Pieņemot darbā jebkuru speciālistu, darba devējs sāk īpašu personisko karti. Tas ir izveidots T-2 formā. Tajā ir dažāda informācija par darbinieku, kā arī norādīts nodarbinātības datums. Personāla darbinieks nodarbojas ar šī dokumenta sagatavošanu. Lai ievadītu datus, tiek izmantots darbinieka personīgās kartes paraugs, kas ļauj jums saprast, kādai informācijai jābūt šajā dokumentā. Šīs kartes jāveido gan dažādiem uzņēmumiem, gan individuāliem uzņēmējiem, kuri oficiāli algo pilsoņus.
Vai ir nepieciešamas personīgās darbinieka kartes?
Personīgās kartes attēlo svarīgs grāmatvedības dokuments, kurā ir personiskā informācija par konkrētu uzņēmuma darbinieku. Tā apkopošanas iezīmes ietver:
- to noteikti katram speciālistam izveido darba devējs, ko pārstāv uzņēmuma vadītājs vai privāts uzņēmējs;
- Lai izveidotu šo dokumentu, tiek izmantota apstiprinātā T-2 forma;
- karte tiek noformēta absolūti jebkuram uzņēmuma darbiniekam, kurš var strādāt uz termiņa vai beztermiņa līguma pamata;
- šis dokuments tiek izveidots tūlīt pēc noteikta speciālista oficiālas vienošanās, un tajā tiek ievadīta informācija līdz darba attiecību pārtraukšanai;
- personīgā karte tiek aizvērta brīdī, kad pilsonis aiziet, bet tajā pašā laikā tā jāuzglabā uzņēmumā vismaz 10 gadus.
Šīs kartes ir jebkura uzņēmuma personāla nodaļā.
Vai es varu atteikties pieteikties uz personīgajām kartēm?
Darba devējiem ir jāsagatavo un jāaizpilda šis dokuments. Nav atļauts aizstāt kartes ar personīgajiem failiem. Tāpēc personīgā T-2 karte ir obligāts dokuments katram darba devējam.
Šim dokumentam vajadzētu dublēt darba grāmatā ievadīto informāciju. Tāpēc tiek norādīta informācija ne tikai par pieņemšanu darbā, bet arī par pilsoņa dažādu apbalvojumu saņemšanu, par pārcelšanu, atlaišanu vai citiem notikumiem. Darba devējam tiešajam speciālistam jāparaksta paraksts ar katru ierakstu kartē.
Kādi dokumenti ir nepieciešami?
Katram darba devējam jābūt pieejamai vienotai darbinieka personīgās kartes formai. Lai šajā dokumentā ievadītu atšķirīgu informāciju, uzņēmuma vadītājam jāpieprasa no pilsoņiem noteikta dokumentācija, kurā ietilpst:
- pilsoņa pase;
- darba grāmata;
- militārpersonas uzrāda militāru ID;
- dokumenti par izglītību;
- SNILS;
- TIN;
- citi dokumenti, un tie ir atkarīgi no tā, kādu amatu pilsonis ieņems uzņēmumā, tāpēc bieži tiek pieprasītas medicīniskās izziņas, autovadītāja apliecība, profesionālās pilnveides sertifikāts, kā arī dažādi dokumenti, kas apliecina, ka darbinieks iepriekš ir saņēmis dažādas balvas no valsts.
Papildus tiek ievadīta informācija no administratīvajiem dokumentiem, kurus publicējis uzņēmuma vadītājs. Citus datus iedzīvotājs pārsūta mutiski, jo tos nevar iegūt no oficiāliem dokumentiem. Tajos ietilpst informācija par ģimenes sastāvu, kontaktinformācija, bērnu dzimšanas datumi, svešvalodu zināšanu līmenis vai citi dati. Visa šī informācija tiek nosūtīta mutiski. Tāpēc, sākotnēji aizpildot darbinieka personīgās kartes paraugu, šajā procesā ir jābūt speciālistam.
Kādas sadaļas ir pieejamas?
Personīgajai kartei ir daudz dažādu sadaļu, no kurām katrai ir savs unikālais mērķis. Informācija tiek ievadīta tikai oficiālu dokumentu klātbūtnē, no kuriem dati tiek pārsūtīti. Darbinieka personīgās kartes sadaļas ir apzīmētas ar šādiem elementiem:
- vispārīga informācija par pilsoni;
- informācija par militāro reģistrāciju;
- datums, kad pilsonis tika pieņemts darbā vai pārcelts citā amatā uzņēmumā;
- informācija par nodoto sertifikātu;
- informācija par kursiem, uz kuru pamata tika paaugstināta pilsoņa kvalifikācija;
- datu pārkvalifikācija;
- uzskaita visas balvas, apbalvojumus un apbalvojumus, ko saņēmis speciālists;
- informācija par atvaļinājumu;
- sniegti dati par dažādiem sociālajiem pabalstiem, kurus darbinieks var izmantot, pamatojoties uz likumdošanas prasībām;
- papildu informācija;
- informācija par darba attiecību izbeigšanu ar darbinieku, un tā ietver informāciju par kārtību, uz kuras pamata tika izbeigts darba līgums.
Katrā sadaļā jāiekļauj tikai uzticama informācija, kurai ir svarīgi izmantot no darbinieka saņemtos dokumentus, kā arī dažādus darba devēja sagatavotus pasūtījumus.
Kompilācijas noteikumi
Ievadot informāciju dokumentā, ieteicams izmantot darbinieka personīgās kartes paraugu, lai novērstu kļūdas. Uzturot šo dokumentu, tiek ņemti vērā šādi noteikumi:
- veidlapa ir iespiesta tikai uz kartona;
- tiek izmantota abpusējā drukāšana;
- ja karte tiek izveidota zinātniskajam un pedagoģiskajam personālam, tiek izmantota T-4 forma;
- šī dokumentācija tiek glabāta arhīvā 75 gadus;
- ja uzņēmums tiek slēgts vai IP pārstāj darboties, tad dokuments tiek iesniegts reģiona arhīvā, jo tas kalpo kā pierādījums konkrēta pilsoņa nodarbinātībai.
T-2 personiskā karte nesākas pilsoņiem, kuri strādā nepilnu darba laiku, tāpēc tie ir izveidoti tikai pilna laika darbiniekiem.
Aizpildīšanas nianses
Ievadot jebkādu informāciju personīgās kartes formā, personāla darbiniekam jāievēro noteikti noteikumi. Tie ietver:
- pirmās divas lapas jāaizpilda tūlīt pēc jauna speciālista pieņemšanas darbā;
- visas pārējās lapas tiek aizpildītas pilsoņa darba laikā uzņēmumā, piemēram, saņemot balvu vai pārejot uz citu amatu;
- visa informācija tiek pārsūtīta tikai no oficiāliem dokumentiem;
- Katru ievadīto informāciju aizpilda ar atsauci uz avotu, ko parasti sniedz pēc rokasgrāmatas pasūtījuma.
Uzņēmums var izmantot elektronisku sistēmu, kas ļauj jums saglabāt personīgās darbinieku kartes elektroniskā formā. Bet jebkurā gadījumā pareizi aizpildīta dokumentācija tiek izdrukāta uz kartona.
Darbinieka personīgās kartes piemērs ir atrodams zemāk.
Visi dati tiek ievadīti atbilstošajos laukos. Turpinājums zemāk esošajam dokumentam.
Kāda personiskā informācija ir ievadīta?
Personīgās kartes pirmajā lappusē jābūt personiskai informācijai par pieņemto speciālistu. Šim nolūkam tiek izmantoti dati no pases, diploma un citiem līdzīgiem dokumentiem, kas ir pieejami algotajam speciālistam.
Personīgās informācijas ievadīšanas noteikumos ietilpst:
- norāda pilsoņa vārdu;
- Norādiet, kādas svešvalodas runā darbinieks;
- informāciju no pieredzes var ņemt no darba grāmatas vai citiem darbinieka pārsūtītajiem dokumentiem;
- ir noteikts pilsoņa dzimšanas datums un vieta, un nav ieteicams lietot saīsinājumus;
- ja personai ir otrā pilsonība, tad tiek noteikts valsts nosaukums;
- informācija par pilsoņa ģimenes locekļiem;
- Norāda reģistrācijas un dzīvesvietu.
Galvenie dokumenta punkti tiek precīzi aizpildīti, piesakoties darbā. Darbinieka personīgā karte tiek glabāta uzņēmuma personāla nodaļā.Tiklīdz ir ievadīta visa nepieciešamā informācija, darbiniekam jāpārliecinās par to uzticamību, pēc tam viņš paraksta dokumentā.
Militārā reģistra dati
Šī informācija tiek ievadīta otrajā sadaļā. Šajā nolūkā tiek norādīts, vai jaunais darbinieks ir atbildīgs par militāro dienestu, kā arī tiek sniegta informācija par to, vai viņš ir piemērots militārajam dienestam.
Personāla nodaļas darbiniekam informācija ir jāņem tikai no darbinieka militārā ID. Ja darbinieks tiek izsaukts, tad šis fakts tiek norādīts personīgajā kartē.
Informācija par izglītību
Katram darbiniekam var būt savs izglītības līmenis, kuram kartes lietošanas laikā tiek izmantoti atbilstoši kodi.
Piemēram, ja darbiniekam ir tikai vispārējā pamata izglītība, tad tiek uzlikts skaitlis 03, un, ja viņš absolvējis, kods ir 18. Ja students studē institūta pēdējos kursos, tad tiek ierakstīts par nepabeigtu augstāko izglītību. Lai to izdarītu, no pilsoņa tiek pieprasīts īpašs sertifikāts, kuru viņš var saņemt izglītības iestādē.
Profesija
Informācija par profesiju ir ierakstīta dokumenta 7. punktā. Tas atspoguļo to, kāda profesija pieder jaunam darbiniekam.
Obligāti jānorāda ne tikai galvenā profesija, bet arī papildu profesija, ja tāda ir. Galvenajai vajadzētu būt specialitātei, kas ir visnozīmīgākā tiešajam uzņēmumam.
Darba pieredze
To aprēķina, pamatojoties uz darbgrāmatā pieejamo informāciju vai citu darbinieka dokumentāciju. Izmantojot šo informāciju, jūs varat saprast, vai darbiniekam ir tiesības uz dažādiem pabalstiem.
Ir svarīgi ņemt vērā ne tikai vispārējo pieredzi, bet arī nepārtraukto. Lai to izdarītu, tiek lēsts, cik daudz laika pagāja no atlaišanas datumiem līdz nodarbinātībai. Ja periods pārsniedz vienu mēnesi, šajā gadījumā pieredze tiek pārtraukta.
Informācija par ģimeni
Informācija par to, vai pilsonis ir oficiāli precējusies, tiek ņemta no pases. Ja darbinieks nekad nav bijis barikādes, tad tiek norādīts kods 1, un, ja viņam ir oficiālais dzīvesbiedrs, tad tiek uzlikts 2. attēls.
Atraitnēm tiek izmantots kods 4, un, ja vīrietis ir šķīries, tiek piemērots kods 5. Papildus personīgajā kartē ievada informāciju par ģimenes sastāvu. Informācija ir ietverta 10. punktā. Šeit ir svarīgi norādīt, kurš ir tuvs pilsoņa radinieks. Tajā iekļauti vecāki, brāļi un māsas, laulātie un bērni. Turklāt jāsniedz informācija par visiem skolēniem, kuriem ir izsniegta oficiāla aizbildnība.
11. punktā ir norādīta darbinieka pases informācija.
Dzīvesvieta
Šī informācija tiek uzskatīta par svarīgu, jo tā ļaus jums atrast darbinieku, ja viņš pēkšņi neierodas darbā. Turklāt, pamatojoties uz šo adresi, jūs varat nosūtīt dažādus paziņojumus pa pastu.
Cik vien iespējams, kontaktinformāciju par darbinieku ievada 12. punktā.
Nodarbinātība un pārcelšana
Šī sadaļa obligāti sākas ar ierakstu, uz kura pamata speciālists tiek pieņemts uzņēmumā. Papildus darbinieka personiskajai kartei tiek aizpildīta arī darba grāmata. Šajā nolūkā tiek ņemta vērā informācija no darba devēja izdotā pasūtījuma. Jānorāda šādi dati:
- saņemšanas vai pārsūtīšanas datums;
- tās nodaļas nosaukums, kurā speciālists strādās;
- ieņemtais amats, kvalifikācija un rangs;
- alga, piemaksas un tarifu likme.
Noslēgumā darbinieks paraksta dokumentu.
Sertifikācija un padziļināta apmācība
Šī sadaļa ir aizpildīta, ja darbā tiek veikta darbinieku sertifikācija. Tam tiek norādīts šī pasākuma datums un komisijas pieņemtais lēmums.
Ja pilsonis iziet ilgtermiņa apmācību, uz kuras pamata viņš paaugstina savu kvalifikāciju, tad šī informācija tiek ievadīta personīgajā kartē. Šajā gadījumā tiek ņemtas vērā tikai apmācības, kas ilgst vairāk nekā 100 stundas.
Papildus tiek ieviesta informācija par personāla pārkvalifikāciju. Šajā gadījumā darbinieks iegūst citu profesiju.Bet apmācībai vajadzētu ilgt vairāk nekā 500 akadēmiskās stundas laikā.
Brīvdienas un sociālie pabalsti
Atvaļinājumā paredzētajā sadaļā tiek ierakstītas visas atpūtas dienas. Informācija tiek sniegta ikgadējā vai mācību atvaļinājumā, kā arī dienās, kas sastādītas bez atalgojuma.
Pamats var būt vadības pasūtījums vai atvaļinājumu grafiks.
Atlaišana
Šī sadaļa tiek aizpildīta tikai pēc darba attiecību izbeigšanas ar darbinieku. Šeit ir norādīts atlaišanas datums un sīkāka informācija par attiecīgo rīkojumu.
Pēc šī ieraksta izdarīšanas personiskā karte tiek aizvērta. Tas paraksta personāla virsnieku un darbinieku.
Uzglabāšanas noteikumi
Darbinieka personīgā karte tiek glabāta, izmantojot seifu vai skapi. Nav atļauts visiem uzņēmuma darbiniekiem piekļūt šiem dokumentiem.
Kārtojiet dokumentus, izmantojot parastos atdalītājus alfabēta secībā un uzņēmuma nodaļas. Tie tiek glabāti 75 gadus.
Secinājums
Personīgā karte ir obligāts un svarīgs dokuments katram darbiniekam. Tas ir aizpildīts jebkurā uzņēmumā. Tajā ir dažāda informācija par darbinieku, norādot viņa nodarbinātības un atlaišanas datumus, kā arī personas dati.
Dokuments tiek glabāts tikai seifā vai slēgtā skapī, jo nav atļauts tam piekļūt visiem uzņēmuma darbiniekiem. To aizpilda norīkots personāla darbinieks.