Mange organisationer deltager i forskellige udbud. Men på samme tid ved de ofte ikke, hvordan de korrekt udarbejder og attesterer udbudsdokumenter. Desuden er et sådant spørgsmål et af de vigtigste, der kræver særlig opmærksomhed. Både proceduren og sammensætningen af udbudsdokumentationen bestemmes af love og forskrifter, som de er forpligtet til at overholde.
Modet koncept
Bud er en konkurrence om levering af tjenester, varer eller udførelsen af ethvert arbejde. Reglerne for gennemførelse af sådanne valg er angivet i udbudsdokumentationen, hvorefter deltagere, der ønsker at deltage i kampen, skal give Kommissionen de mest gunstige betingelser, der tilbydes kunden.
Tilbudskontrakten indgås med den deltager, der kan give det mest fordelagtige tilbud til arrangøren, sidstnævnte skal fuldt ud overholde de udstedte instruktioner.
Udbudsdokumentation er en pakke med dokumenter, der afslører betingelserne for udbuddet og indholdet af den fremtidige kontrakt.
Det indeholder nødvendigvis både tekniske og kommercielle dele.
Den tekniske del består af oplysninger om kontraktbetingelserne, karakteristika og beskrivelser af bud eller genstand for bud, instruktioner beregnet til leverandører samt informationskort, der angiver proceduren for gennemførelse og indsendelse af ansøgninger om deltagelse i bud. Også i denne del er kravene til indholdet af indkøbsordren: navn, volumetriske skemaer, henvisninger til standarder og tekniske forhold.
Den kommercielle del af udbudsdokumentationen indeholder alle priser og proceduren for deres beregning, betingelser fastlagt i betalingsplanen, finansieringskilder for denne kontrakt. Det angiver også de garantier, banken stiller for kundens udførelse af tilbudstransaktionen, og kravene til forskellige typer forsikringer.
Udbudsdokumentation, en prøveansøgning og anbefalinger til udfyldning af dem findes i MDS 80-4.2000 Gosstroy fra Rusland. Det mere detaljerede indhold af dokumentationen bestemmes af tilbudsudvalget.
Udarbejdelsesprocedure
Udarbejdelse af udbudsmaterialer er en separat, meget vigtig og umistelig procedure for at gennemføre ethvert konkurrencepræget bud. Det bestemmer i overensstemmelse med gældende lovgivning indholdet af personoplysninger, såsom:
- Arrangørens navn.
- Hans juridiske adresse og telefonnumre.
- Faxnumre og e-mail-adresser.
- Pris, sted og betingelser for at få en pakke med dokumenter.
Inspekterende myndigheder stiller altid krav til tilgængeligheden af et udkast til kontrakt fra listen over betingelser, der skal fastsættes. Dokumentationen angiver også metoden til evaluering af de forslag, der er fremsat ved hjælp af et specifikt system.
registrering
Udviklingen af udbudsdokumentation kan udføres både af arrangøren og et specielt konsulentfirma. For at udarbejde det kan du bruge standardprøver og retningslinjer samt lovgivningen, der præciserer de lovgivningsmæssige krav til udarbejdelse. Du kan også kontakte det finansielle center, hvor en specialist i udbudsdokumentation vil tilbyde sine tjenester til dets kompetente forberedelse. Der du ind korte betingelser yde professionel og kvalificeret hjælp.
indhold
Udbudsdokumentationsformularen, udover oplysninger beregnet til fremtidige tilbudsgivere, skal indeholde sådanne oplysninger som det numeriske og detaljerede indhold i den dokumentationspakke, der er udarbejdet af leverandøren, udtrykt bekræftelse af hans ansøgning om deltagelse:
- Ansøgning om deltagelse.
- Beskrivelse af vedlagte dokumenter.
- Bankreference om fravær af forfaldne gæld.
- Påkrævet teknisk, operationel og kvalitetsinformation samt en detaljeret beskrivelse af de anskaffede materialer og varer.
- Udkast til kontrakt for planlagte køb.
- Metodologiske instruktioner til beregning af udbudsansøgningen, herunder dens komponenter, såsom udgifter til betaling af forsikrings- og toldbetalinger, transporttjenester, forskellige skatter og afgifter ud over omkostningerne ved de leverede varer samt en detaljeret pristabel.
- Den valuta, hvormed priserne udtrykkes i budet, er angivet.
- Krav til udbud.
- Muligheden for at ændre eller tilbagekalde disse ansøgninger under og inden fristen for offentliggørelse af udbudsresultater drøftes.
- Frister, sted for indsendelse af ansøgninger.
- Sted, dato og tidspunkt for åbning af konvolutter for bud.
- Oplysninger om muligheden for at give prioriteringer for indenlandske producenter.
En potentiel leverandør har ret til at ansøge skriftligt til arrangøren af budet med en anmodning om afklaring af klausuler og bestemmelser i udbudsdokumentationen senest 10 dage før den endelige beslutning. Til gengæld skal tilbudsarrangøren inden tre dage efter modtagelsen af en sådan ansøgning sende passende forklaringer til alle leverandører, der deltager i dette bud, uden at angive forfatteren til den oprindelige anmodning.
Foretag ændringer og tilføjelser
Tilføjelser eller ændringer kan udføres af en specialist i udarbejdelsen af udbudsdokumenter på anmodning fra udbyders arrangør. Sådanne handlinger er ikke ulovlige eller ulovlige. Om nødvendigt har tilbudsarrangøren ret til at foretage ændringer i pakken med dokumenter, der er relateret til udtryk for eget initiativ eller som svar på en anmodning fra en potentiel leverandør, senest 7 kalenderdage inden fristen for indgivelse af bud.
Efter at have foretaget ændringer om dem, er det straks nødvendigt at underrette alle potentielle leverandører, som udbudsmaterialet blev udstedt til. Fristen for implementering af sådanne meddelelser og udskiftning af batchdokumentation er sat til 5 arbejdsdage.
Tilbudsindhold
Krav til udbudsdokumentation bestemmer dens sammensætning:
- Ansøgning om deltagelse i buddet og en liste over indsendte dokumenter knyttet til det.
- Dokumenter, der bekræfter overholdelse af kravene, der stilles til en potentiel leverandør.
- Pristabellen, der fuldt ud skal afspejle alle faktisk modtagne omkostninger, deltager i den endelige pris.
- Hvis budet er levering af varer eller tekniske enheder, skal du sørge for at vedhæfte de tekniske egenskaber ved de foreslåede modeller.
- Prisen for den foreslåede liste over eventuelle relaterede tjenester.
- Det originale dokument, der er den faktiske bekræftelse af garanti for bud.
Dokumenter, der bekræfter, at den potentielle leverandør overholder de foreslåede kvalifikationskrav
Hver potentiel leverandør, der har besluttet at deltage i buddet, skal fremlægge følgende dokumenter:
- Kopier af licenser, der bekræfter en potentiel leverandør eller producents ret til at udføre deres aktiviteter.
- En kopi af dokumentet, der giver retten til at udøve iværksætteraktivitet, attesteret af en notar myndighed.
- Den originale revision for det sidste rapporteringsår eller en notarisk kopi heraf.
- Attest for statsregistrering af organisationen eller virksomheden og dens kopi.
- I tilfælde af individuel iværksætter - en kopi af hans identitetskort eller civile pas.
- Organisationens charter, der angiver sammensætningen af dets stiftere, aktionærer samt alle aktionærer i form af en notarisk kopi.
- Det originale certifikat udstedt af skattemyndighederne om, at leverandøren ikke har skattemæssige restancer.
- Certifikat fra bankinstitutionen for fravær af forfaldne gæld i de sidste 3 måneders aktivitet.
Prissætningstabel
Registrering af udbudsmaterialet tager højde for prislister. En potentiel leverandør er forpligtet til at udarbejde en pristabel, der angiver og angiver varenhederne, den samlede samlede pris for hele forsyningen. Det skal udarbejdes og præsenteres i form af både trykte og elektroniske prislister.
Tabellen er også en teknisk specifikation for de leverede varer og tjenester og skal fuldt ud opfylde alle krav, der er angivet for udbudsdokumentationen.
Når der udarbejdes udbudsdokumentation, bestemmes sammensætningen af de endelige priser. Den angivne værdi bør ud over varens egen pris også omfatte i dens sammensætning:
- Udgifter, der afholdes efter certificering, forsikringsprocedurer og transport af varer til en bestemt destination.
- Alle skattebetalinger, afgifter og andre typer obligatoriske betalinger og gebyrer, der er fastsat i den nuværende lovgivning i Den Russiske Føderation.
- Andre priskomponenter, som den potentielle leverandør finder det nødvendigt at medtage i den endelige pris på varerne.
Hvis den potentielle leverandør ikke angiver forskellige komponenter i den i pristabellen, der inkluderer ovennævnte omkostninger, betragter udbydelseskommissionen dataene om prisen på de varer, den leverer af den, som de samlede omkostninger under hensyntagen til alle omkostninger. I dette tilfælde kan disse priser ved kontraktens indgåelse ikke længere revideres eller ændres.
De priser, der er angivet i tabellen, forbliver faste overalt i hele opfyldelsesperioden for kontraktlige forpligtelser ved indkøb og levering og kan ikke ændres.
Priserne er angivet i de valutaer, der blev specificeret i kravene, der blev fremsat på tidspunktet for ansøgning om bud. Betaling til leverandøren sker ved levering af varerne til destinationen, efterhånden som budgetmidler ankommer, medmindre andre betingelser er angivet og angivet i kontrakten.
Applikationssikkerhed
I nogle tilfælde leverer leverandøren garantisikkerhed, udtrykt i kontanter, i form af et pantsætning til arrangørens bankkonti i mindst 3% af det endelige beløb i kontrakten, med en gyldighedsperiode på mindst de fastlagte tidsrammer, der er angivet i udbudsorganet.
Garanteret økonomisk støtte fra en potentiel entreprenør til gennemførelse af bud i form af et pantsætning af en sum penge deponeres på en specielt oprettet konto hos tilbudsarrangøren.
Hvis den potentielle leverandør ikke vinder budet, returneres de midler, der stilles til arrangøren som garanti for hans økonomiske evne inden for de frister, der er fastlagt i kontrakten.
Indgivelse af bud
Bud leveres af potentielle leverandører i en syet form, nummereret og skal stemples og underskrives.
Den tekniske specifikation af udbuddet, der også er sikret ved underskrift og forsegling, samt den originale garantegaranti er også forelagt. Disse dokumenter forsegles i en konvolut sammen med udbudsansøgningen og forelægges Kommissionen.
Kun den potentielle leverandør eller dens officielle repræsentant kan underskrive ansøgningen. Det er ikke tilladt at have indsatser, undertabeller og forskellige indlæg i dokumentationen.
Potentielle leverandører forsegler selv manuelt dokumenterne i en konvolut, der angiver navn og juridisk adresse på deres organisation, og tilbudsarrangøren, den dato og det tidspunkt, der er indstillet til åbning af konvolutterne, er angivet i form af inskriptionen "åbnes ikke før ..." som leveringsadresse.
Udbudsdokumentation kan sendes både personligt og ved hjælp af postkontorer inden for de fastlagte frister. Alle bud, der modtages efter de fastsatte datoer og tidspunkter, afvises eller vil blive returneret uåbnet til ansøgerne.
Uden at overtræde fristerne og den fastlagte procedure for udbudsdokumentation, kan korrektion, udskiftning af betingelser, priser og lignende anvendes på dens design. Det er muligt at foretage nogle ændringer eller endelig tilbagetrækning af budet inden fristen udløber uden at miste retten til at foretage eller sikre det. En meddelelse, der er udarbejdet af en potentiel leverandør om hensigten at korrigere eller helt trække sin ansøgning tilbage, sendes til arrangøren skriftligt og senest inden den angivne frist for indsendelse. Ved udgangen af den fastlagte dato og tid kan sådanne justeringer ikke foretages.
Efter at alle ansøgninger er blevet accepteret inden for den specificerede tid, åbner tilbudsarrangøren kuverterne og vælger ved hjælp af tilbudsudvalget vinderen, der meddeles ved skriftlig anmeldelse af alle potentielle leverandører, der deltager i beslutningen, med en kopi af mødeprotokollen.
Korrekt udførelse og dokumentation bestemmer i vid udstrækning udbuddets succes.
