Bir LNA kuruluşunda, bir işletmenin iç yapısını düzenleyen bir dizi zorunlu dokümantasyondur. Kısaltma şu şekilde deşifre edilir: yerel düzenleme kanunu. Belgeler sadece yayınlayan şirket içinde geçerlidir, sadece çalışanlar için geçerlidir. Çoğu LNA, iş akışının özelliklerini, ücret hesaplama prosedürünü ve tarifeleri düzenler, ancak bu, tüm çeşitliliği kapsamamaktadır.
Genel görünüm
Bir şirketin LNA'sı tiranlık veya keyfi değil, mevcut mevzuata dayanan ve tamamen ona bağlı olan yasal belgelerdir. Bu tür bir belgeye dahil edilen tüm hükümler, çeşitli düzeylerde yasaların ve yasal düzenlemelerin gerekliliklerine uymak zorundadır. Anayasa ile çelişki, insan hakları ve özgürlüklerin ihlali kabul edilemez. Kendi VLA'sını oluştururken bunun olmasına izin veren bir şirket, bu durum tespit edildiğinde mahkemelere karşı sorumludur.
LNA'nın gelişimi, avukatların, personel uzmanlarının ve işletmeyi bir bütün olarak yöneten diğer profesyonellerin ve özellikle de bölümlerinin katılımını içerir. Bir şirket için LNA'lar, kurumdaki insanların davranışını tamamen altüst eden yerel yasalar haline gelir. Belgeler, bundan sorumlu şirket uzmanları tarafından geliştirilir ve şirket başkanı tarafından onaylanır, daha sonra çeşitli faaliyet alanlarını düzenlemek için kullanılır. LNA yoluyla belirli bir durumda nasıl davranılacağı belirlenir.
Her şey doğru olmalı
LNA'nın ne olduğunu bilerek, olasılıkların ne olduğu, farklı insanlar için ne tür bir sorumluluk doğduğu anlaşılmalıdır. Örneğin, yerel belgeleri resmi olarak gözden geçirmiş ancak ilan ettiği davranış kurallarını ihlal etmiş bir çalışan sorumlu olabilir. Bunu bilen bir kişi, çalışma alanındaki belirlenmiş standartlara uymak için bir teşvik alır.
Aynı zamanda, LNA’ya resmi bir giriş, personeli teşvik etme yöntemidir. Dokümantasyon, çalışanların hangi koşullarda tavizlere veya tercihlere güvenebileceklerini açıklar. Yararlarının bilincinde olan insanlar, en iyi sonucu almak için etkili bir şekilde çalışmakla ilgileniyorlar.
Neyle uğraşıyoruz?
Uzmanların, özellikle de kaliteli iş akışı sağlayan çalışanların özellikle ne olduğunu iyi bilmeleri gerekir - LNA. Şirket bünyesinde kabul edilen her yazı bu belge sınıfına ait değildir. Bu, uygun düzende onaylanan, sadece yasal, örgütsel eylemleri içerir. Genellikle bunlar talimatlardır, düzenlemeler. Genellikle, LNA'nın bir işletmedeki rolü kural ve yönetmeliklerle oynanır.
LNA'nın ne olduğunu bilerek, bu anlayış şirket içindeki belgelerin toplam hacmini değerlendirerek pratikte uygulanabilir. Aynı zamanda, bu dokümantasyon grubunun karakteristik farklılıklarını, şirkette bulunan her şeyden hatırlamaya değer. En bilgilendirici bilgi kaynağı, 2007'de 48 numara altında yayınlanan Yüksek Tahkim Mahkemesi Genel Kurulu kararıdır. O zaman toplantı, LNA'yı belirleme sorununa ayrılmıştı.
Ve eğer daha fazla?
Ne olduğunu anlamak için - LNA, söz konusu çözüme başvurursanız, yapabilirsiniz. Devlet düzeyindeki belgelere odaklanır, ancak belirli bir tüzel kişiliğin büro işi ile paralellikler çizmek mümkündür.Böyle bir analize dayanarak, LNA'yı diğer belgelerin arka planına göre belirleyen en karakteristik ayırt edici özellikleri belirlemek doğru görünmektedir.
En önemli koşullardan biri, kağıt oluşturma prosedürüdür. Resmi siparişe uymak zorunludur. Belge standartlar, belirli kişilerin faaliyetlerini düzenleyen genel kurallar veya şirket içinde meydana gelen süreçleri içermelidir. LSA'da belirtilen referans şartlarının bu belgenin hükümlerine uyması zorunludur. Ana koşullardan biri tekrarlanan kullanım olasılığıdır. LNA'nın iyi örnekleri çekirdek iş için verilen siparişlerdir.
Ne olur
Zorunlu LNA - bunlar şirketin faaliyetlerini düzenleyen emirlerdir. Bu, işyerinde etkileşimi düzenlemek için tasarlanmış çeşitli idari resmi belgeleri de içerir. Gerçek siparişlere ek olarak, talimatlar verebilir, kurallar yayınlayabilir ve iş düzenlemelerini onaylayabilirsiniz. Genelde, VLA'ya ait olma şartları, toplantı sırasında hazırlanan belgelere, toplantıya ve ayrıca iş süreci sırasında oluşturulan notlara, işlemlere, anlaşmalara, yazışmalara karşılık gelir.
Şifre çözme işleminden sonra LNA, iş sürecini normalleştirmek için tasarlanmıştır. Bu nedenle, bu türdeki tüm belgeler tek bir biçimde yürütülmelidir. Bu, şirketteki ofis işleri için talimatların onaylanması sırasında tanımlanmaktadır. Şirket içindeki tüm VLA'da gezinmenizi sağlayan ayrıntıların atanması prosedürünü ilan etmek de aynı derecede önemlidir.
Her şeyde düzen
İşletmedeki tüm zorunlu LNA'ların sadece aynı tarzda dekore edilmemesini sağlamak, aynı zamanda tüm personel tarafından anlaşılabilir olmasını sağlamak için, oluşumlarında özel biçimlendirme kuralları kullanılmalıdır. Her kurumda bireysel olarak koordine etmek, onaylamak, tüm ilgili tarafların görüşlerini değerlendirmek üzere önerilenler. Tek bir kurumsal tarzın oluşumundan sorumlu olan bölümün görüşü en çekici kabul edilir. Genellikle, ilk belgelerin kabul edilmesi aşamasında, şirketler metin yazarken hangi renklerin, yazı tiplerinin ve diğer özelliklerin uygulanması gerektiğini düzenleyen bir bildiri yayınlarlar.
VLA'nın yorumlanmasının özü, personel davranışını düzenlemek için tasarlanan normatif davranışlar olduğu için başkalarına bu kadar önemsiz davranmak çok önemli görünmeyebilir. Ve yine de, stilistik tasarımın birliğini küçümseme. Bu olumlu bir izlenim yaratır, şirketin iş sürecini ne kadar ciddiye aldığını ve küçük şeyler talep ettiğini netleştirir. Bütün bunlar, personelin (istisnasız) çalışmasını ve toplu bir sorumluluk duygusu uyandırmasını sağlar.
Örnekler üzerinde
Bir kuruluşta zorunlu VLA analiz edilirken, her şeyden önce, askeri harekat emrini (ana iş) not etmek gerekir. Bu, üst yönetimin ana direktiflerini oluşturan bir belgedir. Her yıl, yeni bir takvim yılı için kabul edilen ilk belge demiryoluyla ilgili olarak, birincisi numaralandırılmış ve gelecek yılın ilk iş gününde tarihli bir emirdir. Şirket personeli böyle bir durumda belirtilen şartların yerine getirilmemesi durumunda, işveren onu sorumlu tutma fırsatına sahip olacaktır.
Çoğunlukla işveren için zorunlu olan VNA'lar resmi olarak yazılı olarak yayınlanır. Bu aynı zamanda iş akışını elektronik formatta yapan modern şirketler için de geçerlidir. Bu, tanıma için mevcut gereksinimlerden kaynaklanmaktadır. Personel, LNA'ya yalnızca dikkatli bir okuma için bir kopyasının verilmiş olması halinde, sorumlu çalışanın pozisyonu, şifre çözmeyi ve aynı zamanda alışma tarihini gösteren imzalar topladığı durumlarda uymakla yükümlüdür. Sadece işletmede çalışanların katılımı ile böyle bir listeyi tamamladıktan sonra, personelden belirlenmiş kısıtlama ve kurallara uymalarını istemek mümkündür.
Bazı özellikler
Personeli VLA ile tanıştırmak için seçeneklerden biri, herkese elektronik dijital imza sağlamaktır. Prosedür oldukça pahalıdır, ancak bazı durumlarda gerçekten kendini haklı çıkarır. Bu tür bir iş akışını düzenleyen şirketlerin basılı evrakları organize etmekten endişe etmeleri gerekmez. Ancak diğer herkes LNA'yı tanımak için özel bir dergi tutmalı. Bu, hangi formda çalışanların hangi gün içerisinde hangi yerel yasalarla tanışmış olduklarını belirleyen, oluşturulan formun bir dokümanıdır.
Büyük bir işletmede evrak işlerini organize ederken, federal düzeyde temel bir dergi olarak yayınlanan standart bir belgeyi seçmek makul olacaktır. Bu tür formlar artık hem kitapçılarda, hem de kırtasiye ürünlerinde uzmanlaşmış ve birçok mağazada, işletmelerle çalışarak ve iş akışını düzenlemeye yardımcı olarak satılmaktadır. Küçük bir şirket için bu kadar para israfı haksız görünüyor, bu nedenle basit bir defterden bile bir dergi yaratabilirsiniz. Ancak, burada önce liderliğin fikrini dinlemelisiniz. Bazıları en makul fon harcaması için çaba sarf ederken, diğerleri başarılı bir şirketin durumuna göre iş sürecinin tasarımına önemli miktarda yatırım yapmakla ilgilenmektedir.
Sorumluluklar ve Yükümlülükler
Normalde, çekirdek faaliyetler için siparişler, LNA, belirli bir durum için kabul edilen çeşitli düzenleyici belgeler, birkaç belge ofis departmanının sorumluluğundadır. Ancak personel siparişleri ve kişisel dosyalar, istihdama ilişkin diğer kağıt ve elektronik belgeler, işletmenin muhasebe departmanı tarafından tutulmalıdır. Küçük firmalarda, her iki faaliyet alanının sorumluluğu aynı personele atanabilir, bu da genel olarak muhasebecilerin maaş bordrosu ve memurlar - personel belgeleri tutmaması gerektiği için iş sorumluluklarında açıkça belirtilmesi gerekir.
Personel ile çalışmakla ilgili bazı siparişler halen büro memurları ile ilgilidir. Bu serbest formlu belgeler için geçerlidir.
Şirketi elden çıkarıyoruz
LNA siparişleri içerir. Pek çok şirkette, bu çalışmanın en sık karşılaşılan ve çok sayıda çalışmasını düzenleyen belgelerdir. Aynı zamanda, emrin sırası ana yönetici kişi tarafından verilen emirden daha düşüktür - genel müdür ya da en yüksek pozisyona sahip olan başka bir kişi. Bir emir, teşebbüsün çalışmasını bir bütün olarak düzenleyen, şirketin tüm çalışanlarına iştirak eden bir belgedir, istisnalar olamaz. Ancak emir, daire başkanı tarafından verilir, yalnızca görevlerin hiyerarşisine göre kendisine bağlı olan kişilere uygulanır.
Bir emir (çoğu durumda), daha önce resmi düzeydeki kişilerden alınan tesisatları belirten bir belgedir. Genellikle, çözümü öncelik olarak belirlenmiş olan tüm operasyonel görevleri yerine getirmek için kabul edilirler.
Doğru yaratıyoruz
İşletmedeki LNA'nın aynı şekle sahip olması, yapılandırılması ve standartlaştırılması için, tasarım gereklilikleri ofis departmanına uygulanan talimatlara göre belirlenmelidir. Bu tür belgeler açıkça bir LNA oluşturmanın tam olarak mümkün olduğunu belirler. Kabul edilen LNA'ların yerine getirmesi gereken tüm gereklilikleri listelemeden önce, kullanılan tüm terimler talimatlara yazılmalı ve yayınlanan belgeyi dikkate alarak iş sürecinde tutarsızlıkları önlemek için ayrıntılı tanımlamalar yapılmalıdır. Tanımlarla yönlendirildiği için (formülasyonları için federal düzeyde genel kabul görmüş uygulamaya dönmeye değer), sayısız olaydan kaçınılabilir.
İş akışının LNA'ya göre doğruluğu azami netlikte talimatlarla tespit edilmelidir. Kayıt prosedürünü belirtmeli, taslak belgelerin onaylanmasının tüm aşamalarını ve kabul edileceği zaman dilimini açıkça not etmelidir. Talimat, personeli belgeye aşina hale getirme prosedürü için gereksinimleri içermelidir.
Danışma zamanı
Düzenli bir toplantı, toplantı organizasyonu olmadan bir işletmenin çalışmalarını hayal etmek imkansızdır. Böyle bir olayın doğru şekilde yürütülebilmesi için, meslektaşların iletişimi sırasında meydana gelen her şeyi düzelterek, protokolün oluşturulmasından sorumlu bir kişi atamak gerekir. Protokoller kısa, eksiksiz, ancak herhangi bir biçimde onaylandıktan sonra LNA oluyorlar. Kısa bir dokümantasyon formu hazırlarken tartışılan görevleri belirtir, dile getirilen konularda alınan kararlar dile getirilir. İkinci seçenek, kelimenin tam anlamıyla söylenen her şeyin sözlü olarak tespit edilmesini içerir.
Oldukça yaygın bir uygulama, yalnızca şirket tarafından istihdam edilen kişilerin değil, aynı zamanda diğer şirketlerin ve devlet kurumlarının temsilcilerinin de katıldığı bir dış toplantı düzenlerken tam bir protokol sağlamaktır. Ancak iç için, genellikle kısa biçim yeterlidir. İyi teknik donanıma sahip en modern firmalar, iç protokollerin elektronik ortamda tasarımını karşılayabilir. Ancak, etkinlikte temsilcileri bulunan şirketlerin elektronik olarak belge alışverişi yapma olasılığını düzenleyen özel bir anlaşması yoksa, dış olanların hala basılması gerekecek.
Bilmek önemli
Şirket çok küçükse, nadiren güçlü bir donanıma sahiptir, tüm personele elektronik imza sağlama yetkisi yoktur. Bu durumda, çalışanların belgeye aşina olduklarını doğrulamak için tüm çalışanlardan zamanında imza toplayarak, kağıt formunda herhangi bir protokol hazırlamak makul olacaktır. Ancak, belirli bir durumda tanıdıklarının teyit edilmesi gereken çalışanlar için bir EDS varsa, dokümantasyonun tamamlanması ve e-posta ile gönderilmesi, ardından hazırlanan ve onaylı dokümanın EDMS'ye gönderilmesi, yani dokümantasyonun sistematik bir saklanması yeterli olacaktır.
Birçok modern şirket aktif olarak elektronik belge yönetimi geliştiriyor ve diğer şeylerin yanı sıra, elektronik tasarıma dikkat etmek, protokolleri tutmak, personeli bu belgeler hakkında bilgilendirmek gerekiyor. Bu konuda bir kereden fazla yapılan çalışmalar açıkça göstermektedir: İşletmenin verimliliği ne kadar yüksek ve hata olasılığı ne kadar düşükse, elektronik formatta o kadar verimli bir şekilde hata ayıklanırken, kağıt belgelerin hacmi de o kadar azalır.