O controle é a principal condição para um negócio de sucesso. Ao trabalhar com várias contrapartes, é preciso ter um bom conhecimento das informações e não se esqueça de confirmar as palavras com números reais de tempos em tempos. É para esse propósito que no fluxo moderno de documentos há um ato de reconciliação de assentamentos mútuos.
Descrição do documento
Relações entre parceiros não podem ser construídas apenas na confiança. Além dos sentimentos, deve haver fatos reais que, a qualquer momento, possam confirmar ou refutar várias suspeitas. Qualquer atividade está realmente associada à aquisição ou venda de algo. Alguns produzem bens ou prestam serviços, enquanto outros os compram entrando em um acordo apropriado. Esses e outros são periodicamente obrigados a auditar suas despesas.
Para isso eles usam relatório de reconciliação assentamentos mútuos. Em que casos é necessário elaborar um documento desse tipo? As razões podem ser muito diferentes:
- Se uma das partes fornecer suas mercadorias sem pagamento antecipado ou em parcelas.
- No caso, quando vendeu produtos particularmente valiosos.
- A empresa tem um grande número de parceiros, cada um dos quais fornece mercadorias em um intervalo bastante amplo.
- No caso de uma cooperação longa e contínua das contrapartes.
- Numa situação em que ambos os lados decidem ampliar o alcance de suas relações, concluem novos acordos.
Qualquer um desses motivos pode servir como motivo para solicitar ao seu parceiro um ato de reconciliação dos assentamentos. Nenhuma desconfiança ou preconceito deve ser visto nisso.
Detalhes importantes
Todo contador sabe o que é um ato de reconciliação dos assentamentos. Isto não é surpreendente, porque são eles que têm que compor. Nessa situação, um funcionário que possui determinadas informações é necessário. Para compilar esse documento, você precisa coletar dados de contas diferentes:
- em adiantamentos previamente emitidos;
- por renda;
- nas obrigações assumidas;
- de acordo com as deficiências existentes.
O acesso a essas informações está disponível apenas para um contador. Na direção da cabeça, ele coleta as informações necessárias e as desenha na forma de um documento de certo padrão. No entanto, a responsabilidade pelos dados fornecidos cabe ao contador principal. Se não houver aparente discordância entre parceiros, então, uma forma de confirmação dos resultados das atividades por um período específico. Alguns contadores agem dessa maneira quando os documentos primários da transação são perdidos ou são preguiçosos demais para procurá-los. No entanto, isso não os isenta da responsabilidade pelas informações fornecidas.
Procedimento
Como deve ser feito um ato de reconciliação dos assentamentos? O preenchimento de amostra será uma apresentação seqüencial de informações específicas.
Qualquer ato desse tipo deve conter as seguintes informações:
- O nome do documento.
- O período para o qual é composto.
- Nome das contrapartes
- A base da transação (contrato, acordo).
- Datas, números e números específicos retirados dos documentos primários (ordens de pagamento, faturas e outros). Eles contêm informações que confirmam a entrega ou o pagamento das mercadorias. Tais informações, por conveniência, são geralmente coletadas em uma tabela dividida em duas partes. Neste caso, cada uma das partes tem a oportunidade de indicar separadamente os dados que possui.
- Assinaturas de representantes de cada uma das partes.
O documento é compilado necessariamente em duas cópias para que cada organização possa mantê-lo em casa.A assinatura do contabilista-chefe aqui deve ser obrigatória. E às vezes pode ser o único. Isso pode ser feito nos casos em que não há discrepâncias nos dados. Na maioria das vezes, como confirmação, a assinatura do chefe da empresa também é necessária.
Automação Contábil
Alguns funcionários estão interessados em elaborar um ato de reconciliação de acordos mútuos, como preenchê-lo no programa “1C: Contabilidade”? Não há dificuldades particulares. Graças ao computador, o trabalho é muito mais fácil.
Você só precisa executar várias operações sequenciais:
- Vá para a seção "Vendas" ou "Compras" (se necessário). Em seguida, na guia "Estabelecimentos com contrapartes", selecione "Relatório de reconciliação".
- Dentro do diário selecionado, clique no botão "Criar" e vá para a guia "Reconciliação com contrapartes". Aparece uma caixa de diálogo, que pode ser preenchida de duas formas: automática ou manualmente. O especialista escolhe por si mesmo exatamente o que ele precisa.
- Selecione a aba “Segundo a organização”, clique em “Preencher” e especifique o pedido com a chave “Preencher de acordo com a contabilidade”. Uma lista de todas as operações realizadas aparecerá na tela. Se você precisar de informações sobre todos os contratos para o período especificado, basta marcar a caixa de seleção "Interromper por contratos".
- Anote “Reconciliação acordada”.
- Encontre a guia "Avançado" e selecione na lista de pessoas necessárias para assinar o ato.
Resta apenas para gravar este documento, e você pode enviá-lo para imprimir.
Regras para compilar um documento
Os contabilistas muitas vezes têm que fazer um ato de reconciliação dos assentamentos. Um exemplo de compilação e preenchimento de tal formulário é estritamente individual para cada organização. Considerando que a lei não prevê qualquer forma estrita e unificada, os empregados de qualquer empresa são obrigados a formar-se, sendo guiados por regras e requisitos gerais:
- Qualquer ato começa com um “cabeçalho” com informações iniciais sobre os parceiros.
- Em seguida vem a frase padrão que é usada em todos os contratos. Afirma que os representantes abaixo assinados das duas partes redigiram o presente ato, confirmando que o próximo estado de contabilidade.
- Seguindo estas palavras é a tabela já conhecida. A primeira linha é "o saldo no início do período". Em seguida, estão as operações, divididas em “débito” (execução de trabalho ou entrega de mercadorias) e “crédito” (pagamento). Em seguida, segue o saldo no final deste período. E a mesa termina com o cálculo da dívida.
- Assinaturas de pessoas autorizadas devem ser confirmadas pelo selo redondo da empresa.
Em vez de um líder, outra pessoa pode assinar o ato. Para fazer isso, você precisa de uma procuração que lhe dê tal autoridade. By the way, em tribunal, sua ausência pode lançar dúvidas sobre o documento inteiro.
