Personlig effektivitet er den vigtigste hemmelighed for succes i alle sager, og det afhænger blandt andet af evnen til korrekt at allokere tidsressourcer. Tidsstyring egner sig til videnskabelig undersøgelse og planlægning. Der er specielle teknikker, der giver dig mulighed for at fordele tiden korrekt, så det er nok til alt.
Tidsstyringskoncept
En person ved fødslen får en unik, uerstattelig ressource - tid. Ofte afhænger han af, hvordan han bortskaffer det, af en persons succes i virksomheden, hans effektivitet. Tidsstyring eller tidsstyring er en flertrinsproces, der inkluderer færdigheder i planlægning, analyse og organisering af processer.
Ideen om tidsstyring er slet ikke ny, selv i de første år af vores æra skrev den romerske filosof Seneca, at tid kræver en særlig holdning og formulerede de første regler for tidsstyring: du er nødt til at føre en tidsdagbog, du skal evaluere, hvor meget tid der blev brugt, og hvordan Tidsperioden var mættet med begivenheder. Senere overvejede filosofer mere end én gang, hvordan man kunne holde den flydende tid, fremsætte teorier og opfandt metoder til dets økonomi og rationelle udgifter.
Men videnskabelig ledelsesmetode denne ressource vises først i slutningen af det 19. og 20. århundrede. Frederick Taylor, en amerikansk ingeniør, foreslog begrebet tidsstyring af medarbejdere og associerede denne proces med motivation og målsætning. I begyndelsen af det 20. århundrede skabte russiske videnskabsmænd et helt felt kaldet ”videnskabelig organisation af arbejdskraft” og lagde et seriøst fundament for den moderne teori om tidsstyring. Udtrykket "tidsstyring" vises først i 70'erne i det 20. århundrede, og i begyndelsen af det 21. århundrede er denne industri blevet en af de vigtigste og veludviklede ledelsesdele.
Tidstyper
For at styre noget skal du forstå essensen af objektet. Tid er et specifikt objekt for styring, for at bruge den korrekt, er det værd at opdele det i typer. Den første klassificering er baseret på begreberne arbejde og fritid, i hvilket tilfælde tiden er opdelt i arbejde og fritid eller gratis. Styring af årstiderne giver dig mulighed for at skelne mellem arter som sæsonbestemt tid: høj- og lavsæsonforbrugstid.
Du kan også klassificere en midlertidig ressource afhængigt af den aktivitet, den er dedikeret til, hvorefter arbejds-, personlig og social tid er afsat. En arbejdstager bruges på udførelsen af officielle opgaver, planlægning, personlig inkluderer fritid, uddannelse, underholdning, og offentligheden bruges på familie, venner, etablering af forskellige kommunikationer. Når det kommer til planlægning, tages der normalt hensyn til arbejdstid, skønt det naturligvis er nødvendigt at anvende de erhvervede færdigheder med økonomisk tidsforbrug til alle dens typer.
Tidsstyringsfunktioner
Enhver ledelse udfører hovedfunktionen - dette er den rationelle brug af ressourcer. Tidsstyringens funktioner er planlægning, distribution og udgifter til denne ikke-vedvarende ressource. Tidsstyring er nødvendig for at udnytte den tilgængelige tidsreserve mest effektivt, hvilket direkte påvirker produktiviteten af en person eller medarbejder. Tidsstyringens vigtigste funktioner er planlægning af tidsbrug, tilrettelæggelse af processer til brug af tid, overvågning af overholdelse af principperne og fastsættelse af den brugte tid.
Fordele ved tidsstyring
Tidsstyring giver et antal positive resultater.For at opnå succes i enhver aktivitet skal du lære, hvordan du bruger din tid korrekt. En person, der har mestret teknologien til tidsstyring, får følgende fordele:
- hurtigere og oftere når sine mål;
- han skaber omstændighederne i sit liv og kan kontrollere dem;
- i stand til at nå ethvert mål og succes i enhver aktivitet;
- mindre nervøse oplevelser, da der i hans liv ikke er noget sted forfængelighed og hast;
- har tid nok til selvuddannelse og spirituel udvikling;
- har en handlingsplan for hver dag, bliver mere disciplineret og indsamlet;
- hviler mere og føles derfor munter og sund, har flere muligheder for at kommunikere med venner og familie, til hobbyklasser;
- mere produktiv i arbejdet;
- i sidste ende er en person mere selvsikker og glad.
Tidsstyringsprocesstruktur
Tidsstyringssystemet indeholder flere grundlæggende processer:
- analyse - for at flytte et sted, skal du vide, hvad du vil have, og hvilke ressourcer du har;
- strategisk planlægning;
- opgørelse af mål;
- taktisk og operationel planlægning;
- måloppnåelse;
- kontrol med ressourceudgifter og måloppnåelse.
Der er andre tilgange til at bestemme strukturen for tidsstyring, det adskiller 4 områder af dannelse af viden, færdigheder og vaner, disse inkluderer:
- målsætning, mestring af målsætningsteknikker;
- evne til at prioritere;
- evnen til at bruge planlægningsværktøjer og deres kompetente anvendelse;
- udvikling, konsolidering og anvendelse af færdigheder i rationel brug af tid.
Typer af tidsstyring
Som enhver ledelse kan hovedtidsstyringen opdeles i strategisk og operationel planlægning. Den kan også opdeles i typer af styring af denne ressource efter tid: langsigtet og kort sigt, som faktisk duplikerer den første klassificering.
Strategisk planlægning er forbundet med opnåelsen af langsigtede, globale mål, mens tiden afsættes til et år eller mere. Det er forbundet med prognoser, der er baseret på en dyb analyse af situationen.
Aktuel tidsstyring er forbundet med at nå mål på kort sigt: fra en måned til seks måneder. Den er indlejret i den strategiske plan, men dækker kun dens umiddelbare del.
Den operationelle fordeling af tid er forbundet med udarbejdelsen af planer for ugen og dagen. Taktisk ressourcefordeling er forbundet med en reel, nuværende situation, hvor omstændighederne kan foretage en korrektion.
Generelle principper for tidsstyring
Tidsstyringsprocesser er baseret på hovedprincipperne, herunder:
- Korrekt målsætning. Dets rækkevidde og motivation for at opnå det afhænger af dette. Der er forskellige målsætningsmetoder, den mest berømte og effektive er SMART-modellen.
- Motivation. At spare tid skal være bevidst og forbundet med tilfredsstillelse af nogle vigtige behov, ellers bør man ikke forvente succes fra tidsstyring.
- Besparelser. Tidsstyring er nødvendig for at fjerne eller reducere tidsunderskuddet for at øge produktiviteten i de samme tidsperioder.
Tidsstyringsmetoder
I dag kendes forskellige strategier og teknikker til distribution og brug af tid. De mest berømte tidsstyringsmetoder er som følger:
- Eisenhower Matrix. Denne metode består i at udfylde en matrix efter 4 karakteristika: vigtig, uvigtig, presserende, ikke-presserende. Alle sager for planperioden evalueres på denne skala og rangeres til implementering. Først og fremmest udføres presserende og vigtige anliggender, mindre presserende og vigtige spørgsmål udskydes til anden omgang, det vigtigste er ikke at udsætte deres gennemførelse, så de ikke indgår i den første kategori.Haster og mindre vigtige sager bør delegeres til underordnede når det er muligt, ikke-presserende og uvæsentlige anliggender bør ikke ophobes, derfor bør de delegeres eller ikke udføres overhovedet og udelukkes fra planer.
- Pyramid of B. Franklin. Denne solide model kræver grundig forberedelse for første gang og er derefter let at bruge. Pyramiden er baseret på globale mål og liv menneskelige værdier. Det andet niveau er langsigtede mål i 10-20 år. Den tredje er en strategisk plan, beslutninger om, hvordan man skal nå globale mål. Dernæst er planen for det kommende år, derefter den kortvarige plan. Ovenpå er en plan for dagen. En sådan pyramide bør periodisk revideres og opdateres.
Der er andre tidsstyringsteknikker, men alle er baseret på evnen til at adskille det vigtige fra det uvæsentlige, evnerne til at sætte korrekte og opnåelige mål og motivation til at spare tid.
Arbejdstidsstyring: grundlæggende teknikker og regler
Den rationelle fordeling af arbejdstiden er den vigtigste opgave for mennesker, der stræber efter at øge deres effektivitet. Metoder til tidsstyring, styring med det formål at eliminere manglen på arbejdstid. Derfor er det ekstremt vigtigt at planlægge en arbejdsdag baseret på følgende principper:
- det er nødvendigt at give mulighed for at registrere den tid, der bruges til forskellige operationer;
- under udarbejdelsen af planen bør 60% af tiden afsættes til planlagt arbejde, 20% til uforudsete anliggender, 20% til spontane opgaver;
- det er nødvendigt at identificere "tidsvaske" og eliminere dem så meget som muligt;
- behov for at rangordne arbejdsopgaver med hast og vigtighed;
- tidsplanlægning skal være systematisk, konsekvent, berettiget.
For at administrere tid i en organisation bruges ofte ABC-metoden, den giver dig mulighed for at klassificere virksomhedsressourcer efter vigtighedsgrad. Det er bygget på tre principper:
- lederen gør de vigtigste ting; han bruger 15% af sin tid på dem;
- opgaver af mellemstor betydning er delegeret til ledere, de tildeles 20% af arbejdstiden;
- mindre vigtige opgaver delegeres til kunstnere, der bruger 65% af deres tid.
Organisation tidsstyring
Tidsstyring i en virksomhed er en måde at spare op til 30% af en specialist's arbejdstid. Derfor skal man være opmærksom på dette. Tidsstyring i organisationen falder på skuldrene af ledere, der udarbejder operationelle og mellemfristede arbejdsplaner for kunstnere. I dag er der mange computerprogrammer, der giver dig mulighed for at planlægge medarbejdernes arbejdstid, samt overvåge gennemførelsen af opgaver og den brugte tid. For eksempel Toggl, Bitrix “Team” og “Project”. Der er tre hovedstrategier for organisering af tidsstyring:
- Acceleration. Det er nødvendigt at minimere den tid, der bruges på at udføre typiske, især gentagne operationer.
- Akkumuleringen. Det er nødvendigt at identificere reserver og prioriteter på hvert produktionsstadium for at danne en reserve af tid til udførelse af uforudsete opgaver.
- Bestilling. Det er nødvendigt at implementere effektive systemer til planlægning og kontrol af tidsforbrug.
Gratis tidsstyring
Enhver person føler altid en mangel på fritid, og han skal planlægges lige så omhyggeligt som en arbejdstager. For at gøre dette skal du lære, hvordan du strengt adskiller arbejde fra fritid, så der er tid til at gendanne arbejdsevnen. I løbet af ferien skal du begrænse dig selv fra opkald og beskeder på arbejdet for at slappe af. Husholdningsarbejde skal læres at organisere med maksimal tidsbesparelse. Det er nødvendigt at udvikle evnen til at identificere de vigtigste opgaver, så der ikke er tid nok til kun afslapning, men også til selvudvikling. Du bør også lære at opgive de små rutinemæssige, ubrukelige ting og give maksimal tid til at nå prioriterede mål.
