Archival paperwork: batas, pagtuturo

Sa anumang mga organisasyon, ang dokumentasyon ay naka-imbak para sa isang tinukoy na oras, pagkatapos nito dapat itong ilipat sa archive ng munisipyo o estado. Ang proseso ng paglilipat ng mga opisyal na papel para sa imbakan ay may ilang mga katangian, na maaaring mag-iba sa iba't ibang bahagi ng bansa.

Ang papeles ay ang lugar ng trabaho na may pananagutan sa proseso ng pagdokumento, pati na rin ang pagpapatupad ng mga opisyal na papel.

Ang gawaing clerical ng archival ay isang espesyal na aktibidad ng mga istruktura ng estado, organisasyon at mamamayan sa accounting, imbakan at paggamit ng mga archival paper.

Mga uri ng dokumento

Kasama sa archival at papeles ang maraming mga term para sa pagdidisenyo ng mga papel ng iba't ibang uri. Ang mga dokumento ay:

Fine (naglalaman ng data sa anyo ng isang larawan ng anumang uri).
Dokumento ng larawan (nilikha gamit ang litrato o iconograpiya. Ang karaniwang isang dokumento ay karaniwang naglalaman ng mga larawan ng iba't ibang mga bagay sa sining).
Graphic (gumagamit sila ng mga linya, chiaroscuros at stroke).
Isang dokumento na ponograpiya (isang carrier na may data ng tunog na naka-install ng anumang sistema ng pag-record ng tunog).
Audiovisual (naglalaman ng mga imahe at tunog).
Dokumento ng pelikula (mas madalas na ito ay isang dokumento na audiovisual o nakalarawan; ang pamamaraan ng cinematography ay ginagamit upang makatipon ito).
Isang nakasulat na dokumento (ito ang data na maaaring makilala gamit ang anumang uri ng liham).
Teksto (naglalaman ito ng anumang data ng boses gamit ang pag-record ng tunog).
Ang teksto ng makina (ang pagrekord ay kasangkot sa pag-unlad sa isa sa mga posibleng paraan, dahil sa kung aling impormasyon ang naproseso gamit ang isang elektronikong computer).
Belova (ang pangwakas na anyo ng dokumento na kinopya ng kamay o sa tulong ng mga teknikal na paraan nang walang pagwawasto at mga pagkakamali).
Ang sulat-kamay (mga palatandaan sa naturang dokumento ay inilalapat lamang sa pamamagitan ng kamay).
Videogram (pagpapakita ng larawan ng impormasyon sa screen).
Mga makinulat na dokumento: nagpapahiwatig ng mga palatandaan ng liham, na inilapat gamit ang anumang paraan sa teknikal.
Draft dokumento - sumasalamin sa mga aktibidad ng may-akda sa lahat ng mga blot at pagwawasto.

Pamantayan

Alinsunod sa batas ng Russia, ang pamamaraan para sa paglilipat ng mga opisyal na papel sa archive ay kinokontrol ng GOST R 7.0.8-2013. 12 buwan pagkatapos ng pagtatapos ng gawaing papel, ang mga dokumento ay ipinag-uutos na inilipat sa archive bilang pagsunod sa lahat ng mga patakaran at mga kinakailangan. Ang paghahanda para sa paglipat ay maaaring gawin ng mga kawani ng produksyon mismo o sa pamamagitan ng isang third-party na kumpanya.

Ang GOST 2013 archival at papeles ay naglalaman ng mga kahulugan ng pangunahing, pinakakaraniwang mga termino na ginagamit sa lugar na ito. Sa dokumento maaari mong makita ang parehong mga pinaka-pangkalahatang termino - isang form o imbentaryo, pati na rin ang lubos na dalubhasa, halimbawa, ang bar para sa mga paghihigpit sa pag-access.

Bilang karagdagan, ang pamamahala sa talaan ng GOST at pag-archive ay naglalaman ng isang kahulugan (interpretasyon) ng mga term na nauugnay sa larangan ng samahan ng trabaho na may mga dokumento, dokumentasyon at iba pang mga akdang papel.

Mga yugto ng paghahanda

Hakbang-hakbang na paghahanda ng mga materyales para sa paglipat sa archive:

siguraduhin na ang papeles ay nakakatugon sa lahat ng mga iniaatas na itinatag ng archive na ito;
magsagawa ng dokumentasyon ng buklet;
bilangin ang lahat ng mga sheet;
upang makabuo ng isang Case Certifier;
tukuyin ang mga detalye ng takip;
bumuo ng isang panloob na file ng kaso;
lumikha ng isang imbentaryo

Kung ang paglilipat ng mga papel na maiimbak nang mas mababa sa 10 taon ay dapat asahan, kung gayon ang kawalan ng buklet, systematization, numbering, mga elemento ng sertipikasyon ay pinapayagan.Dito, una sa lahat, kinakailangan na tumuon sa mga kinakailangan ng isang partikular na archive, dahil ang mga pamantayan ng iba't ibang mga institusyon ay maaaring maglaman ng isa o lahat ng mga isyu sa itaas.

Ang Batas sa Archival Affairs at Pag-iingat ng Record ay naglilista ng pangunahing mga termino at kanilang mga kahulugan sa lugar na ito. Sa ibaba isaalang-alang namin ang ilan sa mga ito.

Pag-iingat at Pag-archive: Mga Tuntunin at Kahulugan

Dokumentasyon - pag-aayos ng impormasyon sa anumang anyo, alinsunod sa mga ibinigay na patakaran.
Pinag-isang System ng Dokumentasyon (DCL) - isang sistema na naglalaman ng impormasyon na kinakailangan para sa pamamahala sa isang tiyak na lugar ng trabaho.
Mga patakaran sa dokumentasyon - isang listahan ng mga patakaran at regulasyon sa proseso ng pagtatrabaho sa mga dokumento.
Ang Pinag-isang Form ng Dokumento (UFD) - maraming mga detalye na nakalagay sa isang tiyak na pagkakasunud-sunod sa iba't ibang mga carrier ng data upang malutas ang anumang mga problema sa larangan ng aktibidad.
Sistema ng dokumentasyon - maraming mga papel na pantay sa uri, uri at layunin, pati na rin ang mga kinakailangan para sa kanilang paghahanda.
Pangalan ng dokumento - ang tukoy na pangalan ng dokumento sa sulat.
Organisational at administratibong dokumento - ay may solusyon ng iba't ibang mga gawain sa organisasyon at administratibo, mga isyu ng pamamahala, ang regulasyon ng gawain ng mga departamento ng produksiyon, mga organisasyon, pati na rin ang mga istruktura at awtoridad ng estado.
Mga Props - anuman sa mga kinakailangang elemento ng opisyal na dokumento. Mga Props na madalas na binubuo ng variable at pare-pareho ang mga bahagi.
Form - isang sample ng papel. Ipinapahiwatig nito ang saklaw ng paggamit, mga katanungan para sa pagtatayo at pangunahing mga detalye.
Ang form ay isang hanay ng mga detalye na makakatulong upang makilala ang may-akda ng isang opisyal na dokumento.
Ang standardized na sheet ng ulat ay isang listahan ng mga naaprubahan na UVD.
Pagrehistro - pagpasok sa isang dokumento ang lahat ng mga kinakailangang elemento na itinatag ng mga kinakailangan ng trabaho sa tanggapan.
Ang larangan ng serbisyo ng isang pantay na form - ang UVD zone, ay naayos sa mga teknikal na sangkap ng imbakan at ginagamit para sa paglalapat ng dalubhasang mga imahe.

Ito ang mga pangunahing termino at kahulugan ng umiiral na pamantayan ng estado para sa pag-archive at gawaing papel.

Mga uri ng mga detalye

Hiwalay, kapaki-pakinabang na tumira sa mga detalye na ginagamit sa paghahanda ng mga opisyal na dokumento:

Lagda - isang nakasulat na tanda ng isang awtorisadong tao.
Stamp ng pag-apruba - nagpapahayag ng isang positibong pagtatasa ng samahan o isang tao na hindi ang may-akda ng mga opisyal na papel.
Petsa - nagpapahiwatig ng araw na ang papel ay iginuhit, pati na rin kapag tinanggap, sumang-ayon, o nai-publish.
Limitahan ang stamp - isang senyas na nagpapahiwatig na magagamit ang impormasyon sa isang tiyak, limitadong bilang ng mga tao.
Pamagat - nagbubuod ng kakanyahan ng dokumento.
Ang selyo ng pag-apruba - nagsasalita tungkol sa kaugalian at pagiging legal ng impormasyon na nilalaman sa dokumento.
Visa - nagpapahayag ng pahintulot o hindi pagkakasundo ng awtorisadong tao sa impormasyong tinukoy sa dokumento.
Teksto - data na naitala ng anumang uri ng liham o sistema ng pag-record ng tunog. May kasamang pangunahing bahagi ng impormasyon sa pagsasalita ng dokumento.

Manwal ng pagtuturo

Ang mga panuntunan, listahan, mga tagubilin para sa archival clerical work at iba pang mga dokumento sa regulasyon ay makakatulong upang maipatupad ang pangunahing batas. Mayroong pangunahing mga kinakailangan para sa pagpapatakbo ng mga istruktura ng archival na nilikha noong 2002.

Kapansin-pansin na ang mga naturang patakaran ay hindi nakarehistro sa Ministry of Justice ng Russian Federation. Kaugnay nito, ang "Pangunahing mga patakaran ng mga archive ng departamento" ng 1986 ay may bisa pa rin.

Ang pagkakaroon ng mga kinakailangang ito sa larangan ng paggawa ng papel at pag-archive ay dahil sa pangangailangan para sa pagkakapareho sa accounting, paggamit, pagkumpleto at pag-iimbak ng mga dokumento sa mga archive, sa samahan ng lahat ng mga prosesong ito. Ang pangunahing pokus ng mga kinakailangan ay sa nomenclature.

Kaya, ang algorithm ng mga aksyon ay ang mga sumusunod:

ayusin ang isang pagsusuri sa halaga ng mga mahalagang papel;
maghanda ng mga dokumento para sa pagpapadala sa archive;
upang makabuo ng isang negosyo;
gumuhit ng isang pamamaraan para sa paglalaan ng mga dokumento para sa pagkasira;
ipadala ang kaso sa archive.

Kapansin-pansin na ang mga kinakailangang ito ay hindi nalalapat sa dokumentasyon, ang gawain na hindi kinokontrol ng batas ng Russian Federation ng Hulyo 21, 1993 "Sa Lihim ng Estado".

Organisasyon

Ang pag-iimbak ng archival ng mga dokumento at papeles ay tumutulong upang malinaw na makontrol ang trabaho sa mga dokumento, habang tinitiyak ang kanilang kaligtasan at kakayahang mai-access. Mayroong ilang mga uri ng mga dokumento na may isang tiyak na termino at kahit isang paraan ng imbakan.

Kapag nag-oorganisa ng archer clerical na trabaho, ang mga departamento ng estado at mga katawan nang hindi nabigo ang paglipat ng mga opisyal na dokumento sa Archival Funds ng Russian Federation (AF RF). Ang mga komersyal na istruktura, sa turn, ay may mas malawak na pagpipilian ng mga pamamaraan para sa pag-iimbak ng dokumentasyon.

Ang bawat pangkat ng mga opisyal na papel ay may sariling tiyak na tagal ng pag-iimbak, na kinokontrol alinsunod sa balangkas ng regulasyon ng Russian Federation. Ang isang imbentaryo ay nilikha din kung saan ang petsa ng pag-agaw ng mga dokumento sa archive ay nabanggit kasama ang pag-expire ng petsa ng pag-iimbak at isang sanggunian sa may-katuturang probisyon ng batas.

Mga kinakailangan para sa lugar ng pag-iimbak ng mga dokumento

Sa loob ng kumpanya, ang imbakan ng archival ng mga dokumento ay isinaayos sa mga dalubhasang mga gusali o sa hiwalay, nakahiwalay na mga silid. Kasabay nito, ang labis na pag-init at mataas na kahalumigmigan sa silid ay mahigpit na ipinagbabawal. Ito ang pinakamahalagang pamantayan para sa pag-iimbak ng mga dokumento ng archival. Kasabay nito, ang iba't ibang mga carrier ng data ay nangangailangan ng kanilang sariling mode. Namely:

Mga papel: 18-20 ° С, kahalumigmigan ng hangin - 52-57%.
Mga Pelikula: itim at puti - 16 ° С, kulay - 3-6 ° С. Humidity ay 41-44%.
Mga magnetikong tape at disk: 16-19 ° С, kahalumigmigan ng hangin - 52-64%.

Imposibleng mag-ayos ng mga dokumento malapit sa mga bodega na may pagkain at kemikal, pati na rin mga fast food na lugar, mga canteens. Bilang karagdagan, dapat magkaroon ng isang hiwalay na silid para sa pagtanggap ng mga papel, kung saan magaganap ang acclimatization ng dokumentasyon. Minsan ang mga silid na ito ay ginagamit para sa panandaliang pag-iimbak ng iba't ibang mga media sa imbakan.

Ang silid ay dapat maglaman ng kinakailangang mga rak ng katalogo, mga rack at mga archive folder, mga espesyal na kahon. Lalo na kinakailangan at matipid na mahalagang mga dokumento ay inilalagay sa mga kabinet ng metal na may ligtas na mga kandado. Bilang karagdagan sa mga pangunahing kinakailangan, mayroong iba pa, walang mas mahalaga na mga kondisyon:

Kaligtasan Ang mga silid ng archival ay dapat na lumalaban sa sunog, protektado mula sa pagbaha, mayroong emergency exit. Ang distansya ng mga dokumento mula sa pinagmulan ng init (kasama ang mga bintana) ay hindi bababa sa 0.6 m. Mahigpit na ipinagbabawal na ilagay ang papel na malapit sa kanila.
Ang paggamit ng mga pipeline na insulated na may proteksiyon na kagamitan lamang.
Nakatago selyadong socket at mga de-koryenteng mga kable.
Mahigpit na pagbabawal sa pagpapatakbo ng lahat ng mga gamit sa pag-init. Gayundin, ang pagkain at iba pang mga item na hindi nauugnay sa pag-iimbak ng dokumentasyon ay hindi pinapayagan.
Sa pagkakaroon ng dapat ay mobile o nakatigil na rack ng metal. Ang mga papel sa kanila ay pinakamahusay na inilalagay sa mga kahon o mga bundle. Kasabay nito, ang distansya sa pangunahing pasilyo ay hindi bababa sa 1.3 m, at sa pagitan ng mga rack - 0.7 m. Ang distansya mula sa mas mababang drawer - hindi bababa sa 0.1 m, at mula sa rack patungo sa dingding - hindi hihigit sa 0.5 m.

Gayundin isang ipinag-uutos na kinakailangan sa imbakan: ang lokasyon ng mga cabinets ay patayo sa mga dingding, bintana at baterya.

Sa gusali ng imbakan ng archival na papel, ang artipisyal at natural na ilaw ay katanggap-tanggap. Kasabay nito, mahalagang pigilan ang direktang sikat ng araw mula sa pagpasok sa dokumentasyon. Kung ang mga maliwanag na maliwanag na lampara ay ginagamit, dapat na mai-install ang isang proteksiyon na takip sa itaas ng bawat isa. Ang mga aparatong fluorescent ay dapat mapili gamit ang isang maliit na spectrum ng UV.

Pag-iimbak ng oras

Para sa pag-iimbak ng archival ng mga opisyal na papel, ginagamit ang isang tiyak na paraan ng systematization ng dokumentasyon sa paggawa. Makakatulong ito na sumunod sa naaangkop na mga batas at regulasyon. Ang layunin nito ay upang maalis ang pagkawala ng mahalagang impormasyon.

Sa pag-expire ng itinatag na oras para sa pag-iimbak ng mga security sa archive, ang responsableng tao ay dapat sirain ang mga opisyal na papeles, at pagkatapos ay lumikha ng isang gawa ng pagpuksa.

Bilang karagdagan, mayroong mga dokumento na may isang walang limitasyong tagal ng oras ng pag-iimbak. Ang pamamaraan ng pagpopondo ay isinasagawa para sa kanila. Ito ay isang dibisyon ng mga papel sa archival clerical work para sa iba't ibang mga pondo at koleksyon.

Mga tagubilin para sa pagpapadala ng mga dokumento.

Mga dokumento sa regulasyon

Ang batas sa larangan ng gawaing clerical ng archival ay naglalaman ng maraming mga rekomendasyong metolohikal at regulasyong ligal na kilos. Ito ay isang kumplikado, ngunit lohikal na wastong mekanismo ng regulasyon.

Ang pangunahing haligi sa regulasyon ng mga relasyon ay ang batas ng Oktubre 22, 2004 Hindi. 125-ФЗ "Sa Archival Affairs sa Russian Federation". Sa batayan nito, ang mga batas ay pinagtibay sa antas ng mga nasasakupang entity ng Russian Federation sa mga patakaran para sa pagtatrabaho sa dokumentasyon, mga listahan ng mga papel na may mga tagal ng imbakan. Kasama rin dito ang iba pang mga dokumento ng regulasyon sa pamamahala ng mga talaan ng archival, na sumang-ayon sa mga yunit ng archival.

Ang mga batas at regulasyong ito ay tumutulong upang maipatupad ang ligal na regulasyon. Mandatory para sa anumang mga organisasyon at institusyon ng lahat ng mga anyo ng pagmamay-ari.

Ang GOST sa pag-archive at papeles ay nalalapat sa dokumentasyon ng pagmamay-ari ng estado, munisipal at pribado. Nakilala niya ang mga pangunahing uri ng dokumentasyon na inilipat sa imbakan ng estado at kasama sa Archival Fund ng Russian Federation. Ang pagsasama ng mga dokumento na pribadong pag-aari ay nagaganap alinsunod sa batas.

Ang oras para sa paglipat ng mga opisyal na papel sa mga munisipalidad at archive ng estado ay mahigpit ding tinukoy. Nalalapat ito sa munisipyo at estado, pati na rin ang mga hindi pang-estado na negosyo na nagtatapos ng isang kasunduan sa permanenteng imbakan.

Ang mga archive ng estado at munisipal ay lumikha ng mga listahan ng mga samahan at ilipat ang mga ito ng mga papel (mga listahan ng pagpili) para sa imbakan at karagdagang paglipat sa Archival Fund ng Russian Federation. Ang pagsasama ng mga hindi pang-estado na negosyo sa naturang mga listahan ay nasa kanilang kahilingan at alinsunod sa umiiral na kasunduan. Bilang karagdagan, ang archive ay maaaring mapanatili ang mga listahan ng kawani para sa mga samahan na kung saan ay binalak lamang ang pakikipagtulungan.

Ano ang mangyayari sa mga dokumento ng archival kapag ang isang organisasyon ay nag-o-down?

Sa pagkatubig, muling pag-aayos o pagkalugi ng isang negosyo, ang lahat ng dokumentasyon ng archival ay dapat ilipat sa mga kahalili na mayroong legal na karapatan na gawin ito, sa tagapagtatag, estado o archive ng munisipalidad.

Ang privatization ng mga munisipalidad o estado ng estado ay nagbibigay-daan sa iyo upang iwanan sa kanilang archive ang lahat ng mga papel na inilabas bilang isang resulta ng kanilang mga aktibidad (halimbawa, mga order sa mga tauhan).

Pag-access ng Order at Paghihigpit

Kinokontrol din sila ng batas. Ang mga paghihigpit ay nakakaapekto sa pagliko ng pag-access sa dokumentasyon na naglalaman ng mga lihim ng estado (o protektado ng estado) o impormasyon tungkol sa mga lihim ng personal o pamilya (sa kasong ito, ang panahon ng pag-iimbak ay magiging 75 taon mula sa oras na naipon ang dokumento).

Dapat pansinin na ang mga archive ay dapat magbigay ng mga ligal na papel (mga kopya o sertipiko ng mga dokumento ng archival) sa mga ligal na nilalang at indibidwal na walang bayad sa loob ng mga limitasyon ng oras na itinatag para sa batas. Ang mga naturang dokumento ay kinakailangan para sa pangangalaga ng lipunan, pensyon, benepisyo at kabayaran.

Ang mga naka-archive na dokumento na nakuha na katibayan (alinsunod sa mga batas ng Russian Federation) ay dapat ibalik.

Ang kabiguang sumunod sa mga patakaran, paglabag sa batas ng Russian Federation sa mga bagay sa archival ay sumasaklaw sa pananagutan, kriminal at ligal na pananagutan.