Situācija, kad uzņēmēji saskaras ar nepieciešamību mirgot dokumentos, nebūt nav retums. Dokumenti var būt nepieciešami nodokļu pārbaudei, pensiju fondam vai glabāšanai arhīvā.
Stingri aizliegts līmēt dokumentus vai piestiprināt ar skavotāju. Lai izvairītos no problēmām un nenopelnītu analfabēta personas reputāciju, jums jāzina, kā mirgot dokumentus atbilstoši visām prasībām.
Vispārīgi noteikumi
No pirmā acu uzmetiena varētu šķist, ka grūtībām ar dokumentu iesiešanu nevajadzētu rasties, taču tā nav pilnīgi taisnība. Procesam ir jāpieiet atbildīgi, lai dokumenti būtu pareizā formā. Daudzas tipogrāfijas var veikt šo darbu par noteiktu samaksu un īsā laikā, taču ne katrs biznesmenis riskēs uzticēt svarīgus dokumentus nepiederošām personām. Lai katru reizi neizmantotu profesionāļu pakalpojumus, ir vērts izdomāt, kā pareizi mirgot dokumentos.
Uzraudzības struktūras nesniedz uzņēmējiem īpašus norādījumus šajā jautājumā, tāpēc jums tas jārisina pašam. Informāciju var iegūt no vadlīnijām biroja darba jomā.
Šujiet papīru ar diegu
Kā šādā veidā mirgot dokumentus? Lai to izdarītu, sagatavojiet piederumus. Jums ir jābūt pavedieniem, adatām un līmei. Process sastāv no trim posmiem:
- Dokumentu sagatavošana. Visi dokumenti jāizklāsta pareizajā secībā un numurēti ar zīmuli lapas stūrī. Caurumus var izgatavot ar atvērumu vai izmantot caurumu perforatoru. Gadījumā, ja ir ļoti daudz papīru un nav iespējams tos caurdurt ar caurumu, ir vērts izmantot asu naglu un āmuru. Caurumu skaits ir atkarīgs no dokumenta svarīguma un mērķa. Ļoti slepeni dokumenti ir sastiprināti piecos caurumos, lai izvairītos no brošūru sagrozīšanas. Caurumiem jāatrodas kreisajā pusē, brīvā lauka centrā. Attālumam no vienas punkcijas līdz otrai jābūt apmēram trim centimetriem.
- Norakstīšana. Izprotot, kā dokumentus sašūt ar pavedieniem, jums jāzina svarīgas nianses. Vairumā gadījumu ir ierasts izmantot auklu vai diegu LS-210. Ir atļauti arī citi izturīgi diegi. Ir nepieciešams sākt procesu no cauruma aizmugures, kas atrodas vidū. Ieteicams dokumentus divreiz saspraust, lai iegūtu vēlamo spēku. Vītne tiek nogādāta centrālās punkcijas aizmugurē un ir saistīta ar mezglu. Ja jums jānostiprina papīri, kuriem nav īpašas vērtības, varat izmantot parastu pavedienu.
- Dokumenta apliecināšana. Lai pareizi sertificētu papīru, ir jāsagatavo neliela lapa ar izmēru 4 x 5 cm, tā jāpielīmē saišķī tā, lai diega gali būtu brīvi. Uz lapas jānorāda iesniegto darbu skaits cipariem un vārdiem, kā arī atbildīgās personas amats, uzvārds un iniciāļi. Pēc tam sertificētājs ievieto savu parakstu un zīmogu, ja tāds ir. Paraksta un zīmoga malām jāatrodas pāri brošūru uzlīmēm.
Kā sagatavot dokumentus nodokļu pārbaudei?
Jebkuram uzņēmējam ir pienākums sniegt dažādus pārskatus par savu darbību, tāpēc ir nepieciešamas zināšanas par to, kā mirgot dokumentus nodokļu dienestam. Lai izvairītos no neatbilstībām, ieteicams sazināties ar atbildīgo personu par dokumentu piestiprināšanas noteikumiem.
Gatavam dokumentam jābūt visu pievienoto dokumentu sarakstam. Sarakstam jābūt pievienotam pašā lietas sākumā un numurētam atsevišķi.Ir arī jānorāda dokumentu datumi un lapu skaits. Jāatceras, ka numurs ir ievietots lapās, nevis lapās. Ja dokuments ir vairāku sējumu, katra sējuma lapas tiek numurētas atsevišķi.
Nodokļu iestādēm dokumenti ir jāapgaismo 3 caurumos, ne vairāk un ne mazāk. Attālumam starp punkcijām jābūt vairāk nekā trim centimetriem. Jums tie jāsakārto laukos kreisajā pusē. Caurumi tiek izgatavoti, izmantojot adatu vai biezu adatu. Punkcijām jāatrodas lauka vidū, lai teksts būtu skaidri redzams. Visi caurumi jāizveido tā, lai tie būtu stingri zem otra.
Kādu diegu šūt?
Nodokļu maksāšanas dokumenti ir jāapšuj tikai ar caurduršanas adatu, izmantojot auklu vai diegu LS-210. Ārkārtējā gadījumā ir atļauts mirgot ar neilona diegu, kas vairākas reizes salocīts.
Vītne tiek parādīta pēdējās lapas aizmugurē. Galiem, kuru garums nevar būt lielāks par 6 cm, jābūt sasietiem. Uzlīme ir izgatavota saskaņā ar vispārpieņemtiem noteikumiem un ir apliecināta ar parakstu un zīmogu. Vītnes galiem jābūt brīviem.
Ja dokumentu glabās vairāk nekā desmit gadus, jāveic pieci punkcijas. Šajā gadījumā uzlīmei jābūt izgatavotai no salvešpapīra.
Dokumenta vāks
Jums jāzina ne tikai, kā mirgot dokumentus, bet arī tas, kā izvēlēties tiem vāku. Tie var būt trīs veidu: standarta, nestandarta un tādi, kurus izmanto ilgstošai dokumentu glabāšanai. Parasti pārsega izmēri ir 229 x 324 mm, tos izmanto A4 formāta lapām.
Ja dokuments ir lielāks, jums ir jāizveido pielāgots vāks. Lai to izdarītu, varat sazināties ar tipogrāfiju vai pats to izgatavot. Tie papīri, kas jāuzglabā vairāk nekā 25 gadus, ir jāiekrīt stiprā, no bieza kartona izgatavotā vākā. Ja dokumentu paredzēts pārsūtīt uz valsts arhīvu, vāka materiālam jābūt bez skābes.
4 caurumu programmaparatūra
Atkarībā no tā, cik ilgi dokumenti tiek glabāti, izpilde var būt divu veidu:
- Daļējs, kurā lapas nedrīkst numurēt. Šajā gadījumā inventārs un sertifikācijas lapa nav jāsastāda. Šis dizains ir atļauts dokumentiem, kas tiek glabāti ne vairāk kā desmit gadus.
- Pilnīga noformēšana ir nepieciešama, ja dokumenti ir bijuši arhīvā vairāk nekā desmit gadus. Šajā gadījumā jums ir jāapgaismo dokumenti 4 caurumos.
Pārsegumam jābūt cietam, izgatavotam no bieza kartona, kura biezums ir 0,35–1,5 mm. Apraksta elementiem jāatrodas saskaņā ar GOST 17914-72. Iesniedzot papīru, jums jāatceras, ka teksts ir labi jālasa. Visi metāla elementi, piemēram, saspraudes un skavas, ir jānoņem.
Aparātprogrammatūrai 4 caurumos jums jāsagatavo awl, armatūra iespīlēšanai, lielas adatas un diegi. Ja loksņu ir daudz, labāk ir ņemt urbi.
Arhīvu šūšanas smalkumi
Pirms dokumentu mirgošanas jāpārbauda visi dokumenti un jāsakārto pareizajā secībā. Inventāra lapas ir numurētas atsevišķi. Galu galā ir vajadzīgs liecinieks.
Ja lieta ir daļēji pabeigta, augšpusē un apakšā jāuzliek kartons. Pilnīga dizaina gadījumā ir nepieciešams sašūt un sasiet, izmantojot PVA līmi.
Lai iesaiņotu iepakojumu, jums jāizmanto apspiešana vai īpaša ierīce. Apakšējā un augšējā punkcija jānovieto 30 mm attālumā no lauku malām. Atlikušie divi caurumi atrodas apmēram 80 mm attālumā no galējiem caurdurumiem.
Vītnes galiem jābūt vītņotiem dažādās adajās un jāuztur vidējos punkcijās priekšpusē. Vītne tiek parādīta no aizmugures caur galējiem caurdurumiem līdz priekšpusei. Tālāk vītņoti blakus esošajos caurumos. Galus jāpiesien no aizmugures.
Secinājums
Pareiza atskaišu sagatavošana un dokumentu pārvaldība ir viens no būtiskiem veiksmīga biznesa aspektiem. Tāpēc vadītājiem ir jāpieiet šai lietai ar visu atbildību un jāzina, kā pareizi noformēt dokumentus.
