Designet af arkivbeholdningen i vores land i de senere år er især relevant på grund af de konstant forekommende ændringer, reformer, omstrukturer og ændringer, der påvirker den økonomiske sektor. Oplysninger, der er gemt i arkiver, betragtes som vigtige og værdifulde. Det giver dig mulighed for at forstå, hvorfor situationen har udviklet sig på en bestemt måde, samt at forstå, hvad der er fremtidsudsigterne. Arkiv er en uvurderlig kilde til information, men først da virkelig nyttig, når du kan navigere i den. Til dette blev et system til organisering af arkiver indført.
Problemets relevans
Vores lands arkiver er rettet mod akkumulering af pålidelig information. Hovedfunktionen med arkivbeholdningen er at forenkle søgningen efter den nødvendige information i de største opbevaringssteder. Til dette tilvejebringes et referencesystem, et metodologisk grundlag, der gælder for alle arkivinstitutioner i staten. Faktisk taler vi om et videnskabeligt apparat og et referenceapparat, som et arkiv fungerer på nationalt plan. Effektiviteten af denne enhed afhænger af, hvor effektivt og omhyggeligt bibliotekerne dannes, dvs. beholdningen.
De nuværende realiteter ved at drive forretning er sådan, at en arkivfortegnelse over sager er en nøglehenvisningsguide til at hjælpe med at navigere mellem et hav af information. Beholdningen er et dokument, der viser de gemte filer, samtidig med at det bruges til at registrere dokumentation. Informationsbelastningen anslås til at være stor, opgørelsen fungerer som grundlaget for udarbejdelsen af pegere og guider. Hvor god beholdningen er, bestemmer på mange måder, hvor let og hurtigt de oplysninger, du har brug for, findes. De taler om to hovedfunktioner i sådan dokumentation: information og regnskab.
Om terminologi
Sagsarkiv er den vigtigste mappe, der strukturerer arbejdet i en arkivorganisation. Inventory er en regnskabsmæssig registrering, samtidig er det et videnskabeligt og referenceobjekt, der giver en mulighed for hurtigt at finde det, du leder efter. Inventory - det sidste trin i papirarbejde med dokumentation, der skal gemmes i statsarkivet eller organiseres med en afdeling. For at arkivet skal være fuldt udstyret, er det nødvendigt at danne varebeholdninger til alle forhold, der er bestemt til opbevaring permanent eller i mere end et årti. Det er nødvendigt at oprette mapper, der beskriver, hvilken personlig dokumentation, der er relateret til staten, er blevet evalueret af eksperter og anerkendt som værdifuld, derfor skal den også gemmes.
I moderne kontorarbejde, der taler om arkivbeholdninger og deres formål, bemærker de, at dokumentationen hører til referencekategorien. Det er dannet for at beskrive sammensætningen og indholdet af de lagrede enheder samt for at konsolidere det systematiserings- og regnskabssystem, der er vedtaget i en bestemt fond. De objekter, der tages i betragtning i opgørelsen, er enheder. Hver opgørelse er et niveau. Der skal være nok information i det, så du kan finde de nødvendige data i enheden uden at bruge en masse tid på det.
Hvilken og hvor
I henhold til metodologiske henstillinger skal sammenstilling af arkivbeholdninger individualiseres i tilfælde, der er beregnet til at blive opbevaret permanent, i mere end et årti, og om personlige oplysninger om personale. Separat er det nødvendigt at udarbejde en oversigt over sager, der er specifikke for en juridisk enhed. F.eks. Kan det være officielle undersøgelser, retsdokumenter eller videnskabelige rapporter - det hele afhænger af institutionens art.Typisk dannes opgørelsen i den samme institution, hvor de dokumenter, der skal gemmes, blev samlet og overført med dem til arkivet. Statsarkivorganisationer har et specialiseret videnskabeligt apparat. Hvis den modtagne beskrivelse ikke opfylder dens standarder, samles opgørelsen på ny under hensyntagen til lokale krav.
Udarbejdelsen af et arkivinventar giver dig mulighed for at afsløre sammensætningen af dokumentationen, beskrive dens indhold, forenkle regnskabsføringen af det samlede antal lagrede filer og hjælper med til at stabilisere den interne systematisering af styringen af dokumentarcirkulation. Hvert tilfælde er beskrevet på et specielt kort. Titlen skal angives, hvorfra det er klart, hvilken type dokumenter der er gemt inde, og indholdet af en sådan enhed. En korrekt udfyldt opgørelse beskriver klart indholdet af hele dokumentationsfonden.
Funktionalitet og kompilering: et antal nuancer
Udarbejdelsen af en arkivbeholdning giver dig mulighed for at bestemme, hvor mange enheder der er i fonden. Gennem dette implementeres sikkerheden ved dokumentation og kontrol over justering af lydstyrken. Da sager tildeles serienumre, kan du hurtigt finde nyttige oplysninger. Samtidig hjælper opgørelsen med at etablere og indstille et rationelt arrangement af dokumentation svarende til klar logik. Klassificeringen af dokumentation inden for rammerne af arkivet er en gruppering baseret på nogle videnskabelige beregninger. I dette tilfælde tages der hensyn til de strukturelle træk, der er historisk accepteret i en bestemt institution, samt specificiteterne i fondens arbejde.
Klassificering, som er et integreret element i arkivbeholdningen, indebærer først at udarbejde et system til opdeling af alle sager i grupper og derefter direkte distribuere det. Når du har klassificeret alle kortene, kan du oprette en opgørelse for dem. Nogle gange er der lavet en opgørelse, der afspejler alle grundlæggende anliggender. Dette er normalt nødvendigt, hvis virksomheden ikke længere eksisterer. Hvis en del af den juridiske enhed ophører med at eksistere, dannes en fortegnelse over alle sager i alle årene, hvor denne enhed eksisterer.
Beskrivelser: hvad er de til
Dokumentation, der forklarer, hvad der vedrører arkivbeholdninger, der udarbejdes, findes på føderalt niveau - dette er lovgivning. Lokale retsakter, der styrer dette spørgsmål, kan også vedtages hos virksomheden. Som regel udføres lagre i et år, men de kan også udarbejdes for en anden periode. Sådan klassificerer de de forhold, der optrådte i virksomheden i denne periode. Varebeholdninger kan bære forskellige funktioner, være tematiske, emne. Du kan efterlade en oversigt over alle fonde's anliggender, du kan oprette et separat uafhængigt dokument til forskellige dele af denne fond.
Faktisk er en arkivbeholdning en liste over gemte filer, det endelige resultat, et certificeringsark, et bibliotek. Beskrivelsen viser, hvilke enheder der er gemt i filen. For at gøre dette skal du bruge tal, indekser, overskrifter, frister, antallet af ark og noter. Typisk er opgørelsen samlet i en tabel, og hver listet parameter har sin egen kolonne. Den primære dokumentation for den person, der er ansvarlig for dannelsen af opgørelsen, er den nomenklatur, der er vedtaget i virksomhedens gejstlige arbejde. Inden du begynder at arbejde i arkiver, skal du kontrollere, om titlerne på dokumentationen stemmer overens med sagens navn, hvor korrekt den er formateret, om dokumentationen er korrekt inde. For at opgørelsen kan betragtes som korrekt sammensat, skal alle lagringsenheder nummereres under hensyntagen til de interne systematiseringsregler. Et samlet normsystem anvendes både til anliggender og til genstande inden for dem. For korrekt at udfylde en beskrivende artikel skal du overføre alle overskrifter med den største præcision. Når du introducerer elementer, hvis overskrifter matcher, skal du skrive "Samme." Hvis overskrifterne er forskellige, overføres oplysningerne fuldstændigt.
Grundlæggende regler
Listen over arkivdokumenter kan bestå af flere ark.På hver nye skal alle overskrifter være til stede i fuld ordlyd, nøjagtigt svarende til den originale dokumentation, selvom det forrige ark havde de samme navne. I noterne er det nødvendigt at beskrive dokumentets fysiske tilstand samt at sætte et mærke, hvis sagen er bortfaldet. Hvis en sag indeholder dokumentation i flere år, er det nødvendigt at sortere den med fokus på startdatoen for vedligeholdelsen. Ved nummerering må værdien "9999" ikke overskrides. Femcifrede numre gælder ikke for dette. Hvis det er muligt, skal alt systematiseres og beskrives under hensyntagen til kronologien. Den anden sorteringsregel er virksomhedens interne struktur.
Når en oversigt over arkivdokumenter udarbejdes, er det sidste trin i dens dannelse et unikt nummer. For at bestemme det styres de af et register over varebeholdninger. Hvis organisationen modtager varebeholdninger fra den strukturelle enhed og bruger dem i deres arbejde for at generere en beskrivelse af hele arkivet for virksomheden, er det nødvendigt, at afdelingen overfører alle dokumenter i duplikat. Årets opgørelse er lavet i fire eksemplarer, for personalets anliggender er tre identiske varebeholdninger nødvendige. I tilfælde, der er beregnet til opbevaring i mere end to årtier, bør der foretages en opgørelse i størrelsen af to eksemplarer. Når du udarbejder en opgørelse af dokumentation relateret til personale, skal du først tilføje alle ordrer, derefter lister, kort. Først sorteres personlige filer, derefter regninger og lønningsark. Dernæst er arbejdsbøger, den sidste del er retsakter udarbejdet inden for rammerne af industriulykker. For at systematisere personlige anliggender skal du tage alfabetisk rækkefølge. Det er nødvendigt at oprette sager i opgørelsen med fokus på det år, hvor personen blev fyret.
Struktur og indhold: diskret design
For dannelsen af forskellige typer arkivbeholdninger er ansvarlige for forskellige strukturer i virksomheden. I et år skal et sådant strukturdokument bestå af afdelinger, og ansvaret for dannelsen af en konsolideret opgørelse hviler på afdelingsarkivet. Et sådant dokument vil være grundlaget for arbejdet for specialister i statsarkivet, der modtager dokumenter fra virksomheden. De bruger et resumé af oversigten for at danne deres interne arkivdokumentation på en sådan måde, at personlige filer og dokumenter, der er beregnet til permanent opbevaring, findes i forskellige rum i arkivet.
Enhver form for arkivbeholdning begynder med en titelside. Titlen efterfølges af en indholdsfortegnelse og derefter et forord, hvorefter opgørelsen begynder direkte. Sørg for at angive alle forkortelser, der er brugt i dokumentet, dechiffrere dem, læg pekere og oversættelsestabeller til maling. Et nødvendigt element i opgørelsen er en bibliografi. Derefter følger en ordbog, og et certificeringsark lukker dokumentet. Titlen skal fuldt ud angive navnet på arkivet og det firma, der oprettede dokumenterne, fondens navn og nummerplader, navne på varebeholdninger og datoer.
Hvad skriver de om?
Indholdsfortegnelsen for arkivbeholdningen er beregnet til at indikere, hvilke sektioner der er inde på, på hvilke sider de starter. Forordet akkumulerer oplysninger om den virksomhed, der dannede dokumentationsfonden, om selve fonden. Her skriver de en kommentar, beskriver, hvilken slags dokumentation der er gemt inde. Forordet er også en liste over referenceapparatet.
Hovedteksten er en beskrivelse. For hver enhed angiver serienummeret, dets titel og ægthed. Hvis virksomheden, før virksomheden brugte lagernumre, skal registreres i hoveddelen af opgørelsen. Den nævner også, hvad regnskabsenheder er, hvor mange ark der er i en bestemt enhed, på hvilket sprog det er sammensat og i hvilken version det gengives. I opgørelsen kan indikere nogle visuelle funktioner i den gemte sag. Hvis det er beregnet til at gemme særlig vigtig og værdifuld dokumentation, kan beskrivelsen give kommentarer til sådanne genstande.
En liste over forkortelser, der bruges i arkivbeholdningen, er nødvendig, hvis der blev anvendt specifikke forkortelser, der blev brugt i en bestemt virksomhed i arbejdet. Gennem pointer reflekterer fagbegreber. Undertiden er pointer tilknyttet geografi, navne, datoer. Bemærkede er tilladt. Hvis der blev brugt specialiserede udtryk i værket, skal disse afkrypteres i ordbogen, der ledsager inventaret. Certificeringsarket er beregnet til at angive den samlede information om dokumentet. Det siger, hvor mange ark der er nummereret indeni, hvor mange enheder der er gemt, om sammensætningen ændret sig under opbevaring. Kompilatoren af inventaret kræves for at underskrive et certificeringsark. Hvis der er behov for ændringer, registreres disse på certificeringsarket af ophavsmanden eller anden person, der er ansvarlig for proceduren.
Detaljeret og nøjagtig
Som du kan konkludere fra prøverne fra arkivregistreringer af sager, skal det færdige objekt designes i overensstemmelse med standarderne for kontorarbejde. Det er nødvendigt at danne en helpdesk, takket være hvilken dataindsamling bliver hurtigere og mere effektiv. Gennem en sådan enhed kan du hurtigt få yderligere data om dokumentationsfonden. Referenceapparatet, der ledsager fortegnelsen, skal indeholde en titelside og dokumentets indhold, et forord, en liste over anvendte forkortelser og forkortelser samt indekser. I nogle tilfælde kan der være yderligere elementer - tabeller, ordbøger.
Titlen skal angive navnet på det arkiv, som dokumentationen er gemt i, hvad der er navnet på fonden, inklusive forkortelsen, samt dets nummer. Angiv antallet af beholdning og dets navn. Indholdsfortegnelsen skal indeholde en komplet liste over alle sektioner og referenceapparatet, inklusive forordet, listen over forkortelser, der er anvendt, og navnene på delene. Hver titel ledsages af et sidetal, der er tildelt det, når man udarbejder en opgørelse. Det betragtes med rette, at for undersøgelsespersonalet er en af de mest betydningsfulde dele forordet, der beskriver historien om den institution, der dannede fonden. De skriver det historiske miljø, de forhold, hvor virksomheden var aktiv, datoen for dens udseende og den hierarkiske underordnede struktur. Forordet angiver, hvordan papirerne blev organiseret, hvor stor institutionen var, og hvilke funktioner den udførte, hvorfor den blev omorganiseret eller likvideret, og hvornår det skete.
Om forkortelser
En sådan liste er sammensat under hensyntagen til alfabetet. Det skal indeholde alle forkortelser, der bruges i udarbejdelsen af opgørelsen. Dokumentet skal indeholde det fulde navn på hvert ord, der er reduceret mindst en gang. Normalt bruges forkortelser for at spare plads, kun ofte anvendte ord ændres. Derudover dekrypterer helpdesk alle forkortelser. Den rigtige forberedelse af dette element hjælper med at lave en ensartet opgørelse, hvor hvert element er så informativt som muligt og formidler klart de nødvendige oplysninger til læseren.
Der er nogle forkortelser, der generelt accepteres og aktivt bruges i skriftlig tale - symboler, der koder for længde og masse, andre måleenheder samt forkortelser "t. d. "," t. e. ”og lignende. De behøver ikke at males. Det er ikke nødvendigt at give en dekodning af de forkortelser, der faktisk bruges ord. F.eks. Henviser "fagforeningsudvalget" netop til denne kategori forkortelser, der er vidt brugt i fælles tale.
Hvordan det hele startede
Fra menneskehedens historie vides det, at arkivbeholdning måske er den mest antikke type referencemanual, der blev indført for arkiver. Brugen af varelager i det trettende århundrede blev officielt bekræftet.I de dage blev de brugt til at tage højde for vigtige dokumenter og sikre sikkerhed. Takket være fortegnelserne blev det lettere at søge efter dokumenter, så det var muligt at ty til dem som kilder til værdifuld information.I perioden fra 13-15 århundreder var lagrene korte, samlet uden særlig systematisering, kun kort beskrevet bøger, manuskripter. Faktisk var dette uformelle lister.
I det sekstende århundrede blev lagermetoden mere ansvarlig. Lister inkluderede en liste over de forskellige dokumentationsindstillinger. Der var varebeholdninger, hvor objekterne blev grupperet i henhold til en eller anden attribut, skønt de på samme tid stadig blev brugt, hvor informationen blev registreret uden systematik. I det syttende århundrede gik fremgangen med dannelsen af lagerbeholdninger, begyndte at oprette detaljerede guider, der adskiller sig fra hinanden i format. De var meget nyttige, og endda moderne forskere, der bruger sådanne fortegnelser, får fra dem nogle vigtige oplysninger om tidligere udførte sager og derefter udkast til dokumenter. I det syttende århundrede konsoliderer opgørerne endelig en systematisk beskrivende karakter.