Tiada perusahaan moden boleh bekerja tanpa dokumen. Oleh itu, organisasi aliran kerja yang kompeten adalah salah satu faktor yang mempengaruhi prestasi keseluruhan perusahaan. Apakah konsep ini termasuk? Apakah jenis dan sistem aliran kerja? Kami akan mempertimbangkan semua ini dalam artikel ini.
Aliran kerja dan kerja kertas
Pada pandangan pertama, ini adalah konsep yang sama. Tetapi jika anda melihat dengan teliti, anda dapat melihat perbezaannya. Kertas kerja merangkumi tiga peringkat:
- Penciptaan dokumen atas fakta aktiviti ekonomi - dokumentasi.
- Organisasi perakaunan sekuriti dan pergerakan mereka di seluruh organisasi dan seterusnya adalah aliran dokumen.
- Penyimpanan dokumen - pengarkiban.
Aliran dokumen merupakan salah satu peringkat kerja pejabat. Di dalam proses ini, peringkat atau aliran juga dibezakan:
- Dokumentasi masuk adalah apa yang datang kepada perusahaan dari luar.
- Keluar - bahawa syarikat menghantar kepada rakan niaga.
- Dokumentasi dalaman adalah apa yang dicipta dalam organisasi dan digunakan untuk aktiviti pengurusan.
Organisasi yang betul dalam proses ini membolehkan anda mengawal pergerakan dokumen di semua peringkatnya, dari masa penciptaan hingga penerimaan storan. Ini membolehkan setiap masa untuk mengetahui di mana kertas itu, jenis kerja yang dilakukan dengannya.
Langkah-langkah Pemprosesan Dokumen
Setiap dokumen masuk di perusahaan berjalan melalui peringkat tertentu. Panjang laluan bergantung kepada perintah yang ditetapkan dalam organisasi. Semua surat-menyurat yang masuk boleh pada mulanya pergi ke meja ke kepala, dan hanya kemudian kepada penghibur. Ini adalah cara yang lebih panjang, ia tidak digunakan begitu kerap.
Cara yang lebih pendek ialah apabila setiausaha berkaitan dengan pengedaran jabatan. Pilihan ini digunakan lebih kerap. Kelebihannya adalah jelas: dokumen mendapatkan kontraktor lebih cepat.
Setiap dokumen masuk masuk melalui prosedur pendaftaran. Ini dilakukan dalam majalah khas. Tarikh penerimaan ditunjukkan, serta nombor bersiri yang telah ditetapkan.
Dokumen yang sangat penting boleh dipantau. Tahap terakhir pemprosesan adalah menghantar dokumen ke penyimpanan arsip.
Prinsip organisasi aliran kerja
Organisasi aliran kerja bertujuan mengurangkan masa yang dibelanjakan untuk dokumen. Untuk mencapai matlamat ini, prinsip-prinsip tertentu telah dibangunkan:
- Penerimaan berpusat, pra-proses dan perkapalan. Dalam organisasi kecil, setiausaha terlibat dalam hal ini, dalam sebuah syarikat besar, seluruh jabatan dapat menjalankan tugas.
- Pengurangan mata laluan dokumen, menghapuskan kemungkinan pulangannya.
- Pembangunan skim dan peraturan aliran kerja.
- Pendaftaran kertas.
- Pengenalan peringkat permulaan pertimbangan dokumen.
Pematuhan dengan peraturan ini menghilangkan kehilangan masa pada tindakan duplikat, membuat beban seragam pada orang yang bekerja dengan kertas.
Apakah aliran dokumen?
Oleh itu, adalah adat untuk memanggil dokumen yang sama dengan maksud atau jenis, yang mempunyai satu tujuan untuk diikuti.
Aliran dicirikan oleh struktur, kekerapan dan kepadatan. Dalam organisasi perdagangan yang mengangkut barang ke sebilangan besar kedai runcit setiap hari, aliran dokumen itu akan mempunyai struktur seragam, harian dan kepadatan tinggi. Jika syarikat terlibat dalam pengeluaran peralatan perindustrian mahal, maka alirannya akan mempunyai ciri-ciri yang berbeza.
Pengurusan dokumen elektronik
Hakikat bahawa dalam peredaran dokumen klasik terdapat media material dokumen itu menghasilkan sejumlah masalah yang serius. Kertas kerja mesti dipindahkan dari satu organisasi ke organisasi yang lain. Untuk ini, kurir atau mel digunakan. Ini memerlukan kos kewangan dan masa, di samping itu, kegagalan penghantaran dan kesilapan disebabkan oleh faktor manusia adalah mungkin. Aliran dokumen adalah perbelanjaan kewangan dan masa yang serius.
Kertas perlu disimpan di suatu tempat. Sekiranya organisasi itu besar, maka kawasan besar diperlukan untuk penyimpanan. Di bawah keadaan majeure, kematian dokumen adalah mungkin tanpa kemungkinan pemulihan berikutnya. Dan ini jauh dari semua masalah.
Pengurusan dokumen elektronik adalah satu sistem yang menjadi semakin popular, kerana ia tidak mempunyai kelemahan di atas. Sistem selamat moden digunakan untuk pemindahan data, ini memastikan penyampaian yang cepat dan tepat, mengurangkan masa pertukaran dokumen, dan memastikan penyimpanan yang boleh dipercayai. 
Organisasi kerajaan, seperti pejabat cukai atau dana pencen, dengan cepat menghargai faedah perkongsian maklumat secara elektronik, sehingga mereka berusaha mendapatkan sebanyak mungkin organisasi untuk melaporkannya.
Aliran kerja yang jelas adalah keupayaan untuk mencari maklumat yang diperlukan dengan cepat dan menghantarnya ke alamat dengan jumlah masa yang paling sedikit.
