Све већи број руских предузећа почиње да проучава проблеме повезане са протоком информација. Шта је то феномен? Колики је значај протока информација за развој организација? Које су карактеристике примене методологије за њихово проучавање за предузећа различитих индустрија?
Практични значај протока информација
Међу областима у којима су токови информација од највећег практичног значаја су и управљање предузећем.
У циљу повећања ефикасности производње роба, као и њиховог квалитета, ради савладавања производње нових врста и увођења напредних технологија, челници компанија користе широк спектар научних и примењених метода.
Токови информација у организацији значајно доприносе квалитетном раду менаџера у свим областима које су уочене.
Њиховим истраживањем компаније могу успешно решити проблеме повезане са експлоатацијом постојећих производних ресурса.
Употреба протока информација у производњи
Размотримо, по којим механизмима су укључени протоци информација у предузећу. По правилу компаније покушавају да их уграде у системске пројекције. Основа за њихово формирање су информациони ресурси (који имају и унутрашње и спољно порекло).
Типично информациони модел токови у компанији, као што смо горе рекли, одражавају интерес руководства компаније за унапређење квалитета управљања. Његова конструкција подразумева решење следећих главних задатака:
- увођење контролних система на производне линије;
- анализа квалитета извора информација, њихово прикупљање, процена значаја и перспектива бављења пословањем;
- моделирање механизама директног утицаја информација на производне процесе;
- стварање и ажурирање корпоративне базе знања;
Специфични алгоритам за изградњу модела у правилу зависи од индустријских специфичности компаније. У неким сегментима, размена информација, како унутар корпорације, тако и са спољним тржиштем, може бити отежана због тајности или технолошких потешкоћа у састављању података у досијее и њиховом накнадном преносу на адресу примаоца.
Врсте токова информација
Опште прихваћени критеријуми за класификацију, који би омогућили недвосмислено именовање врста токова информација, још нису развијени у модерној руској маркетиншкој школи. Превише проблематичних аспеката који одражавају истраживање података. Међутим, међу стручњацима постоји прилично распрострањен модел који дели токове на типове овисно о природи информација. Дакле, они могу бити:
- финансијски;
- технолошки;
- маркетинг;
То је, наравно, далеко од исцрпне класификације протока информација. Наравно, листа се наставља. Специфични примери протока информација могу бити веома различити. Важно их је не мешати због усклађености са индустријским појавама. На пример, финансијски и информативни токови који подразумевају канале готовинског и безготовинског обрачуна који одражавају информације, статистичке или аналитичке, о новчаним токовима нису иста ствар. Међутим, прво се може квалитативно допунити последњим.
Ангажовање нити као конкурентног алата
Ако се у предузеће уведе правилно функционалан систем токова информација, то може постати значајна конкурентска предност компаније. У којим аспектима?
Пре свега, у контроли процеса. Када се одговорним запосленима у компанији на одговарајући начин обезбеде потребне информације, то им омогућава ефикаснију оптимизацију одређених фаза производње. Информације добијене од стручњака омогућују нам да идентификујемо технологије које су најзначајније са становишта профитабилности пословања, као и да унесемо оне које ће вероватно постати такве.
Још једна предност коју пружа анализа токова информација је побољшање квалитета управљања на нивоу особља.
Поседовање потребних података, корпоративно управљачке структуре особље у својим рукама има алат који омогућава ефикаснији организовање рада унутрашњих корпоративних структура.
Други конкурентски фактор који компанија може добити коришћењем токова информација у свом раду је боља расподела финансијских и материјалних ресурса.
Посједујући потребне информације, менаџери ће знати у којим количинама и где интензивније усмеравати новчане токове и сировине, а где мање.
Сва три наведена фактора чине компанију јачом у потенцијалном сучељавању са конкурентима. Информативни токови омогућавају, прије свега, претећи актере на тржишту због боље изграђене комуникације између унутрашњих корпоративних структура. Као резултат, производња је ефикаснија, профитабилност је већа, цене су конкурентније, а самим тим и већа атрактивност у очима купаца или купаца у њиховом сегменту.
Пракса управљања информацијама
Којим практичним механизмима компаније управљају токовима информација? По правилу, основа за размену података и анализу је интеракција запослених одговорних за рад у релевантним областима, путем интерних корпоративних докумената, мреже и веб ресурса, понекад и финансијских извора. У њима је по правилу у најпоузданијем облику (за разлику од, на пример, усмених преговора, преписке између запослених, итд.) Описано тренутно (или планирано) стање у одређеној организационој структури.
Постоји посебна категорија особа укључених у управљање корпоративним информационим системом - генератори информација. Власници су ауторства описаних типова података. Главна нијанса овде је да је у предузећу (посебно ако се ради о великој компанији) у неким случајевима проблематично идентификовати конкретне запослене који су учествовали у генерисању одређених информација. Главни разлог је тај што значајан део докумената (посебно финансијских) пролази кроз више фазе поступака одобрења и прилагођавања на нивоу различитих нивоа управљања.
Рад "аутора" протока информација може бити или спонтан (то јест, документи се формирају као нуспроизвод главне радне активности), или се спроводе на редован начин - то могу бити стручњаци чији је задатак прикупљање што више података који се односе на активности компаније.
Подаци извађени из интерних корпоративних докумената и других извора са знаковима поузданости преносе се у информациони систем (сложит ћемо се да он у компанији већ постоји). Након тога се анализирају информације и доноси одлука о томе како користити документе. Ако су прописани (на пример, то су упутства), менаџери могу сматрати да је потребно да их прилагоде или, обрнуто, оставе непромењене. Ако су то, рецимо, рачуноводствени папири, тада се релевантни закључци о њима могу пренети финансијском одељењу на накнадну анализу и извештавање.
На крају се све своди на то да се осигура да су токови информација на неки начин укључени. А они који нису од практичне употребе искључени су из оптицаја. Примењени значај је главни критеријум за информације у предузећу.
Мрежна технологија
Бројни стручњаци називају коришћење мрежних технологија главним критеријумом квалитета функционисања корпоративног информационог система. Шта се овде мисли?
Чињеница је да би кретање информационих токова, у идеалном случају, према мишљењу стручњака, требало да буде засновано на принципу мултиконструкције. То јест, што мање затворени (као и једносмерни) канали - то је боље. Што су компетентнији људи укључени у генерисање и дељење података, то је пословање ефикасније. Са технолошког становишта, мрежа ће бити најоптималнији канал за њихову интеракцију. У пракси то може бити корпоративна веб локација. То није нужно јавно - приступ од корисника Интернета може бити у потпуности или делимично ограничен.
Мрежне технологије су, такође, корисне у смислу изградње односа између компаније и спољних играча, који успут могу бити и генератори информација. Спољни токови информација, који долазе, на пример, у облику захтева купаца или комерцијалних понуда других организација, у многим су случајевима подаци практичног значаја.
На пример, након што је од купаца примио одређени скуп захтева за пуштање робе са карактеристикама које још нису карактеристичне за производе, менаџмент компаније може донети одлуку о покретању тих производа у производњи. Будући да их купац жели видети на шалтеру, о својим жељама обавестио је путем информативног канала који је пружила компанија. Способност комуникације са купцима такође се може сматрати конкурентском предност у послу.
Критеријуми квалитета информација
Разматрајући како се формирају спољни и унутрашњи токови информација, можемо да проучимо критеријуме који одређују квалитет информација примљених у унутрашњем корпоративном промету. Такви стручњаци укључују:
- релевантност (благовременост);
- истинитост (проверљивост);
- релевантност (одраз стварних проблема);
- корисност (примењена вредност);
- разумљивост (недвосмислено тумачење);
- комплетност (нема потребе да се објашњавају чињенице);
Процес, који укључује проверу информација које круже унутар компаније, за горње критеријуме, неки стручњаци називају контролинг (од енглеске контроле). Задатак специјалиста задужених за овај рад је да минимизирају присуство података који не испуњавају критеријуме у информационом систему компаније.
Абоут Цонтроллинг
Бројни стручњаци додају додатно значење појму "контролинг". Конкретно, постоји мишљење да се ради о активности која се односи не само на анализу квалитета информација, већ и на њену интерпретацију, идентификујући аспекте који утичу на примењени значај информација. Поред тога, постоје стручњаци који значење термина "контролинг" своде само на активности финансијских и економских структура предузећа. То је, према њиховом мишљењу, све информације које су у оптицају у компанији, у коначници, треба искористити за оптимизацију добити и расхода. Свака шема протока информација у складу са овим концептом треба да се анализира како би се утицао на профитабилност пословања.
Постоје стручњаци који донекле сужавају функције стручњака у контроли. У својој теорији, ова активност треба да буде ограничена само на прикупљање информација од различитих произвођача и његову дистрибуцију надлежним одељењима. У неким случајевима, контролори могу према својој процени формирати оптималну, структуру протока информација, формат презентације.Стручњаци сматрају да би то требало анализирати и тумачити структуре специјализоване за одређену област предузећа.
То је, релативно гледано, статистика која одражава потрошњу боје током производње играчака треба доставити стручњацима одговорним за одговарајућу фазу производње. Финансијски подаци - у рачуноводству итд. Контролисање подразумева само статистичку функцију. Студију протока информација обављају надлежне структуре предузећа.
Вриједност управљања протоком информација
Покушајмо да утврдимо у којим аспектима се изражава највећа вредност управљања токовима информација. Истовремено се слажемо да контрола заузима једну од централних функција у овом процесу (а не само у смислу прикупљања података и његове структурирања).
Главна карактеристика протока информација је концентрација циљева управљања. Укупност података који круже унутар корпорације одређује квалитативно повећање нивоа знања сваког одељења, највећим делом захваљујући интеракцији са другим структурама предузећа и међусобном препознавању релевантности задатака са којима се суочава предузеће.
Рад са протоком информација, као и контрола (под условом да постоји довољна дубина његове употребе) омогућава вам да откријете слабости у послу. Побољшавају се појединачне производне везе, производи компаније постају бољи и конкурентнији.
Рад са информативним токовима укључује концентрацију ресурса компаније (не само материјалних, већ и особља), идентификовање најјачих страна у пословном моделу, проналажење нових извора повећања конкурентности, увођење иновативних механизама производње који нису тестирани у компанији раније.
Употреба протока информација у логистици
У којим се другим областима активно користе токови информација? У логистици, дефинитивно. Шта би могао бити разлог за то?
За предузећа која послују у области производње и продаје робе карактеристична је не само информативна, већ и широка разноликост материјалних токова - кретање производа из фабрике до потрошача, са и без посредника, у земљи и иностранству. Заправо, ова функција је одговорност логистике која се развила у независну индустрију. Његова најважнија карактеристика је да се у њој информације и материјални токови могу истовремено проучавати. Како?
Стручњаци сматрају да ефикасно управљање материјалним токовима директно зависи од квалитета обраде информација који се користи у логистичким системима.
Овде пуно зависи од нивоа знања који поседују руководиоци и специјалисти који спроводе одговарајућу анализу.
Чињеница је да је логистика за Русију релативно ново подручје. А ти критеријуми који су карактеристични за информационе системе, рецимо, банкарског или производног типа, нису у потпуности компатибилни са овом индустријом.
Пре свега, кажу експерти, на нивоу метода и принципа. Са технолошког становишта, логистички проток информација може се добро истражити традиционалним алатима. Али како их правилно користити у методолошком аспекту, руска логистика тек учи да разуме, кажу стручњаци.
Истовремено, стручњаци из индустрије, како аналитичари кажу, постижу извјестан напредак. То се углавном дешава због интензивне информатизације логистичког сектора. Сада већина запослених руских компанија има приступ рачунарима и мрежним технологијама, софтвер који је релеван за истраживачке и аналитичке задатке се активно развија. Логистичке компаније добијају више могућности за отварање у оквиру мрежних технологија - како у погледу интеракције са другим учесницима на тржишту, тако и у погледу размене података са купцима.
