For at virksomheden skal arbejde effektivt, bør der være en venlig, sund atmosfære i teamet. Det er ikke altid, at ejeren af en virksomhed har magten til at evaluere hver enkelt medarbejder tilstrækkeligt og finde ud af, hvor personaleforholdsproblemerne kommer fra. For at løse ubehagelige situationer og eliminere mulige konflikter, slippe af med ineffektive medarbejdere og kontrollere økonomiske omkostninger for personale, er det nødvendigt at organisere en fuldgyldig revision af organisationens personale.
Hvad taler du om?
Hvad forstås almindeligt med udtrykket "revision"? Personalet i organisationen er den vigtigste ressource, vigtigere end penge. Og revision er en metode til at bestemme, hvor effektivt personale er. Under revisionen er det muligt at finde ud af, hvor godt personalekontrolsystemet er, samt finde metoder til optimering og effektivitetsforbedring. Hovedmålet med en sådan begivenhed er at evaluere produktiviteten i sammenhæng med hver enkelt medarbejder, hvilket giver os mulighed for generelt at beregne, hvor nyttig medarbejderen er med hensyn til rentabilitet.
Når der udføres en specialiseret analyse, er det muligt at foretage en revision af beregninger med personale til vederlag, at vurdere, hvor effektivt systemet er, og hvordan man kontrollerer relationer i organisationen:
- økonomisk;
- sociale;
- arbejdskraft.
Personalrevisionssystemet er uundværligt for høj personaleomsætning i virksomheden, da det gør det muligt at identificere årsagen til fænomenet.
Analyseopgaver
De vigtigste opgaver, der er tildelt specialister, der udfører revision af personale, er som regel som følger:
- bestemmelse af, om de menneskelige ressourcer svarer til virksomhedens vækststrategi;
- identifikation af overensstemmelse med ledelsesstrukturen og arbejdsprocessen med statsloven;
- vurdering af effektiviteten af medarbejderne, der løser deres opgaver;
- identificere årsagerne til personaleinteraktionsproblemer, finde måder at løse situationer samt reducere den negative effekt.
Hvordan går det?
I det generelle tilfælde er revisionen af personale opdelt i:
- uddannelse;
- dataindsamling;
- analyse af information;
- opsummering.
uddannelse
Revision og kontrol af personale begynder med bestemmelsen af, hvilke mål begivenheden forfølger. Baseret på dette forbereder de dokumentarstøtte og sætter tidsfrister. I den forberedende fase udnævnes projektledere, deltagere vælges, og der oprettes en plan, hvorefter data indsamles og analyseres. Det er også nødvendigt at beslutte for denne eller den slags rapportering.
Arbejd med information
Dataindsamling involverer aktiviteter til overvågning af arbejdsgangen for udvalgte medarbejdere. Samtidig arrangerer specialister, der foretager personalerevision af dokumentation for personaleundersøgelser, rapporter, foretager undersøgelser og indsamler spørgeskemaer, arrangerer interviews med virksomhedens ansatte. Statistikker, der er opnået i løbet af en sådan undersøgelse, forbehandles og underkastes derefter en grundig analyse.
Det tredje trin i revisionsarbejdet er behandlingen af alle tidligere indsamlede data. Baseret på de modtagne oplysninger dannes:
- bordet;
- grafik;
- diagrammer;
- ordning.
Sådanne datapræsentationsmetoder er klare og forståelige, så du hurtigt kan analysere situationen. Revisionen af personalestyringssystemet udføres under hensyntagen til den forudvalgte algoritme til analyse af information samt evaluering af medarbejdernes effektivitet.De beregnede indikatorer sammenlignes tydeligt med lignende virksomheder, videnskabeligt sunde standarder.
Sidste trin
På det sidste trin giver revisionen af afviklinger med personalet (arbejdskraft, dets betaling) af selve arbejdsprocessen os mulighed for at drage konklusioner. De specialister, der gennemførte begivenhederne, formulerer anbefalinger til forbedring af effektiviteten af arbejdsprocessen. Baseret på de identificerede situationer bliver det klart, hvordan menneskelige ressourcer kan optimeres og deres omkostninger reduceres.
Hvad giver det?
Hvorfor har vi brug for en revision? Personalet er kategorisk opmærksom på sådanne begivenheder og overbeviser sig på forhånd om, at ledere blot ønsker at fyre nogen. Faktisk er fordelene ved revision langt større, end en lægmand kan forestille sig. Når bekræftelsen er afsluttet, kan du:
- vurdere, om der er brug for andre medarbejdere;
- kontrollere, om virksomheden er udstyret med personale;
- identificere ledelsesstrukturen;
- afgøre, om de skal uddanne medarbejdere;
- forstå, hvilken ledelsestil der anvendes;
- evaluere det psykologiske, sociale klima i organisationen;
- identificere, hvor modstand mod innovation begynder;
- at forstå, om innovationspotentialet er stort;
- bestemme, hvad fordelingen af personale i virksomheden.
Hvis der er foretaget en kvalitetsrevision, bliver personalet og lederen en sammenhængende helhed. Undersøgelsen identificerer farlige arbejdere, uproduktive og forsøger også at eliminere konfliktsituationer. Audit giver dig mulighed for at oprette et sådant motivationssystem. Hvilket vil være gældende for betingelserne i en bestemt organisation.
Auditniveauer
Revisionen af personalestyringssystemet er opdelt i tre niveauer:
- social og psykologisk;
- finansielle;
- organisatorisk og teknologisk.
Hvad angår monetære spørgsmål, er man opmærksom på:
- Virksomhedens konkurrenceevne til at vurdere, hvilke de sammenligner indikatorerne med det gennemsnitlige og bedst for dette område;
- effektiviteten af personaleafdelingen, dens rolle i at forbedre kvaliteten af arbejdsprocessen;
- hvordan omkostningerne ved revisionsaktiviteter og deres resultater hænger sammen.
Organisatorisk og teknologisk - et niveau, der involverer undersøgelse af dokumenter, analyse af indikatorer for at tale om lovligheden af funktion, effektivitet. I dette aspekt involverer revision og kontrol af personale en detaljeret analyse af:
- rutinearbejde;
- tilfælde, hvor medarbejderne ikke rejste til arbejdspladsen;
- klager;
- arbejdspladsskader;
- medarbejderes holdning til deres opgaver;
- niveau for glæde for medarbejderne
- udviklingsprogrammer.
Endelig socio-psykologisk - sådan en revision, der involverer en analyse af relationer i virksomheden, så man kan identificere motiverende faktorer. Samtidig er opgaven at bestemme, hvordan det er muligt at forbedre virksomhedens aktiviteter som helhed og især hver enkelt medarbejder.
Vigtige funktioner
Lederen skal straks klart kommunikere til alle medarbejdere, til hvilket formål revisionen er planlagt. Personalet er kun parat til at mødes, hvis hver medarbejder forstår, at begivenheden er gavnlig og nyttig for ham. At gennemføre en særlig træning eller et seminar, der forklarer de vigtigste mål, øjeblikke af revisionen, kan være den bedste løsning på problemet og en god start på kommunikationen mellem de inviterede specialister og det faste personale.
Når man kontrollerer indikatorerne opnået under de ovenfor beskrevne trin, analyseres de som en helhed, det vil sige omfattende. Denne tilgang er en garanti for, at resultatet afspejler virksomhedens dynamik.
Desuden er en revision ikke kun en kontrol af, hvor effektivt en medarbejder eller enhed fungerer. Under begivenhederne analyseres personalestyringssystemet implementeret i organisationen. Inspektører vil være meget opmærksomme på virksomhedsledere såvel som ledere på forskellige niveauer.
Vi administrerer virksomheden dygtigt
Enterprise management er først og fremmest den dygtige forvaltning af menneskelige ressourcer. Samtidig er arbejdet opdelt i tre niveauer:
- lineær;
- strategisk;
- funktionel.
Det følger heraf, at verifikation også bør følge disse niveauer. Men revisionsresultaterne skal være sådanne, at de kan være nyttige i den fremtidige virksomheds langsigtede planlægning. Nogle konklusioner vil hjælpe med at forstå, hvad der er kortvarige behov hos visse arbejdstagere. Endelig giver en revision dig mulighed for at finde ud af, om der er behov for flere ledere i organisationen.
En strategisk revision er en analyse fra virksomhedens højtstående embedsmænd. Samtidig undersøger eksperter ledelsespraksis i virksomheden og analyserer, hvordan personaltjenesten fungerer. For at få data er det nødvendigt at interviewe hele ledelsesteamet, studere forretningsplanen, evaluere personaletjenestens arbejde. Denne tilgang tillader os at forstå, hvordan vi kan gøre virksomheden mere konkurrencedygtig ved at identificere stærke, svage funktioner, risici og potentiale i virksomheden.
Konkurrenceevne som en måde til succes
Under revisionen er det muligt at øge virksomhedens konkurrenceevne på markedet på grund af følgende foranstaltninger:
- eliminering af strukturelle mangler, samtidig med at personalepotentialet opretholdes på en sådan måde, at virksomheden styrker sin position ved at slippe af med unødvendige, uønskede elementer i strukturen. Som regel involverer processen omorganisering af virksomheden, hvor nogle enheder er udelukket, medarbejdere afslutter, og strategierne for virksomheden ændres;
- identificere de unikke funktioner i organisationen og gøre den attraktiv for potentielle medarbejdere og kunder.
Generelt bestemmes konkurrenceevnen af, hvor effektivt virksomheden bruger hver medarbejders potentiale. Personalledelse udføres ikke kun gennem velkendte dokumentstyringsmekanismer, men også indirekte gennem:
- innovation;
- markedsføring;
- tjeneste.
Husk, at jo højere produktiviteten i virksomheden er, jo stærkere respekterer hver medarbejder sin virksomhed.
Væsentlige nuancer
For at evaluere virksomheden på personalemarkedet anvendes følgende indikatorer:
- virksomhed bemanding;
- niveau for medarbejdertilfredshed.
En revision giver dig mulighed for at evaluere virksomhedens strategi på det operationelle niveau, når resultaterne af arbejdet analyseres direkte. Revisor studerer:
- sammenhæng mellem mål og resultat;
- muligheden for at forbedre og forenkle arbejdsgangen
- muligheden for at opnå det samme resultat med mindre investering.
Anvendelse af effektive metoder er det muligt at udvikle menneskelige ressourcer, øge personale og forbedre informationsstyringssystemet. Alle processer, der er relateret til personaletjenesten, er direkte og indirekte underlagt omhyggelig undersøgelse.
Funktioner af
I forskning hos virksomheden:
- ansvarlig person skiller sig ud;
- mål formuleres;
- studere politik, praktiske metoder til at nå mål;
- HR-rapporter analyseres;
- rapporter udarbejdes med henstillinger om situationen;
- der udarbejdes en virksomhedsudviklingsplan;
- analyserer konsekvenserne af at korrigere fundne mangler med en plan.
Ikke så enkelt
Hver retning af revisionen kræver en masse tid og kræfter. En ekstern revision er ret dyre og er kun tilgængelig for virksomheder, der "er sikkert på deres fødder." Samtidig er en revision nødvendig, hvis der er et ønske om at øge effektiviteten og opnå bedre resultater end eksisterende.
Mange store virksomheder i vores tid introducerer til deres personale specialister, der er involveret i revision i organisationen. Denne praksis har vist effektivitet med en decentral personaltjeneste og tilstedeværelsen af regionale filialer.
Med korrekt udførelse af processen tillader en intern revision rettidig påvisning af mangler i virksomhedens arbejde og træffer foranstaltninger for at tackle dem.Principperne for en sådan revision:
- uafhængighed af specialister;
- ansvar;
- kompetence.
Hvad med pengene?
Med omfattende foranstaltninger er en revision af aftaler med personale til løn obligatorisk. Der lægges vægt på, i hvilket omfang virksomheden overholder kravene i lovgivningsmæssige, retsakter og love om arbejdsforhold. Verificeringsspecialister analyserer, hvor nøjagtigt og korrekt de beregner:
- tilbageholdelse;
- betaling;
- skattefradrag;
- lønbeløb;
- social komponent.
Revisionen af personaleopgørelser er baseret på koder for arbejdsforhold, civilret og skattelovgivning.
For at få data er der brug for dokumenter om overførsel, rekruttering, permittering, primær, rapportering, regnskabsregistre.
Hvad har du brug for?
Hvis du planlægger en revision af afviklinger med personale til aflønning, skal du huske, at analysen er mulig i nærvær af primærregnskab, som ensartede former anvendes til.
Virksomhedslederen skal fremlægge dokumenterne:
- beskæftigelsesordrer;
- T2-kort;
- beordrer at sende personale på ferie til andre stillinger;
- dokumenter om opsigelse af ansættelsen.
En korrekt revision med lønningspersonale er mulig, hvis verifikationsspecialisten råder over:
- løn;
- arket af arbejdstimer;
- lønningsark;
- udsagn T-49;
- personlig konto.
Inspektøren modtager yderligere oplysninger fra de primære dokumenter, der fastlægger stukarbejdet, også under hensyntagen til udviklingen.
Sæt af mål
Under revisionen er opmærksom på følgende registre:
- resumé;
- på den 76. konto
- magasiner nummer 8, 10;
- balance;
- hovedbog.
Under revisionskontrollen:
- overholdelse af loven
- bogføring, kontrol med betalingsbetalinger i tilfælde af stykkearbejde;
- tidsstyring;
- beregning af fradrag;
- hvælvning til betaling;
- Lønafgift;
- deponeret løn.
Dette er vigtigt!
Ved analytisk bogføring af virksomheden tages alle enkeltpersoner i betragtning:
- på listerne;
- ikke indgået i dem.
Under hensyntagen til:
- betaling;
- præmie;
- fordele;
- andre;
- forskellige fradrag, inklusive skat.
Oplysninger om dette gemmes normalt på en personlig konto, i afvikling, betalingspapirer. Undersøgelsen af data forenkles ved dokumentation i elektronisk format. Det anbefales at opretholde separate registre for forskellige poster fra det ovenfor anførte nummer.
Ved kontrol undersøger den lejede specialist, om der er bogføring som sådan, finder ud af, hvor længe data er lagret, hvorfra det er muligt at udlede virksomhedens årlige rentabilitet, den årlige indkomst for medarbejderne i dette firma.
Den samlede indkomst dannes på grund af:
- direkte afgifter;
- profit i form;
- fortjeneste fra resultaterne af en bestemt periode
- priser for medarbejdere i rejsefirmaer i en række regioner;
- tilfredsstillende ernæring;
- engangsbetalinger.
Specialiserede regioner inkluderer:
- nord;
- territorier sidestilles med dem;
- Fjernøsten.
Revisoren udfører kontrol med beregninger ved at analysere følgende dokumenter fra organisationens interne arbejdsgang:
- opgørelser, betalinger;
- primær dokumentation;
- personale konti for medarbejdere.
I dette tilfælde verificeres virksomhedens resultater og resultaterne fra hver afdeling i virksomheden. Derefter afgør revisor, om der er foretaget fradrag korrekt og løn udbetalt. Sørg for at være opmærksom på den fælles sociale skat. For at overvåge situationen anmoder specialisten om adgang til skattegrundlaget. Fradrag dækker følgende områder:
- pensionsforsikring;
- medicinsk forsikring;
- social forsikring.
Når man analyserer rigtigheden af vederlag for arbejdskraft, er man opmærksom på den 76. konto, hvorefter der er et samspil med kreditorer, debitorer. På samme tid finder revisor ud af, hvilke kort der blev opbevaret, og hvordan de blev udfyldt, samt om man var opmærksom på de deponerede beløb, hvordan de blev udstedt til ansatte.
Det skal huskes, at der er flere almindelige fejl ved beregning af lønninger, der er forbundet med et stort antal virksomheder. Revisoren kontrollerer uden fejling hver virksomhed for sådan, derfor kan virksomheden, der forbereder sig til revisionen på forhånd, selv kontrollere sådanne øjeblikke. Dette er følgende alvorlige mangler:
- mangel på tidsark;
- mangel på standardformularer til primær betalingsdokumentation;
- forkert skattemæssig vurdering
- forkert beregning af beløb for forskellige typer betalinger
- forkert bogføring af medarbejdernes samlede indkomst (det inkluderer ofte ikke bonusser, gaver osv.).
For at opsummere
Foretagelse af en revision af personale og aftaler med ansatte giver os mulighed for at formulere en række forslag for at forbedre effektiviteten af arbejdsprocessen. Inden for personalet udtrykkes dette i anbefalingen om at omorganisere virksomheden, indføre nye motivationssystemer eller anvende andre metoder.
Hvad angår beregninger af lønninger, er den mest almindelige anbefaling at indføre et automatiseret lønsystem, der indeholder standardformer af dokumenter. Dette forenkler processen og gør den hurtigere og praktisk talt eliminerer sandsynligheden for en fejl, der er provokeret af den menneskelige faktor.