Daudzas organizācijas piedalās dažādos konkursos. Bet tajā pašā laikā viņi bieži nezina, kā pareizi sastādīt un sertificēt konkursa dokumentus. Turklāt šāds jautājums ir viens no vissvarīgākajiem, kam jāpievērš īpaša uzmanība. Gan konkursa procedūru, gan sastāvu nosaka normatīvie akti, kas tiem jāievēro.
Piedāvājuma koncepcija
Konkurss ir konkurss par pakalpojumu, preču piegādi vai jebkura darba veikšanu. Noteikumi par šādu atlases veikšanu ir norādīti konkursa dokumentācijā, saskaņā ar kuru dalībniekiem, kuri vēlas piedalīties cīņā, ir jāsniedz komisijai klientam piedāvātie vislabvēlīgākie nosacījumi.
Konkursa līgums tiek noslēgts ar dalībnieku, kurš var sniegt visizdevīgāko piedāvājumu organizatoram, pēdējam pilnībā jāievēro izdotās instrukcijas.
Piedāvājuma dokumentācija ir dokumentu pakete, kas atklāj piedāvājuma nosacījumus un topošā līguma saturu.
Tajā obligāti ir gan tehniskas, gan komerciālas daļas.
Tehnisko daļu veido informācija par līguma noteikumiem, solīšanas priekšmeta vai objekta raksturojums un apraksti, instrukcijas piegādātājiem, kā arī informācijas kartes, kas norāda uz dalības konkursos pieteikumu ieviešanas un iesniegšanas kārtību. Arī šajā daļā ir prasības attiecībā uz pirkuma pasūtījuma saturu: nosaukums, apjoma grafiki, atsauces uz standartiem un tehniskie nosacījumi.
Piedāvājuma dokumentācijas komerciālajā daļā ir norādītas visas cenas un to aprēķināšanas kārtība, nosacījumi, kas noteikti ar maksājumu grafiku, šī līguma finansēšanas avoti. Tas norāda arī bankas sniegtās garantijas klienta piedāvājuma darījuma izpildei un prasības dažādiem apdrošināšanas veidiem.
Piedāvājuma dokumentācija, pieteikuma paraugs un ieteikumi to aizpildīšanai ir atrodami MDS 80-4.2000 Gosstroy of Russia. Sīkāku dokumentācijas saturu nosaka konkursa komisija.
Sastādīšanas procedūra
Konkursa dokumentu sagatavošana ir atsevišķa, ļoti svarīga un neatņemama procedūra jebkura konkursa rīkošanai. Saskaņā ar piemērojamajiem tiesību aktiem tas nosaka tādu personas datu saturu kā:
- Organizatora nosaukums.
- Viņa juridiskā adrese un tālruņu numuri.
- Faksa numuri un e-pasta adreses.
- Dokumentu paketes iegūšanas cena, vieta un nosacījumi.
Pārbaudes iestādes vienmēr izvirza prasības par līguma projekta pieejamību no paredzamo nosacījumu saraksta. Dokumentācija norāda arī metodi, kā novērtēt priekšlikumus, kas iesniegti, izmantojot īpašu sistēmu.
Klīrenss
Konkursa dokumentācijas izstrādi var veikt gan organizators, gan īpašs konsultāciju uzņēmums. Lai to apkopotu, varat izmantot standarta paraugus un metodiskos ieteikumus, kā arī tiesību aktus, kas precīzi izklāsta normatīvās prasības apkopošanai. Jūs varat arī sazināties ar finanšu centru, kur konkursa dokumentācijas speciālists piedāvās savus pakalpojumus tā kompetentajai sagatavošanai. Tur jūs iekšā īsi termiņi sniegt profesionālu un kvalificētu palīdzību.
Saturs
Piedāvājuma dokumentācijas veidlapā papildus informācijai, kas paredzēta nākamajiem pretendentiem, jāietver tāda informācija kā piegādātāja sastādītās dokumentācijas paketes skaitliskais un detalizētais saturs, kas apliecina viņa dalības pieteikumu:
- Pieteikums dalībai.
- Pievienoto dokumentu apraksts.
- Bankas norāde par nokavētu parādu neesamību.
- Nepieciešamā tehniskā, darbības un kvalitātes informācija, kā arī detalizēts iegādāto materiālu un preču apraksts.
- Plānoto pirkumu līguma projekts.
- Metodiskie norādījumi aprēķinu veikšanai par konkursa pieteikumu, ieskaitot tā sastāvdaļas, piemēram, apdrošināšanas un muitas maksājumu, transporta pakalpojumu, dažādu nodokļu un nodevu izmaksas papildus piegādāto preču izmaksām, kā arī detalizēta cenu tabula.
- Ir norādīta valūta, ar kuru tiek izteiktas cenas piedāvājumā.
- Prasības konkursam.
- Tiek apspriesta iespēja mainīt vai atsaukt šos pieteikumus konkursa rezultātu paziņošanas termiņa laikā un pirms tam.
- Termiņi, pieteikumu iesniegšanas vieta.
- Piedāvājumu aplokšņu atvēršanas vieta, datums un laiks.
- Informācija par iespēju noteikt prioritātes vietējiem ražotājiem.
Potenciālajam piegādātājam ir tiesības rakstiski vērsties pie konkursa rīkotāja ar lūgumu paskaidrot konkursa dokumentācijas noteikumus un noteikumus ne vēlāk kā 10 dienas pirms galīgā lēmuma pieņemšanas. Savukārt konkursa organizatoram trīs dienu laikā pēc šāda pieteikuma saņemšanas visiem piegādātājiem, kas piedalās šajā konkursā, ir jānosūta atbilstoši paskaidrojumi, nenorādot sākotnējā pieprasījuma autoru.
Izmaiņu un papildinājumu veikšana
Papildinājumus vai jebkādas izmaiņas speciālists var veikt, sagatavojot piedāvājuma dokumentus, pēc konkursa rīkotāja pieprasījuma. Šādas darbības nav nelikumīgas vai prettiesiskas. Ja nepieciešams, konkursa organizatoram ir tiesības ne vēlāk kā 7 kalendārās dienas pirms piedāvājumu iesniegšanas termiņa beigām veikt izmaiņas dokumentu paketē, kas saistīti ar savas iniciatīvas izteikšanu vai kā atbildi uz potenciālā piegādātāja pieprasījumu.
Pēc izmaiņu izdarīšanas par tiem nekavējoties jāpaziņo visiem potenciālajiem piegādātājiem, kuriem tika izsniegta konkursa dokumentācija. Šādu paziņojumu ieviešanas un partijas dokumentācijas aizstāšanas termiņš ir noteikts 5 darba dienas.
Konkursa pieteikuma saturs
Prasības konkursa dokumentācijai nosaka tā sastāvu:
- Pieteikums dalībai konkursā un tam pievienoto iesniegto dokumentu saraksts.
- Dokumenti, kas apliecina atbilstību potenciālajam piegādātājam izvirzītajām prasībām.
- Cenu tabula, kurai pilnībā jāatspoguļo visas faktiski saņemtās izmaksas, piedaloties gala cenā.
- Ja piedāvājums ir preču vai tehnisku ierīču piegāde, pārliecinieties, ka pievienojat piedāvāto modeļu tehniskos parametrus.
- Piedāvātā saistīto pakalpojumu saraksta cena, ja tāda ir.
- Dokumenta oriģināls, kas ir faktisks piedāvājuma garantijas apstiprinājums.
Dokumenti, kas apliecina potenciālā piegādātāja atbilstību piedāvātajām kvalifikācijas prasībām
Katram potenciālajam piegādātājam, kurš nolēma piedalīties konkursā, ir jāiesniedz šādi dokumenti:
- Licenču kopijas, kas apstiprina potenciālā piegādātāja vai ražotāja tiesības veikt savas darbības.
- Dokumenta, kas nodrošina tiesības iesaistīties uzņēmējdarbībā, kopija, ko apliecinājusi notāra iestāde.
- Iepriekšējā pārskata gada revīzijas oriģināls vai tā notariāli apstiprināta kopija.
- Organizācijas vai uzņēmuma reģistrācijas valsts sertifikāts un tā kopija.
- Individuāla uzņēmēja gadījumā - viņa personas apliecības vai civilās pases kopija.
- Organizācijas harta, kurā norādīts tās dibinātāju, akcionāru, kā arī visu akcionāru sastāvs notariāli apstiprinātas kopijas veidā.
- Nodokļu iestāžu izdota sertifikāta oriģināls, kurā norādīts, ka piegādātājam nav nodokļu parādu.
- Bankas iestādes izziņa par nokavēto parādu neesamību par pēdējiem 3 darbības mēnešiem.
Cenu tabula
Reģistrējot konkursa dokumentus, tiek ņemtas vērā cenrāži. Potenciālajam piegādātājam ir pienākums sastādīt cenu tabulu, kurā norādītas un uzskaitītas preču vienības, kopējā piegāžu kopējā cena. Tas jāapkopo un jāuzrāda gan drukātu, gan elektronisku cenrāžu veidā.
Tabula ir arī piegādāto preču un pakalpojumu tehniskā specifikācija, un tai pilnībā jāatbilst visām konkursa dokumentācijā noteiktajām prasībām.
Sagatavojot konkursa dokumentāciju, tiek noteikts galīgo cenu sastāvs. Norādītajā vērtībā papildus preču pašu cenai tās sastāvā jāiekļauj:
- Izdevumi, kas radušies pēc sertifikācijas, apdrošināšanas procedūrām un preču transportēšanas uz noteiktu galamērķi.
- Visi nodokļu maksājumi, nodevas un cita veida obligātie maksājumi un nodevas, kuras paredz spēkā esošie Krievijas Federācijas tiesību akti.
- Citas cenu sastāvdaļas, kuras potenciālais piegādātājs uzskata par nepieciešamām iekļaut preču galīgajā cenā.
Ja potenciālais piegādātājs cenu tabulā nenorāda dažādas tās sastāvdaļas, kurās iekļautas iepriekš aprakstītās izmaksas, tad konkursa komisija datus par preču cenām, ko tā sniedz, uzskata par kopējām izmaksām, ņemot vērā visas izmaksas. Šajā gadījumā šīs cenas līguma noslēgšanas brīdī vairs nevar pārskatīt vai mainīt.
Cenas, kas norādītas tabulā, paliek nemainīgas visā līgumā noteikto iepirkuma un piegādes saistību izpildes laikā, un tās nevar mainīt.
Cenas ir norādītas valūtās, kas tika norādītas prasībās, kuras tika izvirzītas pieteikuma iesniegšanas brīdī. Maksājums piegādātājam tiek veikts pēc preču piegādes līdz galamērķim, kad pienāk budžeta līdzekļi, ja vien līgumā nav paredzēti un norādīti citi nosacījumi.
Lietojumprogrammu drošība
Dažos gadījumos piegādātājs nodrošina garantijas ķīlu, kas izteikta skaidrā naudā ķīlas veidā organizatoru bankas kontos vismaz 3% apmērā no galīgās līguma summas, ar derīguma termiņu vismaz noteikto termiņu, kas norādīts piedāvājuma ķermenī.
Potenciālā darbuzņēmēja garantētais finansiālais atbalsts piedāvājuma īstenošanai naudas summas ieķīlājuma veidā tiek iemaksāts speciāli izveidotā konkursa organizatora kontā.
Ja potenciālais piegādātājs neuzvar konkursā, līdzekļi, kas organizatoram piešķirti kā viņa finansiālo spēju garantija, tiks atmaksāti līgumā noteiktajos termiņos.
Piedāvājumu iesniegšana
Potenciālie piegādātāji piedāvājumus nodrošina sašūtā formā, numurētus, tiem jābūt apzīmogotiem un parakstītiem.
Tiek iesniegta arī piedāvājuma tehniskā specifikācija, kas arī nodrošināta ar parakstu un zīmogu, un garantijas oriģināls. Šie dokumenti ir apzīmogoti vienā aploksnē kopā ar konkursa pieteikumu un iesniegti komisijai.
Tikai potenciālais piegādātājs vai tā oficiālais pārstāvis var parakstīt pieteikumu. Dokumentācijā nav atļauts ievietot ieliktņus, apakštabu un dažādus ierakstus.
Potenciālie piegādātāji dokumentus manuāli aizzīmogo aploksnē, kurā norādīts savas organizācijas nosaukums un juridiskā adrese, un konkursa rīkotājs, aplokšņu atvēršanas datums un laiks ir norādīts uzrakstā “neatvērt līdz ...” kā piegādes adrese.
Piedāvājuma dokumentāciju noteiktajā termiņā var nosūtīt gan personīgi, gan izmantojot pasta nodaļas. Visi piedāvājumi, kas saņemti pēc noteiktajiem datumiem un laikiem, tiek noraidīti vai pretendentiem tiks atgriezti neatvērti.
Nepārkāpjot konkursa dokumentācijas iesniegšanas termiņus un noteikto kārtību, tā noformējumam var piemērot labojumus, nosacījumu aizstāšanu, cenas un tamlīdzīgi. Piedāvājumu var veikt dažas izmaiņas vai galīgo atsaukumu pirms termiņa beigām, nezaudējot tiesības to izdarīt vai nostiprināt. Potenciālā piegādātāja sagatavots paziņojums par nodomu labot vai pilnībā atsaukt savu pieteikumu tiek nosūtīts organizatoram rakstiski un ne vēlāk kā noteiktajā tā iesniegšanas termiņā. Pēc noteiktā datuma un laika beigām šādus pielāgojumus nevar veikt.
Pēc tam, kad visi pieteikumi ir pieņemti noteiktajā laikā, konkursa organizētājs atver aploksnes un ar konkursa komisijas palīdzību izraugās uzvarētāju, kurš tiek paziņots, rakstiski paziņojot visiem potenciālajiem piegādātājiem, kuri piedalās lēmuma pieņemšanā, ar konkursa komisijas protokola kopiju.
Pareiza izpilde un dokumentācija lielā mērā nosaka paša konkursa panākumus.
