Cargo de especialista em compras: amostra

Este artigo examinará em detalhes tal posição como um especialista em aquisições, em particular, sua descrição do trabalho. Este é um documento que é fornecido ao funcionário pela própria empresa e que explicita claramente todos os seus direitos e obrigações, as regras da atividade trabalhista, a definição dos limites de responsabilidade em casos de violação da ordem de trabalho e outras regulamentações locais necessárias para estudar antes de assumir o cargo. Você precisa saber como escrever esta instrução corretamente e em que consiste, bem como considerar todas as funções da pessoa que está realizando este trabalho. Além disso, este artigo apresentará a descrição do trabalho de um especialista de compras em uma amostra, para que o leitor possa não apenas aprender sobre as especificidades do trabalho desse funcionário, mas também observar a importância da posição interna (bem como de qualquer outra) para essa posição. documento legal.

Lei federal

Todas as informações sobre as posições e instruções correspondentes a elas discutidas neste artigo são baseadas na Lei Federal da Federação Russa sobre o sistema de contratos no campo de comércio, compras, implementação de obras e serviços que atendam às necessidades das estruturas estaduais e municipais. O número desta lei é 44 e foi adotado no dia 5 de abril de 2013. Assim, a descrição do trabalho do especialista em aquisições com 44 leis federais está diretamente relacionada, bem como a mesma instrução para o gerente de compras.

Especialista em Suprimentos e Gerente de Compras

Em alguns lugares, compararemos o especialista em compras deste artigo com uma posição semelhante, chamada de “gerente de compras”, devido ao fato de terem pontos de interseção significativos e cobrir totalmente o tópico. As descrições de cargos do especialista em compras e do gerente de suprimentos também são muito semelhantes.

Um especialista em aquisições, como o gerente responsável pelas aquisições em sua empresa, é uma profissão praticamente nova: pelo menos, ela é muito mais jovem do que muitas outras especialidades dessa esfera comercial de mão-de-obra. No entanto, isso não significa que, antes de seu aparecimento, não houvesse absolutamente nenhuma necessidade de especialistas desse tipo: existia e as pessoas realizavam as mesmas tarefas antes em várias organizações e empresas (geralmente associadas à produção industrial), apenas o título do post era diferente. Os funcionários, que agora são chamados de especialistas em compras, foram chamados de engenheiros responsáveis ​​pelo suporte material e técnico de sua empresa, com tudo o que é necessário para a implementação bem-sucedida de suas atividades.

Ocupação desses especialistas

Antes de passar pelas descrições de cargos do especialista em compras e seus colegas na pessoa do gerente que fornece a organização, bem como em todos os aspectos de seu trabalho, devemos descrever brevemente o que ambos fazem.

Se reduzirmos a um denominador comum todas as funções das atividades de trabalho desses especialistas, sem realizar uma análise profunda (como será apresentado a seguir) de todas as sutilezas de seu trabalho dentro de uma determinada empresa com determinada condição material, podemos destacar a tarefa principal que enfrentam.Como já se pode adivinhar, essa tarefa consiste em fornecer, de maneira oportuna e sistematicamente constante, o empreendimento principal com os valores materiais necessários para manter o sistema de trabalho. Simplificando, esses especialistas estão envolvidos no fornecimento contínuo de matérias-primas exigidas pelas especificidades da produção de sua organização.

Esta não é uma tarefa tão simples quanto parece à primeira vista. A oferta da empresa com vários bens e outros produtos tangíveis envolve um trabalho sério, que inclui um grande número de responsabilidades relacionadas, tais como: analisar as vantagens de preço e qualidade de um determinado fornecedor, sua busca direta e estabelecimento e manutenção de um contrato, acompanhando todas as transações correntes. e seu apoio para garantir um alto nível de segurança e produtividade em termos de obtenção do lucro declarado pela empresa, além de muito mais.

A diferença entre um especialista e um gerente

Com muita frequência, isto é, na maioria dos casos, os empregadores de qualquer organização não percebem as posições de um especialista em aquisições e de um gerente de compras como tendo quaisquer diferenças entre si. De fato, a maioria dos empregadores percebe esse par como um sinônimo paralelo, embora haja aqueles que não o acham. Se operamos com uma abordagem mais comercial à percepção oficial da diferenciação de mão-de-obra desses trabalhadores, obtemos o seguinte:

• Um especialista em aquisições é um funcionário de uma empresa que está diretamente envolvida em fornecer à empresa os materiais e bens que correspondem à natureza de sua atividade produtiva (por exemplo, se tal funcionário trabalha em uma fábrica de móveis, ele deve monitorar o suprimento de madeira aos armazéns de sua empresa, verniz e outros materiais necessários especificamente neste caso).
• O gerente de compras é um funcionário da empresa que está diretamente envolvido em todas as questões decorrentes da entrega de outros ativos materiais não relacionados à própria atividade da organização (por exemplo, eles podem ser artigos de papelaria para o gerenciamento de gerentes, suprimentos para alimentação diária na sala de jantar e etc).

Cargo de um especialista em aquisições

Sendo o mesmo documento jurídico interno primordial e dominante da organização em relação aos funcionários da posição em questão, bem como o contrato de trabalho estabelecido entre o empregado e seu empregador, a descrição de cargo de qualquer funcionário é a principal lista de todas as regras, direitos, obrigações e outras coisas necessárias para familiarização e estudo e detalhes sobre a publicação específica que este documento descreve. É importante levar isso em conta, porque se você se referir à legislação atualmente em vigor em nosso país sobre atividades laborais, nenhum empregado sem desejo pessoal (legalmente garantido por consentimento oficial) tem a obrigação de realizar atividades de trabalho que não foram diretamente declaradas. no próprio contrato de trabalho. Portanto, devido à estreita interação deste documento com a descrição do trabalho de um especialista em compras (ou qualquer outra pessoa que trabalhe), é a descrição do trabalho que determina a eficiência final e a produtividade do empregado. É por isso que é muito importante para o empregador saber como elaborar corretamente tal instrução, assim como o funcionário deve estar ciente de que este processo foi realizado corretamente e se o conteúdo da instrução está de acordo com todos os regulamentos legais e outros fatores regulatórios.

Seções do trabalho de especialista em aquisições

Em termos de forma e conteúdo, este documento deve ser implementado de acordo com todos os padrões adotados na circulação de negócios de documentos legais que determinam a qualidade e a exatidão da apresentação de informações básicas sobre uma posição futura a um solicitante.

É assim que a amostra se parece. Na descrição do trabalho do especialista em aquisições de acordo com o padrão profissional, esse especialista (ou apenas um candidato a este título) verá as seguintes seções:

1. A coluna superior esquerda deste documento contém informações sobre a organização que a envia para a pessoa que solicita a posição. O correto reflete para o leitor informações sobre como e por quem a descrição do trabalho do especialista em aquisições foi aprovada e seu texto foi acordado de acordo com todos os padrões exigidos. A palavra "Aprovado" é seguida pelos seguintes dados: a data em que o documento foi aprovado diretamente e as informações sobre o gerente da organização que realizou essa aprovação. Isto é seguido por sua assinatura pessoal. A palavra "Acordado" também inclui a data em que a aprovação foi feita e os dados sobre os funcionários desses departamentos que estavam diretamente envolvidos na preparação da descrição do trabalho. Eles, por sua vez, também precisam deixar suas pinturas na linha certa, após os dados acima. Departamentos e instituições com as quais a organização coopera na preparação da descrição do trabalho para um funcionário em seu cargo: um serviço que fornece assessoria jurídica adequada e assistência direta, um departamento de recursos humanos e um departamento da empresa, que posteriormente acabará com um funcionário se candidatando a um cargo.
2. A seção da descrição do trabalho de um especialista em aquisições de uma instituição orçamentária, contendo informações gerais, inclui: uma lista de todos os requisitos que um candidato a cargo deve cumprir (como a idade certa, o grau que você recebeu, sua experiência de trabalho anterior, todos os recursos necessários para realizar o trabalho) e competências, etc.), bem como uma lista de documentos que incluem vários actos jurídicos tanto da legislação da Federação Russa como da própria organização, em que pára-raios - com esta lista, ele é obrigado a ter em conta no momento da introdução oficial para a posição de trabalho. Entre outras coisas, esta seção destaca várias questões técnicas que um funcionário pode encontrar durante o desempenho de suas funções: o lugar desse funcionário em todo o sistema corporativo (em termos de responsabilidade, relacionamentos, cronograma e horário de trabalho etc.), o procedimento para registro. para trabalhar ou demissão do cargo, o procedimento para a substituição por um funcionário de outro funcionário da empresa ou a substituição do empregado por essa pessoa, todas as informações sobre a pessoa apontada para ele pelo chefe, etc.
3. A seção principal desse documento, como a descrição do trabalho de um especialista em compras (na escola, em particular, essa vaga é relevante não apenas em empresas de manufatura), é uma lista clara de todos os direitos e obrigações do funcionário. É claro que, em primeiro lugar, o empregado tem a oportunidade de se familiarizar com seus deveres, que devem ser o mais precisos e precisos possíveis, a fim de evitar qualquer mal-entendido por parte do candidato e problemas potenciais no futuro durante seu trabalho. Diretamente, direitos são o resultado de deveres e perseguem a tarefa de facilitar significativamente o processo do empregado de cumprir todas as funções atribuídas a ele pelo correio. Tais direitos podem ser: a) o direito de receber informações completas sobre seu trabalho; b) o direito de expressar propostas às autoridades que, de uma forma ou de outra, afetem a atividade laboral do empregado ou de toda a empresa como um todo; c) o direito ao crescimento da carreira dentro da organização, etc.
4. A última seção na descrição do trabalho do especialista em compras públicas contém informações sobre a responsabilidade que o funcionário será forçado a assumir se ele não cumprir suas obrigações diretas com relação à implementação das atividades laborais.

Descrição do trabalho do gerente de compras

Em seu conteúdo e execução, o documento instrutor do gerente de compras é, em todos os aspectos, semelhante à descrição do trabalho do especialista em compras, mas não se deve esquecer de suas diferenças significativas. Em primeiro lugar, é importante para as grandes empresas, cuja equipe fornece vagas para esses dois postos. Portanto, ao compilar descrições de cargos, seus compiladores devem prestar atenção especial à compilação e determinação mais específicas dos critérios pelos quais os candidatos são selecionados para essas vagas, bem como abordar seriamente a diferenciação de funções e as especificidades das atividades de um especialista em aquisições e gerente de compras.

Na esfera trabalhista, via de regra, há uma opinião de que um especialista em aquisições está em uma posição mais alta do que seu colega, que é responsável por fornecer à organização os valores materiais de todos os perfis. A presença dessa opinião entre as massas deve-se, em particular, à diferença nos salários dos representantes desses dois cargos: o primeiro tem um incentivo monetário muito maior para a atividade laboral do que o segundo. No entanto, os requisitos para isso são apresentados, respectivamente, mais rigorosos.

A descrição do cargo do especialista chefe de compras e a descrição do trabalho do gerente de compras são dois documentos quase idênticos, mas é muito importante entender que apenas um delineamento claro dos deveres desses funcionários otimizará o processo de trabalho e levará a resultados de trabalho mais eficazes de toda a empresa.

Requisitos do Candidato

Os candidatos para ambas as profissões, devido à semelhança de alguns dos seus poderes e as especificidades de suas responsabilidades de trabalho, e também porque tanto o gerente de compras quanto o especialista em compras têm quase as mesmas descrições de trabalho no DOW (documentação de gerenciamento), apresentando os mesmos requisitos. Tanto o especialista em compras quanto o gerente de compras devem:

1. Ter a capacidade de negociar com os clientes e conseguir uma alta conversão deles.
2. Ser capaz de assumir responsabilidade por tomar decisões difíceis.
3. Ser capaz de analisar a situação no mercado ou qualquer outro objeto necessário para análise.
4. Para realizar o trabalho com uma quantidade impressionante de informações e manter uma documentação não menos extensa.
5. Ter competências no domínio do transporte de carga e legislação aduaneira numa base teórica.
6. Confiantemente possuir um computador pessoal e usar todos os programas necessários para o trabalho.

No entanto, essa não é a lista completa de requisitos apresentados aos candidatos para um dos dois posts considerados neste artigo. Para o especialista sênior em aquisições, cujas descrições de trabalho já foram tratadas, assim como o gerente de compras, o empregador tem o direito de apresentar alguns outros requisitos, que podem incluir, por exemplo, fluência em um idioma estrangeiro no caso se a organização realiza suas atividades, inclusive no exterior, do país em que está localizada.

Existem também diferenças. Assim, a descrição do trabalho para um especialista na área de compras prevê emprego na presença de apenas ensino superior (financeiro, econômico, legal ou de outra forma em áreas similares), enquanto um gerente de compras pode se tornar uma pessoa secundária especializada ou secundária.Remuneração, como mencionado anteriormente, é diferente para esses funcionários.

A diferença nas responsabilidades de trabalho do especialista e do gerente

Aqui, a diretividade da atividade laboral da empresa e as especificidades do processo de trabalho dentro dela tornam-se um fator muito importante.

As descrições de cargos do especialista em compras (amostra que você já viu) e o gerente de compras assumem as seguintes responsabilidades:

1. Um conjunto completo de mercadorias ou um grupo de mercadorias no depósito da empresa, controle organizacional sobre quaisquer processos relacionados a esses produtos.
2. Segurança de mercadorias a pedido, sem qualquer atraso no tempo.
3. Busca e negociação com o fornecedor mais adequado para a organização.
4. Manter toda a documentação legal relacionada aos fornecedores.
5. Acompanhando as finanças que acompanham as mercadorias.
6. Acompanhamento da implementação de todas as entregas no prazo.
7. Acompanhamento do movimento de mercadorias dentro da cadeia de suprimentos.
8. Implementação de uma verificação de qualidade das mercadorias chegou à organização.
9. Correspondendo a soluções de competências pessoais para questões decorrentes no decorrer do trabalho com fornecedores.

As diferenças entre o especialista em compras e o gerente de compras devem ser determinadas diretamente pelas organizações que as contratam diretamente, fazendo isso da maneira mais clara possível, a fim de evitar trabalho improdutivo que não atenda aos altos padrões de produção.

O empregador também tem o direito de dar ao seu empregado funções adicionais de trabalho de acordo com as especificidades de sua administração.

Resumo

44 A Lei Federal regula a descrição do trabalho de um especialista em aquisições com detalhes suficientes. Tendo estudado este documento completamente, você pode encontrar respostas para quase todas as questões relacionadas a essa posição. Para um especialista em aquisições, a descrição do trabalho é o documento legal mais importante relacionado às suas responsabilidades no trabalho.