Paano ayusin ang mga bagay sa mga folder? Bakit kinakailangan ang tatak at kung ano ang karaniwang tinatanggap na ibig sabihin ng term na ito? Paano mag-imbak ng mga file, folder, at kung paano pa maaari mong ayusin ang dokumentasyon sa negosyo? Sa kasalukuyan, ang trabaho sa opisina ay tulad ng isang kumplikado ng mga gawain na nangangailangan ng isang sistematikong pamamaraan at lubos na katumpakan. Tungkol sa kung ano ang kahalagahan ng mga gawain at kung ano ang inilaan, dapat malaman hindi lamang ang mga empleyado na responsable para sa daloy ng dokumento sa loob ng kumpanya, kundi pati na rin ang lahat ng mga tauhan ng pamamahala na interesado na mapanatili ang kontrol sa mga proseso ng trabaho ng samahan.
Pangkalahatang terminolohiya
Isinasaalang-alang kung ano ang nomenclature ng mga kaso, kinakailangan muna sa lahat na tandaan na ang term na ito ay ginagamit upang ipahiwatig ang naturang pamamaraan ng systematization, na nagsasangkot sa pagbuo ng isang listahan ng mga kaso na naitala sa loob ng negosyo at institusyon. Para sa bawat isa sa kanila, ang mga tagal ng pag-iimbak ay malinaw na inireseta, habang nakatuon sa mga patakaran na ipinataw sa kasalukuyang mga batas ng ating bansa.
Teorya at Pang-araw-araw na Buhay
Ano ang katawagan ng mga kaso sa praktikal na aplikasyon? Ito ay tulad ng isang scheme ng pamamahagi na tumutulong sa pangkat na naisakatuparan ng dokumentasyon, kaya lumilikha ng mga kaso. Upang gawin ito, inaprubahan ng kumpanya ang pamamaraan, pag-uuri, pagkatapos ay inilapat sa pagsasagawa. Ipinakilala rin ang isang index index para sa mga kaso, dokumento. Dapat mong tukuyin ang tagal ng imbakan at matukoy ang disenyo ng index ng card, na ginamit bilang materyal na sanggunian at ginamit upang maghanap para sa dokumentasyon mula sa bilang ng hindi nagawa. Kapag sumasagot sa tanong kung ano ang pangalan ng mga kaso, dapat itong tandaan na ang term na ito ay ginagamit upang magtalaga ng tulad ng isang dokumento sa accounting, na kinokontrol ang gawain ng mga kagawaran na responsable para sa mga clerical work, archive. Malinaw na binabantad ng nomenclature ang lahat ng mga kasong iyon, ang tagal ng imbakan ay sa loob ng isang dekada, iyon ay, ang mga kabilang sa bilang ng pansamantalang dokumentasyon ng imbakan.
Bakit ito kinakailangan?
Sino ang kailangang malaman kung ano ang pangalan ng mga kaso, kung paano ito isinasagawa? Una sa lahat, ito ang mga taong responsable sa pag-aayos ng daloy ng trabaho sa negosyo, pati na rin ang pinuno ng institusyon, ligal na nilalang. Ang nomenclature ay tumutulong upang mabilis na mahanap ang kinakailangang dokumento kung ang mga species o nilalaman ay kilala. Ang kalidad ng pagbuo, pagpapatupad ng lagda ng mga kaso ay tumutukoy kung gaano kabilis magagawa na gumana sa dokumentasyon sa loob ng mga dingding ng institusyon. Sa kasalukuyan, ang katotohanan ng pagkakaroon ng tatag ng tatag ay itinatag bilang sapilitan para sa anumang ligal na nilalang, maging isang institusyon o organisasyon, kumpanya.
Sa antas ng estado, ang Pinagkaisang Serbisyo ng Pinagkaisang Estado ng Estado ay pinagtibay - ito ay tulad ng isang sistema na nagbabalangkas ng mga patakaran para sa pagpapanatili ng dokumentasyon. Sa annex dito, maaari mong mahahanap ang kasalukuyang may-katuturang sample ng nomenclature ng mga kaso. Bilang karagdagan, tulad ng isang solong sistematikong mapagkukunan ng impormasyon ay nagtipon ng lahat ng mga probisyon na kailangang gabayan ng pag-unlad at pagpapatupad ng nomenclature ng mga kaso para sa isang taon sa isang institusyon o negosyo.
Mga Tampok ng Tanong
Sa kasalukuyan, sa trabaho sa opisina, ang nomenclature ay isang kumplikadong konsepto na kasama ang ilang mga uri at pangkat ng dokumentasyon. Nakaugalian na pag-usapan ang tungkol sa isang tipikal, tinatayang, tukoy na tatag.Ang mga indibidwal ay karaniwang ipinakilala sa antas ng institusyon bilang kabuuan at ng isang hiwalay na yunit ng istruktura.
Karaniwan, katangi-tanging huwaran ang tinawag upang pagsamahin ang dokumentasyon na katulad sa kalikasan at komposisyon. Kinokontrol din ng modelo ang tiyak na sistema ng pag-index, na ginagamit sa loob ng isang tiyak na ahensya. Kinakailangan na mag-aplay tulad ng isang listahan ng mga pangalan ng kaso. Ngunit ang tinatayang isa ay nagpapayo sa kalikasan, bagaman sa pangkalahatang kaso makatuwiran at maginhawa na sumunod dito, dahil nakakatulong ito upang mai-streamline ang buong dami ng mga opisyal na papel na naipon sa kumpanya.
Ang system bilang batayan ng pagkakasunud-sunod
Kailangang maiayos ng anumang makabagong negosyo ang kasalukuyang dokumentasyon, at ito ang katawagan na kumakatawan sa naturang gabay sa pag-uuri na maaaring malutas ang mga problema ng samahan. Ito ay isang dokumento kung saan ang mga pangalan ng lahat ng mga gawain ng negosyo na maaaring magsimula ay ipinahiwatig ng linya ayon sa linya. Kasabay nito, malinaw na naisulat kung gaano katagal kailangang maimbak ang papel. Ang nomenclature ng accounting, mga serbisyo ng tauhan, ang negosyo bilang isang buo ay dapat na aprubahan ng ulo nito.
Ang pangunahing layunin ng pagpapakilala ng nomenclature
Ang nasabing isang opisyal na papel ay pinapadali ang systematization ng internal workflow. Sa katunayan, ito ay tulad ng isang plano, na malinaw na binaybay kung ano ang dapat gawin ng mga algorithm upang maipamahagi ang mga naisagawa na dokumento, at sa mga bagay na dapat nilang mailagay. Ito ay bumubuo ng sistema ng archive ng negosyo at ginagawang mas madaling orientation sa mga naipon na mapagkukunan ng papel.
Kasabay nito, ang nomenclature ng mga gawain sa tauhan, accounting, pati na rin ang pangkalahatang isa para sa enterprise, ay naglalaman ng isang malinaw na kahulugan ng mga agwat ng oras na may kaugnayan sa iba't ibang mga kategorya ng dokumentasyon. Ang nakabalangkas na sistema ay nabaybay nang eksakto kung gaano karaming oras ang mag-imbak ng mga dokumento na nakaayos sa isang tiyak na kaso. Kapag lumilikha ng isang kaso gamit ang pinaandar na mga dokumento, dapat mong agad na ipagpalagay kung gaano katagal ang buhay ng istante. Ang yugtong ito ay tinatawag na pangunahing pagsusuri, na nagbibigay-daan upang makilala ang halaga ng dokumentasyon.
Index, system at pangunahing impormasyon
Opisyal ng pagpapahayag ng mga kaso na opisyal na nagdeklara kung aling system na kinakailangan upang mai-index ang mga kaso. Ang impormasyong ito ay may kaugnayan para sa pagpaparehistro, dahil ang index na itinatag ng nomenclature ay isang elemento ng numero ng pagpaparehistro na itinalaga sa bawat indibidwal na dokumento sa negosyo. Ang nomenclature ay isang sanggunian na nagbibigay kaalaman na nagbibigay-daan sa mabilis mong pag-aralan ang mga tampok na istruktura ng isang partikular na ligal na nilalang.
Ginagamit ang dokumentasyon kapag kinakailangan upang lumikha ng isang listahan ng kaso. May kaugnayan ito para sa pag-iimbak ng mga security, na, ayon sa batas, ay may isang deadline ng higit sa isang dekada, kabilang ang permanenteng pag-iimbak. Ginagawa nito ang nomenclature ng mga kaso na pangunahing dokumento sa accounting na ginamit sa mga kagawaran na responsable para sa clerical work sa enterprise.
Accounting at karagdagang pag-unlad
Kadalasan, ang nomenclature ng mga kaso ay ang pinaka-maginhawang dokumento na kung saan ipinatupad ang sistema ng accounting sa enterprise, na nagbibigay-daan sa iyo upang makontrol ang pansamantalang gawain, iyon ay, inilaan para sa imbakan para sa isang dekada.
Ang isa pang mahalagang layunin ng nomenclature ng mga kaso ay ang kakayahang magamit sa pagbuo ng isang file ng sangguniang kard, kinakailangan upang mapanatili ang may-katuturang impormasyon sa isinagawa na dokumentasyon. Ang sistema ng pag-uuri na ginamit sa pagbuo ng nomenclature ay nagiging batayan para sa paglikha ng isang file cabinet na nagbibigay ng sanggunian na impormasyon tungkol sa daloy ng dokumento sa loob ng samahan.
Ano ang hitsura nito?
Ang isang halimbawang tatag ng mga kaso ay maaaring magmukhang mga sumusunod.
Kapag naghahanda ng dokumentasyon, kinakailangan upang maipahiwatig ang iyong mga pangalan ng negosyo, mga kagawaran kung saan nakapasok ang nomenclature, pati na rin ang kasalukuyang mga petsa.
Mahalaga ito!
Minsan tila sa negosyante na sa isang maliit na maliit na daloy ng trabaho, ang pagpapakilala ng nomenclature ay isang gulo lamang, labis na "papeles" na hindi magdadala ng tunay na mga pakinabang. Ang diskarte sa tanong na ito ay hindi tama ng kategorya. Kinakailangan na ipakilala ang tama, naaangkop, na isinasaalang-alang ang partikular na tatak ng organisasyon sa anumang modernong kumpanya. Kapag bumubuo ng isang dokumento, kinakailangan upang matiyak na sumasaklaw sa buong dami ng daloy ng trabaho ng kumpanya, kasama na ang mga yugto ng paglikha. Kinakailangan na ang lahat ng mga sektor ng mga aktibidad, proseso at aktibidad ng kumpanya ay makikita sa nomenclature.
Maaari mong basahin ang mga pangkalahatang tinatanggap na kinakailangan para sa paghahanda ng tulad ng isang normatibong dokumento sa mga ligal na kilos na pinagtibay sa antas ng estado. Ang mga patakaran ng trabaho na ipinakilala para sa mga archive ng mga kumpanya, karaniwang mga tagubilin na namamahala sa dokumento ng sirkulasyon ng mga negosyo ay nakatuon sa ito. Noong 1988, isang sistema ng suporta ng estado ang dokumentasyon ay binuo, na may kaugnayan pa rin ngayon. Ang mga dokumento na regular na pinagtibay sa antas ng estado ay pinapatunayan na isinasaalang-alang ang mga katotohanan ng ating panahon, kasama na ang paggamit ng mga electronic computer, habang ang pangunahing mga teorya ng systematization at pag-uuri ay mananatiling pareho.
Mga Form ng item
Sa klasikong bersyon, ang dokumentong ito ay naipon bilang isang talahanayan. Ang mga indeks, pag-uuri ay naging batayan para sa mga proseso ng pagpaparehistro ng dokumentasyon na nabuo sa loob ng negosyo, mula dito sa mga panlabas na tatanggap at tinanggap para sa pagproseso mula sa mga panlabas na mapagkukunan. Ang isang maayos na pinagsama-samang nomenclature ay isang maginhawang tool para sa pagbuo ng iba pang mga klase na kinakailangang sumama sa proseso ng gawain ng opisina ng anumang modernong kumpanya. Kaya, ang paunang pagsusuri sa dokumentasyon ay madalas na nangangailangan ng isang klasipikasyon ng mga isyu, mga lugar para sa talakayan. Gayundin, ang mga espesyal na klase ay kinakailangan para sa naisakatuparan na dokumentasyon. Kapag nagpapakilala ng isang elektronikong sistema, kinakailangan upang bumuo ng mga navigator, mga representasyon na sumasalamin sa iba't ibang mga yunit ng istruktura at performers. Bilang karagdagan, batay sa nomensyang mga kaso, maaari kang bumuo ng isang sistema na nagbibigay-daan sa iyo upang ayusin ang dokumentasyon na napapailalim sa espesyal na kontrol, pati na rin ang iba pang mga uri.
Ang katawagan ay kabilang sa kategorya ng dokumentasyon ng pagpaplano. Sa loob nito makikita mo ang mga heading ng mga kaso na iminungkahi para sa pagpaplano, pag-account sa iba't ibang direksyon ng aktibidad, pang-ekonomiyang aktibidad ng negosyo. Ang mga pag-andar na itinalaga sa kumpanya ay nakikita mula sa nomenclature. Ang dokumento ay inihanda para sa susunod na taon, kaya kinakailangan upang maglagay dito hindi lamang ang magagamit na mga kakayahan at pangangailangan ng daloy ng trabaho, kundi pati na rin ang pinlano sa malapit na hinaharap. Ito ay kanais-nais na kapag ang pag-iipon ng nomenclature posible na tumpak na hulaan ang mga pangangailangan ng sistema ng pamamahala ng dokumento sa enterprise para sa susunod na limang taon, bagaman hindi ito laging magagawa sa kasalukuyang mahirap na pang-ekonomiyang mga kondisyon na pinipilit ang mga negosyo na ayusin.
Realidad at plano
Sa praktikal na aplikasyon, madalas na ang pagpapalitan ng mga kaso ay isinasaalang-alang bilang dokumentasyon ng accounting, na dahil sa pagkakaroon ng isang numero, isang index para sa bawat nakalista sa heading. Ang pangwakas na tala ng nomenclature na nagbubuod sa mga resulta ng taon ay nagpapahintulot sa amin na magtapos sa bilang at mga kategorya ng mga kaso na naitala sa nakaraang panahon. Maaari mo ring kalkulahin, nang hindi gumagawa ng mga espesyal na pagsisikap at walang pag-aaksaya ng oras nang walang kabuluhan, ang bilang ng mga kaso, dami, na-institute sa nakaraang oras. Nagbibigay ito ng isang dami ng paglalarawan ng pondo ng dokumentaryo, ang sistema ng daloy ng trabaho. Ang pangangailangan para sa naturang pagsusuri ay lumitaw kapwa sa loob ng balangkas ng isang hiwalay na yunit ng istruktura at ng organisasyon sa kabuuan.
Ang nomenclature na kumikilos bilang mga tala sa accounting ay maaaring magamit kapag ang mga file ay inilipat sa archive.Ito ay totoo lalo na para sa mga inilaan para sa pansamantalang imbakan - hindi hihigit sa isang dekada. Nagbibigay din ang nomenclature ng isang maginhawang batayan para sa pagbuo ng isang imbentaryo, na kinabibilangan ng mga kaso na inilaan para sa imbakan sa isang patuloy na batayan o pansamantala, kung ang panahon ay lumampas sa isang dekada. Ang nomenclature ay maginhawa kapag ang isang imbentaryo ng mga kaso na naglalaman ng dokumentasyon sa mga tauhan ng kumpanya ay nabuo, pati na rin ang mga aksyon na nag-aayos ng pagkasira ng mga dokumento, ang paglalaan ng mga papel na hindi kailangan o hindi maiimbak.
Ang mga detalye ng ilang mga uri ng mga samahan
Ang isang sapilitang panukalang-batas ay ang pagsasama-sama ng isang nomenclature para sa anumang institusyon ng estado. Ang dokumento na ito ay dapat na naroroon sa munisipal, subordinate na mga ligal na entidad ng teritoryo. Ang nasabing isang ipinag-uutos na pamamaraan ay dahil sa ang paglipat ng dokumentasyon na nabuo sa mga samahan, mga institusyon para sa pag-iimbak sa mga archive ng munisipyo o antas ng pederal.
Kung pinag-uusapan natin ang tungkol sa isang pribadong organisasyon, kung gayon ang pagbuo ng nomenclature ay kinakailangan din, ngunit ang mga kinakailangan na nalalapat dito ay hindi gaanong mahigpit. Sa isang banda, ang dokumento ay multifunctional din - hindi ito nakasalalay sa pakikilahok ng estado sa kumpanya. Inirerekomenda na bumuo ng isang tatak sa isang oras kung kailan nilikha lamang ang isang ligal na nilalang. Sa panahon ng pagkuha, pagsamahin, kinakailangan upang muling mabuo ang naturang sistema para sa pag-uuri ng daloy ng dokumento, kung sa parehong oras ay nabuo ang isang bagong ligal na nilalang. Ayon sa mga panuntunan, ang pagbuo ng nomenclature ay isang napakahalagang gawain, at kinakailangang magtrabaho dito kahit na bago mabuo ang pagtuturo na naglalarawan ng mga patakaran ng daloy ng trabaho.