Visi darbuotojų veiksmai įmonėje, susiję su medžiagų, prekių ar kitų vertybių gavimu ir pristatymu, turi būti tinkamai atlikti. Vienas iš pagrindinių dokumentų, būtinų tokiai procedūrai įgyvendinti, yra įgaliojimas įsigyti prekių ir medžiagų. Kas tai yra ir kaip tinkamai užpildyti tokią formą?
Dokumento aprašymas
Bet kurioje įmonėje ar organizacijoje yra tarnyba, kuri užsiima pristatymais. Pristatymo objektas gali būti žaliavos, medžiagos, įvairios prekės ir kitos vertybės. Visa tai yra būtina, kad produkcija ir toliau kiekvieną dieną atliktų nenutrūkstamus darbus. Šio proceso technologija yra paprasta. Pirmiausia susisiekite su tiekėjais. Tuomet reikia mokėti pagal išankstinį susitarimą. Ir tik po to jūs galite eiti ieškoti prekių, pasiimdami su jumis įgaliojimą gauti prekes ir medžiagas.
Ką suteikia šis dokumentas ir kodėl jis toks svarbus? Pirma, tai patvirtina darbuotojo autoritetą ir tai, kad jis veikia tam tikros įmonės interesais. Kaip dar tiekėjas gali įsitikinti, kad pristato prekes tinkamam asmeniui? Antra, įgaliojimas gauti prekes ir medžiagas patvirtina, kad darbuotojas veikia pagal anksčiau sudarytą sutartį. Gavęs prekes, darbuotojas privalo jas aprūpinti važtaraštis. Kartais taip pat reikia su savimi turėti dokumentą, patvirtinantį mokėjimą. Tačiau daugeliu atvejų dėl finansinės šio klausimo turėtų būti susitarta iš anksto.
Įgaliojimo tipai
Kad gavę sutartas prekes nekiltų problemų, turite būti labai atidūs ruošdami lydimuosius dokumentus. Ir tam reikia žinoti absoliučiai viską apie kiekvieną iš jų. Taigi, reikia pažymėti, kad įgaliojimas įsigyti prekių ir medžiagų gali turėti skirtingą galiojimo laiką. Maksimalus - ne daugiau kaip penkeri metai. Tokie ilgalaikiai dokumentai naudojami retai. Ypač kai reikia įsigyti konkrečių prekių ir medžiagų. Čia viskas vykdoma sutarties pagrindu. Todėl tokie įgaliojimai dažniausiai būna vienkartiniai. Paprastai jie išduodami ne ilgesniam kaip dešimties dienų laikotarpiui. Be to, reikia nepamiršti, kad pirkėjas prekių gavimą gali patikėti ne tik savo darbuotojui, bet ir asmeniui, kuris nėra įmonės narys. Tam yra tam tikra rizika. Pavojingumo galite išvengti tik tada, kai sudarysite su tokiu pašaliniu asmeniu, kad jis garantuoja, kad sumokės visas išlaidas už prekes, jei jos bus pamestos.
Geras pavyzdys
Sudaryti įgaliojimą gauti prekes ir medžiagas nėra visiškai sudėtinga. Jums nereikia turėti mėginio po ranka. Svarbiausia žinoti, kokie duomenys turėtų būti nurodyti šiame dokumente.
Pvz., Einama korespondencijai į paštą arba pardavėjui einant į parduotuvę kanceliarinių prekių reikia. Ko jam tai reikės? Žinoma, pirmiausia reikia sudaryti susitarimą, kurio pagrindu sudaroma sąskaita-faktūra. Jis išvardija kiekvieną elementą pagal elementą, nurodydamas vienetų skaičių. Dabar belieka tik perduoti jį įgaliotam asmeniui iš įmonės. Kaip tiekėjas gali žinoti, kurie darbuotojai atvyks gauti prekių? Remdamasis tuo, kuo jis turėtų tikėti? Žodžiu, tokios problemos nėra išspręstos. Tam reikalingas įgaliojimas gauti prekes ir medžiagas. Mėginį galima sudaryti savavališkai. Svarbiausia, kad dokumente būtų aiškiai pažymėti šie punktai: kas, kuo remiasi ir ką turėtų gauti.Jei visi šie faktai yra nurodyti popieriuje ir patvirtinti vadovo parašu, tada tiekėjas neabejoja.
Tuščia forma
Tuo atveju, kai prekės pristatomos ir gaunamos nuolat, reikia greitai sudaryti įgaliojimą prekėms ir medžiagoms gauti. Tuščia forma šiuo atveju būtų patogiausia. Nereikės kiekvieną kartą iš naujo sugalvoti teksto ir pasirinkti tinkamų žodžių. Lieka tik užpildyti trūkstamus stulpelius, ir jūs galite eiti į kelią.
Norėdami atsižvelgti į visus būtinus aspektus, turite žinoti, kad visuose tokio tipo įgaliojimo dokumentuose turėtų būti ši informacija:
- pilnas įmonės ar organizacijos pavadinimas;
- paties dokumento pavadinimas ir jo duomenys;
- išdavimo vieta ir data (reikalaujama žodžiais);
- įmonės rekvizitai;
- duomenys apie darbuotoją ar advokatą (pareigos, F. I. O., paso duomenys);
- užduotis darbuotojui (ką reikia atlikti);
- piliečio galiojimo laikas.
Informacija turėtų būti kuo išsamesnė ir suprantamesnė, kad niekas negalėtų nuginčyti įgaliojimo gauti prekes ir medžiagas. Formoje būtinai turi būti vadovo (kartais vyriausiojo buhalterio) parašas kartu su apvaliu bendrovės antspaudu.
Įgaliojimas
Kiekvienoje įmonėje yra darbuotojas, kuris privalo tvarkyti apskaitą ir išduoti įgaliojimą prekėms ir medžiagoms gauti. Dokumento forma šiuo atveju gali būti naudojama tiek savo, tiek valstybės sukurta. Yra žinoma, kad Rusijos Federacijos Goskomstatas 1997 m. Spalio mėn. Rezoliucijoje Nr. 71a patvirtino dvi tipiškas tarpsektorines įgaliojimo formas: M-2 ir M-2a.
Jie yra labai panašūs vienas į kitą ir skiriasi tik tuo, kad pirmasis iš jų turi papildomą lentelę, kurioje visa pateikta informacija yra dubliuojama. Iškirptoje linijoje jis yra atskirtas nuo pagrindinės formos ir atiduodamas gavėjo rankoms. Tai leidžia įgaliotam atstovui patvirtinti, kad jis įvykdė jam paskirtą užduotį. Priešingu atveju abi formos yra tapačios. Jų užpildymas nėra sunkus. Priekinėje pusėje parašykite taip:
1. Dokumento pavadinimas, išdavimo data ir galiojimas.
2. Duomenys apie gaunančiąją įmonę (pavadinimas, einamoji sąskaita ir aptarnaujančio banko pavadinimas).
3. Išsami informacija apie įgaliotąjį atstovą.
4. Tiekėjo pavadinimas.
5. Prekių gavimo pagrindas (sąskaitos numeris).
Kitoje pusėje pažymėta:
1. Materialiojo turto pavadinimas nurodant jo kiekį.
2. Gavėjo, įmonės vadovo ir vyriausiojo buhalterio parašas.
3. Spausdinimas.
Turėdami tokią formą rankoje, galite saugiai eiti ieškoti prekių.
