Kontrolė yra pagrindinė sėkmingo verslo sąlyga. Dirbdamas su įvairiomis sandorio šalimis, žmogus turi gerai žinoti informaciją ir nepamiršti retkarčiais patvirtinti žodžius tikraisiais skaičiais. Būtent šiuo tikslu šiuolaikiniame dokumentų sraute vyksta tarpusavio atsiskaitymų sutaikymo aktas.
Dokumento aprašymas
Partnerių santykiai negali būti grindžiami tik pasitikėjimu. Be jausmų, turi būti ir tikrų faktų, kurie bet kuriuo metu gali patvirtinti ar paneigti įvairius įtarimus. Bet kokia veikla iš tikrųjų yra susijusi su kažko įgijimu ar pardavimu. Vieni gamina prekes ar teikia paslaugas, o kiti perka sudarydami atitinkamą susitarimą. Tiek vieni, tiek kiti turi periodiškai tikrinti savo išlaidas.
Tam jie naudojasi susitaikymo ataskaita tarpusavio atsiskaitymai. Kokiais atvejais reikia parengti tokį dokumentą? Priežastys gali būti labai skirtingos:
- Jei viena iš šalių savo prekes teikia be išankstinio apmokėjimo ar dalimis.
- Tuo atveju, kai parduodami ypač vertingi produktai.
- Bendrovė turi daugybę partnerių, kurių kiekvienas tiekia prekes gana plačiame asortimente.
- Ilgo ir nenutrūkstamo sandorio šalių bendradarbiavimo atveju.
- Esant situacijai, kai abi pusės nusprendžia išplėsti savo santykių sritį, sudarydamos naujus susitarimus.
Bet kuri iš šių priežasčių gali būti priežastis reikalauti iš savo partnerio atsiskaitymų derinimo akto. Jokio nepasitikėjimo ar išankstinio nusistatymo tai neturėtų būti vertinama.
Svarbi informacija
Kiekvienas buhalteris žino, koks yra atsiskaitymų suderinimo aktas. Tai nenuostabu, nes būtent jie turi tai komponuoti. Esant tokiai situacijai, reikalingas darbuotojas, kuriam priklauso tam tikra informacija. Norėdami sudaryti tokį dokumentą, turite pasiimti duomenis iš skirtingų paskyrų:
- dėl anksčiau išleistų avansų;
- pagal pajamas;
- dėl prisiimtų įsipareigojimų;
- pagal esamus trūkumus.
Prieiga prie tokios informacijos gali tik buhalteris. Galvos linkme jis surenka reikalingą informaciją ir nubraižo ją kaip tam tikro modelio dokumentą. Tačiau atsakomybė už pateiktus duomenis tenka vyriausiajam buhalteriui. Jei tarp partnerių nėra akivaizdžių nesutarimų, tokia forma patvirtina tam tikro laikotarpio veiklos rezultatus. Kai kurie buhalteriai elgiasi tokiu būdu, kai paaiškėja, kad prarasti pirminiai operacijos dokumentai arba jie tiesiog yra tingūs jų ieškoti. Nepaisant to, tai neatleidžia jų nuo atsakomybės už pateiktą informaciją.
Procedūra
Kaip turėtų būti sudarytas gyvenviečių suderinimo aktas? Imties pildymas bus nuoseklus konkrečios informacijos pateikimas.
Kiekviename tokiame akte turėtų būti ši informacija:
- Dokumento pavadinimas.
- Laikotarpis, kuriam jis sudaromas.
- Sandorio šalių pavadinimas.
- Sandorio (sutarties, susitarimo) pagrindas.
- Datos, numeriai ir konkretūs numeriai, paimti iš pirminių dokumentų (mokėjimo nurodymai, sąskaitos faktūros ir kitos). Juose yra informacijos, kuri patvirtins prekių pristatymą ar apmokėjimą. Tokia informacija patogumui paprastai renkama lentelėje, padalytoje į dvi dalis. Tokiu atveju kiekviena šalis turi galimybę atskirai nurodyti turimus duomenis.
- Šalių atstovų parašai.
Dokumentas sudaromas būtinai dviem egzemplioriais, kad kiekviena organizacija galėtų jį laikyti namuose.Vyriausiojo buhalterio parašas turi būti privalomas. Ir kartais ji gali būti vienintelė. Tai galima padaryti tais atvejais, kai nėra duomenų neatitikimų. Dažniausiai kaip patvirtinimą reikalingas ir įmonės vadovo parašas.
Apskaitos automatizavimas
Kai kurie darbuotojai yra suinteresuoti parengti tarpusavio atsiskaitymų suderinimo aktą, kaip jį užpildyti programoje „1C: apskaita“? Ypatingų sunkumų nėra. Kompiuterio dėka darbas yra daug lengvesnis.
Jums tiesiog reikia atlikti keletą nuoseklių operacijų:
- Eikite į skyrių „Pardavimai“ arba „Pirkimai“ (jei reikia). Tada skirtuke „Atsiskaitymai su kitomis šalimis“ pasirinkite „Derinimo ataskaita“.
- Viduje pasirinktame žurnale spustelėkite mygtuką „Sukurti“, tada eikite į skirtuką „Susitaikymo su kitomis šalimis aktas“. Pasirodo dialogo langas, kurį galima užpildyti dviem būdais: automatiškai arba rankiniu būdu. Specialistas pats pasirenka sau tinkamą.
- Pasirinkite skirtuką „Pagal organizaciją“, tada spustelėkite „Užpildyti“ ir nurodykite užklausą mygtuku „Užpildykite pagal apskaitą“. Ekrane pasirodys visų atliktų operacijų sąrašas. Jei jums reikia informacijos apie visas nurodyto laikotarpio sutartis, jums tiesiog reikia pažymėti žymimąjį laukelį „Pertraukti sutartis“.
- Padarykite pastabą „Dėl sutaikymo sutarta“.
- Raskite skirtuką „Advanced“ ir pasirinkite iš asmenų, kurių reikia aktui pasirašyti, sąrašo.
Lieka tik įrašyti šį dokumentą, ir jūs galite nusiųsti jį spausdinti.
Dokumento sudarymo taisyklės
Buhalteriai dažnai turi atlikti atsiskaitymų suderinimo aktą. Tokios formos sudarymo ir užpildymo pavyzdys yra griežtai individualus kiekvienai organizacijai. Atsižvelgiant į tai, kad įstatymai nenumato šios griežtos suvienodintos formos, bet kurios įmonės darbuotojai yra priversti patys ją formuoti, vadovaudamiesi bendromis taisyklėmis ir reikalavimais:
- Bet koks veiksmas prasideda antrašte su pradine informacija apie partnerius.
- Toliau pateikiama standartinė frazė, naudojama visose sutartyse. Jame teigiama, kad pasirašę abiejų šalių atstovai parengė šį aktą, patvirtindami, kad kita apskaitos būklė.
- Po šių žodžių yra jau žinoma lentelė. Pirma eilutė joje yra „balansas laikotarpio pradžioje“. Kitas yra operacijos, suskirstytos į „debetą“ (darbo atlikimą ar prekių pristatymą) ir „kreditą“ (mokėjimą). Po to seka balansas šio laikotarpio pabaigoje. Ir lentelė baigiasi skolos apskaičiavimu.
- Įgaliotų asmenų parašai turi būti patvirtinti apvaliu įmonės antspaudu.
Vietoj vadovo aktą gali pasirašyti kitas asmuo. Norėdami tai padaryti, jums reikia įgaliojimo, kuris jam suteiktų tokius įgaliojimus. Beje, teisme jos nebuvimas gali sukelti abejonių dėl viso dokumento.
