Situationen, når iværksættere står over for behovet for at flashdokumenter er langt fra ualmindelige. Der kan være behov for papirer til skatteinspektion, pensionskasse eller til opbevaring i arkivet.
Det er strengt forbudt at lime dokumenter eller fastgøres med en hæftemaskine. For at undgå problemer og ikke for at optjene et analfabilt omdømme, skal du vide, hvordan man flashdokumenter i overensstemmelse med alle krav.
Generelle regler
Ved første øjekast ser det ud til, at der ikke skulle opstå vanskeligheder ved bindende dokumenter, men dette er ikke helt sandt. Processen skal benyttes ansvarligt, så papirerne er i korrekt form. Mange trykkerier kan udføre dette arbejde mod et fast gebyr og på kort tid, men ikke enhver forretningsmand risikerer at overdrage vigtige papirer til udenforstående. For ikke at bruge professionelle tjenester hver gang, er det værd at finde ud af, hvordan man korrekt flasher dokumenter.
Overvågningsstrukturer giver ikke iværksættere specifik vejledning om dette spørgsmål, så du er nødt til at tackle det selv. Oplysninger kan fås fra retningslinjerne inden for kontorarbejde.
Sy papir med gevind
Sådan flashes dokumenter på denne måde? For at gøre dette skal du forberede tilbehøret. Du skal have tråde, nåle og lim. Processen består af tre faser:
- Forberedelse af dokumenter. Alle papirer skal lægges i den rigtige rækkefølge og nummereres med en blyant i hjørnet af arket. Huller kan laves med en sving eller brug en hulstans. I de tilfælde, hvor der er mange papirer, og det er umuligt at gennembore dem med en hulstans, er det værd at bruge en skarp søm og en hammer. Antallet af huller afhænger af dokumentets betydning og formål. Meget følsomme dokumenter er hæftet i fem huller for at undgå forfalskning af foldere. Hullerne skal være placeret til venstre i midten af det frie felt. Afstanden skal være cirka tre centimeter fra en punktering til en anden.
- Afskrivning. Når du forstår, hvordan du sømmer dokumenter med tråde, skal du kende de vigtige nuancer. I de fleste tilfælde er det sædvanligt at bruge garn eller tråd LS-210. Andre holdbare tråde er også tilladt. Det er nødvendigt at starte processen fra bagsiden af hullet, der er placeret i midten. Det er sædvanligt at hæfte dokumenter to gange for at give den ønskede styrke. Tråden bringes bagpå den centrale punktering og er bundet med en knude. Hvis du har brug for at fastgøre papirer, der ikke er af særlig værdi, kan du bruge en almindelig tråd.
- Certificering af et dokument. For korrekt attestering af papiret er det nødvendigt at forberede et lille blad med dimensioner på 4 x 5 cm. Det skal limes på bundtet, så trådens ender er frie. På arket skal du angive antallet af arkiverede papirer i antal og ord samt placering, efternavn og initialer på den ansvarlige person. Derefter lægger certificeren underskrift og eventuelt forsegling. Kanterne på signaturen og forseglingen skal gå ud over indlægssedlen.
Hvordan forberedes papirer til skatteinspektion?
Enhver iværksætter skal levere forskellige rapporter om sine aktiviteter, så viden om, hvordan man opgraderer dokumenter til skattetjenesten, er nødvendig. For at undgå uoverensstemmelser anbefales det at undersøge den ansvarlige person om reglerne for fastgørelse af dokumenter.
Til det færdige dokument skal der være en liste over alle vedlagte papirer. Listen skal vedlægges i begyndelsen af sagen og nummereres separat.Det er også nødvendigt at angive datoerne for dokumenter og antallet af ark. Det skal huskes, at nummeret er placeret på arkene, ikke på siderne. Hvis dokumentet er multivolumen, nummereres arkene for hver lydstyrke separat.
For skattemyndighederne skal du blinke dokumenter i 3 huller, ikke mere og ikke mindre. Afstanden mellem punkteringerne skal være mere end tre centimeter. Du skal arrangere dem i felterne på venstre side. Huller fremstilles ved hjælp af en nål eller en tyk nål. Punkteringer skal være i midten af feltet, så teksten er synlig. Alle huller skal være lavet, så de er strengt under hinanden.
Hvilken tråd man skal sy?
Skattedokumenter skal kun sys med en piercing-nål ved hjælp af garn eller tråd LS-210. I ekstreme tilfælde er det tilladt at blinke med en nylontråd foldet flere gange.
Tråden vises på bagsiden af det sidste ark. Enderne, hvis længde ikke kan være mere end 6 cm, skal bindes. Klistermærket er fremstillet i overensstemmelse med almindeligt accepterede regler og er certificeret ved underskrift og segl. Enderne af tråden skal være frie.
Hvis dokumentet gemmes i mere end ti år, skal der foretages fem punkteringer. I dette tilfælde skal klistermærket være lavet af tissuepapir.
Dokumentomslag
Du er nødt til at vide ikke kun, hvordan man blitz dokumenter, men også hvordan man vælger et cover til dem. De kan være af tre typer: standard, ikke-standard og dem, der bruges til langtidslagring af papir. Som regel er dækslets dimensioner oftest 229 x 324 mm, de bruges til A4-ark.
Hvis dokumentet er større, skal du oprette et brugerdefineret omslag. For at gøre dette kan du kontakte trykkeriet eller lave det selv. De papirer, der skal opbevares i mere end 25 år, skal indrammes i et stærkt dæksel lavet af tykt pap. Hvis dokumentet skal overføres til statsarkivet, skal dækningsmaterialet være syrefrit.
4-hullers firmware
Afhængig af hvor længe dokumenterne er gemt, kan udførelsen være af to typer:
- Delvis, hvor ark muligvis ikke nummereres. I dette tilfælde behøver en opgørelse og et certificeringsark ikke udarbejdes. Dette design er tilladt for dokumenter, der er gemt i højst ti år.
- Fuld udførelse er nødvendig, hvis papirerne har været i arkivet i mere end ti år. I dette tilfælde skal du blinke dokumenter i 4 huller.
Dækslet skal være solidt, lavet af tykt pap, hvis tykkelse er 0,35-1,5 mm. Beskrivelse af elementer skal være placeret i overensstemmelse med GOST 17914-72. Når du arkiverer papir, skal du huske, at teksten skal læses godt. Alle metalelementer, såsom papirclips og hæfteklammer, skal fjernes.
For firmware i 4 huller skal du forberede en sno, en armatur til spænding, store nåle og gevind. Hvis der er mange ark, er det bedre at tage en bore.
Underhøjden ved arkivsting
Før du blinker dokumenter, skal du kontrollere alle papirerne og arrangere dem i den rigtige rækkefølge. Beholdningsark skal nummereres separat. I sidste ende er der brug for et vidne.
Hvis sagen er delvist afsluttet, skal pap påføres øverst og nederst. I tilfælde af et komplet design er det nødvendigt at sy og binde ved hjælp af PVA-lim.
For at spænde pakken skal du bruge undertrykkelse eller en speciel enhed. Den nedre og øverste punktering skal være placeret i en afstand af 30 mm fra markernes grænser. De resterende to huller er placeret i en afstand af ca. 80 mm fra de ekstreme punkteringer.
Enderne af tråden skal gevindskæres i forskellige nåle og holdes i de midterste punkter på forsiden. Tråden vises bagfra gennem de ekstreme punkteringer til forsiden. Yderligere gevind i tilstødende huller. Enderne skal bindes bagfra.
konklusion
Korrekt rapportering og dokumenthåndtering er et af de væsentligste aspekter af en succesrig virksomhed. Derfor bør ledere nærme sig dette spørgsmål med alt ansvar og vide, hvordan de ordentligt skal skylle dokumenter.
