Lai uzņēmums strādātu efektīvi, komandā jāvalda draudzīgai, veselīgai atmosfērai. Ne vienmēr uzņēmuma īpašniekam ir iespējas adekvāti novērtēt katru darbinieku un izdomāt, no kurienes rodas personāla attiecību problēmas. Lai atrisinātu nepatīkamās situācijas un novērstu iespējamos konfliktus, atbrīvotos no neefektīviem darbiniekiem un kontrolētu personāla finansiālās izmaksas, ir jāorganizē pilnvērtīgs organizācijas personāla audits.
Par ko tu runā?
Kas parasti saprotams ar terminu “audits”? Organizācijas personāls ir galvenais resurss, svarīgāks par naudu. Un audits ir metode, kā noteikt, cik efektīvi darbinieki ir. Revīzijas laikā ir iespējams uzzināt, cik laba ir personāla kontroles sistēma, kā arī atrast optimizācijas un efektivitātes uzlabošanas metodes. Šāda pasākuma galvenais mērķis ir novērtēt produktivitāti katra konkrētā darbinieka kontekstā, kas ļauj vispārīgi aprēķināt, cik darbinieks ir noderīgs rentabilitātes ziņā.
Veicot specializētu analīzi, ir iespējams veikt personāla atalgojuma aprēķinu auditu, novērtēt, cik efektīva ir šī sistēma un kā kontrolēt attiecības organizācijā:
- ekonomisks;
- sabiedrisks;
- darbaspēks.
Personāla audita sistēma ir neaizstājama lielai personāla mainībai uzņēmumā, jo tā ļauj identificēt parādības cēloni.
Analīzes uzdevumi
Personāla audita veikšanai speciālistiem uzticētie galvenie uzdevumi parasti ir šādi:
- noteikt, vai cilvēkresursi atbilst uzņēmuma izaugsmes stratēģijai;
- vadības struktūras un darba procesa atbilstības valsts tiesību normām identificēšana;
- darbinieku efektivitātes novērtēšana, risinot viņu uzdevumus;
- personāla mijiedarbības problēmu cēloņu identificēšana, situācijas risināšanas veidu atrašana, kā arī negatīvās ietekmes samazināšana.
Kā tas notiek?
Parasti personāla auditu iedala:
- apmācība;
- datu vākšana;
- informācijas analīze;
- apkopojot.
Sagatavošana
Personāla audits un kontrole sākas ar pasākuma mērķu noteikšanu. Balstoties uz to, viņi sagatavo dokumentālo atbalstu un nosaka termiņus. Sagatavošanas posmā tiek iecelti projekta izpildītāji, tiek atlasīti dalībnieki un tiek izveidots plāns, saskaņā ar kuru dati tiks savākti un analizēti. Jāizlemj arī par labu šā vai tā veida ziņošanai.
Darbs ar informāciju
Datu vākšana ietver aktivitātes, lai uzraudzītu atlasīto darbinieku darbplūsmu. Tajā pašā laikā speciālisti, kas veic personāla izpētes dokumentācijas, ziņojumu sagatavošanu, aptauju veikšanu un anketu vākšanu, organizē intervijas ar uzņēmuma darbiniekiem. Statistika, kas iegūta šāda pētījuma laikā, tiek iepriekš apstrādāta, un pēc tam to rūpīgi analizē.
Trešais revīzijas darba posms ir visu iepriekš savākto datu apstrāde. Balstoties uz saņemto informāciju, tiek veidoti:
- Galdi
- grafiki;
- Diagrammas
- shēmas.
Šādas datu prezentēšanas metodes ir skaidras un saprotamas, ļaujot ātri analizēt situāciju. Personāla vadības sistēmas audits tiek veikts, ņemot vērā iepriekš izvēlēto informācijas analīzes algoritmu, kā arī darbinieku efektivitātes novērtēšanu.Aprēķinātie rādītāji ir skaidri salīdzināti ar līdzīgiem uzņēmumiem, zinātniski pamatotiem standartiem.
Pēdējais solis
Pēdējā posmā norēķini ar personālu (darbaspēks, tā samaksa) paša darba procesā ļauj mums izdarīt secinājumus. Speciālisti, kas vadīja pasākumus, formulē ieteikumus darba procesa efektivitātes uzlabošanai. Balstoties uz identificētajām situācijām, kļūst skaidrs, kā var optimizēt cilvēkresursus un samazināt to izmaksas.
Ko tas dod?
Kāpēc mums ir nepieciešams audits? Darbinieki kategoriski atturīgi no šādiem notikumiem, jau iepriekš pārliecinot sevi, ka vadītāji vienkārši vēlas kādu atlaist. Faktiski revīzijas ieguvumi ir daudz lielāki, nekā nespēj iedomāties. Kad pārbaude ir pabeigta, jūs varat:
- novērtē, vai nepieciešami citi darbinieki;
- pārbaudiet, vai uzņēmumam ir personāls;
- identificēt vadības struktūru;
- noteikt, vai apmācīt darbiniekus;
- saprast, kāds vadības stils tiek piemērots;
- novērtēt psiholoģisko, sociālo klimatu organizācijā;
- noteikt, kur sākas pretošanās jauninājumiem;
- saprast, vai inovācijas potenciāls ir liels;
- noteikt, kāds ir personāla sadalījums uzņēmumā.
Ja ir veikts kvalitātes audits, personāls un vadītājs kļūst par vienotu veselumu. Pētījums identificē bīstamus darbiniekus, neproduktīvus, kā arī mēģina novērst konfliktsituācijas. Revīzija ļauj jums izveidot šādu motivācijas sistēmu. Kas būs piemērojams konkrētas organizācijas nosacījumiem.
Revīzijas līmeņi
Personāla vadības sistēmas auditu iedala trīs līmeņos:
- sociāli psiholoģiskais;
- finanšu;
- organizatoriskā un tehnoloģiskā.
Attiecībā uz monetārajiem jautājumiem uzmanība tiek pievērsta:
- uzņēmuma konkurētspēju, lai novērtētu, kuri tie salīdzina rādītājus ar vidējiem un labākajiem šajā jomā;
- personāla nodaļas efektivitāte, tās loma darba procesa kvalitātes uzlabošanā;
- kā ir saistītas revīzijas darbību izmaksas un to rezultāti.
Organizatoriskais un tehnoloģiskais - līmenis, kas ietver dokumentu izpēti, indikatoru analīzi, lai runātu par darbības likumību, efektivitāti. Šajā aspektā personāla audits un kontrole ietver detalizētu analīzi par:
- plūstamība;
- gadījumi, kad darbinieki neapmeklēja darba vietu;
- sūdzības
- traumas darba vietā;
- darbinieku attieksme pret viņu uzdevumiem;
- darbinieku prieka līmenis;
- attīstības programmas.
Visbeidzot, sociāli psiholoģiskais - šāds audits, kas ietver attiecību analīzi uzņēmumā, ļaujot noteikt motivācijas faktorus. Tajā pašā laikā uzdevums ir noteikt, kā ir iespējams uzlabot uzņēmuma darbību kopumā un jo īpaši katru atsevišķo darbinieku.
Svarīgas funkcijas
Vadītājam nekavējoties ir skaidri jāpaziņo visiem darbiniekiem, kādam nolūkam ir plānots veikt auditu. Personāls būs gatavs tikties tikai tad, ja katrs darbinieks sapratīs, ka pasākums viņam ir izdevīgs un noderīgs. Īpašas apmācības vai semināra vadīšana, kurā tiek skaidroti galvenie mērķi, revīzijas brīži var būt labākais problēmas risinājums un labs sākums saziņai starp uzaicinātajiem speciālistiem un pastāvīgajiem darbiniekiem.
Pārbaudot rādītājus, kas iegūti iepriekš aprakstīto darbību laikā, tie tiek analizēti kopumā, tas ir, visaptveroši. Šī pieeja ir garantija, ka rezultāts atspoguļos uzņēmuma dinamiku.
Turklāt revīzija nav tikai pārbaude, cik efektīvi strādā darbinieks vai struktūrvienība. Pasākumu laikā tiek analizēta organizācijā ieviestā personāla vadības sistēma. Inspektori pievērsīs lielu uzmanību uzņēmumu vadītājiem, kā arī dažādu līmeņu vadītājiem.
Mēs prasmīgi vadām uzņēmumu
Uzņēmuma vadība, pirmkārt, ir prasmīga cilvēkresursu pārvaldība. Tajā pašā laikā darbs ir sadalīts trīs līmeņos:
- lineārs
- stratēģisks;
- funkcionāls.
No tā izriet, ka verifikācijai būtu jāievēro arī šie līmeņi. Bet revīzijas rezultātiem jābūt tādiem, lai tie būtu noderīgi nākotnes uzņēmuma ilgtermiņa plānošanā. Daži secinājumi palīdzēs saprast, kādas ir noteiktu darbinieku īstermiņa vajadzības. Visbeidzot, audits ļauj noskaidrot, vai organizācijā ir nepieciešams vairāk vadītāju.
Stratēģiskais audits ir analīze no uzņēmuma vecāko amatpersonu viedokļa. Tajā pašā laikā eksperti pārbauda vadības praksi uzņēmumā un analizē, kā darbojas personāla dienests. Lai iegūtu datus, ir nepieciešams intervēt visu vadības komandu, izpētīt biznesa plānu, novērtēt personāla dienesta darbu. Šī pieeja ļauj mums saprast, kā padarīt uzņēmumu konkurētspējīgāku, identificējot spēcīgās, vājās pazīmes, riskus un uzņēmuma potenciālu.
Konkurētspēja kā ceļš uz panākumiem
Revīzijas laikā ir iespējams palielināt uzņēmuma konkurētspēju tirgū, pateicoties šādiem pasākumiem:
- strukturālo trūkumu novēršana, vienlaikus saglabājot personāla potenciālu tādā veidā, ka uzņēmums nostiprina savas pozīcijas, atbrīvojoties no nevajadzīgiem, nevēlamiem elementiem savā struktūrā. Parasti process ietver uzņēmuma reorganizāciju, kurā dažas vienības tiek izslēgtas, darbinieki aiziet, un mainās uzņēmuma stratēģija;
- organizācijas unikālo īpašību identificēšana, padarot to pievilcīgu potenciālajiem darbiniekiem un klientiem.
Kopumā konkurētspēju nosaka tas, cik efektīvi uzņēmums izmanto katra darbinieka potenciālu. Personāla vadību veic ne tikai ar labi zināmiem dokumentu pārvaldības mehānismiem, bet arī netieši:
- inovācija;
- mārketings
- serviss.
Atcerieties, ka jo augstāka ir uzņēmuma produktivitāte, jo spēcīgāk katrs darbinieks ciena savu uzņēmumu.
Nozīmīgas nianses
Lai novērtētu uzņēmumu personāla tirgū, tiek izmantoti šādi rādītāji:
- uzņēmuma personāls;
- darbinieku apmierinātības līmenis.
Revīzija ļauj novērtēt uzņēmuma stratēģiju darbības līmenī, kad darba rezultāti tiek tieši analizēti. Revidents studē:
- mērķa un rezultāta korelācija;
- spēja uzlabot, vienkāršot darbplūsmu;
- spēja iegūt tādu pašu rezultātu ar mazākām investīcijām.
Izmantojot efektīvas metodes, ir iespējams attīstīt cilvēkresursus, palielināt personālu un uzlabot informācijas pārvaldības sistēmu. Visi procesi, kas saistīti ar personāla apkalpošanu, tiek tieši un netieši rūpīgi izpētīti.
Īpašības
Pētījumos uzņēmumā:
- izceļas atbildīgā persona;
- tiek formulēti mērķi;
- politikas izpēte, mērķu sasniegšanas praktiskās metodes;
- Tiek analizēti HR ziņojumi;
- tiek sagatavoti ziņojumi ar ieteikumiem par situāciju;
- tiek veidots uzņēmuma attīstības plāns;
- analizē atklāto trūkumu novēršanas sekas plānā.
Nav tik vienkārši
Katrs audita virziens prasa daudz laika un pūļu. Ārējais audits ir diezgan dārgs, un tas ir pieejams tikai firmām, kuras “droši atrodas uz kājām”. Tajā pašā laikā audits ir nepieciešams, ja ir vēlme palielināt efektivitāti un sasniegt labākus rezultātus nekā esošie.
Daudzi mūsu laika lielie uzņēmumi ievada savā personālā speciālistu, kas iesaistīti revīzijā organizācijā. Šī prakse ir pierādījusi efektivitāti ar decentralizētu personāla pakalpojumu un reģionālo filiāļu klātbūtni.
Pareizi izpildot procesu, iekšējais audits ļauj savlaicīgi atklāt nepilnības uzņēmuma darbā un veikt pasākumus to novēršanai.Šādas revīzijas principi:
- speciālistu neatkarība;
- atbildība;
- kompetence.
Kas par naudu?
Izmantojot visaptverošus pasākumus, obligāti jāveic norēķinu ar personālu revīzija. Uzmanība tiek pievērsta tam, cik lielā mērā uzņēmums ievēro normatīvās, normatīvās un darba attiecības regulējošo likumu prasības. Pārbaudes speciālisti analizē, cik precīzi un pareizi viņi aprēķina:
- aizturēšana;
- samaksa
- nodokļu atskaitījumi;
- algas maksājumi;
- sociālā sastāvdaļa.
Personāla norēķinu revīzija balstās uz kodeksiem, kas reglamentē darba attiecības, civiltiesības un nodokļu likumus.
Lai iegūtu datus, nepieciešami dokumenti par pārsūtīšanu, pieņemšanu darbā, atlaišanu, primāro, atskaites, grāmatvedības reģistriem.
Kas jums vajadzīgs?
Ja plānojat norēķinus ar personālu par atlīdzību, atcerieties, ka analīze ir iespējama primārās grāmatvedības klātbūtnē, kurai tiek izmantotas vienotas formas.
Uzņēmuma vadītājam ir jāiesniedz dokumenti:
- nodarbinātības rīkojumi;
- T2 kartes;
- rīkojumus nosūtīt darbiniekus atvaļinājumā uz citām amata vietām;
- dokumenti par darba attiecību izbeigšanu.
Pareiza revīzija ar algas personālu ir iespējama, ja pārbaudes speciālista rīcībā ir:
- algas lapa;
- laika kontrolsaraksts;
- laika lapa;
- paziņojumi T-49;
- personīgais konts.
Inspektors saņem papildu informāciju no primārajiem dokumentiem, kas nosaka samaksu par gabalu, ņemot vērā arī attīstību.
Pasākumu kopums
Revīzijas laikā uzmanība tiek pievērsta šādiem reģistriem:
- kopsavilkums;
- 76. kontā;
- žurnāli numur 8, 10;
- bilance;
- virsgrāmata.
Revīzijas pārbaudes laikā:
- likuma ievērošana;
- grāmatvedības uzskaite, maksājumu maksājumu kontrole gabalu gadījumā;
- laika kontrole;
- atskaitīšanas aprēķins;
- maksāšanas glabātuve;
- Algas nodokļi;
- iemaksātā alga.
Tas ir svarīgi!
Uzņēmuma analītiskajā grāmatvedībā tiek ņemtas vērā visas personas:
- sarakstos;
- nav tajos ienācis.
Uzskata:
- samaksa
- piemaksa;
- piemaksas;
- citi;
- dažādi atskaitījumi, ieskaitot nodokļus.
Informācija par to parasti tiek glabāta personīgajā kontā, norēķinu, maksājuma dokumentos. Datu izpēti vienkāršo dokumentācija elektroniskā formātā. Ieteicams uzturēt atsevišķus reģistrus dažādiem posteņiem no iepriekšminētā numura.
Pārbaudot, algotais speciālists pārbauda, vai pastāv grāmatvedība kā tāda, noskaidro, cik ilgi dati tiek glabāti, no kuriem iespējams iegūt uzņēmuma gada rentabilitāti, šī uzņēmuma darbinieku gada ienākumus.
Kopējie ienākumi veidojas:
- tiešās maksas;
- peļņa natūrā;
- peļņa no noteikta perioda rezultātiem;
- cenas ceļojumu firmas darbiniekiem vairākos reģionos;
- bezatlīdzības uzturs;
- vienreizējie maksājumi.
Pie specializētajiem reģioniem pieder:
- Ziemeļu
- viņiem pielīdzinātas teritorijas;
- Tālajos Austrumos.
Revidents veic aprēķinu kontroli, analizējot šādus organizācijas iekšējās darbplūsmas dokumentus:
- pārskati, maksājumi;
- primārā dokumentācija;
- darbinieku personīgie konti.
Tajā pašā laikā tiek pārbaudīti uzņēmuma rezultāti un katras uzņēmuma nodaļas rezultāti. Tad revidents nosaka, vai atskaitījumi tika veikti pareizi un samaksāta alga. Noteikti pievērsiet uzmanību vienotajam sociālajam nodoklim. Lai uzraudzītu situāciju, speciālists pieprasa piekļuvi nodokļu bāzei. Atskaitījumi attiecas uz šādām jomām:
- pensiju nodrošināšana;
- medicīniskā apdrošināšana;
- sociālā apdrošināšana.
Analizējot darba samaksas pareizību, uzmanība tiek pievērsta 76. kontam, saskaņā ar kuru notiek mijiedarbība ar kreditoriem, parādniekiem. Tajā pašā laikā revidents noskaidro, kuras kartes tika turētas un kā tās tika aizpildītas, kā arī to, vai uzmanība tika pievērsta noguldītajām summām, kā tās tika izsniegtas darbiniekiem.
Jāatceras, ka ir vairākas izplatītas kļūdas algu aprēķināšanā, kas raksturīgas lielam skaitam uzņēmumu. Revidents nekļūdīgi pārbauda katru uzņēmumu, tāpēc uzņēmuma īpašnieks, iepriekš sagatavojoties auditam, pats var kontrolēt šādus brīžus. Šīs ir šādas nopietnas nepilnības:
- laika uzskaites lapu trūkums;
- standarta veidlapu trūkums primārā maksājuma dokumentācijai;
- nepareiza nodokļu aprēķināšana;
- nepareiza summu aprēķināšana dažādiem maksājuma veidiem;
- nepareiza darbinieku kopējo ienākumu uzskaite (tas bieži neietver prēmijas, dāvanas utt.).
Rezumējot
Personāla audita un norēķinu veikšana ar darbiniekiem ļauj mums formulēt vairākus priekšlikumus, kā uzlabot darba procesa efektivitāti. Personālā tas tiek izteikts ieteikumā reorganizēt uzņēmumu, ieviest jaunas motivācijas sistēmas vai izmantot citas metodikas.
Runājot par algas aprēķiniem, visizplatītākais ieteikums ir ieviest automatizētu algas sistēmu, kas satur standarta dokumentu formas. Tas vienkāršo procesu un padara to ātrāku, praktiski novēršot kļūdas iespējamību, ko izraisa cilvēciskais faktors.