Kas tā ir par administratīvo darbību? Kāpēc tas ir vajadzīgs? Kā izskatās šāda veida aktivitātes? Vai šeit ir iespējams satikt "nekļūdīgos"? Uz šiem un vairākiem citiem jautājumiem tiks atbildēts šodienas raksta ietvaros.
Vispārīga informācija
Par jebkuru uzņēmumu mēs varam teikt, ka ir vairākas funkcijas, bez kurām nav iespējams iztikt. Tas nav atkarīgs no struktūras struktūras. Tie ietver administratīvo darbu. Šī ir aksioma, bez kuras veiksmīga darbība tagad nav iespējama. Tāpēc, ņemot vērā to, ir jārunā par nozīmīgākajām veiktajām funkcijām, par amatiem, par vietu un lomu uzņēmuma struktūrā. Kopumā administratīvā darbība ir ļoti tipisks bizness. Lai gan konkrētais saturs atšķiras atkarībā no mērķiem, ar kuriem pašlaik saskaras uzņēmums, no tā lieluma un pieejamajiem resursiem. Bet jums vajadzētu sākt ar definīciju. Administratīvais bizness ir darbs, kas saistīts ar uzņēmuma darbinieku, departamentu un pakalpojumu darba organizāciju, lai sasniegtu augstus organizatoriskos rādītājus. Ietver visus līmeņus.
Klasifikācija
Administratīvā un ekonomiskā atbalsta aktivitātes var iedalīt:
- Pašreizējās apkopes darbības. Tas ir kancelejas piederumu, piederumu, biroja tehnikas, ierīču un mēbeļu iegāde darba stāvoklī, remonts un nepieciešamības gadījumā profilaktiskā apkope, sakaru nodrošināšana un lielu vienreizēju pirkumu veikšana.
- Dokumentu plūsma. Ar to tiek domāta papīra apmaiņas sistēmas izstrāde, arhīvu, bibliotēku un datu bāzu uzturēšana.
- Ēkas, telpu un teritorijas darbība. Ar to mēs domājam tīrīšanu, energoapgādi, santehniku, nelielu sadzīves remontu, izskata noformējumu, apkārtnes sakārtošanu, labiekārtošanu.
- Organizatoriskais darbs. Tajā ietilpst pasākumi, darba vietu sakārtošana, sanāksmju telpas, darbinieku ēdināšana, transporta pakalpojumi, darbinieku un uzņēmumu apdrošināšana, pārvietošana.
- Nodrošināt attiecības ar trešajām personām. Kā piemēru var minēt mijiedarbību ar valdības aģentūrām, namīpašniekiem un piegādātājiem.
- Iekšējās informācijas personāls. Tas ietver jaunu dokumentu paziņošanas organizēšanu, pasūtījumu izpildes uzraudzību, aktuālu ziņojumu dēļu organizēšanu un uzturēšanu, korporatīvo iekšējo publikāciju (skrejlapu, biļetenu, avīžu) izdošanu, ziņojumu sūtīšanu, iekšējo izstāžu un muzeju organizēšanu.
Kā redzat, administratīvā un ekonomiskā darbība nesēž mierīgi un nemētājas pa durvīm.
Uzdevumu izpildes nianses
Lasītājam jāpievērš uzmanība tam, ka dažas funkcijas ir pastāvīgas, bet citas tiek parādītas kā vienreizēji uzdevumi. Bet, neskatoties uz to, tas viss ir jāatceras un, ja nepieciešams, jāapspriež ar darbiniekiem. Galu galā tas var būt tāds, ka būs jāveic, kaut arī vienreizējs, bet globāls uzdevums, piemēram, organizēt pārcelšanos. Un šajā gadījumā nevajadzētu būt jautājumiem ar jautājumu “kurš to visu veiks”. Administratīvo un saimniecisko darbību speciālistam vajadzētu labi saprast, ka viņa galvenais mērķis ir nodrošināt ērtu un nepārtrauktu visu uzņēmuma pakalpojumu darbību.Galvenais uzdevums ir palīdzēt pārējām vienībām izpildīt ražošanas plānu neatkarīgi no tā. Tāpēc iepriekš minēto funkciju sarakstu var gan samazināt, gan paplašināt. Viss atkarīgs no konkrētās situācijas.
Par dažādu faktoru ietekmi
Īpašo veikto funkciju sarakstu ietekmē šādi faktori:
- Uzņēmuma lielums.
- Darbības specifika.
- Uzņēmuma mērķi.
- Pašu / aizņemto līdzekļu un resursu izmantošana.
Tas, kas nāk par labu mazam uzņēmumam, var būt ārkārtīgi neefektīvs vidēja lieluma struktūrai. Ir labi, ja vadība var atzīt, ka pastāv problēmas, un ir nepieciešama noteikta uzņēmuma reorganizācija.
Kā definēt funkcijas un uzdevumus?
Tātad mēs pakāpeniski nonācām pie secinājuma, ka organizācijas administratīvais atbalsts jāveic atbilstoši vajadzībām. Bet kā noteikt tās īpašās funkcijas un uzdevumus, kas būs jāveic? Šeit ir īss rīcības ceļvedis:
- Tiek veikta uzņēmuma pašreizējā stāvokļa analīze un noteiktas trūkstošās funkcijas.
- Kustības virziens tiek veidots, pamatojoties uz pieņemtajiem uzņēmuma mērķiem.
- Norādīta uzņēmuma specifika un kā tā ietekmē uzdevumu izpildi.
- Tiek aprēķināta iespējamība veikt noteiktus darbus pašiem vai piesaistīt trešo personu darbuzņēmējus.
- Tiek risināti padotības jautājumi.
- Tiek noteikts vislabākais nepieciešamās funkcijas ieviešanas formāts (viena darbinieka, nodaļas vai visa pakalpojuma piešķiršana).
Raksta formāts, diemžēl, neļaus pilnībā izskatīt visu un visu. Tāpēc darbinieku darba organizēšana tiks uzskatīta par vienu no mācību objektiem. Patiešām, viņiem bieži jāveic daudzfunkcionāli uzdevumi, un dažādu vienību darbības neatbilstības dēļ rodas dažādas problēmas.
Darba organizācija
Šis notikums nenotiek katru dienu. Tāpēc parasti šajā gadījumā nav noteikumu. Uzdevumi tiek risināti atkarībā no situācijas, ļoti bieži avārijas režīmā. Šajā gadījumā administratīvai darbībai nepieciešami īpaši rīkojumi. Piemēram, jaunas darba vietas organizēšanas noteikumu ieviešana ļaus mums visu procesu plānot uz papīra, saprast, kā to var optimizēt, kas un kādā secībā jāveic. Tas jo īpaši attiecas uz tiem uzņēmumiem, kuri ir izvirzījuši mērķi sasniegt aktīvu attīstību. Tas ļoti bieži tiek saistīts ar personāla paplašināšanu, un šajā gadījumā ir nepieciešams labi izstrādāts iepirkums.
Pirmie soļi
Sākumā jāsastāda amata apraksts. Tajā jāiekļauj vajadzīgā aprīkojuma un mēbeļu saraksts. Bet ne tikai kaut kas nejaušs un vispirms pagriezts pie rokas, bet gan kaut kas tāds, kas tiek izmantots tipiskā darba vietā. Ir iespējams veikt gradāciju atkarībā no amata līmeņa un piešķirt augstāko vadības saiti, vidējā līmeņa vadītājus un izpildītājus. Vai arī varat balstīties uz aktivitātes specifiku. Tas ir apmeklētāju klātbūtne, papildu aprīkojuma, inventāra izmantošana, īpašas prasības istabas temperatūrai, pašreizējais apgaismojums un tamlīdzīgi. Ideālā gadījumā katram amatam būtu jāraksta apraksts. Bet tas ir arī ļoti darbietilpīgs darbs. Tāpēc pirmajā posmā mēs varam aprobežoties ar standarta apraksta sagatavošanu. Piemēram, laboratorijas darbiniekiem ir jānodrošina pietiekams apgaismojums un noteikts temperatūras režīms. Klientu apkalpošanas darbiniekiem jābūt nogaidīšanas zonām. Grāmatvežiem ir jānodrošina seifs.
Kādi apsvērumi jums jāpatur prātā?
Administratīvajam plānam būtu jādarbojas vairākos jautājumos.Piemēram, kas ir labāk, ja pastāvīgi atrodas noliktavā vai tas būtu jāiegūst pēc informācijas saņemšanas par jaunu cilvēku, kurš dodas uz darbu. Piemēram, inventāra gadījumā ir vēlams izveidot nelielu rezervi. Galu galā, pat strādājošiem darbiniekiem tas var būt vajadzīgs. Jūs varat apmeklēt arī galdus ar krēsliem. Tā kā rezerves dators jau ir pārāk liels. Tas ir dārgi un ātri noveco, un nav efektīvi to uzglabāt bez darba. Kopumā ļoti labs risinājums būtu apkopot visa biznesa procesa matricu, norādot tajā visas departamentus, kas ir iesaistīti šajā procesā. Šajā gadījumā jūs varat vienkārši un skaidri atzīmēt, kur un kurā laika posmā jums kaut kas jādara. Tas ir svarīgi ne mazāk svarīgi tāpēc, ka izlaidumi bieži rodas datu pārraides kļūmju dēļ. Galu galā, ja nav atbilstošas sākotnējās informācijas, tad pat labākie administratīvo un saimniecisko darbību pasūtījumi nespēs pilnībā apmierināt esošos pieprasījumus.
Citas pieejas
Bet jums nevajadzētu aprobežoties tikai ar to. Piemēram, mijiedarbojoties ar darbiniekiem, varat izveidot pieprasījumu žurnālu. Pēc tam ienākošie paskaidrojumi tiek reģistrēti tajā un pēc tam nodoti izpildei konkrētam izpildītājam. Šajā gadījumā periodiski jāpārskata un jāuzrauga ieviešanas statuss. Var būt svarīgi stimulēt darbiniekus arī uz pieteikumu apstrādes kvalitāti un ātrumu. Ja ir pamatota sūdzība par to, ka kāds no darbiniekiem slikti pilda savus pienākumus, tam vajadzētu beigties ar izpildītāja sodīšanu. Lai nodrošinātu taisnīgumu, ir ļoti ieteicams noteikt normas. Šajā gadījumā precedentu gadījumā ir jāsastāda pilns iespējamo pieteikumu saraksts ar papildināšanu. Un tad katram priekšmetam tiek izstrādāta sava norma. Lai gan ļoti bieži modeļa standarti netiek sniegti. Tāpēc uzņēmumi nosaka savas vērtības, pamatojoties uz viņu darbības specifiku un pašreizējiem uzdevumiem. Piemēram, ja tiek saņemts ziņojums, ka ir izdegusi spuldze, šīs problēmas risināšanai tiek atvēlēta viena darba diena.
Apkopojot iepriekš minēto
Kā redzat, administratīvo un ekonomisko darbību organizēšanai ir savas nepilnības, kuras no pirmā acu uzmetiena nav redzamas. Izstrādājot noteikumus un amatus, ir jāņem vērā diezgan liels informācijas klāsts. Tas attiecas uz uzņēmuma mērķiem, tā specifiku un lielumu. Detalizēta biznesa procesu plānošana un skaidra noteikšana ļaus mums veiksmīgi atrisināt problēmas, pateicoties piemērotas procedūras noteikšanai darba veikšanai. Administratīvo un biznesa aktivitāšu vadība paredz, ka visiem procesa izpildē un kontrolē iesaistītajiem ir jāpārzina tā ieviešanas teorētiskais pamatojums. Vienmēr jāatceras, ka kompetenta vadība var dramatiski uzlabot procesa efektivitāti. Nav svarīgi, kas tas ir - par valsts struktūru, bezpeļņas struktūras vai privāta uzņēmuma dibināšanas administratīvo un saimniecisko darbību - labai pārvaldībai ir milzīga attīstības rezerve. Un tas ir jāizmanto.
Secinājums
Tāpēc tika uzskatīts, kas ir administratīvās darbības. Protams, tikai šajā rakstā sniegtā informācija nav pietiekama, lai nekavējoties kļūtu par labu vadītāju. Nepietiks pat ar vienkāršu viedo grāmatu ieviešanu. Patiešām, šajā jautājumā ir jāsaprot arī darbību ieviešanas praktiskais aspekts. Grāmatas nestāstīs par absolūti visu “kļūmju” esamību, ir jāaizpilda izciļņi un pašiem jāiegūst pieredze.