Durante as atividades de qualquer empresa, um grande número de documentos é exibido e deve ser armazenado por um determinado período de tempo. Em nosso artigo, queremos falar sobre como o armazenamento operacional de documentos e sua destruição é realizado.
O que é armazenamento online?
Absolutamente todos os artigos criados ou recebidos no decorrer da empresa estão sujeitos a clara sistematização e processamento completo. Para que, no futuro, você possa reutilizá-los, organize adequadamente a segurança deles, fornecendo acesso rápido a qualquer um deles. Na verdade, o armazenamento operacional de documentos é a preservação de documentos em uma organização ou unidade estrutural até que sejam destruídos ou transferidos para o arquivo da organização.
Períodos de retenção de documentos
Em qualquer organização, há uma variedade de artigos de acordo com o grau do seu valor. Alguns têm grande valor econômico ou científico, outros contêm informações necessárias para resolver problemas específicos, após os quais perdem seu significado. Portanto, alguns dos documentos devem ser devidamente sistematizados e armazenados, enquanto outros são simplesmente destruídos, de acordo com certas regras.
O armazenamento operacional de documentos de valor científico ou prático possui um cronograma próprio. Eles dependem do grau de importância do seu conteúdo.
Prazo de validade pode ser o seguinte:
- Permanente
- Temporário (mais de dez anos).
- Temporário (não mais que dez anos).
Deve-se notar que a forma dos documentos não afeta os períodos de armazenamento de documentos de qualquer forma (a tabela de armazenamento é dada por nós no artigo). Não é segredo que, atualmente, a maior parte das informações está sendo processada eletronicamente. Os termos dependem, em primeiro lugar, do conteúdo do próprio documento.
Requisitos de armazenamento
Existem certos requisitos para o armazenamento operacional de documentos. Por exemplo, casos concluídos de preservação temporária ou permanente devem permanecer nas unidades organizacionais por vários anos. Após esse período, eles são colocados no arquivo do empreendimento.
Desde que os papéis estejam em uso ativo, eles precisam de projeto e manutenção adequados. O armazenamento operacional de documentos implica sua formação de acordo com determinados grupos específicos, bem como as especificidades de nomenclatura adotadas pela organização.
Para garantir uma busca rápida de qualquer documento, é necessário preencher os nomes das pastas da forma mais informativa possível. Como um passeio, por via de regra, as pastas usam-se, na cobertura da qual deve haver um bolso de nomes substituíveis de nomenclaturas.
Durante o armazenamento online, as seguintes informações são indicadas nas capas:
- O período temporário do começo e fim do uso.
- Total de folhas limpas em uma pasta.
- Indicação do prazo de validade desses títulos.
- Nome completo artista, seu telefone de contato.
- Inscrições adicionais também podem estar presentes (“para aprovação”, “para assinatura”, etc.)
O armazenamento atual é realizado em gabinetes especialmente equipados (metal) ou em uma sala separada, que é fechada para acesso. A emissão temporária de valores mobiliários deve ser realizada apenas por ordem de gestão do departamento que os documentos dizem respeito. No final do dia, a pasta deve retornar ao seu lugar - um gabinete seguro.
No final do período de armazenamento operacional, os documentos recebem o status de "concluído". E só depois disso começa o procedimento para sua preparação para a transferência para o arquivo.
Datas de armazenamento de documentos recebidos
Em qualquer organização, os documentos recebidos se acumulam no processo de atividade. Eles também têm vida útil. Em geral, correspondência de entrada refere-se a toda a documentação que chega à empresa. Os períodos de armazenamento de tais papéis são determinados pelo conteúdo. Recomenda-se que os documentos recebidos sejam armazenados por pelo menos três anos. No entanto, cartas mais importantes podem durar mais (por exemplo, mais de cinco anos). A duração é determinada pelo grau de importância das informações nos documentos. Portanto, a classificação de tais documentos deve levar em conta a importância da informação. Por exemplo, cartas de autoridades devem ser destacadas em uma pasta e correspondência com parceiros de negócios em outra. Tais papéis devem ser armazenados por pelo menos cinco anos.
Períodos de retenção de saída
Documentos de saída, como qualquer outro na empresa, estão sujeitos a armazenamento. Além disso, como no caso de artigos recebidos, eles têm certos termos, que dependem do grau de sua importância.
É aconselhável sistematizar os documentos e indicar os períodos de armazenamento em cada pasta. Logicamente, os documentos de saída devem ser divididos em matrizes separadas: correspondência com fornecedores, com clientes, clientes, organizações governamentais, utilidades etc. Os trabalhos mais importantes devem ser mantidos em armazenamento operacional por pelo menos cinco anos e mais simples - até três anos. Letras especialmente importantes podem ser armazenadas por dez anos. Os motivos para uma utilização tão longa devem ser fixados em uma instrução especial sobre o trabalho administrativo da empresa.
Registros de documentos
Um diário de registro de documentos está disponível em qualquer empresa. Além disso, como regra, as revistas de registro separadas para títulos de entrada e saída são alocadas se a organização estiver ativa. Muito mais conveniente para sistematizar toda a correspondência. Revistas são compradas e trocadas todos os anos. Naturalmente, no momento, muitos preferem manter um periódico semelhante em formato eletrônico. No entanto, deve haver uma cópia em papel.
Os requisitos dos documentos são registrados nos diários, os números são atribuídos a eles e as datas também são indicadas. Tal registro de títulos permite, se necessário, encontrar o documento correto. Revistas são mantidas por três anos. No final deste período, toda a documentação relacionada com a correspondência de entrada e saída é destruída, enquanto se elabora um ato.
Exame Documental
Como dissemos anteriormente, a duração do uso e armazenamento de documentos em nenhum caso depende do formulário (papel ou eletrônico), apenas o conteúdo dos documentos é de importância. Para determinar sua significância, um exame é designado. Sua tarefa é descobrir quais documentos são importantes para a produção, a ciência, o estado, etc. Para documentos selecionados para armazenamento operacional, é necessário especificar o período de tempo durante o qual eles podem ser necessários. Portanto, a determinação do tempo de armazenamento é outra tarefa que é definida antes do exame. Todos os artigos, antes de serem enviados para avaliação especializada, em preparação para a transferência para o arquivo, são formados em assuntos de nomenclatura por certas divisões estruturais ou pelo serviço de gerenciamento do escritório.
O exame do valor pode ser realizado nas próprias empresas, nos arquivos das organizações e nos arquivos estatais.
Em geral, se falamos de documentos de gerenciamento sérios, as datas de seu armazenamento são predeterminadas no momento de sua criação. As principais ajudas de referência e normativas que afetam os períodos de armazenamento são listas de documentos que indicam períodos de armazenamento. Eles são usados na avaliação de especialistas em títulos em arquivos municipais, estaduais e em empresas. E o valor, como dissemos, é expresso no prazo de validade.
A lista de documentos com períodos de armazenamento é uma lista sistemática de categorias e tipos de títulos contendo informações regulamentares sobre o tempo de armazenamento.
As listas contêm os períodos de armazenamento de documentos padrão que estão disponíveis em qualquer organização. Mas documentos específicos que refletem certas funções da empresa podem estar relacionados a listas departamentais.
Arquivos de documentos
Um arquivo de documentos em uma organização não pode existir sozinho. Os papéis são armazenados nele por um certo tempo, após o qual devem ser transferidos para arquivos municipais ou estaduais. A lei federal define claramente o período de armazenamento de muitos valores mobiliários. Assim, por exemplo, documentos sobre pessoal, documentos notariais, livros de negócios devem ser preservados por 75 anos, documentação científica - quinze anos.
No caso de a organização ser liquidada por qualquer motivo, o arquivo de documentos com prazo de validade fixo, bem como os documentos pessoais, devem ser transferidos para o arquivo municipal (estadual). As empresas não estatais para transferir documentos devem primeiro concluir um acordo com o Fundo de Arquivamento da Federação Russa. Se não foi concluído a tempo, o arquivo deve levar apenas para armazenamento de papel no pessoal da empresa. O lugar de guardar os documentos restantes deve ser escolhido pelo presidente da comissão de liquidação.
Como destruir documentos?
Os documentos de arquivamento armazenados na empresa podem ser eliminados se os períodos de armazenamento tiverem expirado. A destruição de documentos pode ser confiada a uma organização terceirizada ou você mesmo pode realizá-la. Existem regras uniformes pelas quais esse processo é realizado. Vale lembrar que você pode destruir apenas os documentos com períodos de armazenamento expirados que perderam o significado prático. É possível realizar qualquer ação com relação a valores mobiliários apenas com julgamento de especialistas.
Destruição de documentos é acompanhada pela execução do ato.
Redigindo um ato
Os documentos podem ser incluídos no ato de destruição no caso de o período de armazenamento expirar em 1º de janeiro do ano em que o documento foi elaborado. Ou seja, se o caso de 2014 e o período de armazenamento é de cinco anos, então ele pode ser incluído no ato apenas em 2020.
Para evitar mais mal-entendidos, todos os casos devem ser totalmente revisados, certificando-se de que todos os documentos nele tenham perdido valor. No entanto, na prática, eles geralmente fazem o contrário. Se os documentos estão na prateleira há cinco anos e nunca foram tocados por eles, então as regras são negligenciadas. Eles simplesmente folhear casos seletivamente para se certificar de que eles realmente não são mais necessários.
O ato deve conter informações que estão disponíveis na capa dos casos. Esse trabalho meticuloso parecerá desnecessário para aquelas pessoas que não compreendem as complexidades do trabalho de arquivo. Mas na realidade isso não é assim.
Um ato certamente deve ser assinado pela pessoa que conduziu a avaliação do especialista. Além disso, o documento faz notar que as ações foram acordadas com o comitê de especialistas da organização. Em última análise, o ato deve ser aprovado pelo chefe da empresa.
Somente após seguir todos os procedimentos, a organização pode destruir os casos listados no ato.
Como destruir documentos de negócios?
Existem várias maneiras de destruir documentos. Se o território da empresa permitir, você poderá gravar o papel sozinho, observando a segurança contra incêndio. Além disso, você pode usar os documentos do shredder. Mas este é um processo bastante longo, este método é adequado para pequenos volumes. Nestes casos, um ato é elaborado de forma arbitrária, na qual o fato da destruição é registrado.
Grandes volumes de casos destinados à destruição, geralmente empresas transferidas para descarte ou reciclagem para organizações especializadas que lidam com isso.
O fato da transferência deve ser registrado no certificado de aceitação. O documento indica a data, peso e número de casos. Os especialistas recomendam que um funcionário da empresa esteja presente na destruição de documentos para manter a confidencialidade.