktir, genel olarak kabul edilmiş ve birleşmiş normlar, yasal hükümler ve bir sosyal veya üretim sürecinin gereklilikleri alanındadır. Bunlar her zaman kesin formülasyonlar ve açıkça tanımlanmış bir hedefe ulaşmak için belirli bir anlam ifade biçimidir.
Bir dokümanın oluşturulması ve içeriği
Birleştirilmiş dokümantasyon sistemleri hiçbir rol oynamaz, her gün bir kişinin kendi inisiyatif ve bilgisine göre belgeler oluşturmak veya bunları belirli kurallara göre doldurmak çok gelenekseldir.
Yaşam kendi içinde bir bilgi birikintisidir, ancak her an, bir şekilde bir şeyi oluşturmak ve açıkça düzeltmek insan doğasıdır. Yazılmamış geleneklere göre, daha önce olmasa da, okuldaki her insanın kafasında birleşik dokümantasyon sistemleri oluşturulur. Ancak gelişiminin ilk aşamasında, bir kişi kendilerine hak ettikleri temel değeri vermez.
Bir belge iki temelde farklı türde olabilir:
- formu;
- yapı ve içerik.
Resmi olarak, boş belgeler kesinlikle tanımlanmış bilgilerin kaydedildiği sıradan formlardır. Bu tür belgeler sürekli olarak ele alınmaktadır (anaokulu, okul, klinik, iş, pasaport ofisi, ...).
Gerçek belgeler, tasarımları için mevcut gereksinimleri dikkate alır. Aksi halde muhatap tarafından yanlış anlaşılır ve istenen sonuç elde edilemez.
Her belge belirli bir biçimde ifade edilmiş, açık bir yapıya ve beklenen içeriğe sahip şekilde yürütülmelidir.
Resmi olarak, belgeler sanat eserleri, makaleler, diplomalar, tezler, kitaplar ve diğer yazılı ve grafik eserler olarak adlandırılabilir, ancak bu, belirli bir tüketici çemberi (alıcılar) tarafından algı için bilgiyi katı bir forma dönüştürmenin yapısı ve içeriği bakımından çok daha bulanıktır.
Birleşme sistemlerinin özü
Bilgi kapsamlıdır, ancak dış kaynakları hesaba katmasanız bile, her bir devlet yapısı, teşebbüsü, bireysel girişimci ve sıradan kişi, çevredeki birleşik normlardan belirli bir standart seçme şartlarında (şartlarında) bulunmaktadır.
Neredeyse tüm durumlarda mevcut devlet birleşik dokümantasyon sistemleri doğada tavsiye niteliğindedir. Özellikle geçerli düzenlemelere uygun olarak.
- Belgenin tarihi, sırayla Arapça rakamlarla çizilir: ayın günü, ayın, yılın.
- Ayın ve Ayın Günü - bir noktadan iki çift Arapça rakam; yıl - dört basamak (4 Aralık 2017 = 4 Aralık 2017, GOST R 6.30-2003’e göre).
- Aynı zamanda, bu GOST ayın isminin sözlü olarak gösterilmesine izin verir.
- Aynı GOST, "ters sipariş" izin verir: yıl, ay ve gün.
Belgelerin önemli bir kısmı yönetim alanına “hizmet eder”. Çalışma durumları tekrarlanır, yapılanlar benzerdir ancak her zaman özellikler vardır. GOST R 6.30-2003, sadece yönetim alanı için değil, dokümanların oluşturulmasını da büyük ölçüde basitleştirir.
Genel görüşe göre, birleşme, belge sayısında ve çeşitliliğinde, tasarım gereksinimlerinde, içeriğin ve yapının mantığında bir azalmadır. Birleşme ayrıca belgelerin yaratılması, işlenmesi ve yürütülmesi süreçlerini de içerir.Bir kağıt belge ise medyanın boyutu veya elektronik bir belge ise veri formatı önemlidir.
İş akışı alanları ve belge anlambilimi
Organizasyon yönetimi, birleşik dokümantasyon sistemlerinin doğrudan ilişkili olduğu tek alan değil, önemli bir konudur. Herhangi bir işletmenin muhasebe departmanı, katı raporlama formları da dahil olmak üzere yalnızca boş formları değil, aynı zamanda kabul edilen yasal ve yerel standartlara uygun geniş bir yelpazedeki “ücretsiz” taslak belgeleri, GOST hükümlerini kullanır.
Tüm-Rus sınıflandırıcıya göre, birkaç tematik sistem çalışır:
- bankacılık sektörü;
- bütçe kurum ve kuruluşlarının mali, muhasebe ve raporlama alanları;
- raporlama ve istatistiksel alan;
- işçi dokümantasyon sistemi;
- dış ticaret küresi vs.
Rusya Federasyonu'nun konulardaki birleşik dokümantasyon sistemleri, ülkenin tüm sosyo-ekonomik altyapısını kapsamaktadır. Şirketin bölgeye, sanayiye ve uzmanlık alanına göre özellikleri olabilir.
Tüm Rus Sınıflandırıcısına bağlı kalırsanız, her bir belge türüne sekiz basamaklı bir kod atayabilir ve ayrı bir kayıt tutabilirsiniz. Çoğu kuruluş evrak için mevcut gereklilikleri kullanır ve kendi yönetmeliklerini kendi temellerinde onaylar.
Anahtar Pozisyonları
Belgenin amacı belirli detayları gerektirir. Gerekli olan gerekliliğin olmaması, belgenin geçersizliğine veya yürütülmesinin imkansızlığına yol açabilir. Bu durumda, GOST R 6.30-2003'ün sadakati önemli değildir.
İş emri belirli bir pozisyon aralığı içerir. Departmanı yaratma sırası başka. Görev tanımı, mali bölümün üç aylık raporundan tamamen farklıdır.
Aynı zamanda, birçok ayrıntı uygulama özelliklerine sahiptir. Örneğin, tarihin farklı anlamları olabilir: emri imzalama anı, çalışanın işten çıkarılma anı, üretimin başlama anı, çok taraflı anlaşma. İkinci durumda, her zaman yasal öneme sahip olan her bir tarafça anlaşmanın imzalanma tarihi değil, aynı zamanda örneğin, kararlaştırılan hükümlerin geçerliliğinin başlaması gibi genel bir tarih de sağlanabilir.
Kelimelerin seçimi ve kelime öbekleri
Herhangi bir işletmenin bilgisayar programı gibi iş akışı, genel durumda kesinlikle resmi bir süreçtir. Bir programın aksine, burada çalışan bir bilgisayar değil, bir insandır. Yanlış ifade mümkündür. Ancak, belge oluştururken genel taslak, GOST 6.30-2003 uyarınca gereksinimlerine mümkün olduğunca yakın olarak belirlenmiştir.
Genel kabul görmüş uygulamalardan ve GOST gerekliliklerinden sapma burada uygun değildir: bir düzen, hüküm, ifade, düzen vb. Sanat eseri değildir ve bir düşünce ifadesi biçimine bakmaya gerek yoktur.
Sadece kelime haznesi değil, aynı zamanda her bir özel durum için gerekli olan konuşmanın parçaları ve doğru olanı da memnuniyetle karşılanmaktadır. Yerleşik uygulamaya göre, saçma sapmalar, eksik kelimeler, cümleler sıklıkla belgelerde bulunur, konuşma konuşmasının özelliği olmayan tutarsızlıklar vardır. Fakat bu alışılmış bir şeydir ve kendi yolunda yapmak pratik değildir.
Çizimlere, imzalarına ve işaretlerine gelince, açıkça gerekli olduğunda tasarım dokümantasyonu geliştirme deneyimini kullanmak gelenekseldir. Ancak, hiçbir şey normal bir çizimin tasarımını aynı samimi bir şekilde önleyemez.
Tablolara gelince, GOST hükümleri de dikkate almak mantıklı. Bu köklü bir uygulamadır ve çalışan bir belgedeki herhangi bir tablo, öncelikle karar almak için harekete geçme veya bilgi edinme rehberidir.
Kelime bilgisi, yapı ve sunum mantığı
Metin her zaman bağlı olmalıdır. İfadeler karşılıklı olarak birbirini belirler veya ayrıntılandırma yapar. Özel kelimeler ve ifadeler kullanılır. Bir kişiyi işe almak için, müdür doğru yazılmış bir ifadeye kısa bir karar verir.
Bir çalışan tarafından öngörülen şekilde yazılmış bir iş başvurusu, işletme birimlerinde onaylanır ve ön onay sürecinden geçer. Bu henüz bir belge değil, işletme müdürü tarafından “sırayla” belirli bir cümle biçiminde nihai kararın temeli zaten.
Kararda başka bir şey yazılmasına izin verilir, yasak değildir, ancak her durumda makul bir değere sahip olması gerekir. Örneğin, bir üniversite mezunu. İfadenin metninde veya işletmenin mantığına uygun olarak bir cümle bulunabilir - bu karar vermek için direktöre bırakılmıştır.
Birçok belgenin temel ve geleneksel bir özelliği iki kısımdır:
- sebep (temel, amaç);
- sonuç (karar, sonuç, istek).
Bu önemli değil, ama mantıklı olduğu yerde, gerekli tüm cümleleri açıkça iki bileşene bölmek gerekir. Gosstandart, birleşik dokümantasyon sistemleri ve işletmenin yerel hükümleri, dokümanın konusunun neden ve sonucun nasıl oluşturulacağını belirlediği yapıları inşa etmenin temelini oluşturmalıdır.
Gerçek uygulamada, bu yaklaşım önemli belgelerin oluşturulmasını hızlandırır, metnin tamamına değil, sadece değişken kısma odaklanmanıza izin verir.
İşletmenin yerel belgeleri
Belgelerin birleştirilmesi ve standardizasyonu her işletmenin özelliğidir. Bazıları bunu yazılı olarak yaparken, diğerleri sözlü uygulamaya uymaktadır. Her şey işin büyüklüğüne ve sorumluluk seviyesine bağlıdır.
Yerel hükümlerin çoğu, bir teşebbüsün kurulması sırasında mevcut mevzuat, GOST, sektörde geçerli düzenleyici veriler veya belirli bir iş alanı temelinde düzenlenir.
Bu tür birleşik dokümantasyon sistemleri benzersizdir ve genellikle belirli bir şirketin know-how'ı, kullanılan yazılıma dayanır ve bir ticari sır teşkil eder. Nadiren değişirler ve değişiklikler şirketin büyüme, yetkinlik alanını veya işletme seviyesini genişletme aşamalarıyla ilişkilidir.
Önemli yerel belgeler üretim planları, teknik özellikler, çalışma programlarıdır. Burada, belgelerin birleştirilmesi ve standardizasyonu benzerdir. Her yeni, örneğin, takvim planı öncekine benzer şekilde yapılır ve dış politikadaki değişiklikler (mevzuat, vergi, devlet kontrol organları, ...) dikkate alınarak, muhasebe politikasındaki yeni bir muhasebe planı oluşturulur.
Bilgi akışı
Özellikle birleşik dokümantasyon sisteminin mantığı, yapısı ve kelime bilgisi bir yazılım-teknik yönetim sistemi şeklinde uygulandığında, işletmenin hata ayıklanmış bir belge akışı, çalışanların işlerini ve fonksiyonelliğini basitleştirmekle kalmaz, aynı zamanda faaliyetlerini doğru yönde yöneterek, doküman oluşturma otomasyonunu kontrol etmeyi sağlar. onların işleme ve yürütme.
İç ve dış bilgi akışı, zaman ve içerik şeklinde uygulanan kurumsal altyapı, kurum yönetimini daha yüksek bir seviyeye transfer etmenizi sağlar.
Birçok modern bilgi sistemi uzun zamandan beri görev düzeyinde çalışmakta ve gerekli girdi verilerinin formülasyonunu ve raporların hazırlanmasını sağlamıştır. Çalışanların böyle bir sistemdeki rolü, belirli bir belgenin nasıl oluşturulacağı bağlamında değil, şirketin yaratıcılık ve amaçları alanında yatmaktadır.
Şirket ve çalışan davranışları
GOST R 6.30-2003 ve diğer düzenleyici belgeler, belgelerin şeklini, ayrıntıları, kelimeleri ve cümleleri belirler, ifade ortamını ve kağıt ortamın boyutlarını, girintilerini, kenar boşluklarını, şekillerin, tabloların kenarlıklarını ve diğer teknik detayların boyutlarını belirtir - tüm bunların dikkate alınması önemlidir.
Şirketin normal çalışması, her çalışanın rolünün düzenlendiği ve beklendiği normal iş akışıdır.
Bu bağlamda ve modern bilişim teknolojisinin gelişmişlik düzeyinin özellikleriyle bağlantılı olarak çalışan davranışı konusu önem kazanmıştır. Beklenen olayların gelişiminin beklenen varyasyonunun arka planında, eserler, belgeler, sapmalar tespit edilebilir.
Bu özellik şirketin altyapısını oluşturmak için daha az önemli değildir. Yalnızca belgelerle doğru işi düzenlemek değil, aynı zamanda belgelerle çalışma süreci üzerinde kontrol sağlamak için de önemlidir.