Организација пословних путовања важан је елемент економске активности многих домаћих предузећа. Потреба за присуством запослених у одређеној организацији у удаљеним филијалама или огранцима може бити повезана са догађајима врло различите природе. Често се организују путовања ради отклањања организационих и производних проблема, отварања нове јединице у другом граду или земљи, обављања стажирања за запослене запосленике, као и обављања других сличних радних задатака.
Освешћеност је кључ ефикасности и мира ума
Уз радни аспект, рад додељеног особља уско је повезан са успостављањем контаката са запосленима у домаћинству и припремом различитих врста документације. Последња нијанса је изузетно значајна, јер зависи од исправности састављања образаца, захтева, налога и дозвола да ли ће додељени радник добити приступ потребним олакшицама, да ли ће у потпуности испунити свој задатак и хоће ли добити новчану накнаду.
Знање који се захтеви постављају пословним путницима увелико олакшава процес путовања рачуновођама и онима који су укључени у документацију.
Такође, ове информације су неопходне запосленом који путује у пословно путовање, јер му омогућава да се унапред припреми за обављање својих дужности и не упада у проблеме. И на крају, особље компаније домаћина једноставно је дужно да буде упознато са захтевима за пословне путнике. У супротном, може доћи до неспоразума у вези са тражењем одговорних страна.
Ко и под којим условима се може доделити
Дакле, путовање треба сматрати путовањем запосленика у другу локацију да би испунио задатак који му је дао послодавац. Истовремено, број пословних путовања не укључује путовања оних запослених чије се активности састоје од сталног кретања или се могу обављати на путу.
Законодавство које се брине за поштовање права запослених грађана утврдило је ограничења за категорије запослених који се могу упутити у пословна путовања:
- Труднице.
- Жене са децом до три године.
- Мајке са инвалидитетом или оне чија деца имају 3-14 година могу се слати само уз њихов пристанак.
- Родитељ који самостално одгаја малолетно дете.
Усмерен на друго предузеће, запослени се подвргава својој унутрашњој рутини. Ако дан одласка или доласка пада на службени празник запосленог, пушта се други дан на одмор. Истина, у оним случајевима када пословни путник намерно крене на викенд или одмор, он се надокнађује у складу са законом о раду.
Пословна путовања унутар државе не би требало да трају дуже од једног месеца и два месеца ван ње.
Пословно путовање: папирологија
У рачуноводству, путни трошкови који су настали током путовања укључују се у списак трошкова производње који су укључени у израчун пореза на доходак.
Процедура организовања путовања састоји се од следећих корака:
- Издавање налога на пословном путу на основу задатка за посао.
- Регистрација путног листа.
- Издавање потврде-обрачун аконтације за путовање.
- Издавање одлазећих средстава одлазећем запосленом.
- Регистрација путовања у часопису посебно одређеном за то.
Травел ИД - Један од најважнијих докумената за запосленог који је отишао у други град или земљу. Означава се одласком, доласком распоређеног радника. Ознаке су праћене потписима и печатима опуномоћених званичника и предузећа и државе домаћина.
Суптилности финансијске компензације
Када се запослени врати, мора писмено да поднесе извештај о начину на који су средства која су му додељена, попуњавајући извештај о трошковима Полазак се завршава рачунањем рачуноводства са запосленим. Након уплате нагомиланих средстава, ова операција се одражава на релевантним рачунима.
У случају када запослени предујам није у потпуности потрошио, салдо мора бити враћен на благајни или на рачун за подмиривање предузећа. Ово је једна од главних одговорности запосленог. Уз то, знајући који се захтеви постављају додељеном особљу, запослени може затражити надокнаду за лична средства која је потрошио. Истина, он мора да пружи аргументе који доказују потребу за таквим трошковима, као и документа који потврђују чињеницу њиховог настанка (чек, изјава).
Који су трошкови надокнађени
Док је у другом месту или земљи, додељени радник прима своју уобичајену плату, бонусе због њега и субвенције, као и средства неопходна за удобан боравак изван свог уобичајеног места становања.
Путни трошкови укључују следеће ставке:
- Плаћање путовања (међуградски и на територији насеља).
- Трошкови закупа становања.
- Такозвани дневни трошкови: трошкови за храну и друге потребе запосленика.
- Трошкове које запослени признају као неопходне и одобравају од његовог менаџера.
Максимални дозвољени износ путних трошкова и висина дневнице утврђују се колективним уговором предузећа или локалним прописима. Пошто су дневнице заправо новац за дневне потребе запосленика, они се наплаћују чак и за нерадне дане (викенди, празници, принудни прекиди производње, кашњења).
Детаљније о распореду посла додељеног радника
Овај документ има јединствени облик, односно његов изглед и садржај су исти за сва предузећа на територији одређене државе.
Задатак за посао саставља шеф запосленог који одлази на пословно путовање и одобрава га послодавац. Документ садржи следеће податке:
- Презиме, име, презиме запосленог који одлази у службено путовање по налогу шефа.
- Назив организације која га усмерава.
- Дестинација (назив компаније, град).
- Датум и крај путовања
- Сумарни подаци о току задатка.
Службени задатак и налог за пословно путовање састављен на основу тога налазе се у предузећу које шаље. Заједно са другим документима они се чувају у периоду утврђеном законом.
Који су услови за пословне путнике
С обзиром да је пословно путовање пренос овлаштења на запосленог да обавља било које важне акције за компанију, менаџмент мора бити сигуран да ће посао бити обављен ефикасно и на време. Стога се на таква путовања обично шаљу најстручнији, најискуснији и најодговорнији запосленици.
Постоји неколико критеријума, проучавајући који, шеф одлучује о именовању одређеног запосленог:
- Старост преко 18 година.
- Добар тренинг.
- Доступност одговарајуће обуке, потврђене потврдом.
- Поседовање потребних категорија толеранције (када радите са мрежама напајања).
- У зависности од специфичности економске активности предузећа и сврхе пословног путовања, од запосленог се може тражити да има обуку и сертификацију о заштити на раду.
Ако је запослени погодан у сваком погледу и нема законски заснованих препрека за његово пословно путовање, шеф га обавештава о будућем путовању.
Одговорности додељеног запосленог
Свака компанија има своје захтеве које запослени морају да испуне, али постоји неколико тачака које су релевантне за већину организација:
- Исправно, компетентно и благовремено одржавање потребне документације.
- У складу са рутином коју је прихватила организација домаћин.
- Испуњавање циљева формулисаних у задатку.
- Савесно извршавање својих дужности.
- Легитимни расходи авансних средстава издатих запосленом.
- Чување докумената који потврђују спровођење трошкова.
- Правовремено извештавање о путовању по његовом завршетку (обично у року од три дана).
Упутства за запослене на пословном путу
Долазећи у предузеће које прима посао, додељени запослени морају да слушају уводни брифинг, који укључује правила понашања у продавницама, у близини опреме или на другим местима. Ова мера је обавезна чак и за оне запослене који су били у овој компанији више пута и који знају сва упутства напамет.
Информисање постављеног особља такође укључује информације о пожарној сигурности и стандардима заштите на раду.
Насупрот општим одредбама уводног брифинга, циљ се директно односи на оне радове које ће у овом тренутку извести додељени радник.
Закључак
Организација пословних путовања одговоран је процес који већина предузећа, организација и компанија не може без њих. Да би се успешно постигла сврха путовања, као и најефикасније и најефикасније коришћење ресурса, запослени су дужни да испуњавају бројне захтеве, ефикасно обављају своје професионалне дужности и познају сва правила за одржавање документације.
