Hvordan lage et følgebrev til dokumenter. Eksempel på følgebrev til dokumenter

Et følgebrev er et universelt dokument som brukes i de mest forskjellige områdene i virksomheten til en bedrift. En riktig samlet eskorte vil redde alle parter fra mange mangler og uklarheter. Hvordan skrive et følgebrev til dokumenter?

Når er dette nødvendig?

Arbeidet til en virksomhet, spesielt en stor, ledsages av en lang rekke problemer som ofte må fullføres skriftlig. Motparter utveksler meldinger og varsler med hverandre, dokumenter kreves av banken, skatt, pensjonsfond og revisorer. Klienter skriver også forespørsler om en rekke informasjon og dokumentasjon.

I alle disse tilfellene vil en livredder og samtidig et følgebrev bli et verdig ansikt for selskapet. Skrevet på en solid form, korrekt sammenstilt og korrekt utført, vil det ikke bare gjøre et skikkelig inntrykk på adressaten, men også utføre en rekke praktiske funksjoner for avsenderen:

• vil forklare mottakeren som skriver til ham og hvorfor;
• vil påta seg den informasjonsrollen og frigjøre vedlagte dokumentasjon fra semantisk overbelastning;
• detaljere listen over vedlagte dokumenter;
• spare penger ved å eliminere unødvendig post med en beholdning;
• oppfylle rollen som kompakt bevis for levering av en hel bunke dokumenter.

Den vanlige "eskorte" med riktig tilnærming kan være så nyttig!

Hvordan skrive et følgebrev til dokumenter?

Ikke alle vet hvordan man skriver et følgebrev til dokumenter, selv om det er viktig.

Samlingen av "eskorte" skal begynne med en innledende setning: referer til nummeret på den innkommende forespørselen eller oppgi essensen i saken som korrespondansen pågår. I de følgende avsnitt av brevet er det logisk å angi begrunnelsen for dokumentet: lovgivningsmessige rettsakter, klausuler om kontrakten, inspeksjonshandlinger, instrukser fra regulerende myndigheter og mer.

Uttalelsen ender med en forespørsel, tilbud eller etterspørsel. Etter at teksten er samlet, vises en liste over vedlagte dokumenter med nummerering, navn og detaljer, samt antall vedlagte ark.

Påkrevde detaljer om følgebrevet til dokumentene

Hvordan skrive et følgebrev til dokumentene, har vi diskutert over. Nå litt om designen.

• Dokumentets "hette". Her angis posisjonen til lederen eller annen representant for adressaten, foretakets navn eller hele navnet, fornavnet og patronymikken til den private personen; full adresse og postnummer.
• Dato for sammenstilling av følgebrevet, og hvis avsenderen er en juridisk enhet, deretter utgående nummer fra registreringen.
• Adressere adressaten i samsvar med reglene i forretningsbrevet. Enten det er en privatperson eller leder av et foretak, henvender de seg til ham ved navn og patronym, og legger appellen til «respektert».
• Detaljert liste over vedlagte dokumenter, fordi navnet i seg selv innebærer at brevet "ledsager" en viss grunnleggende avgang.
• Brevet er signert av den første personen eller fullmektig for organisasjonen som sjefen tildeles en slik rett til. Hvis brevet er fra en privatperson, signerer avsenderen eller hans representant ved fullmektig "eskorte". Før du signerer, er det vanlig å legge til "med respekt" forsikring for hånd.
• Etternavn, initialer og kommunikasjonsmiddel for brevutøveren.

Dette er de grunnleggende kravene til brevets form.

Eksempel på følgebrev til dokumenter

Et utmerket referansepunkt i forberedelsene vil være en praksisprøvd prøve av et følgebrev til dokumenter. Naturligvis vil innholdet variere avhengig av kompilatorens behov, men det totale lerretet forblir uendret.

Leder for Goloseevsk skatteinspektorat

Khitrun I.V.

Str. Vasilyevskaya, 3,

Kukino - 31005

Nr. 562 datert 04/05/2015

Kjære Ivan Vasilievich!

For bestillingen din nr. 12/389 av 04.01.2015 angående utstedelse av en ikke-planlagt inspeksjon på stedet, informerer vi deg om følgende.

En del av dokumentene om kontraktsmessige rettsforbindelser med unntaksselskapet "Gedeon" ble beslaglagt på grunnlag av beslagsprotokollen datert 03/02/2015 (en kopi er vedlagt) Dokumentene som er tilgjengelig for foretaket, blir sendt til deg i form av korrekt bekreftede kopier i henhold til vedlegget.

Bruksområde (totalt 6 liter):

1. kopi betalingsordre med et merke av banken nr. 3 datert 01/15/15 - med 1 liter.
2. En kopi av betalingsoppdraget med bankens merke nr. 6 datert 02/14/15 - 1 liter.
3. kopi forsoningsrapport i henhold til leveransekontrakten nr. 56 / P av 12.15.14 - med 1 liter.
4. En kopi av anfallsprotokollen datert 03/02/15 - 3 liter.

Vennlig hilsen,

Direktør for statsforetaket "Goloseevsky kjøttforedlingsanlegg"

Golokhvastov F.E.

Artist: Pupko A.V.

(067)4658291

En slik "eskorte" er egnet for mange utgående materialer på forespørsel fra statlige, regulerende myndigheter og rettshåndhevelsesbyråer, du trenger bare å justere det litt etter dine behov.

Coverbrev til kontraktsdokumenter

Ved inngåelse av forretningskontrakter oppstår det ofte en situasjon når motpartene er geografisk fjernt fra hverandre og ikke har råd til å reise til en annen by for å signere kontrakten.

I dette tilfellet blir utførelsen av følgebrevet et slags fyrtårn, slik at du kan inngå en juridisk gyldig kontrakt på avstand, uten et personlig representantmøte. Ved hjelp av et følgebrev kan den ene siden ikke bare sende de signerte kontraktsskjemaene til behandling, men også skriftlig uttrykke sin stilling til de vesentlige spørsmålene i avtalen.

I tillegg tillater et følgebrev deg å registrere hva og hvor mye som ble lagt ved og sendt til adressaten. For eksempel kan innholdet oppgis som følger.

"Vi sender deg to eksemplarer av kontrakten for levering av informasjonstjenester, signert og stemplet av oss. Vi foreslår at du vurderer det angitte utkastet og, hvis avtalt, signerer kontrakten ved å returnere et av de signerte eksemplarene til oss. Vedlegg: utkast til kontrakt i 2 eksemplarer på 6 ark hver ".

Krav om brev - er det nødvendig?

Noen ganger oppstår det en situasjon når det er nødvendig å sende et krav til en part i henhold til en avtale som ikke oppfyller sine forpliktelser. Vanligvis angis alle påstander, begrunnelser og applikasjoner direkte i kravet. Det ser ut til, hvorfor kan du trenge et følgebrev?

Faktum er at et krav ikke bare kan bli offisielle bevis i retten, men i noen tilfeller et utøvende dokument. Det skal indikere juridisk korrekte og betydningsfulle ting, men det utfører ikke en kommunikativ funksjon.

Hvis motparten trenger ikke bare å inngi en klage, men også sende noen uformelle velkomst- eller avklaringsord, bedre enn et følgebrev, vil ikke et eneste dokument utføre denne rollen.

Følgebrev er en god måte å bli kjent med hverandre.

Ofte har et selskap en interessant kampanje eller bare vil gjøre kommersielt tilbud ubegrenset krets av personer. Typiske følgebrev som er morsomme og konsise egner seg godt til dette.

Til et slikt "visittkort" kan du legge ved salgsfremmende produkter, kataloger, prislister, prislister og alt materiale som kan interessere en potensiell kunde eller partner.

Selv om det er en hel haug med brev, trenger ikke sjefen eller den ledende lederen å bruke mye tid på dem: bare signer de ferdige klisjeene, så kan du sende dem som tiltenkt!

Hvem signerer eskorten?

Og til slutt avklarer vi et viktig spørsmål. Hvem signerer det medfølgende dokumentet? For dette brukes hierarkiregelen: det er bedre å kontakte presidenten for selskapet til direktøren for foretaket; dokumentasjon til banken kan overføres av sjef regnskapsfører; Den "ledsagende" til informasjonen i arbeidsformidlingssenteret kan signeres av visedirektøren for menneskelige ressurser.

Et følgebrev kan bli et uunnværlig visittkort, hvis det er riktig utstedt!