Mange organisasjoner deltar i forskjellige anbud. Men samtidig vet de ofte ikke hvordan de skal samle og sertifisere anbudsdokumenter på riktig måte. Dessuten er et slikt spørsmål et av de viktigste som krever spesiell oppmerksomhet. Både prosedyren og sammensetningen av anbudsdokumentasjonen bestemmes av lover og forskrifter som de er pålagt å overholde.
Anbudskonsept
Anbud er en konkurranse om levering av tjenester, varer eller utførelse av noe arbeid. Reglene for gjennomføring av slike valg er angitt i konkurransegrunnlaget, i henhold til hvilke deltakere som ønsker å delta i kampen må gi kommisjonen de gunstigste betingelser som tilbys kunden.
Anbudskontrakten er inngått med deltakeren som kan gi det mest fordelaktige tilbudet for arrangøren, sistnevnte må fullt ut følge instruksjonene som er gitt.
Anbudsdokumentasjon er en pakke med dokumenter som viser vilkårene for anbudet og innholdet i den fremtidige kontrakten.
Den inneholder nødvendigvis både tekniske og kommersielle deler.
Den tekniske delen består av informasjon om betingelsene i kontrakten, egenskaper og beskrivelser av emnet eller budgjenstanden, instruksjoner beregnet for leverandører, samt informasjonskort som indikerer prosedyren for gjennomføring og innsending av søknader om deltakelse i anbud. I denne delen er også kravene til innholdet i innkjøpsordren: navn, volumplaner, referanser til standarder og tekniske forhold.
Den kommersielle delen av anbudsdokumentasjonen inneholder alle priser og prosedyre for beregning av dem, betingelser fastsatt i betalingsplanen, finansieringskilder for denne kontrakten. Den indikerer også garantiene gitt av banken for gjennomføring av anbudstransaksjonen av kunden, og kravene til forskjellige typer forsikringer.
Anbudsdokumentasjon, en prøvesøknad og anbefalinger for å fylle dem ut er inneholdt i MDS 80-4.2000 Gosstroy fra Russland. Det mer detaljerte innholdet i dokumentasjonen bestemmes av anbudskomiteen.
Utarbeide prosedyre
Utarbeidelse av anbudsdokumenter er en egen, veldig viktig og umistelig prosedyre for gjennomføring av konkurrerende anbud. Den bestemmer i samsvar med gjeldende lovgivning innholdet av personopplysninger, for eksempel:
- Navn på arrangøren.
- Hans juridiske adresse og telefonnummer.
- Faksnumre og e-postadresser.
- Pris, sted og betingelser for å skaffe en pakke med dokumenter.
Kontrollmyndigheter stiller alltid krav til tilgjengeligheten av et utkast til kontrakt fra listen over vilkår som skal settes. Dokumentasjonen indikerer også metoden for å evaluere forslagene som er laget med et spesifikt system.
registrering
Utviklingen av anbudsdokumentasjon kan utføres både av arrangøren og et spesielt konsulentselskap. For å samle det, kan du bruke standardprøvene og metodologiske anbefalingene, så vel som lovgivningen, som uttaler hvilke myndighetskrav som er satt sammen. Du kan også kontakte økonomisenteret, der en spesialist i anbudsdokumentasjon vil tilby sine tjenester for dets kompetente utarbeidelse. Der du inn korte betingelser gi profesjonell og kvalifisert hjelp.
innhold
Anbudsdokumentasjonsskjemaet, i tillegg til informasjon beregnet på fremtidige budgivere, skal inneholde informasjon som det numeriske og detaljerte innholdet i dokumentasjonspakken som er utarbeidet av leverandøren, og uttrykkelig bekreftet hans søknad om deltakelse:
- Søknad om deltakelse.
- Beskrivelse av vedlagte dokumenter.
- Bankhenvisning om fravær av forfalt gjeld.
- Påkrevd teknisk, driftsmessig og kvalitetsinformasjon, samt en detaljert beskrivelse av anskaffede materialer og varer.
- Utkast til kontrakt for planlagte kjøp.
- Metodiske instruksjoner for å gjøre beregninger på anbudssøknaden, inkludert dens komponenter, for eksempel utgiften for betaling av forsikring og tollbetaling, transporttjenester, forskjellige skatter og avgifter, i tillegg til kostnadene for de leverte varene, samt en detaljert pristabell.
- Valutaen som prisene er uttrykt i anbudet er angitt.
- Krav til anbud.
- Muligheten for å endre eller avslå disse søknadene under og før fristen for kunngjøring av anbudsresultatene blir diskutert.
- Frister, søknadssted
- Sted, dato og tidspunkt for åpning av konvolutter for anbud.
- Informasjon om muligheten for å gi prioriteringer for innenlandske produsenter.
En potensiell leverandør har rett til å søke skriftlig til arrangøren av anbudet med en anmodning om avklaring av klausuler og bestemmelser i anbudsdokumentasjonen senest 10 dager før den endelige avgjørelsen. Til gjengjeld må anbudsarrangøren innen tre dager etter mottak av en slik søknad sende passende forklaringer til alle leverandører som deltar i dette anbudet, uten å angi forfatteren for den første forespørselen.
Gjør endringer og tillegg
Tillegg eller endringer kan gjøres av en spesialist i utarbeidelse av konkurransegrunnlag på anmodning fra anbudsarrangøren. Slike handlinger er ikke ulovlige eller ulovlige. Om nødvendig har anbudsarrangøren rett til å gjøre endringer i pakken med dokumenter relatert til uttrykk for eget initiativ eller som svar på en forespørsel fra en potensiell leverandør, senest 7 kalenderdager før fristen for innlevering av anbud.
Etter å ha gjort endringer om dem, er det umiddelbart nødvendig å varsle alle potensielle leverandører som anbudsdokumentasjonen ble utstedt til. Fristen for implementering av slike varsler og erstatning av batchdokumentasjon er satt til 5 virkedager.
Anbudsinnhold
Krav til anbudsdokumentasjon avgjør sammensetningen:
- Søknad om deltakelse i anbudet og en liste over innsendte dokumenter knyttet til det.
- Dokumenter som bekrefter at kravene stilles til en potensiell leverandør.
- Pristabellen, som fullt ut skal gjenspeile alle faktisk mottatte kostnader, deltar i den endelige prisen.
- Hvis anbudet er levering av varer eller tekniske enheter, må du huske å legge ved de tekniske egenskapene til de foreslåtte modellene.
- Prisen på den foreslåtte listen over relaterte tjenester, om noen.
- Det originale dokumentet, som er den faktiske bekreftelsen av garantien for anbudet.
Dokumenter som bekrefter samsvar med den potensielle leverandøren med de foreslåtte kvalifikasjonskravene
Hver potensielle leverandør som bestemte seg for å delta i anbudet, må fremlegge følgende dokumenter:
- Kopier av lisenser som bekrefter rettigheten til en potensiell leverandør eller produsent til å utføre sine aktiviteter.
- En kopi av dokumentet som gir rett til å drive gründervirksomhet, bekreftet av en notarius myndighet.
- Den opprinnelige tilsynet for siste rapporteringsår eller en notarisert kopi av den.
- Attest for statlig registrering av organisasjonen eller foretaket og dens kopi.
- I tilfelle av individuell gründer - en kopi av hans identitetskort eller sivile pass.
- Organisasjonens pakt som indikerer sammensetningen av dens grunnleggere, aksjonærer, samt alle aksjonærer i form av en notarisert kopi.
- Det opprinnelige sertifikatet utstedt av skattemyndighetene som sier at leverandøren ikke har etterskuddsvis.
- Sertifikat fra bankinstitusjonen om fravær av forfalt gjeld for de siste 3 månedene av aktivitet.
Prisbord
Registrering av konkurransegrunnlag tar hensyn til prislister. En potensiell leverandør er forpliktet til å utarbeide en pristabell som indikerer og viser varenhetene, den totale totale prisen for hele leveransen. Det skal sammenstilles og presenteres i form av både trykte og elektroniske prislister.
Tabellen er også en teknisk spesifikasjon for varene og tjenestene som leveres og må oppfylle alle kravene som er stilt til anbudsdokumentasjonen.
Ved utarbeidelse av anbudsdokumentasjon bestemmes sammensetningen av de endelige prisene. Den angitte verdien, i tillegg til egen pris på varene, bør inkludere i dens sammensetning:
- Utgifter som påløper etter sertifisering, forsikringsprosedyrer og transport av varer til en spesifisert destinasjon.
- Alle skatteinnbetalinger, avgifter og andre typer obligatoriske betalinger og avgifter, som er fastsatt i den gjeldende lovgivningen i Den Russiske Føderasjon.
- Andre priskomponenter som den potensielle leverandøren anser som nødvendige å inkludere i den endelige prisen på varene.
Hvis den potensielle leverandøren ikke angir forskjellige komponenter i den i pristabellen som inkluderer kostnadene beskrevet ovenfor, anser anbudskommisjonen dataene om prisen på varene levert av den som den totale kostnaden, under hensyntagen til alle kostnader. I dette tilfellet kan ikke disse prisene ved kontraktsinngåelse lenger revideres eller endres.
Prisene angitt i tabellen forblir faste gjennom hele løpetiden for oppfyllelse av avtaleforpliktelser på anskaffelser og forsyninger og kan ikke endres.
Prisene er angitt i valutaene som ble spesifisert i kravene som ble fremsatt på tidspunktet for anbudssøknad. Betaling til leverandøren skjer ved levering av varene til destinasjonen, når budsjettmidler ankommer, med mindre andre betingelser er gitt og angitt i kontrakten.
Søknadssikkerhet
I noen tilfeller leverer leverandøren garantisikkerhet, uttrykt i kontanter, i form av pantsettelse til arrangørens bankkontoer, til et beløp på minst 3% av det endelige beløpet i kontrakten, med en gyldighetsperiode på minst de fastsatte tidsrammer som er angitt i anbudets organ.
Garantert økonomisk støtte fra en potensiell entreprenør for gjennomføring av anbudet i form av pantsettelse av et monetært beløp blir satt inn på en spesialopprettet konto for anbudsarrangøren.
Hvis den potensielle leverandøren ikke vinner anbudet, vil midlene som er gitt til arrangøren som garanti for hans økonomiske evne bli returnert innen fristene som er fastsatt i kontrakten.
Innlevering av anbud
Anbud leveres av potensielle leverandører i sydd form, nummerert og må stemples og signeres.
Den tekniske spesifikasjonen av anbudet, også sikret med signatur og forsegling, og den opprinnelige garantigarantien blir også levert. Disse dokumentene er forseglet i en konvolutt sammen med anbudssøknaden og sendt til kommisjonen.
Bare den potensielle leverandøren eller dens offisielle representant kan signere søknaden. Det er ikke tillatt å ha innlegg, subtabler og forskjellige innlegg i dokumentasjonen.
Potensielle leverandører forsegler dokumentene selv i en konvolutt, som angir navn og juridisk adresse til deres organisasjon, og anbudsarrangøren, datoen og klokkeslettet som er satt for å åpne konvoluttene er angitt i form av inskripsjonen "åpnes ikke før ..." som leveringsadresse.
Anbudsdokumentasjon kan sendes både personlig og ved hjelp av postkontorer innen fastsatte frister. Eventuelle anbud mottatt etter fastsatte datoer og klokkeslett blir avvist eller vil bli returnert uåpnet til søkerne.
Uten å bryte fristene og den fastsatte prosedyren for anbudsdokumentasjon, kan korreksjon, erstatning av betingelser, priser og lignende brukes på utformingen. Det er mulig å gjøre noen endringer eller endelig tilbaketrekking av anbudet før fristen går ut uten å miste retten til å gjøre eller sikre det. Et varsel som er utarbeidet av en potensiell leverandør om intensjonen om å rette eller helt trekke søknaden sin, blir sendt til arrangøren skriftlig og senest innen den angitte fristen for innlevering. På slutten av den fastsatte dato og tid, kan ikke slike justeringer gjøres.
Etter at alle søknader er blitt akseptert innen den angitte tiden, åpner anbudsarrangøren konvoluttene, og ved hjelp av anbudskommisjonen velger vinneren, som kunngjøres ved skriftlig melding fra alle potensielle leverandører som deltar i beslutningen, med en kopi av protokollen fra anbudskommisjonen.
Riktig utførelse og dokumentasjon avgjør i stor grad selve anbudets suksess.
