Para que a empresa trabalhe de forma eficiente, um ambiente amigável e saudável deve prevalecer na equipe. Não é sempre que o proprietário de uma empresa tenha o poder de avaliar adequadamente cada funcionário e descobrir de onde vêm os problemas de relacionamento com a equipe. A fim de resolver situações desagradáveis e eliminar possíveis conflitos, livrar-se de funcionários ineficientes e controlar os custos financeiros do pessoal, é necessário organizar uma auditoria completa do pessoal da organização.
O que você está falando?
O que é comumente entendido pelo termo "auditoria"? O pessoal da organização é o principal recurso, mais importante que o dinheiro. E a auditoria é um método para determinar o quão efetivo é o pessoal. Durante a auditoria, é possível descobrir o quão bom é o sistema de controle de pessoal, bem como encontrar métodos de otimização e melhoria de eficiência. O principal objetivo de tal evento é avaliar a produtividade no contexto de cada funcionário específico, o que nos permite calcular, em geral, a utilidade do empregado em termos de lucratividade.
Ao realizar uma análise especializada, é possível realizar uma auditoria de cálculos com pessoal remunerado, avaliar a eficácia do sistema e como controlar as relações dentro da organização:
- econômico;
- social;
- trabalho.
O sistema de auditoria de pessoal é indispensável para a alta rotatividade de pessoal na empresa, pois permite identificar a causa do fenômeno.
Tarefas de análise
As principais tarefas atribuídas aos especialistas que realizam a auditoria de pessoal são geralmente as seguintes:
- determinar se os recursos humanos correspondem à estratégia de crescimento da empresa;
- identificação da conformidade da estrutura gerencial e do processo de trabalho com a lei estadual;
- avaliação da eficácia dos empregados na resolução de suas tarefas;
- identificar as causas dos problemas de interacção de pessoal, encontrar formas de resolver situações, bem como reduzir o impacto negativo.
Como isso está indo?
No caso geral, a auditoria de pessoal é dividida em:
- treinamento;
- coleta de dados;
- análise de informação;
- resumindo.
Preparação
A auditoria e controle de pessoal começa com a determinação de quais objetivos o evento persegue. Com base nisso, eles preparam suporte documental e estabelecem prazos. Na fase preparatória, os executores do projeto são nomeados, os participantes são selecionados e um plano é criado de acordo com o qual os dados serão coletados e analisados. Também é necessário decidir em favor desse ou daquele tipo de relatório.
Trabalhar com informação
A coleta de dados envolve atividades para monitorar o fluxo de trabalho de funcionários selecionados. Ao mesmo tempo, especialistas realizando auditoria de pessoal de documentação de estudo de pessoal, relatórios, conduzir pesquisas e coletar questionários, organizar entrevistas com funcionários da empresa. As estatísticas obtidas no decorrer de tal estudo são pré-processadas e, em seguida, submetidas a uma análise minuciosa.
A terceira etapa do trabalho de auditoria é o processamento de todos os dados coletados anteriormente. Com base nas informações recebidas são formadas:
- Tabelas
- horários;
- Gráficos
- esquemas.
Esses métodos de apresentação de dados são claros e compreensíveis, permitindo que você analise rapidamente a situação. A auditoria do sistema de gestão de pessoas é realizada levando-se em consideração o algoritmo previamente selecionado para análise de informações, bem como avaliando a eficácia dos empregados.Os indicadores calculados são claramente comparados com empresas similares, padrões cientificamente sólidos.
Etapa final
Na fase final, a auditoria dos assentamentos com o pessoal (trabalho, seu pagamento) do próprio processo de trabalho nos permite tirar conclusões. Os especialistas que conduziram os eventos formulam recomendações para melhorar a eficiência do processo de trabalho. Com base nas situações identificadas, fica claro como os recursos humanos podem ser otimizados e seus custos reduzidos.
O que isso dá?
Por que precisamos de uma auditoria? A equipe é categoricamente cautelosa com esses eventos, convencendo-se antecipadamente de que os gerentes simplesmente querem demitir alguém. De fato, os benefícios da auditoria são muito maiores do que um leigo pode imaginar. Quando a verificação estiver concluída, você poderá:
- avaliar se outros funcionários são necessários;
- verificar se a empresa é fornecida com pessoal;
- identificar a estrutura gerencial;
- determinar se deve treinar funcionários;
- entender qual estilo de gerenciamento é aplicado;
- avaliar o clima psicológico, social na organização;
- identificar onde a resistência à inovação começa;
- entender se o potencial de inovação é grande;
- determinar o que a distribuição de pessoal na empresa.
Se uma auditoria de qualidade tiver sido conduzida, a equipe e o líder se tornarão um todo coeso. O estudo identifica trabalhadores perigosos, improdutivos, e também procura eliminar situações de conflito. Auditoria permite que você crie um sistema motivacional. Qual será aplicável às condições de uma organização particular.
Níveis de auditoria
A auditoria do sistema de gestão de pessoal é dividida em três níveis:
- sócio-psicológico;
- financeira;
- organizacional e tecnológica.
Quanto às questões monetárias, então é dada atenção a:
- a competitividade da empresa, para avaliar que eles comparam os indicadores com a média e os melhores para essa área;
- a eficácia do departamento de pessoal, o seu papel na melhoria da qualidade do processo de trabalho;
- como os custos das atividades de auditoria e seus resultados estão relacionados.
Organizacional e tecnológica - um nível que envolve o estudo de documentos, análise de indicadores para falar sobre a legalidade do funcionamento, eficiência. Neste aspecto, auditoria e controle de pessoal envolve uma análise detalhada de:
- fluidez;
- casos em que os funcionários não foram ao local de trabalho;
- reclamações
- lesões no local de trabalho;
- atitudes dos funcionários em relação às suas tarefas;
- nível de prazer para os funcionários;
- programas de desenvolvimento.
Finalmente, sócio-psicológico - tal auditoria, que envolve uma análise das relações dentro da empresa, permitindo identificar fatores motivacionais. Ao mesmo tempo, a tarefa é determinar como é possível melhorar as atividades da empresa como um todo e de cada funcionário individualmente.
Recursos importantes
O gerente deve comunicar imediatamente de forma clara a todos os funcionários para que finalidade a auditoria é planejada. A equipe estará pronta para atender apenas se cada funcionário entender que o evento é benéfico e útil para ele. Realizar um treinamento especial ou seminário explicando os principais objetivos, momentos da auditoria pode ser a melhor solução para o problema e um bom começo para a comunicação entre os especialistas convidados e a equipe permanente.
Ao verificar os indicadores obtidos durante os passos descritos acima, eles são analisados como um todo, isto é, de forma abrangente. Essa abordagem é uma garantia de que o resultado refletirá a dinâmica da empresa.
Além disso, uma auditoria não é apenas uma verificação da eficiência com que um funcionário ou uma unidade trabalha. Durante os eventos, o sistema de gerenciamento de pessoal implementado na organização é analisado. Os inspetores prestarão atenção considerável aos gerentes da empresa, bem como aos gerentes em vários níveis.
Nós administramos a empresa habilmente
O gerenciamento corporativo é, acima de tudo, o gerenciamento habilidoso dos recursos humanos. Ao mesmo tempo, o trabalho é dividido em três níveis:
- linear
- estratégico;
- funcional.
Segue-se que a verificação também deve seguir esses níveis. Mas os resultados da auditoria devem ser tais que sejam úteis no planejamento de longo prazo da futura empresa. Algumas conclusões ajudarão a entender quais são as necessidades de curto prazo de certos trabalhadores. Finalmente, uma auditoria permite que você descubra se há necessidade de mais gerentes na organização.
Uma auditoria estratégica é uma análise do ponto de vista de altos funcionários da empresa. Ao mesmo tempo, os especialistas examinam as práticas de gestão na empresa e analisam como o serviço de pessoal funciona. Para obter dados, é necessário entrevistar toda a equipe de gestão, estudar o plano de negócios, avaliar o trabalho do serviço de pessoal. Essa abordagem nos permite entender como tornar a empresa mais competitiva, identificando características, riscos e potencialidades fortes e fracos da empresa.
Competitividade como caminho para o sucesso
Durante a auditoria, é possível aumentar a competitividade da empresa no mercado devido às seguintes medidas:
- eliminação de deficiências estruturais, mantendo o potencial de pessoal de tal forma que a empresa reforça sua posição, eliminando elementos desnecessários e indesejáveis em sua estrutura. Como regra geral, o processo envolve a reorganização do empreendimento, em que algumas unidades são excluídas, os funcionários param e as estratégias da empresa mudam;
- identificar os recursos exclusivos da organização, tornando-a atraente para os funcionários e clientes em potencial.
Em geral, a competitividade é determinada pela eficiência com que a empresa usa o potencial de cada funcionário. O gerenciamento de pessoal é realizado não apenas por meio de mecanismos conhecidos de gerenciamento de documentos, mas também indiretamente por meio de:
- inovação;
- marketing
- serviço.
Lembre-se de que quanto maior a produtividade da empresa, mais forte o funcionário respeita sua empresa.
Nuances significativas
Para avaliar a empresa no mercado de pessoal, são utilizados os seguintes indicadores:
- pessoal da empresa;
- nível de satisfação do empregado.
Uma auditoria permite avaliar a estratégia da empresa no nível operacional, quando os resultados do trabalho são diretamente analisados. O auditor está estudando:
- correlação de meta e resultado;
- a capacidade de melhorar, simplificar o fluxo de trabalho;
- a capacidade de obter o mesmo resultado com menos investimento.
Aplicando métodos eficazes, é possível desenvolver recursos humanos, aumentar o pessoal e melhorar o sistema de gerenciamento de informações. Todos os processos relacionados ao serviço de pessoal estão direta e indiretamente sujeitos a um estudo cuidadoso.
Funcionalidades
Em pesquisa na empresa:
- pessoa responsável se destaca;
- metas são formuladas;
- estudando política, métodos práticos de alcançar objetivos;
- Relatórios de RH são analisados;
- relatórios são preparados com recomendações sobre a situação;
- um plano de desenvolvimento da empresa está sendo formado;
- analisa as conseqüências de corrigir deficiências detectadas com um plano.
Não tão simples
Cada direção da auditoria requer muito tempo e esforço. Uma auditoria externa é bastante cara e está disponível apenas para empresas que estão "seguras em pé". Ao mesmo tempo, uma auditoria é necessária se houver um desejo de aumentar a eficiência e alcançar melhores resultados do que os já existentes.
Muitas grandes empresas do nosso tempo estão introduzindo em sua equipe de especialistas envolvidos em auditoria dentro da organização. Esta prática tem mostrado eficácia com um serviço de pessoal descentralizado e a presença de filiais regionais.
Com a execução correta do processo, uma auditoria interna permite a detecção oportuna de defeitos no trabalho da empresa e toma medidas para eliminá-los.Os princípios de tal auditoria:
- independência de especialistas;
- responsabilidade;
- competência.
E quanto ao dinheiro?
Com medidas abrangentes, uma auditoria de assentamentos com pagamento de pessoal é obrigatória. É dada atenção à medida em que a empresa cumpre os requisitos dos atos normativos e legais e das leis que regem as relações trabalhistas. Os especialistas em verificação analisam a precisão e a precisão que calculam:
- retenção;
- pagamento
- deduções fiscais;
- pagamentos de folha de pagamento;
- componente social.
A auditoria dos acordos de pessoal baseia-se em códigos que regem as relações de trabalho, o direito civil e as leis fiscais.
Para obter dados, são necessários documentos sobre a transferência, recrutamento, demissões, primário, relatórios, registros contábeis.
O que você precisa?
Se você planejar uma auditoria de liquidações com pessoal para remuneração, lembre-se de que a análise é possível na presença da contabilidade primária, para a qual formulários uniformes são usados.
O chefe da empresa deve fornecer os documentos:
- ordens de emprego;
- Cartões T2;
- ordens de envio de pessoal em férias para outros lugares;
- documentos sobre a cessação de emprego.
Uma auditoria correta com o pessoal da folha de pagamento é possível se o especialista em verificação tiver à sua disposição:
- folha de pagamento;
- quadro de horários;
- folha de horas;
- declarações T-49;
- conta pessoal.
O inspetor recebe informações adicionais dos documentos primários que fixam o pagamento por peça, também levando em consideração o desenvolvimento.
Conjunto de medidas
Durante a auditoria, é dada atenção aos seguintes registros:
- resumo;
- na 76ª conta;
- revistas número 8, 10;
- balanço patrimonial;
- razão geral.
Durante a verificação de auditoria:
- cumprimento da lei;
- contabilidade, controle de pagamentos em caso de trabalho por peça;
- controle de tempo;
- cálculo de dedução;
- cofre para pagamento;
- Impostos da folha de pagamento;
- Salário depositado.
Isso é importante!
Contabilidade analítica da empresa leva em conta todos os indivíduos:
- nas listas;
- não entrou neles.
Considerado:
- pagamento
- prêmio;
- subsídios;
- outros;
- várias deduções, incluindo impostos.
Informações sobre isso geralmente são armazenadas em uma conta pessoal, em liquidação, documentos de pagamento. O estudo de dados é simplificado pela documentação em formato eletrônico. Recomenda-se manter registros separados para itens diferentes do número listado acima.
Ao verificar, o especialista contratado examina se há contabilidade como tal, descobre por quanto tempo os dados são armazenados, a partir dos quais é possível derivar a rentabilidade anual do empreendimento, a renda anual dos empregados dessa empresa.
O rendimento total é formado devido a:
- encargos diretos;
- lucro em espécie;
- lucrar com os resultados de um determinado período;
- preços de funcionários da empresa de viagens em várias regiões;
- nutrição gratuita;
- pagamentos únicos.
Regiões especializadas incluem:
- Norte
- territórios a eles comparados;
- Extremo Oriente.
O auditor realiza o controle de cálculos analisando os seguintes documentos do fluxo de trabalho interno da organização:
- declarações, pagamentos;
- documentação primária;
- contas pessoais de funcionários.
Ao mesmo tempo, os resultados da empresa e os resultados de cada departamento da empresa são verificados. Em seguida, o auditor determina se as deduções foram feitas corretamente e se os salários foram pagos. Certifique-se de prestar atenção ao imposto social único. Para monitorar a situação, o especialista solicita acesso à base tributária. As deduções cobrem as seguintes áreas:
- provisão de pensão;
- seguro médico;
- seguro social.
Ao analisar a correção da remuneração do trabalho, é dada atenção à 76ª conta, segundo a qual há uma interação com credores, devedores. Ao mesmo tempo, o auditor descobre quais cartões foram mantidos e como eles foram preenchidos, bem como se foi dada atenção aos valores depositados, como eles foram emitidos para os funcionários.
Deve ser lembrado que existem vários erros comuns no cálculo dos salários inerentes a um grande número de empresas. O auditor verifica, sem falta, cada empreendimento, portanto, o proprietário do empreendimento, preparando-se para a auditoria antecipadamente, pode controlar esses momentos. Estas são as seguintes falhas graves:
- falta de folhas de tempo;
- falta de formulários padrão para documentação de pagamento principal;
- avaliação fiscal imprópria;
- cálculo incorreto de valores para diferentes tipos de pagamentos;
- contabilidade incorreta do rendimento total dos empregados (muitas vezes não inclui bônus, presentes, etc.).
Para resumir
Realizar uma auditoria de pessoal e assentamentos com funcionários nos permite formular uma série de propostas para melhorar a eficiência do processo de trabalho. Dentro da equipe, isso é expresso na recomendação de reorganizar a empresa, introduzir novos sistemas de motivação ou aplicar outras metodologias.
Quanto aos cálculos de folha de pagamento, a recomendação mais comum é introduzir um sistema automatizado de folha de pagamento contendo formulários padrão de documentos. Isso simplifica o processo e o torna mais rápido, virtualmente eliminando a probabilidade de um erro provocado pelo fator humano.