Hangi durumlarda bir onay mektubu hazırlamak gerekir?

Çok sayıda ticari yazışma seçeneği arasında, bir onay mektubu özel bir ilgiyi hakediyor. Bu nedir ve hangi durumlarda benzer bir belge hazırlanmalı?

Ana hedef

İş ahlakı Taraflar arasında daima karşılıklı saygı sağlar. Bu normal iş davranışının ön şartıdır. Onsuz, uzun ve verimli bir işbirliği hayal etmek mümkün değil. Bir onay mektubu bazen sadece gereklidir.

Kendi içinde çok önemli değil. Bu sadece bir nezaket hareketidir. Ortakların olaydan bir gün önce ne kabul ettiklerini açıkça ortaya koyuyor. Başka bir deyişle, bir onay mektubu bazı gerçeklerin veya eylemlerin yerine getirildiğini belirtir. Bu durumda, iki seçenek vardır:

1. Önceden talep ile gönderilen malların, mektupların veya diğer belgelerin alındığına dair onay. Burada, taraflardan biri eylemin tamamlandığını diğerine bildirir.
2. Belirli bir şeyle onayın onaylanması (malların fiyatı veya miktarı, yaklaşmakta olan pazarlıkların tarihi, mal gönderme şartları ve diğerleri). Burada, yoldaşlar belirli anlaşma noktaları için onaylarını ifade eder.

Bundan onay mektubunun isteğe bağlı bir belge olduğu açıktır. Ancak bir kez daha gönderilmesi, ortağa hangi dikkat ve saygıyla davranıldığını gösterir.

Yazım kuralları

Bir onay mektubu nasıl yazılacağını anlamak için, işletme belgelerinin işlenmesinde temel kuralları bilmeniz gerekir. Böyle bir temyizin anlamı tam olarak anlaşılıncaya kadar çalışmamalısınız. Aslında, karmaşık bir şey yok.

Bu tür bir mektup, diğer tüm ticari yazışmalar gibi, üç bölümden oluşmalıdır: başlık, metin ve sonuç. Her biri kendi semantik yükünü taşıyor:

1. Her şeyden önce başlık, çıkış tarihi ve giden kayıt numarası şeklindeki detayları içerir.
2. İçerik genellikle iki bölüme ayrılır: giriş ve gövde metni. Kural olarak böyle bir mektup muhatabın temyiziyle başlar. Bunlar normal formun normal kurallarıdır. Çoğu durumda, ortak şirket başkanı adına yazılmıştır, ancak bazen bu resmi yazıyı, doğrudan bu sorunu çözmekle ilgilenen bir uzmana bildirmeniz tavsiye edilir. Örneğin, iş için bir sipariş onayı satış direktörüne veya üretim yardımcısına gönderilebilir.
3. Sonuç olarak, minnettarlığı ifade etmek gelenekseldir. İşbirliğine devam etme isteği hakkında da birkaç kelime ekleyebilirsiniz.

Bu tür mesajlar ortakların birbirlerine güvenmesini sağlar.

Bir mektup yazma

Bazı insanlar böyle bir belgeyi haberle karıştırırlar. Ancak iki harf arasında büyük bir fark var. Bunlardan biri sadece bir olayı veya olayı bildirir, diğeri ise bir ön anlaşma temelinde belirli bir eylemin tamamlandığını onaylar. Hatalardan kaçınmak için bir onay mektubunun nasıl görünmesi gerektiğini bilmeniz gerekir. Böyle bir iş mektubu için özel olarak onaylanmış bir form olmadığından, numune bağımsız olarak hazırlanabilir.

Gönderen kuruluşun antetli kağıdında yayınlanmalıdır. Şirketin bir tane yoksa, bir köşe damgası kullanılabilir. Bilgi sırayla yerleştirilmelidir:

1. İlk olarak, özel köşelerdeki sol köşede, kayıt günlüğündeki girdiye göre sayı ve tarihi belirtin.
2. Sonra sağ tarafta muhatabın tam detaylarını belirtiniz (firma adı ve adresi, alıcının pozisyonu ve tam adı).
3. Bu mesajın özünü içeren bir anahtar kelime aşağıda yazılmıştır.
4. Ana bölüm muhatap temyiz başvurusuyla başlar. Bunu isim ve patronimik olarak yapmak daha iyidir ve en başta "saygı duyulan" kelimesini ekleyin.
5. Ayrıca, açık bir ifadeyle, anlaşmanın şartlarının yerine getirildiğini bildirmek gerekir.
6. Ondan sonra takdir sözleri olmalı.
7. Metni "Saygılar" ifadesiyle sonlandırabilirsiniz.

Belge, kuruluşun mührü tarafından onaylanması gereken başkan tarafından imzalanır.