Mana-mana organisasi, tanpa mengira bentuk pemilikan dan bidang aktiviti, mewujudkan dokumen. Perintah, protokol, surat, elektronik dan kertas. Kesemuanya adalah sebahagian daripada pengurusan am dan kakitangan perusahaan. Kejayaan perniagaan dan kesejahteraan syarikat bergantung kepada sejauh mana proses ini dibuat dengan baik.
Asas-asas asas organisasi organisasi perkeranian
Kertas kerja adalah proses penciptaan dan peredaran semua dokumen organisasi. Termasuk penerimaan mereka, pemprosesan, pernyataan kawalan dan pelaksanaan. Di perusahaan, aktiviti ini dijalankan oleh setiausaha, pengurus pejabat atau seluruh unit yang diketuai oleh seorang pakar terkemuka - pakar dokumen.
Peringkat utama kerja pejabat adalah:
- Penciptaan atau penerimaan dokumen, termasuk pendaftaran mereka.
- Mengawal pelaksanaan dokumen itu, pemindahannya kepada pegawai yang ditangani, menandatangani, tindak balas dan tindakan lain.
- Dokumen untuk penyimpanan operasi atau arkib. Dalam sesetengah kes, kemusnahan fail dan kertas adalah mungkin.
Pematuhan rekod di perusahaan boleh dianjurkan dalam pelbagai cara, jenis berikut adalah yang paling biasa:
- desentralisasi - dokumen dicipta, diterima dan diproses secara individu dalam setiap unit. Ini berlaku untuk perusahaan besar dengan pelbagai aktiviti;
- berpusat - organisasi mempunyai unit khusus yang terlibat secara eksklusif dalam bekerja dengan dokumentasi. Ini mungkin sekretariat, jabatan pejabat atau seorang pekerja melaksanakan fungsi ini. Ciri untuk perusahaan kecil dan sederhana;
- bercampur - termasuk gabungan dua jenis pertama.
Tidak kira bagaimana mengorganisir kertas kerja - ini harus dicerminkan dalam dokumen pengawalseliaan perusahaan.
Penyimpanan rekod dan pengurusan dokumen di perusahaan - keperluan organisasi
Kejayaan kewangan aktiviti syarikat secara langsung bergantung kepada sejauh mana teratur proses aliran kerja. Pengurus harus memilih kakitangan yang kompeten, setiausaha racun kerap untuk latihan lanjut dan memantau perubahan dalam undang-undang.
Di mana-mana organisasi, kertas kerja, sebenarnya, "sistem peredaran" perusahaan. Dengan pendekatan yang kompeten, ia berfungsi dengan lancar, menyampaikan kertas yang diperlukan kepada pegawai yang bertanggungjawab, menghantar surat, menghapus dokumen yang tidak perlu untuk penyimpanan.
Mana-mana pengurus syarikat memahami bahawa kertas kerja adalah satu sistem yang mesti bertindak dengan jelas dan cekap. Jika perlu, pertimbangkan pelbagai pilihan untuk pembantu elektronik dan, dengan itu, kakitangan keretapi untuk bekerja dalam sistem ini.
Pengurusan rekod HR sebagai asas untuk operasi perusahaan yang stabil
Pada kebanyakan perusahaan besar, mereka secara aktif terlibat bukan sahaja secara umum, tetapi juga dalam pengurusan rekod kakitangan. Iaitu, sistem yang merangkumi dokumen yang berkaitan dengan data peribadi dan buruh pekerja.
Pengurusan rekod kakitangan dicirikan oleh peraturan yang lebih ketat. Kebanyakan dokumen dikeluarkan berdasarkan bentuk standard. Semua kata dan nota mestilah mengikut undang-undang - khususnya, Kod Buruh. Di samping itu, syarikat itu mempunyai perbuatannya yang mengawal selia hubungan kerja dengan pekerja.
Organisasi pengurusan rekod kakitangan sentiasa unit berasingan dari perusahaan.Jika syarikat itu kecil, maka ia mungkin satu pekerja, tetapi dalam kes ini, tugasnya mesti dinyatakan dalam kontrak pekerjaan.
Nama unit boleh sangat berbeza:
- "Jabatan Sumber Manusia";
- "Perkhidmatan Personel";
- "Pengurus HR";
- Jabatan HR.
Peraturan pekerjaan dan alur kerja
Struktur kerja perkeranian perusahaan hendaklah dinyatakan dalam peraturan tempatan.
Ia boleh:
- kontrak buruh kolektif;
- arahan untuk kerja perkeranian organisasi;
- perihal kerja pekerja yang berkaitan secara langsung dengan kerja dengan dokumen;
- piagam syarikat.
Apa-apa dokumen kawal selia perusahaan yang berkaitan dengan kakitangan dan kerja pejabat am tidak sepatutnya bercanggah dengan undang-undang semasa.
Personel yang dianjurkan dengan betul dan dokumen am adalah asas operasi yang stabil dari perusahaan.
