Kommunikasjon i generell forstand er en informasjonsutveksling mellom mennesker eller deres grupper. Det er mellommenneskelig, sosial (funksjonell rolle), forretningskommunikasjon. Temaet for samtalen vår vil være den siste visningen.
Hva er dette?
Bedriftskommunikasjon er en interaksjon innen offisielle relasjoner, hvis formål er å løse spesifikke problemer, oppnå visse resultater og optimalisere enhver aktivitet. Dessuten har hver deltaker sin egen status - sjef, underordnet, kolleger, samarbeidspartnere.
Hvis kommunikasjon finner sted mellom mennesker som er på forskjellige trinn i karrierestigen (leder og utøver), er det et vertikalt forhold, det vil si underordnede forhold. Hvis samhandlingen er basert på prinsippene om likeverdig samarbeid, er dette et horisontalt forhold.
Det er forretningskommunikasjon som en person utfører daglig på jobb, på universitetet, på skoler, offisielle institusjoner. Dette er kommunikasjonen til lærere og elever, overordnede og underordnede, kolleger, samarbeidspartnere og konkurrenter.
Det avhenger av hvor godt samtalepartneren er kjent med regler, former og metoder for slik kommunikasjon, om han vil være i stand til å nå målet sitt. Partnere må snakke det samme språket (både bokstavelig og billedlig), forstå hverandre, ha en felles sosial opplevelse.
Vilkår for forretningskommunikasjon
For at forretningskommunikasjon skal være effektiv, må en rekke forhold overholdes:
- Kommunikasjon skal ha et forståelig mål for å oppnå alle personer som er involvert i prosessen. For eksempel nettverk, inngåelse av en avtale, koordinering av en hendelse, utvikling av vilkår for samarbeid, etc.
- Deltakerne bør kontakte hverandre uavhengig av likes og mislike.
- Obligatorisk etterlevelse forretningsetikette underordning, stillingsroller, formelle begrensninger.
Formelle begrensninger forstås som forskjellige forskrifter, rutiner og protokoller, så vel som det banale behovet for å kontrollere kraften i ens egne følelser og respektere samtalepartneren.
Lederen eller andre deltakere så interesserte som mulig, bør også sørge for at forretningskommunikasjon er håndterbar. Det er nødvendig å motivere deltakerne til å finne en løsning, ellers vil de bare være passive observatører av møtet som ikke tilbyr noen ideer.
Former for forretningskommunikasjon
De to hovedformene for kommunikasjon er kontakt (direkte) kommunikasjon og indirekte (indirekte).
I det første tilfellet kommuniserer samtalepartnerne ansikt til ansikt og har muligheten til å evaluere hverandres ikke-verbale oppførsel, derfor er effektiviteten til slik kontakt høyere. I det andre tilfellet skjer samhandling ved bruk av kommunikasjonsmidler - telefon, brev, etc.
Mer spesifikt er de vanligste formene for forretningskommunikasjon:
- Møte.
- Presentasjon.
- Forretningssamtale.
- Forhandlinger.
- Telefonsamtaler.
- Utveksling av offisielle forretningsdokumenter (søknad, kontrakt, fullmakt, notat).
- Konsultasjon.
- Intervju.
- Offentlig tale, konferanser.
På sin side, ved bruk av separate former for forretningskommunikasjon, kan deltakerne ta en konfronterende eller partnerskapstilnærming. Det første alternativet er en konfrontasjon: hver side har til hensikt å vinne. En partnerskapstilnærming innebærer å finne en løsning som er akseptabel for alle deltakere.
stadier
Til tross for at typene forretningskommunikasjon er forskjellige, er de nesten alltid preget av flere stadier:
- Forberedelse. Dette er å sette mål, mål, samle og analysere informasjon, bestemme en strategi for atferd. Tross alt er ikke et forretningsmøte eller forhandlinger organisert for å chatte “om ingenting” og for å finne ut hvordan ting er i det personlige livet til samtalepartnerne.
- Planlegging. Møtet kan holdes spontant, men det antas fremdeles at den profesjonelle bør ha en klar plan: hva han vil si, hvordan han krangler, hva han ønsker å få fra den andre siden.
- Diskusjon - diskusjon av ideer, forslag, finne felles interessepunkter, ta en felles beslutning.
Denne ordningen er mest relevant for forhandlinger. Andre typer kommunikasjon inkluderer kanskje ikke alle stadier. En "kald" telefonsamtale eller utstedelse av instruksjoner, for eksempel, kan ikke innebære noen diskusjon.
Stiler for forretningskommunikasjon
Tildel ikke bare typer forretningskommunikasjon, men også stiler. Når det gjelder profesjonell samhandling, brukes følgende ofte:
- Formell virksomhet. På sin side har det en administrativ-geistlig, lovgivende og diplomatisk sublim. Forretningssamtaler er preget av taleklisjeer og visse kommunikative former.
- Science. Brukes i utarbeidelse av rapporter, taler på seminarer og forelesninger.
- Publisist. Dette inkluderer all ytelse offentlig, inkludert gjennom media.
- Samtalehusholdning. Uformelle forhold foregår også i fagmiljøet, og blir oppmuntret i enkeltbedrifter. Kolleger kommuniserer ikke alltid utelukkende ved hjelp av notater. Imidlertid må du forstå hvor en slik stil er passende og hvor ikke.
Funksjoner ved forretningskommunikasjon
Hvorfor krever kommunikasjon i virksomheten foreløpig forberedelse for kommunikasjon? For det første bruker folk ikke bare personlig og arbeidstid på offisielle møter, og ingen ønsker å vente til initiativtakeren samler tankene. For det andre er den andre siden ikke alltid interessert i noen form for samhandling eller er innstilt på å samarbeide, men ser det på en helt annen måte.
Som du vet, er det ingen andre sjanse for et førsteinntrykk. Du må kunne ta kontakt slik at alle deltakere får stemning for diskusjon. Hvis den andre siden ikke i utgangspunktet hadde planer om å samarbeide, bør du i det minste interessere samtalepartneren og arrangere et møte med ham på et mer praktisk tidspunkt.
På internasjonalt nivå er det spesifikasjoner om forretningskommunikasjon, fordi forskjellige kulturelle kjennetegn i stor grad kan forstyrre forhandlingsforløpet. Amerikanere er for eksempel vant til å komme til et møte i tide og etter en kort hilsen for å komme i gang. Araber er også punktlige, men de starter en forretningssamtale langveisfra, og diskuterer først natur, vær, mat. Italieneren ser ikke noe forferdelig ved å være forsinket til et møte og innleder heller ikke umiddelbart en forretningsdiskusjon. Og japanerne vil unngå et direkte blikk under en samtale.
Dermed lærte vi hva forretningskommunikasjon er, hva er dens funksjoner, hvilke former, typer og stiler som er karakteristiske for den.
